主要收获
- 原生 Dynamics 365 与 SharePoint 的集成 将文档存储在 SharePoint 中，但不会复制 CRM 安全角色, ，业务部门、团队或记录级别的访问权限，从而立即造成权限缺口
- CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator 将完整的 Dynamics 365 安全模型实时自动同步到 SharePoint, ，包括权限深度、层次结构安全、AAD 组、访问团队以及文档级共享
- 没有 元数据管理, SharePoint 文档库在规模扩大后会变得杂乱无章且无法搜索，不同用户对文件添加的标签不一致，导致无法高效地筛选或定位文件
- Dynamics 365 CE 的拖放和元数据 通过以下方式解决了这个问题： 将 CRM 字段值自动映射到 SharePoint 元数据 上传时的列数，并支持直接在 Dynamics 365 内通过拖放方式管理文档
- 一致且源自CRM的元数据也是……的基础 基于人工智能的文档搜索. 随着各组织采用 Microsoft Copilot 和 AI 搜索工具，结构化元数据将决定搜索结果的质量
了解用于 Dynamics 365 和 SharePoint 权限同步的工具
试想一下： 您的销售团队成功促成了一笔大单。合同、提案和保密协议（NDA）文件通过与Dynamics 365的集成上传到了SharePoint系统。一切看似正常，直到财务部门某位无权访问该客户CRM数据的人员打开了SharePoint，并查看了一份本不该由其看到的文件。.
这并非配置错误。这是所有标准 Dynamics 365 与 SharePoint 集成方案的默认行为。它对文档元数据的影响与对安全性的影响同样显著：文件导入 SharePoint 后，既没有统一的命名规则，也没有标签，更无法进行大规模的筛选或检索。.
对于依赖 Dynamics 365 进行文档管理的组织而言，权限缺失和元数据混乱这两个问题，正是决定系统能否正常运行，还是会日复一日地悄无声息地制造合规与生产力风险的关键所在。.
本指南清晰地阐述了这两个问题，并说明了如何在不进行定制开发或手动变通的情况下解决它们。.
什么是 Dynamics 365 和 SharePoint 集成？它们究竟起什么作用？
Dynamics 365 与 SharePoint 的集成将微软的 CRM 平台与 SharePoint Online（或本地部署的 SharePoint）连接起来，用于文档存储。 启用该功能后，与 Dynamics 365 记录、客户、联系人、商机、服务单相关的文档将存储在 SharePoint 中，而非 Dynamics 365 数据库中。.
这不仅降低了 CRM 的存储占用，还让用户能够使用 SharePoint 的文档管理功能，并可在 Dynamics 365 界面中查看文档。.
原生 Dynamics 365 和 SharePoint 集成无法实现的功能：
- 复制 将 Dynamics 365 安全角色或业务单元权限分配给 SharePoint
- 自动创建有条理的 文件夹结构 在 SharePoint 文库中
- 为文档添加标签 元数据 来自其父级 CRM 记录
- 商店 电子邮件或便条附件 在 SharePoint 中
正是由于这些差距，大多数组织才发现系统集成带来的问题与解决的问题一样多，这也正是为何会有专门设计的工具来弥补这些差距。.
为什么原生的 Dynamics 365 和 SharePoint 集成无法同步权限？
Dynamics 365 和 SharePoint 都是微软的产品，但它们运行在根本上截然不同的安全架构之上。.
Dynamics 365 通过分层模型来实施访问控制：安全角色、业务部门、团队、权限深度级别（用户、业务部门、上级、组织）以及基于层级的访问权限。这些规则在记录级别应用，用户可以访问自己的账户，但无法访问同一业务部门中的其他账户。.
SharePoint 采用了一种完全不同的模型：所有者、成员和访客，该模型可在站点、库或文件夹级别应用。SharePoint 无法查看 Dynamics 365 的记录、角色或 CRM 层次结构。 当文档被推送至 SharePoint 时，CRM 安全模型根本不会随文档一同迁移。.
结果是：SharePoint 将所有集成文档视为对所有 SharePoint 用户均可平等访问。您精心配置的 Dynamics 365 安全模型仅适用于 CRM 系统内部。.
如何将 Dynamics 365 安全模型复制到 SharePoint 上？
答案就是自动化的、实时权限同步。. CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator 该产品正是为此而设计，自2015年以来一直是Dynamics与SharePoint权限同步领域的市场领导者。.
“Dynamics 365 到 SharePoint 权限复制器”的作用是什么？
您 Dynamics 365 安全模型中的每个元素都会自动复制到 SharePoint 中：
- 用户
- 安全角色
- 业务部门
- 团队和访问团队
- 权限层级（用户/业务单元/上级/组织）
- 层级安全（职位/经理）
- 创纪录的共享量
- AAD 安全组和 Office 组
需要一个实施流程吗？请参阅此处 步骤指南 供您参考。.
