Wichtigste Erkenntnisse
- Die native Integration von Dynamics 365 und SharePoint speichert Dokumente in SharePoint, repliziert jedoch keine CRM-Sicherheitsrollen, auf Geschäftsbereichs-, Team- oder Datensatzebene, wodurch sofort eine Berechtigungslücke entsteht
- CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator synchronisiert das gesamte Dynamics 365-Sicherheitsmodell automatisch und in Echtzeit mit SharePoint, einschließlich Berechtigungstiefe, Hierarchiesicherheit, AAD-Gruppen, Zugriffsteams und Freigabe auf Dokumentebene
- Ohne Metadatenverwaltung, SharePoint-Dokumentbibliotheken werden bei großem Umfang unstrukturiert und nicht mehr durchsuchbar; Dateien, die von verschiedenen Benutzern uneinheitlich mit Tags versehen wurden, lassen sich nicht effizient filtern oder finden
- Drag & Drop und Metadaten für Dynamics 365 CE löst dieses Problem durch automatische Zuordnung von CRM-Feldwerten zu SharePoint-Metadaten Spalten zum Zeitpunkt des Hochladens, wobei die Dokumentenverwaltung per Drag-and-Drop direkt in Dynamics 365 möglich ist
- Konsistente, aus dem CRM stammende Metadaten bilden zudem die Grundlage für KI-gestützte Dokumentensuche. Wenn Unternehmen Microsoft Copilot und KI-Suchtools einsetzen, entscheiden strukturierte Metadaten über die Qualität der Ergebnisse
Entdecken Sie das Tool zur Synchronisierung der Berechtigungen für Dynamics 365 und SharePoint
Stell dir Folgendes vor: Ihr Vertriebsteam schließt einen Großauftrag ab. Verträge, Angebote und Geheimhaltungsvereinbarungen werden über Ihre Dynamics 365-Integration in SharePoint hochgeladen. Alles sieht gut aus – bis jemand aus der Finanzabteilung, der keinen CRM-Zugriff auf diesen Kunden hat, SharePoint öffnet und ein Dokument liest, das er eigentlich niemals hätte sehen dürfen.
Das ist kein Konfigurationsfehler. Es handelt sich um das Standardverhalten jeder typischen Dynamics 365- und SharePoint-Integration. Und dies wirkt sich ebenso auf die Metadaten der Dokumente aus wie auf die Sicherheit: Die Dateien landen in SharePoint ohne einheitliche Namensgebung, ohne Tags und ohne Möglichkeit, sie in großem Umfang zu filtern oder zu finden.
Für Unternehmen, die bei der Dokumentenverwaltung auf Dynamics 365 setzen, machen diese beiden Probleme – Berechtigungslücken und Metadaten-Chaos – den Unterschied zwischen einem funktionierenden System und einem System aus, das Tag für Tag unbemerkt Risiken hinsichtlich der Compliance und Produktivität mit sich bringt.
In diesem Leitfaden werden beide Probleme anschaulich erläutert und es wird gezeigt, wie sie ohne individuelle Programmierung oder manuelle Umgehungslösungen gelöst werden können.
Was ist die Dynamics 365- und SharePoint-Integration und was bewirkt sie eigentlich?
Die Dynamics 365-SharePoint-Integration verbindet die CRM-Plattform von Microsoft mit SharePoint Online (oder der lokalen SharePoint-Version) zur Dokumentenspeicherung. Wenn diese Integration aktiviert ist, werden Dokumente, die mit Dynamics 365-Datensätzen, Konten, Kontakten, Verkaufschancen und Fällen verknüpft sind, in SharePoint statt in der Dynamics 365-Datenbank gespeichert.
Dadurch wird der Speicherbedarf des CRM-Systems reduziert, die Benutzer erhalten Zugriff auf die Dokumentenverwaltungsfunktionen von SharePoint und können Dokumente direkt in der Benutzeroberfläche von Dynamics 365 anzeigen.
Was die native Dynamics 365- und SharePoint-Integration nicht leistet:
- Replizieren Dynamics 365-Sicherheitsrollen oder Berechtigungen für Geschäftseinheiten zu SharePoint
- Automatisch übersichtlich erstellen Ordnerstrukturen in SharePoint-Bibliotheken
- Dokumente mit folgenden Tags versehen: Metadaten aus dem zugehörigen CRM-Datensatz
- Geschäft E-Mail- oder Notiz-Anhänge in SharePoint
Diese Lücken sind der Grund dafür, dass die meisten Unternehmen feststellen, dass die Integration ebenso viele Probleme schafft, wie sie löst, und dass es speziell entwickelte Tools gibt, um diese Lücken zu schließen.
Warum werden bei der nativen Dynamics 365- und SharePoint-Integration die Berechtigungen nicht synchronisiert?
