Principales conclusiones
- La integración nativa de Dynamics 365 y SharePoint almacena documentos en SharePoint, pero no replica los roles de seguridad de CRM, unidades de negocio, equipos o acceso a nivel de registro, lo que genera una brecha de permisos inmediata
- CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator sincroniza automáticamente y en tiempo real todo el modelo de seguridad de Dynamics 365 con el de SharePoint, incluyendo el nivel de privilegios, la seguridad jerárquica, los grupos de AAD, los equipos de acceso y el uso compartido a nivel de documento
- Sin gestión de metadatos, las bibliotecas de documentos SharePoint pierden su estructura y no se pueden consultar a gran escala; los archivos etiquetados de forma inconsistente por distintos usuarios no se pueden filtrar ni localizar de manera eficiente
- Arrastrar y soltar y metadatos para Dynamics 365 CE resuelve esto mediante asignación automática de los valores de los campos del CRM a los metadatos de SharePoint columnas en el momento de la subida, con gestión de documentos mediante arrastrar y soltar disponible directamente dentro de Dynamics 365
- Los metadatos coherentes y procedentes del CRM también constituyen la base para Búsqueda de documentos basada en inteligencia artificial. A medida que las organizaciones adoptan Microsoft Copilot y las herramientas de búsqueda basadas en IA, los metadatos estructurados determinan la calidad de los resultados
Descubre la herramienta para la sincronización de permisos de Dynamics 365 y SharePoint
Imagínate lo siguiente: Tu equipo de ventas cierra un acuerdo importante. Los contratos, las propuestas y los acuerdos de confidencialidad se suben a SharePoint a través de tu integración con Dynamics 365. Todo parece ir bien, hasta que alguien del departamento de finanzas, que no tiene acceso al CRM de esa cuenta, abre SharePoint y lee un documento que nunca debería haber visto.
No se trata de un error de configuración. Es el comportamiento predeterminado de cualquier integración estándar entre Dynamics 365 y SharePoint. Y afecta tanto a los metadatos de los documentos como a la seguridad: los archivos llegan a SharePoint sin una nomenclatura coherente, sin etiquetas y sin posibilidad de filtrarlos o buscarlos a gran escala.
Para las organizaciones que utilizan Dynamics 365 para la gestión de documentos, estos dos problemas —las lagunas en los permisos y el caos en los metadatos— marcan la diferencia entre un sistema que funciona y otro que, sin que nos demos cuenta, genera cada día riesgos para el cumplimiento normativo y la productividad.
Esta guía explica ambos problemas con claridad y muestra cómo resolverlos sin necesidad de desarrollo a medida ni soluciones manuales.
¿Qué es la integración Dynamics 365 y SharePoint y para qué sirve realmente?
La integración Dynamics 365 SharePoint conecta la plataforma CRM de Microsoft con SharePoint Online (o SharePoint local) para el almacenamiento de documentos. Cuando está habilitada, los documentos asociados a los registros, cuentas, contactos, oportunidades y casos de Dynamics 365 se almacenan en SharePoint en lugar de en la base de datos de Dynamics 365.
Esto reduce el consumo de almacenamiento del CRM, ofrece a los usuarios acceso a las funciones de gestión de documentos de SharePoint y les permite visualizar los documentos desde la interfaz de Dynamics 365.
Lo que no hace la integración nativa de Dynamics 365 y SharePoint:
- Replicar Roles de seguridad de Dynamics 365 o permisos de unidad de negocio a SharePoint
- Crear automáticamente archivos organizados estructuras de carpetas en las bibliotecas SharePoint
- Etiqueta los documentos con metadatos a partir de su registro principal en el CRM
- Tienda archivos adjuntos a correos electrónicos o notas en SharePoint
Estas carencias son la razón por la que la mayoría de las organizaciones consideran que la integración genera tantos problemas como los que resuelve, y por la que existen herramientas específicas para subsanarlas.
¿Por qué la integración nativa de Dynamics 365 y SharePoint no sincroniza los permisos?
Tanto Dynamics 365 como SharePoint son productos de Microsoft, pero funcionan con arquitecturas de seguridad fundamentalmente diferentes.
