3 Dicas para melhorar a gestão e segurança de documentos para o Microsoft Dynamics 365

Ana Neto Produtos e Soluções Deixe um Comentário

Se você trabalha com o Microsoft Dynamics 365, você acaba tendo-o como parte de sua rotina diária e de sua infra-estrutura. Todos os tipos de informação valiosa estão lá dentro. Quando você pensa nisso, você percebe como a Dinâmica é crucial para si e para a sua empresa.

Apesar disso, alguns aspectos importantes são muitas vezes negligenciados. Por exemplo, Já reparou no número de documentos e anexos que acabam em Dynamics ao longo do tempo? A dinâmica não é um sistema de gestão de documentos, não é um sistema de armazenamento, mas o simples facto de tratar de aspectos cruciais da sua organização, como o Customer Engagement, parece ser suficiente para fazer com que os documentos vão para lá.

O que acontece é que o número crescente de documentos pode ser um pequeno problema. Não existe uma gestão documental para a Dynamics, por isso começa-se a ter a sensação de que as coisas são cada vez mais difíceis de encontrar.

Esse cliente não enviou um documento para alguém da equipe de vendas?

Esta é a versão correcta do documento?

Você acaba por rolando para cima e para baixo na linha do tempo procurando por anexos de e-mail Dynamics 365 ou uma versão específica do documento - não é a melhor para a produtividade da equipe. Surpreendentemente (ou não), também não é o melhor para o desempenho da Dynamics.

O que você pode fazer sobre isso? Que tal mover seus documentos para onde eles pertencem em primeiro lugar: um Sistema de Gerenciamento de Documentos (DMS)? Naturalmente, se você está falando de um DMS, o foco de atenção vai imediatamente para o Microsoft SharePoint:

  • Existe uma integração out-of-the-box com o Dynamics 365 fornecida pela própria Microsoft
  • Recursos de colaboração em equipe fazem a produtividade da sua equipe crescer
  • O controle de versão ajuda você a ficar por dentro do histórico do documento

Configurando a integração entre Microsoft SharePoint e Microsoft Dynamics é simples, e se você precisar de instruções passo a passo, você pode verificar isto tutorial em vídeo.

No entanto, mesmo as coisas simples e simples têm os seus pequenos segredos e, no Connecting Software, tornámo-nos especialistas nessas coisas.

Aqui está um resumo das nossas dicas para os utilizadores da Dynamicscom uma explicação completa nas seções abaixo:

  1. Compreender as permissões do SharePoint é essencial, especialmente estar ciente de que ter uma integração com a Dynamics NÃO significa que os seus privilégios Dynamics serão mapeados nas permissões do SharePoint.
  2. Se são os anexos de e-mail de e-mails rastreados que estão inundando seu Dynamics 365, então uma solução específica de gerenciamento de anexos é necessária
  3. Se você está preocupado em tornar esses documentos SharePoint à prova de adulteração e manter a conformidade com a regulamentação (por exemplo, conformidade com a GDPR), existem tecnologias de selo digital que utilizam a tecnologia Blockchain, e que podem ajudar

Dica #1 - Cuidado com as permissões para os seus documentos Dynamics 365 no SharePoint

O problema:  Com a integração padrão entre Dynamics e SharePoint, todos terão permissões para ver todos os documentos no lado do SharePoint. A integração ignora os privilégios que você estabeleceu no lado da Dynamics, e, por essa razão, pode ser perigosa.

A solução: Usando CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator você pode replicar automaticamente todos os privilégios de Dynamics para permissões de SharePoint. Esta solução funciona em segundo plano, assegurando que as permissões estão sempre correctas. Ela funciona sem problemas, mesmo que os privilégios mudem, se você remover ou adicionar membros da equipe de grupos, ou se fizer qualquer outra mudança relevante que você possa pensar. CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator é uma solução experimentada e testada com milhares de usuários em todo o mundo.

Proteja os seus documentos Dinâmicos no SharePoint - a solução

Dica #2 - Coloque seus anexos de e-mail Dynamics 365 em outro lugar

O problema: O espaço de armazenamento no Dynamics 365 é caro, e ter demasiados acessórios na Dynamics pode afectar o seu desempenho. No entanto, é muito conveniente (alguns diriam mesmo necessário) ter os acessórios disponíveis na Dynamics.

A solução: Usando CB Dynamics 365 Seamless Attachment Extractor você pode obter os anexos ao SharePoint, Azure Blob ou Azure Storage automaticamente e deixar um link em seu lugar. Isto significa que você obtém o melhor dos dois mundos. O anexo está disponível onde deve estar e armazenado onde deve estar. É muito importante notar que o CB Dynamics 365 Seamless Attachment Extractor não tem os seus documentos a sair do seu CRM e sistemas de armazenamento, ao contrário de algumas soluções existentes no mercado. Não há nenhum serviço externo intermediário - isto é crucial para o cumprimento da GDPR e, em geral, se você tem dados sensíveis.

Dica #3 - Use tecnologia de ponta para evitar a manipulação de arquivos

O problema:  Você não tem certeza se pode confiar em seus próprios arquivos - e se alguém os manipulou? Você está preocupado e gostaria que houvesse uma maneira de ter certeza de que os arquivos são à prova de manipulação.

A solução: Você pode usar a moderna tecnologia Blockchain para selar seus arquivos e garantir que ninguém os manipule. Com Selo de cadeia de bloqueios CB, você pode confiar nos seus próprios documentos - nenhum tipo de manipulação passará despercebido. O selamento pode ser feito automaticamente para todos os documentos e a verificação pode ser feita dentro ou fora da sua organização. Ter a verificação disponível para todos garante a confiança nos seus documentos, não só para todos dentro da organização, mas para todas as partes interessadas.

Takeaways

Discutimos três soluções neste artigo, e podemos dizer que elas são realmente uma combinação poderosa. Nós gostamos de chamá-las de Pacote de Documentos e Segurança para os usuários da Dynamics:

  1. CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator para resolver o problema das permissões
  2. CB Dynamics 365 Seamless Attachment Extractor para guardar os anexos no local certo
  3. Selo de cadeia de bloqueios CB para tornar os seus documentos à prova de falsificação

Fale com nossos peritos se quiseres ver como tudo isto pode funcionar para ti. Eles ficarão mais do que felizes em responder a quaisquer perguntas que você possa ter ou mostrar-lhe atendimento rápido como tudo isso pode afetar você e sua organização.

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    Sobre o autor

    Por Ana Neto,  technical conselheiro no Connecting Software.

    "Eu trabalho no Connecting Software como consultor técnico. Sou engenheiro de software desde 1997, e adoro soluções de integração que facilitam a sua vida.

    Você tem alguma pergunta ou comentário? Eu adoraria ter o seu feedback!"

    ana@connecting-software.com

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