Dynamics 365 und SharePoint sind beide Microsoft-Produkte, basieren jedoch auf grundlegend unterschiedlichen Sicherheitsarchitekturen.
Dynamics 365 regelt den Zugriff über ein mehrschichtiges Modell: Sicherheitsrollen, Geschäftsbereiche, Teams, Berechtigungsstufen (Benutzer, Geschäftsbereich, übergeordneter Bereich, Organisation) und hierarchiebasierter Zugriff. Diese Regeln werden auf Datensatzebene angewendet; ein Benutzer hat möglicherweise Zugriff auf seine eigenen Konten, nicht jedoch auf die anderer Benutzer im selben Geschäftsbereich.
SharePoint verwendet ein völlig anderes Modell: Eigentümer, Mitglieder und Besucher, das auf Website-, Bibliotheks- oder Ordnerebene angewendet wird. SharePoint hat keinen Einblick in die Datensätze, Rollen oder CRM-Hierarchien von Dynamics 365. Wenn Dokumente an SharePoint übertragen werden, wird das CRM-Sicherheitsmodell einfach nicht mit übertragen.
Das Ergebnis: SharePoint behandelt alle integrierten Dokumente so, als seien sie für alle SharePoint-Benutzer gleichermaßen zugänglich. Ihr sorgfältig konfiguriertes Dynamics 365-Sicherheitsmodell endet an der CRM-Grenze.
Wie lässt sich das Sicherheitsmodell von Dynamics 365 auf SharePoint übertragen?
Die Antwort lautet: automatisierte Berechtigungssynchronisierung in Echtzeit. CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator leistet genau das und ist seit 2015 Marktführer im Bereich der Berechtigungssynchronisierung zwischen Dynamics und SharePoint.
Was bewirkt der Berechtigungsreplikator von Dynamics 365 nach SharePoint?
Jedes Element Ihres Dynamics 365-Sicherheitsmodells wird automatisch auf SharePoint repliziert:
- Benutzer
- Sicherheitsrollen
- Geschäftsbereiche
- Teams und Zugriffsteams
- Berechtigungsstufe (Benutzer/Geschäftseinheit/übergeordnete Einheit/Organisation)
- Hierarchische Sicherheit (Position / Vorgesetzter)
- Austausch auf Rekordniveau
- AAD-Sicherheitsgruppen und Office-Gruppen
Benötigen Sie einen Implementierungsprozess? Sehen Sie sich das hier an Schritt-für-Schritt-Anleitung Zu Ihrer Information.
Wie funktioniert die Echtzeit-Synchronisierung zwischen Dynamics 365 CRM und SharePoint eigentlich?
Jede Änderung in Dynamics 365 – sei es eine Rollenzuweisung, eine Aktualisierung der Teammitgliedschaft oder eine Übertragung der Datensatzverantwortung – wird automatisch erkannt und in SharePoint übernommen. Es gibt keinen Batch-Job, kein geplantes Synchronisierungsfenster und keinen manuellen Schritt. Sobald sich die Zugriffsrechte in Dynamics 365 ändern, wird dies sofort in SharePoint widergespiegelt.
Es wird ein lückenloser Prüfpfad für jede Berechtigungsänderung geführt, wodurch Compliance-Teams die erforderliche Transparenz für die Berichterstattung gemäß DSGVO, NIST und PCI DSS erhalten.
Wie verwalten Sie die Metadaten von Dokumenten zwischen Dynamics 365 und SharePoint?
Die Sicherheit legt fest, wer auf ein Dokument zugreifen darf. Metadaten entscheiden darüber, ob es überhaupt gefunden werden kann.
Ohne Metadatenverwaltung werden SharePoint-Dokumentenbibliotheken zu einem flachen, unstrukturierten Archiv. Dateien werden uneinheitlich benannt, von verschiedenen Benutzern unterschiedlich gekennzeichnet und lassen sich in großem Umfang nicht filtern. Das Dokument ist zwar technisch zugänglich, aber praktisch unauffindbar.
Wie geht man richtig mit Dynamics 365- und SharePoint-Metadaten um?
Drag & Drop und Metadaten für Dynamics 365 CE löst dieses Problem direkt, indem es den gesamten Prozess des Hochladens und Versiehens von Dokumenten in Dynamics 365 integriert – ganz ohne Kontextwechsel.
Was bewirkt die Metadaten-Funktion „Drag & Drop“ für Dynamics 365?
Von überall hochladen, ohne das CRM zu verlassen: Benutzer können Dateien per Drag & Drop oder als Massen-Upload direkt in einen beliebigen Dynamics 365-Datensatz einfügen. Ein Wechsel zu SharePoint, manuelles Navigieren oder separate Browser-Tabs sind nicht erforderlich.
