提高微软Dynamics 365文档管理和安全的3个技巧

Ana Neto 产品和解决方案 留下评论

如果你与微软Dynamics 365一起工作,你最终会把它作为你的日常工作和基础设施的一部分。各种有价值的信息都在里面。当你想起来的时候,你会意识到 Dynamics对您和您的公司有多重要?.

尽管如此,一些重要的方面往往被忽略了。例如: 您是否注意到随着时间的推移,最终在Dynamics中出现的文件和附件的数量? Dynamics不是一个文件管理系统,也不是一个存储系统,但简单的事实是,它处理你的组织的关键方面,如客户参与,似乎足以让文件去那里。

会发生什么呢? 越来越多的文件可能是一个问题。.没有Dynamics的文档管理,所以你开始感觉到事情越来越难找。

那个客户不是给销售团队的人送来一份文件吗?

这是该文件的正确版本吗?

你的结局是 在时间轴上上下下滚动寻找Dynamics 365邮件附件 或特定的文档版本--这对团队生产力来说不是最好的。令人惊讶的是(或不是),它也不是Dynamics性能的最佳选择。

您能做些什么呢?不如把你的文档搬到它们原本属于的地方:文档管理系统(DMS)?自然,如果你说的是DMS,那么聚光灯会立即投向微软SharePoint。

  • 微软自己提供了与Dynamics 365的开箱即用的集成。
  • 团队协作功能让您的团队生产力不断提高。
  • 版本控制帮助你保持在文档的历史记录之上。

设置微软SharePoint和微软Dynamics之间的集成。 是直接的,如果你需要一步步的指导,你可以看看这个。 视频教程.

然而,即使是简单直接的事情也有其小秘密,在Connecting Software,我们已经成为这些秘密的专家。

这里有一个 我们对Dynamics用户的提示总结,并在下面的章节中做了全面的解释。

  1. 了解SharePoint的权限是非常重要的,特别是要知道与Dynamics的集成并不意味着你的Dynamics权限将被映射成SharePoint的权限。
  2. 如果你的Dynamics 365上充斥着来自追踪邮件的附件,那么就需要一个专门的附件管理解决方案。
  3. 如果你担心让那些SharePoint文件不可篡改,并保持法规的合规性(比如GDPR的合规性),有一些使用区块链技术的数字印章技术,可以帮助你实现

提示#1--小心你的Dynamics 365文档在SharePoint中的权限。

问题是:  通过Dynamics和SharePoint之间的标准集成,每个人都有权限查看SharePoint侧的所有文档。该集成忽略了您在Dynamics侧设置的权限,因此,它可能是危险的。

解决办法: 使用 CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator 您可以将所有的Dynamics权限自动复制到SharePoint权限。该解决方案在后台运行,确保权限始终正确。即使权限发生变化,即使您从组中删除或添加团队成员,或做任何其他您能想到的相关更改,它也能顺利工作。CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator是一个久经考验的解决方案,在全球有成千上万的用户。

在SharePoint中保护您的Dynamics文档--解决方案。

技巧#2--将你的Dynamics 365邮件附件放在其他地方

问题: Dynamics 365的存储空间很贵,在Dynamics中拥有过多的附件会影响其性能。不过,在Dynamics中提供附件是非常方便的(有些人甚至认为是必要的)。

解决办法:使用 CB Dynamics 365 Seamless Attachment Extractor 你可以自动获取附件到SharePoint、Azure Blob或Azure Storage,并在其位置上留下一个链接。这意味着您可以获得两全其美的效果。附件在该有的地方可用,在该有的地方存储。非常重要的一点是,CB Dynamics 365 Seamless Attachment Extractor不会让你的文档离开你的CRM和存储系统,这与市场上的一些解决方案不同。中间没有外部服务--这对GDPR合规性至关重要,一般来说,如果您有敏感数据,这一点也很重要。

技巧#3--使用最先进的技术,避免文件被篡改。

问题是:  你不确定是否可以信任自己的文件--如果有人操纵了它们怎么办?你很担心,希望有一种方法可以确保文件不被篡改。

解决办法: 你可以使用现代区块链技术封存你的文件,并保证没有人对它们进行篡改。有了 CB区块链印章, 您可以信任您自己的文件--任何形式的操纵都不会被发现。所有文件的密封可以自动完成,验证可以在组织内部或外部进行。每个人都可以进行验证,确保了对您的文件的信任,不仅是对组织内部的每个人,而且是对所有利益相关者。

经验教训

在本文中我们讨论了三种解决方案,可以说它们真的是一个强大的组合。我们喜欢称它们为 文件和安全包 为Dynamics的用户提供。

  1. CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator 来解决权限问题
  2. CB Dynamics 365 Seamless Attachment Extractor 将附件存储在正确的位置
  3. CB区块链印章 让你的文件防篡改

谈话 我们的专家 如果你想知道这一切如何为你工作。他们将非常乐意回答您的任何问题,或向您展示以下内容。 快速通话 这一切如何影响你和你的组织。

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    关于作者

    作者 Ana Neto在Connecting Software担任技术顾问。

    "我在Connecting Software工作,是一名技术顾问。自1997年以来,我是一名软件工程师,我喜欢让你的生活更轻松的集成解决方案。

    您有什么问题或意见吗?我很希望得到您的反馈!"

    ana@connecting-software.com

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