3 conseils pour améliorer la gestion et la sécurité des documents pour Microsoft Dynamics 365

Ana Neto Produits et solutions Laissez un commentaire

Si vous travaillez avec Microsoft Dynamics 365, vous finissez par l'avoir dans votre routine quotidienne et votre infrastructure. Toutes sortes d'informations précieuses s'y trouvent. Quand on y pense, on se rend compte à quel point Dynamics est crucial pour vous et votre entreprise.

Malgré cela, certains aspects importants sont souvent négligés. Par exemple, avez-vous remarqué le nombre de documents et de pièces jointes qui finissent dans Dynamics au fil du temps ? Dynamics n'est pas un système de gestion de documents, ce n'est pas un système de stockage, mais le simple fait qu'il traite des aspects cruciaux de votre organisation, tels que l'engagement envers le client, semble suffire à y faire passer les documents.

Ce qui se passe, c'est que le nombre croissant de documents peut être un peu problématique. Il n'y a pas de gestion de documents pour Dynamics, donc on commence à avoir le sentiment que les choses sont de plus en plus difficiles à trouver.

Ce client n'a-t-il pas envoyé un document à un membre de l'équipe de vente ?

Est-ce la bonne version du document ?

Vous finissez par faire défiler la chronologie en cherchant des pièces jointes de courrier électronique Dynamics 365 ou une version spécifique d'un document - pas le meilleur pour la productivité de l'équipe. Étonnamment (ou pas), ce n'est pas non plus le meilleur pour la performance de Dynamics.

Que pouvez-vous y faire ? Que diriez-vous de déplacer vos documents là où ils doivent se trouver en premier lieu : un système de gestion des documents (SGD) ? Bien entendu, si vous parlez d'un DMS, les projecteurs sont immédiatement braqués sur Microsoft SharePoint :

  • Il existe une intégration prête à l'emploi avec Dynamics 365 fournie par Microsoft lui-même
  • Les fonctions de collaboration en équipe augmentent la productivité de votre équipe
  • Le contrôle des versions vous permet de garder un œil sur l'historique du document

Mise en place de l'intégration entre Microsoft SharePoint et Microsoft Dynamics est simple, et si vous avez besoin d'instructions étape par étape, vous pouvez consulter ce tutoriel vidéo.

Néanmoins, même les choses simples et directes ont leurs petits secrets et, chez Connecting Software, nous sommes devenus des experts en la matière.

Voici un résumé de nos conseils pour les utilisateurs de Dynamicsavec une explication complète dans les sections ci-dessous :

  1. Il est essentiel de comprendre les autorisations SharePoint, en particulier en sachant que le fait d'avoir une intégration avec Dynamics ne signifie PAS que vos privilèges Dynamics seront mappés en autorisations SharePoint
  2. Si ce sont les pièces jointes des e-mails suivis qui inondent votre Dynamics 365, alors une solution spécifique de gestion des pièces jointes est nécessaire
  3. Si vous craignez que ces documents SharePoint ne soient pas inviolables et ne soient pas conformes à la réglementation (par exemple, la conformité au GDPR), il existe des technologies de scellage numérique qui utilisent la technologie Blockchain et qui peuvent aider

Conseil #1 - Attention aux autorisations pour vos documents Dynamics 365 dans SharePoint

Le problème :  Avec l'intégration standard entre Dynamics et SharePoint, chacun aura la permission de voir tous les documents du côté de SharePoint. L'intégration ignore les privilèges que vous avez définis du côté de Dynamics et, pour cette raison, elle peut être dangereuse.

La solution : En utilisant CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator vous pouvez reproduire automatiquement tous les privilèges de Dynamics aux autorisations SharePoint. Cette solution fonctionne en arrière-plan, ce qui garantit que les autorisations sont toujours correctes. Elle fonctionne sans problème, même si les privilèges changent, si vous supprimez ou ajoutez des membres d'une équipe dans un groupe, ou si vous effectuez tout autre changement pertinent auquel vous pensez. CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator est une solution qui a fait ses preuves auprès de milliers d'utilisateurs dans le monde entier.

Protégez vos documents Dynamics dans SharePoint - la solution

Conseil #2 - Placez vos pièces jointes de courriel Dynamics 365 ailleurs

Le problème: L'espace de stockage dans le Dynamics 365 est coûteux, et le fait d'avoir trop de pièces jointes dans Dynamics peut affecter ses performances. Néanmoins, il est très pratique (certains diraient même nécessaire) d'avoir les pièces jointes disponibles dans Dynamics.

La solution: En utilisant CB Dynamics 365 Seamless Attachment Extractor vous pouvez obtenir automatiquement les pièces jointes à SharePoint, Azure Blob ou Azure Storage et laisser un lien à sa place. Cela signifie que vous obtenez le meilleur des deux mondes. La pièce jointe est disponible là où elle doit être et stockée là où elle doit être. Il est très important de noter que le CB Dynamics 365 Seamless Attachment Extractor ne fait pas sortir vos documents de vos systèmes de CRM et de stockage, contrairement à certaines solutions du marché. Il n'y a pas de service externe entre les deux - c'est crucial pour la conformité au GDPR et, en général, si vous avez des données sensibles.

Conseil #3 - Utilisez une technologie de pointe pour éviter la falsification des fichiers

Le problème :  Vous n'êtes pas sûr de pouvoir faire confiance à vos propres fichiers - et si quelqu'un les manipulait ? Vous êtes inquiet et souhaitez qu'il y ait un moyen de s'assurer que les fichiers sont inviolables.

La solution : Vous pouvez utiliser la technologie moderne Blockchain pour sceller vos fichiers et garantir que personne ne les a trafiqués. Avec Sceau de la chaîne de contrôle CB, vous pouvez faire confiance à vos propres documents - aucune manipulation ne passera inaperçue. Le scellement peut être effectué automatiquement pour tous les documents et la vérification peut se faire à l'intérieur ou à l'extérieur de votre organisation. Le fait que la vérification soit accessible à tous garantit la confiance dans vos documents, non seulement pour tous les membres de l'organisation, mais aussi pour toutes les parties prenantes.

A emporter

Nous avons examiné trois solutions dans cet article, et nous pouvons dire qu'elles forment un ensemble vraiment puissant. Nous aimons les appeler les Paquet de documents et de sécurité pour les utilisateurs de Dynamics :

  1. CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator pour résoudre le problème des autorisations
  2. CB Dynamics 365 Seamless Attachment Extractor de stocker les pièces jointes au bon endroit
  3. Sceau de la chaîne de contrôle CB pour rendre vos documents inviolables

Parlez avec nos experts si vous voulez voir comment tout cela peut fonctionner pour vous. Ils se feront un plaisir de répondre à vos questions ou de vous montrer sur appel rapide comment tout cela peut vous affecter, vous et votre organisation.

    Pour en savoir plus, consultez nos derniers articles


    À propos de l'auteur

    Par Ana Neto, technical conseiller au Connecting Software.

    "Je travaille au Connecting Software en tant que conseiller technique. Je suis ingénieur logiciel depuis 1997 et j'aime les solutions d'intégration qui vous facilitent la vie.

    Vous avez des questions ou des commentaires ? J'aimerais avoir vos commentaires".

    ana@connecting-software.com

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