Dynamics 365 CRM 与 SharePoint 之间的实时同步究竟是如何实现的？
Dynamics 365 中的每一项变更——无论是角色分配、团队成员资格更新还是记录所有权转移——都会被自动检测到，并在 SharePoint 中实时同步。无需批处理作业，无需预定同步时段，也无需任何手动操作。只要 Dynamics 365 中的访问权限发生变更，SharePoint 就会立即反映出来。.
系统会完整记录每次权限变更的审计轨迹，为合规团队提供进行GDPR、NIST和PCI DSS报告所需的可视性。.
在 Dynamics 365 和 SharePoint 之间，您如何管理文档元数据？
安全机制决定谁可以访问文档。元数据则决定了是否有人能找到该文档。.
如果没有元数据管理，SharePoint 文档库就会变成一个扁平的、无结构的档案库。文件命名不规范，不同用户为其添加的标签各不相同，因此无法进行大规模筛选。从技术上讲，这些文档是可以访问的，但在实际操作中却难以查找。.
如何正确处理 Dynamics 365 和 SharePoint 元数据？
Dynamics 365 CE 的拖放和元数据 通过将整个文档上传和标记流程直接整合到 Dynamics 365 中，无需任何上下文切换，从而直接解决了这一问题。.
Dynamics 365 的“拖放元数据”功能有什么作用？
无需离开 CRM，即可从任何地方上传文件： 用户可将文件直接拖放或批量上传至任何 Dynamics 365 记录中。无需切换至 SharePoint、手动导航或打开单独的浏览器标签页。.
自动元数据标记： 当针对 Dynamics 365 记录上传文件时，该工具会自动将 CRM 字段值（如“客户名称”、“客户类型”、“商机阶段”、“地区”或任何自定义字段）映射到相应的 SharePoint 元数据列。文档会在上传时自动添加标签，无需单独进行手动操作。.
元数据过滤与搜索： 由于每份文档都始终带有源自 CRM 的元数据标签，因此用户可以按任何映射字段对 SharePoint 文档库进行筛选和搜索。.
为什么元数据质量对 Dynamics 365 与 SharePoint 的集成如此重要？
- 可查找性： 已标记的文档可在几秒钟内完成筛选。未标记的文档则需要手动浏览。.
- 合规： 元数据为审计轨迹提供了背景信息，包括谁上传了什么内容、针对哪条记录以及采用何种分类。.
- AI就绪度： 随着各组织采用 Microsoft Copilot 和基于人工智能的文档搜索，结构化元数据成为确保语义搜索能返回有用结果的基础。.
如何为 Dynamics 365 集成构建 SharePoint 文件夹结构？
权限和元数据解决了访问和可查找性问题。文件夹结构决定了系统能否扩展，还是会在数据量过大时崩溃。.
SharePoint 强制执行一个硬性限制，即 每个文档库最多支持 50,000 个唯一的权限条目（ACL）. 随着文档数量的增加，将 Dynamics 365 级别的权限同步到 SharePoint 的组织可能会意外触及这一上限。当达到该限制时，权限继承机制将失效，导致 SharePoint 的性能下降。.
SharePoint Structure Creator 通过基于您在 Dynamics 365 数据中定义的规则，在 SharePoint 中自动生成并维护逻辑文件夹层次结构，从而解决了这一问题。 通过将文档归类到结构化且权限管理高效的文件夹树中，而非在文档级别单独设置权限，不仅使访问控制列表（ACL）的数量保持在可控范围内，确保权限正确继承，还能在库规模扩大时维持良好的导航体验。.
Dynamics 365 和 SharePoint 文档管理的完整解决方案是什么？
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挑战 |
解决方案 |
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Dynamics 365 的权限无法同步到 SharePoint |
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缺少元数据 仅支持单文件上传，且不支持拖放功能 |
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杂乱无章的图书馆和ACL可降低风险 |
当这三者协同作用时：
- CRM用户可通过拖放操作，从Dynamics 365记录中一次性上传多份文档，无需切换应用程序。.
- 元数据会在上传时根据 CRM 字段值自动生成。.
- 该文件被放置在正确的 SharePoint 文件夹中，该文件夹由 SharePoint Structure Creator 自动创建。.
- CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator 确保只有具备正确 Dynamics 365 访问权限的用户才能在 SharePoint 中实时、持续地查看该文档。.
最终实现的Dynamics 365与SharePoint集成方案既安全、条理清晰、可搜索，又具备可扩展性，且无需人工管理或定制开发。.
了解 CB Dynamics 365 至 SharePoint 权限复制器的工作原理
常见的问题
Dynamics 365 与 SharePoint 的集成在本地环境中能正常运行吗？
配置 Dynamics 365 到 SharePoint 权限复制器需要多长时间？
能否将元数据从 Dynamics 365 自动同步到 SharePoint？
部署这些工具后，现有文档会发生什么变化？
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