Wenn ein Mitarbeiter Ihres Teams ein Geschäft, einen Fall oder einen Kunden in Dynamics 365 nicht sehen kann, kann er dann trotzdem das zugehörige Dokument in SharePoint öffnen?
Die meisten Unternehmen gehen davon aus, dass die Antwort „Nein“ lautet. Für Teams, die SharePoint als Dokumentenspeicher für Dynamics 365 nutzen, lautet die Antwort jedoch oft „Ja“, und sie entdecken diese Lücke in der Regel erst bei einem Audit, bei Problemen im Zusammenhang mit dem Ausscheiden von Mitarbeitern oder bei einem Vorfall mit Datenoffenlegung.
In diesem Leitfaden erfahren Sie, wie Sie Ihre eigene Umgebung überprüfen können, welche Kosten Ihnen eine eventuelle Sicherheitslücke tatsächlich verursacht und worauf Sie bei einer Lösung achten sollten, die diese Lücke ordnungsgemäß schließt.
Entdecken Sie das Tool zur Synchronisierung der Berechtigungen für Dynamics 365 und SharePoint
Was "Synchronisierung der SharePoint-Berechtigungen mit Dynamics 365" eigentlich bedeutet
Dynamics 365 und SharePoint Jedes verfügt über ein eigenes, separates Sicherheitssystem. Dynamics 365 regelt anhand von Sicherheitsrollen, Geschäftsbereichshierarchien, Eigentumsverhältnissen und der gemeinsamen Nutzung von Datensätzen, wer welche Inhalte einsehen darf. SharePoint regelt den Zugriff über eigene Berechtigungen für Websites, Bibliotheken und Ordner.
Wenn Dynamics 365 zur Dokumentenspeicherung mit SharePoint integriert wird, werden die Dateien in SharePoint-Bibliotheken verschoben, doch die Berechtigungslogik, die in Dynamics 365 für diese Dateien gilt, wird nicht automatisch übertragen. Die "Synchronisierung" von Berechtigungen bedeutet diese beiden getrennten Systeme kontinuierlich aufeinander abzustimmen, sodass der Zugriff eines Benutzers auf ein Dokument in SharePoint stets mit seinem Zugriff auf den zugehörigen Datensatz in Dynamics 365 übereinstimmt, auch wenn sich Rollen, Teams und Eigentumsverhältnisse ändern.
Selbstcheck: 6 Anzeichen dafür, dass Sie eine Lücke bei den Berechtigungen haben
Prüfen Sie diese Punkte anhand Ihrer eigenen Umgebung. Für die meisten davon benötigen Sie keine IT-Abteilung.
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Ein Benutzer ohne CRM-Zugriff kann die Datei dennoch in SharePoint öffnen.
Wählen Sie einen beliebigen Datensatz aus, den ein bestimmter Benutzer in Dynamics 365 nicht sehen kann, und prüfen Sie dann, ob er den zugehörigen Ordner in SharePoint direkt öffnen kann. Ist dies der Fall, liegt die Lücke vor.
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Ein deaktivierter Benutzer im CRM hat weiterhin Zugriff auf Dokumente.
Durch die Deaktivierung eines Benutzers in Dynamics 365 werden dessen SharePoint-Berechtigungen nicht entfernt, es sei denn, diese Verbindung wird aktiv von jemandem oder etwas verwaltet.
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Ein Geschäftsbereich wurde umstrukturiert, die Ordnerberechtigungen blieben jedoch unverändert.
Falls Teams im letzten Jahr umstrukturiert, zusammengelegt oder neu zugewiesen wurden und niemand SharePoint entsprechend aktualisiert hat, sind die Berechtigungen bereits veraltet.
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Niemand kann mit Sicherheit sagen, wer Zugriff auf die Unterlagen eines bestimmten Kunden hat.
Wenn Sie zur Beantwortung dieser Frage die Zugehörigkeit zur Gruppe „SharePoint“ manuell überprüfen müssen, handelt es sich nicht um eine Synchronisierung, sondern um einen Snapshot aus dem Zeitpunkt der letzten Einrichtung.
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Bei einer Compliance- oder Sicherheitsüberprüfung wurde der Zugriff SharePoint als "nicht überprüfbar" gekennzeichnet."
Dies ist einer der häufigsten Befunde bei DSGVO-Prüfungen und allgemeinen Data-Governance-Audits bei Unternehmen, die D365 mit SharePoint einsetzen.
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Alle vorhandenen SharePoint-Berechtigungen wurden einmalig manuell eingerichtet und seitdem nie wieder überprüft.
Bei der nativen Dynamics 365–SharePoint-Integration werden die SharePoint-Berechtigungen überhaupt nicht konfiguriert, es werden lediglich Dokumente verschoben. Jede heute bestehende Zugriffsstruktur wurde mit ziemlicher Sicherheit bei der Einführung manuell von der IT eingerichtet und ist seitdem unverändert geblieben, obwohl sich CRM-Rollen, Teams und Zuständigkeiten ständig geändert haben.
Wenn Sie bei der obigen Selbstprüfung zwei oder mehr Punkte angekreuzt haben, sollten Sie Maßnahmen ergreifen, um diese Lücke zu schließen.
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Was Sie die mangelhafte Synchronisierung der Dynamics 365-CRM-Berechtigungen mit SharePoint tatsächlich kostet
Das unmittelbare Risiko ist klar: Benutzer sehen Dokumente, Verträge, Finanzunterlagen und personenbezogene Daten, die mit Datensätzen verknüpft sind, auf die sie im CRM keinen berechtigten Zugriff haben. Für regulierte Branchen stellt dies ein direktes Risiko im Hinblick auf die DSGVO oder die Datenverwaltung dar und ist nicht nur eine interne Unannehmlichkeit.
Die tatsächlichen Kosten zeigen sich erst bei einer Prüfung oder bei der Reaktion auf einen Vorfall, wenn die Aussage "Wir können nicht bestätigen, wer Zugriff auf diese Datei hatte" eine weitaus schlimmere Situation darstellt, als eine Antwort parat zu haben. Und da sich diese Lücke im Zuge von Rollen- und Teamwechseln unbemerkt vergrößert, ist das Risiko zu jedem beliebigen Zeitpunkt in der Regel größer, als es derjenige, der die Integration ursprünglich eingerichtet hat, angenommen hatte.
Ihre Möglichkeiten, die Lücke zu schließen
Es gibt vier konkrete Wege, die Organisationen in diesem Zusammenhang einschlagen:
- Tu nichts. Das kommt zwar häufig vor, doch das Risiko steigt mit jeder Änderung einer Rolle, eines Teams oder einer Zuständigkeitsverteilung, und bei einer Prüfung lässt sich dies am schwersten rechtfertigen.
- Verwalten Sie die SharePoint-Berechtigungen manuell. In kleinem Maßstab funktioniert das zwar, aber sobald man es mit mehr als einer Handvoll Benutzern, Gruppen oder Geschäftsbereichen zu tun hat, stößt das System an seine Grenzen – Aktualisierungen hinken fast sofort hinter der Realität hinterher.
- Erstellen Sie benutzerdefinierte Automatisierungen (z. B. Power Automate-Skripte). Das ist zwar möglich, bedeutet aber, dass man für jedes Berechtigungsszenario, jede Sicherheitsrolle und jede Kaskadenregel sowie für die Hierarchie der Geschäftsbereiche eigene Logik entwickeln und pflegen muss – und diese jedes Mal erneut überprüfen muss, wenn Microsoft eine der beiden Plattformen ändert.
- Verwenden Sie ein spezielle, sofort einsatzbereite Lösung. Speziell entwickelte Tools übernehmen dies kontinuierlich und automatisch, ohne dass Ihr Team eigene Logik pflegen oder Berechtigungen manuell abgleichen muss.
Keine dieser Optionen ist automatisch die "richtige” – es hängt von Ihrer Größenordnung, Ihrer Risikobereitschaft und Ihren internen Ressourcen ab. Für jedes Unternehmen mit mehr als ein paar Dutzend Nutzern gilt jedoch, dass die ersten beiden Optionen im Laufe der Zeit meist still und leise scheitern, während die dritte Option laufende Wartungskosten mit sich bringt, die von den meisten Teams unterschätzt werden.
Benötigen Sie einen Implementierungsprozess? Sehen Sie sich das hier an Schritt-für-Schritt-Anleitung Zu Ihrer Information.
Worauf Sie bei einer Dynamics 365-CRM- und einer SharePoint-Lösung zur Berechtigungssynchronisierung achten sollten
Wenn Sie ein spezielles Tool in Betracht ziehen, sind dies die Kriterien, die tatsächlich eine echte Lösung von einer nur teilweisen Lösung unterscheiden:
Werden die Berechtigungen sofort aktualisiert, sobald sich etwas in Dynamics 365 ändert, oder muss ich auf eine geplante Synchronisierung warten?
Eine zuverlässige Synchronisierungslösung aktualisiert den Zugriff auf SharePoint in Echtzeit, sobald sich in Dynamics 365 eine Änderung hinsichtlich einer Rolle, eines Teams oder der Eigentumsverhältnisse ergibt – und nicht erst im Rahmen eines Batch-Vorgangs oder mit einer zeitlichen Verzögerung.