Automatische Metadaten-Kennzeichnung: Wenn eine Datei zu einem Dynamics 365-Datensatz hochgeladen wird, ordnet das Tool automatisch die Werte der CRM-Felder – wie „Kundenname“, „Kundentyp“, „Vertragsphase“, „Region“ oder beliebige benutzerdefinierte Felder – den entsprechenden Metadatenspalten der Tabelle SharePoint zu. Die Dokumente werden bereits beim Hochladen mit Tags versehen; dies erfolgt nicht in einem separaten manuellen Schritt.
Filterung und Suche nach Metadaten: Da jedes Dokument durchgängig mit Metadaten aus dem CRM versehen ist, können Benutzer die SharePoint-Dokumentbibliotheken nach jedem zugeordneten Feld filtern und durchsuchen.
Warum ist die Qualität der Metadaten für die Integration von Dynamics 365 und SharePoint von Bedeutung?
- Auffindbarkeit: Mit Tags versehene Dokumente lassen sich in Sekundenschnelle filtern. Dokumente ohne Tags müssen manuell durchsucht werden.
- Einhaltung: Metadaten liefern den Kontext für Prüfpfade: Wer hat was hochgeladen, zu welchem Datensatz und mit welcher Klassifizierung?.
- KI-Bereitschaft: Wenn Unternehmen Microsoft Copilot und die KI-gestützte Dokumentensuche einführen, bilden strukturierte Metadaten die Grundlage dafür, dass die semantische Suche nützliche Ergebnisse liefert.
Wie strukturiert man SharePoint-Ordner für die Dynamics 365-Integration?
Berechtigungen und Metadaten lösen Probleme beim Zugriff und bei der Auffindbarkeit. Die Ordnerstruktur entscheidet darüber, ob das System skalierbar ist oder bei großem Datenvolumen zusammenbricht.
SharePoint legt eine feste Obergrenze von 50.000 eindeutige Berechtigungseinträge (ACLs) pro Dokumentbibliothek. Organisationen, die Dynamics 365-Berechtigungen auf Datensatzebene mit SharePoint synchronisieren, können bei steigendem Dokumentenvolumen unerwartet an diese Obergrenze stoßen. Wenn diese Grenze erreicht ist, verschlechtert sich die Berechtigungsvererbung, und die Leistung von SharePoint leidet darunter.
SharePoint Structure Creator löst dieses Problem, indem es in SharePoint automatisch eine logische Ordnerhierarchie generiert und pflegt, die auf Regeln basiert, die anhand Ihrer Dynamics 365-Daten definiert wurden. Durch die Gruppierung von Dokumenten in strukturierten, berechtigungseffizienten Ordnerbäumen – anstatt einzelne Berechtigungen auf Dokumentebene zu vergeben – bleibt die Anzahl der ACLs überschaubar, Berechtigungen werden korrekt vererbt und Bibliotheken bleiben auch bei zunehmender Größe übersichtlich.
Was ist die Komplettlösung für das Dokumentenmanagement bei Dynamics 365 und SharePoint?
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Herausforderung |
Lösung |
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Dynamics 365-Berechtigungen werden nicht mit SharePoint synchronisiert |
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Fehlende Metadaten Uploads einzelner Dateien und keine Drag-and-Drop-Funktion |
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Unübersichtliche Bibliotheken und ACL begrenzen das Risiko |
Wenn alle drei zusammenwirken:
- Ein CRM-Benutzer lädt mehrere Dokumente in einem einzigen Schritt per Drag & Drop aus einem Dynamics 365-Datensatz hoch, ohne zwischen Anwendungen wechseln zu müssen.
- Metadaten werden beim Hochladen automatisch anhand der Werte aus den CRM-Feldern zugewiesen.
- Die Datei wird im richtigen SharePoint-Ordner abgelegt, der automatisch von SharePoint Structure Creator strukturiert wird.
- CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator stellt sicher, dass nur Benutzer mit den entsprechenden Dynamics 365-Zugriffsrechten das Dokument in SharePoint in Echtzeit und kontinuierlich einsehen können.
Das Ergebnis ist eine Integration von Dynamics 365 und SharePoint, die sicher, übersichtlich, durchsuchbar und skalierbar ist – ganz ohne manuelle Verwaltung oder kundenspezifische Entwicklung.
So funktioniert der Replicator für Berechtigungen von CB Dynamics 365 bis SharePoint
Häufig gestellte Fragen
Funktioniert die Integration von Dynamics 365 und SharePoint in einer lokalen Umgebung?
Wie lange dauert die Einrichtung des Berechtigungsreplikators von Dynamics 365 auf SharePoint?
Können Metadaten automatisch von Dynamics 365 nach SharePoint synchronisiert werden?
Was passiert mit den vorhandenen Dokumenten, wenn wir diese Tools einsetzen?
Gibt es eine kostenlose Testversion?
Machen Sie den nächsten Schritt hin zu einer sicheren, übersichtlichen und skalierbaren Dynamics 365 + SharePoint-Konfiguration.
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