Dynamics 365 controla el acceso mediante un modelo por capas: roles de seguridad, unidades de negocio, equipos, niveles de privilegios (usuario, unidad de negocio, unidad superior, organización) y acceso basado en jerarquías. Estas reglas se aplican a nivel de registro; un usuario puede tener acceso a sus propias cuentas, pero no a las de otros usuarios de la misma unidad de negocio.
SharePoint utiliza un modelo totalmente diferente: propietarios, miembros y visitantes, que se aplica a nivel de sitio, biblioteca o carpeta. SharePoint no tiene visibilidad sobre los registros, los roles ni las jerarquías de CRM de Dynamics 365. Cuando los documentos se transfieren a SharePoint, el modelo de seguridad de CRM simplemente no se transfiere con ellos.
El resultado: SharePoint trata todos los documentos integrados como si fueran igualmente accesibles para todos los usuarios de SharePoint. El modelo de seguridad de Dynamics 365 que has configurado con tanto esmero se detiene en el límite del CRM.
¿Cómo se adapta el modelo de seguridad Dynamics 365 al SharePoint?
La respuesta es la sincronización automática de permisos en tiempo real. CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator Hace precisamente eso y es líder del mercado en la sincronización de permisos entre Dynamics y SharePoint desde 2015.
¿Para qué sirve el replicador de permisos de Dynamics 365 a SharePoint?
Todos los elementos de tu modelo de seguridad Dynamics 365 se replican automáticamente en SharePoint:
- Usuarios
- Roles de seguridad
- Unidades de negocio
- Equipos y equipos de acceso
- Nivel de privilegios (usuario/unidad de negocio/superior/organización)
- Seguridad jerárquica (puesto / responsable)
- Compartir a niveles sin precedentes
- Grupos de seguridad de AAD y grupos de Office
¿Necesitas un proceso de implementación? Echa un vistazo a esto guía paso a paso Para tu información.
¿Cómo funciona realmente la sincronización en tiempo real entre Dynamics 365 CRM y SharePoint?
Cada cambio en Dynamics 365 —ya sea una asignación de rol, una actualización de la pertenencia a un equipo o una transferencia de titularidad de un registro— se detecta automáticamente y se refleja en SharePoint. No hay ningún trabajo por lotes, ni ventana de sincronización programada, ni paso manual. En el momento en que se producen cambios de acceso en Dynamics 365, SharePoint los refleja.
Se mantiene un registro de auditoría completo de cada cambio de permiso, lo que proporciona a los equipos de cumplimiento normativo la visibilidad que necesitan para la elaboración de informes conforme al RGPD, el NIST y la norma PCI DSS.
¿Cómo se gestionan los metadatos de los documentos entre Dynamics 365 y SharePoint?
La seguridad determina quién puede acceder a un documento. Los metadatos determinan si cualquiera puede encontrarlo.
Sin una gestión de metadatos, las bibliotecas de documentos SharePoint se convierten en un archivo plano y desestructurado. Los archivos tienen nombres incoherentes, están etiquetados de forma diferente por distintos usuarios y es imposible filtrarlos a gran escala. El documento es técnicamente accesible, pero en la práctica es imposible de encontrar.
¿Cuál es la forma correcta de gestionar los metadatos Dynamics 365 y SharePoint?
Arrastrar y soltar y metadatos para Dynamics 365 CE resuelve esto directamente al integrar todo el proceso de subida y etiquetado de documentos dentro de Dynamics 365, sin necesidad de cambiar de contexto.
¿Para qué sirve la función «Arrastrar y soltar» de metadatos para Dynamics 365?
Sube archivos desde cualquier lugar, sin salir del CRM: Los usuarios pueden arrastrar y soltar archivos, o subirlos de forma masiva, directamente en cualquier registro de Dynamics 365. Sin necesidad de cambiar a SharePoint, sin navegación manual ni pestañas separadas del navegador.
Etiquetado automático de metadatos: Cuando se sube un archivo asociado a un registro Dynamics 365, la herramienta asigna automáticamente los valores de los campos del CRM —nombre de la cuenta, tipo de cliente, fase de la operación, región o cualquier campo personalizado— a las columnas de metadatos SharePoint correspondientes. Los documentos se etiquetan en el momento de la subida, sin necesidad de realizar un paso manual adicional.
Filtrado y búsqueda de metadatos: Dado que todos los documentos se etiquetan de forma sistemática con metadatos procedentes del CRM, los usuarios pueden filtrar y buscar en las bibliotecas de documentos de SharePoint por cualquier campo asignado.
¿Por qué es importante la calidad de los metadatos para la integración de Dynamics 365 y SharePoint?
- Facilidad de búsqueda: Los documentos etiquetados se pueden filtrar en cuestión de segundos. Los documentos sin etiquetar requieren una búsqueda manual.
- Cumplimiento normativo: Los metadatos proporcionan contexto para los registros de auditoría: quién subió qué, en relación con qué registro y con qué clasificación.
- Preparación para la IA: A medida que las organizaciones adoptan Microsoft Copilot y la búsqueda de documentos basada en IA, los metadatos estructurados constituyen la base que permite que la búsqueda semántica ofrezca resultados útiles.
¿Cómo se estructuran las carpetas SharePoint para la integración con Dynamics 365?
Los permisos y los metadatos resuelven los problemas de acceso y localización. La estructura de carpetas determina si el sistema es escalable o si se colapsa ante un gran volumen de datos.
SharePoint impone un límite estricto de 50 000 entradas de permisos únicas (ACL) por biblioteca de documentos. Las organizaciones que sincronizan los permisos de Dynamics 365 a nivel de registro con SharePoint pueden alcanzar este límite de forma inesperada a medida que aumenta el volumen de documentos. Cuando se alcanza este límite, la herencia de permisos se ve afectada y el rendimiento de SharePoint se ve mermado.
SharePoint Structure Creator resuelve este problema generando y manteniendo automáticamente una jerarquía lógica de carpetas en SharePoint basada en reglas definidas a partir de los datos de Dynamics 365. Al agrupar los documentos en árboles de carpetas estructurados y eficientes en cuanto a permisos, en lugar de aplicar permisos individuales a nivel de documento, el número de listas de control de acceso (ACL) se mantiene manejable, los permisos se heredan correctamente y las bibliotecas siguen siendo fáciles de navegar a medida que crecen.
¿Cuál es la solución integral para la gestión documental de Dynamics 365 y SharePoint?
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Desafío |
Solución |
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Los permisos de Dynamics 365 no se sincronizan con SharePoint |
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Falta de metadatos Subidas de un solo archivo y sin función de arrastrar y soltar |
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Las bibliotecas desorganizadas y el ACL limitan el riesgo |
Cuando los tres trabajan juntos:
- Un usuario del CRM sube varios documentos de una sola vez mediante la función de arrastrar y soltar desde un registro de Dynamics 365, sin necesidad de cambiar de aplicación.
- Los metadatos se asignan automáticamente a partir de los valores de los campos del CRM en el momento de la carga.
- El archivo se guarda en la carpeta SharePoint correcta, organizada automáticamente por SharePoint Structure Creator.
- CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator garantiza que solo los usuarios con el acceso adecuado a Dynamics 365 puedan ver el documento en SharePoint, en tiempo real y de forma continua.
El resultado es una integración entre Dynamics 365 y SharePoint segura, organizada, con capacidad de búsqueda y escalable, sin necesidad de administración manual ni desarrollo a medida.
Descubre cómo funciona el replicador de permisos de CB Dynamics 365 a SharePoint
Preguntas frecuentes
¿Funciona la integración de Dynamics 365 y SharePoint en un entorno local?
¿Cuánto tiempo se tarda en configurar el replicador de permisos de Dynamics 365 a SharePoint?
¿Se pueden sincronizar automáticamente los metadatos de Dynamics 365 a SharePoint?
¿Qué ocurre con los documentos existentes cuando implementamos estas herramientas?
¿Hay alguna prueba gratuita?
Da el siguiente paso hacia una configuración Dynamics 365 + SharePoint segura, organizada y escalable.
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Prueba gratis las funciones de «arrastrar y soltar» y metadatos para Dynamics 365 CE →