Wird damit tatsächlich mein gesamtes Sicherheitsmodell abgedeckt oder nur die grundlegende Rollenzuordnung?
Eine Komplettlösung bildet das gesamte Sicherheitsmodell ab: Sicherheitsrollen, Hierarchie der Geschäftsbereiche, Kaskadierungsverhalten, Hierarchie von Vorgesetzten und Positionen sowie die gemeinsame Nutzung von Datensätzen – und nicht nur die Rollen auf oberster Ebene.
Kann ich das so implementieren, wie es mein Unternehmen tatsächlich benötigt?
Ja, sofern die Lösung eine Bereitstellung als selbst gehostete Lösung, auf Azure und als SaaS unterstützt. Reine Online-Tools sind für Unternehmen mit Anforderungen an den Datenaufbewahrungsort oder einer Infrastruktur außerhalb der Standard-Cloud-Umgebung von Microsoft nicht geeignet.
Funktioniert es mit der Dynamics CRM-Version, die ich derzeit nutze, einschließlich älterer On-Premises-Installationen?
Nur wenn es neben Dynamics 365 Online ausdrücklich auch ältere lokale Dynamics CRM-Versionen unterstützt – viele Synchronisierungstools funktionieren nämlich nur mit der Online-Version.
Wird das die Berechtigungsbeschränkungen von SharePoint beheben, oder werde ich später trotzdem wieder daran stoßen?
Eine Komplettlösung umgeht die Beschränkung von SharePoint auf etwa 50.000 eindeutige Berechtigungsbereiche durch eine automatisierte Ordnerstrukturierung und nicht nur durch die Replikation von Berechtigungen.
Erfüllt es die Compliance-Zertifizierungen und den Prüfpfad, die meine Organisation benötigt?
Achten Sie auf Zertifizierungen, die für Ihre Branche relevant sind, auf die Einhaltung von ISO- und DSGVO-Vorgaben sowie gegebenenfalls auf GCC High und Azure Government, und stellen Sie sicher, dass für jede Berechtigungsänderung ein aussagekräftiger Prüfpfad vorliegt.
Wie CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator diese Kriterien erfüllt
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Kriterium |
Wie damit umgegangen wird |
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Echtzeit-Synchronisierung |
Überwacht Dynamics 365 kontinuierlich und überträgt Berechtigungsänderungen automatisch auf SharePoint, ohne dass ein manueller Eingriff erforderlich ist. |
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Umfassende Abdeckung des Sicherheitsmodells |
Bildet Sicherheitsrollen, die Hierarchie der Geschäftsbereiche, das Kaskadierungsverhalten, die Hierarchie von Vorgesetzten und Positionen, Teams sowie die Freigabefunktionen ab – das vollständige Schema, nicht nur einen Teil davon. |
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Flexibilität bei der Bereitstellung |
Erhältlich als selbst gehostete Lösung, auf Microsoft Azure oder als Connecting Software-SaaS (EU oder USA). |
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Unterstützung älterer CRM-Versionen |
Unterstützt Dynamics CRM 2013, 2015 und 2016 in der On-Premises-Version bis einschließlich Dynamics 365 sowie die Module „Online“, „Sales“, „Customer Service“ und „Field Service“. |
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Einschränkungen des Gültigkeitsbereichs von Berechtigungen |
Wird mit SharePoint Structure Creator kombiniert, um Dokumente über eine regelbasierte Ordnerstruktur zu verteilen, wodurch die Obergrenze von 50.000 Scopes umgangen wird. |
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Zertifizierung und Protokollierung von Audits |
Zertifiziert nach GCC High / Azure Government sowie nach ISO 9001:2015 und ISO 27001:2022, entwickelt zur Unterstützung von Anforderungen im Einklang mit der DSGVO, mit vollständiger Protokollierung von Berechtigungsänderungen zur Überprüfung der Compliance. |
Sehen Sie es in Aktion
So funktioniert der Replicator für Berechtigungen von CB Dynamics 365 bis SharePoint
Häufig gestellte Fragen
Benötige ich ein Drittanbieter-Tool, oder kann ich dies direkt in Dynamics 365 konfigurieren?
Was ist der Unterschied zwischen der Datensatzsicherheit „Dynamics 365“ und den Berechtigungen „SharePoint“?
Wie lange dauert es, eine festgestellte Berechtigungslücke zu beheben?
Nächster Schritt
Ist es für Multi-Tenant-Umgebungen geeignet?
Was passiert mit den SharePoint-Berechtigungen, wenn CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator deinstalliert wird?
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