Если вы работаете с Microsoft Dynamics 365, то в конечном итоге это станет частью вашей повседневной рутины и вашей инфраструктуры. Там есть все виды ценной информации. Когда вы задумываетесь об этом, вы понимаете. насколько важна динамика для тебя и твоей компании..
Несмотря на это, некоторые важные аспекты часто упускаются из виду. Например, заметили ли Вы количество документов и приложений, которые со временем попадают в Dynamics? Динамика - это не система управления документами, это не система хранения, но простого факта, что она обрабатывает важные аспекты Вашей организации, такие как Взаимодействие с клиентами, кажется, достаточно для того, чтобы документы пошли туда.
Происходит то, что растущее количество документов может быть небольшой проблемой.. Для компании Dynamics нет системы управления документами, поэтому у вас начинает появляться ощущение, что все сложнее найти что-то.
Разве этот клиент не отправил документ кому-то из отдела продаж?
Это правильная версия документа?
В итоге ты оказываешься прокручивание шкалы времени вверх и вниз в поисках вложений в электронную почту Dynamics 365 или конкретную версию документа — это не лучший вариант для продуктивности команды. Удивительно (или нет), но это также не лучший вариант для производительности Dynamics.
Что ты можешь с этим поделать? Как насчет того, чтобы перенести документы туда, где они должны быть: в систему управления документами (DMS)? Естественно, если вы говорите о DMS, то в центре внимания сразу же окажется Microsoft SharePoint:
- Существует готовая интеграция с Dynamics 365, предоставляемая самой компанией Microsoft.
- Функции для совместной работы повышают продуктивность вашей команды
- Контроль версий помогает вам отслеживать историю документа
Настройка интеграции между Microsoft SharePoint и Microsoft Dynamics простая, и если вам нужны пошаговые инструкции, вы можете проверить это. обучающее видео.
Тем не менее, даже простые и понятные вещи имеют свои маленькие секреты, и в 1ТП17Т мы стали экспертами в них.
Вот краткое изложение наших советов для пользователей Dynamicsс полным объяснением в нижеследующих разделах:
- Понимание разрешений SharePoint очень важно, особенно осознание того, что интеграция с Dynamics НЕ означает, что ваши привилегии Dynamics будут отображены в разрешениях SharePoint.
- Если это вложения из отслеживаемых писем, которые переполняют ваш Dynamics 365, то необходимо специальное решение по управлению вложениями.
- Если вы беспокоитесь о том, чтобы сделать эти документы SharePoint защищенными от взлома и поддерживать соответствие нормативам (например, соответствие GDPR), есть технологии цифровой печати, которые используют технологию Blockchain, и это может помочь
Совет #1 – Будьте внимательны с разрешениями для ваших документов Dynamics 365 в SharePoint
Проблема: Благодаря стандартной интеграции между Dynamics и SharePoint, у каждого будет доступ к просмотру всех документов на стороне SharePoint. Интеграция игнорирует то, какие привилегии вы установили на стороне Dynamics, и, по этой причине, может быть опасной.
Решение: Используя CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator вы можете автоматически реплицировать все привилегии Dynamics в SharePoint разрешения. Это решение работает в фоновом режиме, обеспечивая всегда правильные права доступа. Оно работает бесперебойно, даже если привилегии меняются, если Вы удаляете или добавляете членов команды из групп, или делаете любые другие соответствующие изменения, о которых Вы можете подумать. CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator - это проверенное решение с тысячами пользователей по всему миру.
Совет #2 – Разместите вложения из электронных писем Dynamics 365 в другом месте
Проблема: Место для хранения в Dynamics 365 дорогое, и наличие слишком большого количества насадок в Dynamics может повлиять на его производительность. Тем не менее, очень удобно (некоторые даже сказали бы, что это необходимо) иметь насадки, доступные в Dynamics.
Решение: Используя CB Dynamics 365 Seamless Attachment Extractor Вы можете автоматически получить вложения в SharePoint, Azure Blob или Azure Storage и оставить ссылку на их месте. Это означает, что вы получаете лучшее из обоих миров. Вложение доступно там, где оно должно быть, и хранится там, где оно должно быть. Очень важно отметить, что CB Dynamics 365 Seamless Attachment Extractor не позволяет вашим документам покидать ваши CRM-системы и системы хранения, в отличие от некоторых решений, представленных на рынке. Между ними нет никаких внешних сервисов — это крайне важно для соблюдения GDPR и, в целом, если у вас есть конфиденциальные данные.
Совет #3 – Используйте современные технологии, чтобы избежать подделки файлов
Проблема: Вы не уверены, что можете доверять своим собственным файлам — что, если кто-то их подделал? Вы беспокоитесь и хотели бы, чтобы был способ убедиться, что файлы защищены от подделки.
Решение: Вы можете использовать современную технологию Blockchain, чтобы запечатать ваши файлы и гарантировать, что никто не будет подделывать их. С помощью Truth Enforcer, Вы можете доверять своим документам – никакие манипуляции не останутся незамеченными. Запечатывание может выполняться автоматически для всех документов, а проверка может проводиться внутри или вне вашей организации. Доступность проверки для всех обеспечивает доверие к вашим документам не только для всех сотрудников организации, но и для всех заинтересованных сторон.
Takeaways
В этой статье мы обсудили три решения, и можем сказать, что они действительно являются мощной комбинацией. Нам нравится называть их Пакет документов и безопасности для пользователей Dynamics:
- CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator для решения проблемы с разрешениями
- CB Dynamics 365 Seamless Attachment Extractor для хранения навесного оборудования в нужном месте
- Truth Enforcer чтобы сделать ваши документы защищёнными от взлома
Поговорить с наши специалисты если ты хочешь посмотреть, как все это может сработать для тебя. Они будут более чем счастливы ответить на любые вопросы, которые могут у вас возникнуть или показать вам на быстрый вызов как все это может повлиять на вас и вашу организацию.
Читайте больше в наших последних сообщениях
Об авторе
По адресу Ана Нето, технический консультант в Connecting Software.
“Я работаю в компании Connecting Software техническим консультантом. Я инженер-программист с 1997 года, и мне нравятся интеграционные решения, которые делают вашу жизнь проще.
У вас есть вопросы или комментарии? Я буду рад получить ваши отзывы! Оставьте ответ ниже.”