3 Советы по улучшению управления документами и безопасности для Microsoft Dynamics 365

Ана Нето Продукты и решения Оставить комментарий

Если вы работаете с Microsoft Dynamics 365, то в конечном итоге это станет частью вашей повседневной рутины и вашей инфраструктуры. Там есть все виды ценной информации. Когда вы задумываетесь об этом, вы понимаете. насколько важна динамика для тебя и твоей компании..

Несмотря на это, некоторые важные аспекты часто упускаются из виду. Например, заметили ли Вы количество документов и приложений, которые со временем попадают в Dynamics? Динамика - это не система управления документами, это не система хранения, но простого факта, что она обрабатывает важные аспекты Вашей организации, такие как Взаимодействие с клиентами, кажется, достаточно для того, чтобы документы пошли туда.

Происходит то, что растущее количество документов может быть небольшой проблемой.. Для компании Dynamics нет системы управления документами, поэтому у вас начинает появляться ощущение, что все сложнее найти что-то.

Разве этот клиент не прислал документ кому-то из отдела продаж?

Это правильная версия документа?

В итоге ты оказываешься прокручивание шкалы времени вверх и вниз в поисках вложений в электронную почту Dynamics 365 или конкретная версия документа - не лучший вариант для производительности команды. Удивительно (или нет), но она также не является лучшей для производительности Dynamics.

Что ты можешь с этим поделать? Как насчет того, чтобы перенести документы туда, где они должны быть: в систему управления документами (DMS)? Естественно, если вы говорите о DMS, то в центре внимания сразу же окажется Microsoft SharePoint:

  • Существует готовая интеграция с Dynamics 365, предоставляемая самой компанией Microsoft.
  • Функции командной работы повышают производительность вашей команды.
  • Контроль версий помогает вам оставаться на вершине истории документа.

Настройка интеграции между Microsoft SharePoint и Microsoft Dynamics простая, и если вам нужны пошаговые инструкции, вы можете проверить это. обучающее видео.

Тем не менее, даже простые и понятные вещи имеют свои маленькие секреты, и в 1ТП17Т мы стали экспертами в них.

Вот краткое изложение наших советов для пользователей Dynamicsс полным объяснением в нижеследующих разделах:

  1. Понимание разрешений SharePoint очень важно, особенно осознание того, что интеграция с Dynamics НЕ означает, что ваши привилегии Dynamics будут отображены в разрешениях SharePoint.
  2. Если это вложения из отслеживаемых писем, которые переполняют ваш Dynamics 365, то необходимо специальное решение по управлению вложениями.
  3. Если вы беспокоитесь о том, чтобы сделать эти документы SharePoint защищенными от взлома и поддерживать соответствие нормативам (например, соответствие GDPR), есть технологии цифровой печати, которые используют технологию Blockchain, и это может помочь

Совет #1 - Остерегайтесь прав доступа к документам Dynamics 365 в SharePoint.

Проблема:  Благодаря стандартной интеграции между Dynamics и SharePoint, у каждого будет доступ к просмотру всех документов на стороне SharePoint. Интеграция игнорирует то, какие привилегии вы установили на стороне Dynamics, и, по этой причине, может быть опасной.

Решение: Используя CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator вы можете автоматически реплицировать все привилегии Dynamics в SharePoint разрешения. Это решение работает в фоновом режиме, обеспечивая всегда правильные права доступа. Оно работает бесперебойно, даже если привилегии меняются, если Вы удаляете или добавляете членов команды из групп, или делаете любые другие соответствующие изменения, о которых Вы можете подумать. CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator - это проверенное решение с тысячами пользователей по всему миру.

Защитите свои документы Dynamics в SharePoint - решении

Совет #2 - Разместите ваши вложения электронной почты Dynamics 365 в другом месте.

Проблема: Место для хранения в Dynamics 365 дорогое, и наличие слишком большого количества насадок в Dynamics может повлиять на его производительность. Тем не менее, очень удобно (некоторые даже сказали бы, что это необходимо) иметь насадки, доступные в Dynamics.

Решение: Используя CB Dynamics 365 Seamless Attachment Extractor вы можете получить вложения к SharePoint, Azure Blob или Azure Storage автоматически и оставить ссылку на его место. Это означает, что вы получите лучшее из обоих миров. Вложение доступно там, где оно должно быть, и хранится там, где оно должно быть. Очень важно отметить, что CB Dynamics 365 Seamless Attachment Extractor не имеет документов, оставляющих CRM и системы хранения, в отличие от некоторых решений, представленных на рынке. Внутренней службы нет - это очень важно для соответствия GDPR и, вообще, если у Вас есть конфиденциальные данные.

Совет #3 - Используйте современную технологию, чтобы избежать взлома файла.

Проблема:  Вы не уверены, что можете доверять своим собственным файлам - а что, если кто-то ими манипулировал? Вы беспокоитесь и хотите, чтобы был способ убедиться, что файлы защищены от взлома.

Решение: Вы можете использовать современную технологию Blockchain, чтобы запечатать ваши файлы и гарантировать, что никто не будет подделывать их. С помощью Блок-цепь СВ, вы можете доверять своим собственным документам - никакие манипуляции не останутся незамеченными. Печать может быть произведена автоматически для всех документов, а верификация может быть произведена внутри или вне вашей организации. Наличие верификации, доступной для всех, обеспечивает доверие к вашим документам не только для всех внутри организации, но и для всех заинтересованных сторон.

Takeaways

В этой статье мы обсудили три решения, и можем сказать, что они действительно являются мощной комбинацией. Нам нравится называть их Пакет документов и безопасности для пользователей Dynamics:

  1. CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator для решения проблемы с разрешениями
  2. CB Dynamics 365 Seamless Attachment Extractor для хранения навесного оборудования в нужном месте
  3. Блок-цепь СВ чтобы сделать ваши документы защищёнными от взлома

Поговорить с наши специалисты если ты хочешь посмотреть, как все это может сработать для тебя. Они будут более чем счастливы ответить на любые вопросы, которые могут у вас возникнуть или показать вам на быстрый вызов как все это может повлиять на вас и вашу организацию.

    Читайте больше в наших последних сообщениях


    Об авторе

    По адресу Ана НетоТаким образом, технический консультант в 1ТП17Т.

    "Я работаю в 1ТП17Т в качестве технического советника". Я инженер-программист с 1997 года и люблю интеграционные решения, которые облегчают вашу жизнь.

    У вас есть вопросы или комментарии? С удовольствием выслушаю ваши отзывы!"

    ana@connecting-software.com

    Добавить комментарий

    Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *