Se você trabalha com o Microsoft Dynamics 365, você acaba tendo-o como parte de sua rotina diária e de sua infra-estrutura. Todos os tipos de informação valiosa estão lá dentro. Quando você pensa nisso, você percebe como a Dinâmica é crucial para si e para a sua empresa.
Apesar disso, alguns aspectos importantes são muitas vezes negligenciados. Por exemplo, Já reparou no número de documentos e anexos que acabam em Dynamics ao longo do tempo? A dinâmica não é um sistema de gestão de documentos, não é um sistema de armazenamento, mas o simples facto de tratar de aspectos cruciais da sua organização, como o Customer Engagement, parece ser suficiente para fazer com que os documentos vão para lá.
O que acontece é que o número crescente de documentos pode ser um pequeno problema. Não existe uma gestão documental para a Dynamics, por isso começa-se a ter a sensação de que as coisas são cada vez mais difíceis de encontrar.
Esse cliente não enviou um documento a alguém da equipa de vendas?
Esta é a versão correcta do documento?
Você acaba por rolando para cima e para baixo na linha do tempo procurando por anexos de e-mail Dynamics 365 ou uma versão específica de um documento - não é o melhor para a produtividade da equipa. Surpreendentemente (ou não), também não é o melhor para o desempenho do Dynamics.
O que você pode fazer sobre isso? Que tal mover seus documentos para onde eles pertencem em primeiro lugar: um Sistema de Gerenciamento de Documentos (DMS)? Naturalmente, se você está falando de um DMS, o foco de atenção vai imediatamente para o Microsoft SharePoint:
- Existe uma integração out-of-the-box com o Dynamics 365 fornecida pela própria Microsoft
- As funcionalidades de colaboração em equipa aumentam a produtividade da sua equipa
- O controlo de versões ajuda-o a manter-se a par do historial do documento
Configurando a integração entre Microsoft SharePoint e Microsoft Dynamics é simples, e se você precisar de instruções passo a passo, você pode verificar isto tutorial em vídeo.
No entanto, mesmo as coisas simples e simples têm os seus pequenos segredos e, no Connecting Software, tornámo-nos especialistas nessas coisas.
Aqui está um resumo das nossas sugestões para os utilizadores do Dynamicscom uma explicação completa nas seções abaixo:
- Compreender as permissões do SharePoint é essencial, especialmente estar ciente de que ter uma integração com a Dynamics NÃO significa que os seus privilégios Dynamics serão mapeados nas permissões do SharePoint.
- Se são os anexos de e-mail de e-mails rastreados que estão inundando seu Dynamics 365, então uma solução específica de gerenciamento de anexos é necessária
- Se você está preocupado em tornar esses documentos SharePoint à prova de adulteração e manter a conformidade com a regulamentação (por exemplo, conformidade com a GDPR), existem tecnologias de selo digital que utilizam a tecnologia Blockchain, e que podem ajudar
Dica #1 - Cuidado com as permissões para seus documentos Dynamics 365 no SharePoint
O problema: Com a integração padrão entre Dynamics e SharePoint, todos terão permissões para ver todos os documentos no lado do SharePoint. A integração ignora os privilégios que você estabeleceu no lado da Dynamics, e, por essa razão, pode ser perigosa.
A solução: Usando CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator você pode replicar automaticamente todos os privilégios de Dynamics para permissões de SharePoint. Esta solução funciona em segundo plano, assegurando que as permissões estão sempre correctas. Ela funciona sem problemas, mesmo que os privilégios mudem, se você remover ou adicionar membros da equipe de grupos, ou se fizer qualquer outra mudança relevante que você possa pensar. CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator é uma solução experimentada e testada com milhares de usuários em todo o mundo.
Dica #2 - Coloque os seus anexos de correio eletrónico Dynamics 365 noutro local
O problema: O espaço de armazenamento no Dynamics 365 é caro, e ter demasiados acessórios na Dynamics pode afectar o seu desempenho. No entanto, é muito conveniente (alguns diriam mesmo necessário) ter os acessórios disponíveis na Dynamics.
A solução: Usando CB Dynamics 365 Seamless Attachment Extractor pode obter automaticamente os anexos para o SharePoint, o Azure Blob ou o Armazenamento do Azure e deixar uma ligação no seu lugar. Isto significa que obtém o melhor dos dois mundos. O anexo está disponível onde deve estar e armazenado onde deve estar. É muito importante notar que o CB Dynamics 365 Seamless Attachment Extractor não faz com que seus documentos deixem seus sistemas de CRM e armazenamento, ao contrário de algumas soluções no mercado. Não há nenhum serviço externo intermediário - isso é crucial para a conformidade com o GDPR e, em geral, se você tiver dados confidenciais.
Sugestão #3 - Utilize tecnologia de ponta para evitar a adulteração de ficheiros
O problema: Não tem a certeza se pode confiar nos seus próprios ficheiros - e se alguém os manipulou? Está preocupado e gostaria que houvesse uma forma de garantir que os ficheiros são invioláveis.
A solução: Você pode usar a moderna tecnologia Blockchain para selar seus arquivos e garantir que ninguém os manipule. Com Truth Enforcer, pode confiar nos seus próprios documentos - nenhum tipo de manipulação passará despercebido. A selagem pode ser efectuada automaticamente para todos os documentos e a verificação pode ser feita dentro ou fora da sua organização. O facto de a verificação estar disponível para todos garante a confiança nos seus documentos, não só para todos dentro da organização, mas também para todas as partes interessadas.
Takeaways
Discutimos três soluções neste artigo, e podemos dizer que elas são realmente uma combinação poderosa. Nós gostamos de chamá-las de Pacote de Documentos e Segurança para os utilizadores do Dynamics:
- CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator para resolver o problema das permissões
- CB Dynamics 365 Seamless Attachment Extractor para guardar os anexos no local certo
- Truth Enforcer para tornar os seus documentos à prova de falsificação
Fale com nossos peritos se quiseres ver como tudo isto pode funcionar para ti. Eles ficarão mais do que felizes em responder a quaisquer perguntas que você possa ter ou mostrar-lhe atendimento rápido como tudo isso pode afetar você e sua organização.
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Sobre o autor
Por Ana Neto, consultor técnico do Connecting Software.
“Trabalho na Connecting Software como consultor técnico. Sou engenheiro de software desde 1997 e adoro soluções de integração que facilitam a sua vida.
Tem alguma pergunta ou comentário? Gostaria muito de receber a vossa opinião! Deixe uma resposta abaixo.”