Principaux enseignements
- L'intégration native des modèles Dynamics 365 et SharePoint enregistre les documents dans SharePoint mais ne réplique pas les rôles de sécurité CRM, aux unités opérationnelles, aux équipes ou au niveau des enregistrements, ce qui entraîne un déficit immédiat en matière d'autorisations
- CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator synchronise automatiquement et en temps réel l'intégralité du modèle de sécurité Dynamics 365 vers SharePoint, notamment la profondeur des privilèges, la sécurité hiérarchique, les groupes AAD, les équipes d'accès et le partage au niveau des documents
- Sans gestion des métadonnées, les bibliothèques de documents SharePoint deviennent désorganisées et impossibles à consulter à grande échelle ; les fichiers étiquetés de manière incohérente par différents utilisateurs ne peuvent être ni filtrés ni localisés efficacement
- Glisser-déposer et métadonnées pour Dynamics 365 CE résout ce problème en mappage automatique des valeurs des champs CRM vers les métadonnées SharePoint colonnes au moment du téléchargement, avec une gestion des documents par glisser-déposer disponible directement dans Dynamics 365
- Des métadonnées cohérentes, issues du CRM, constituent également la base de Recherche de documents basée sur l'IA. À mesure que les entreprises adoptent Microsoft Copilot et les outils de recherche basés sur l'IA, les métadonnées structurées déterminent la qualité des résultats
Découvrez l'outil de synchronisation des autorisations pour les modèles Dynamics 365 et SharePoint
Imaginez un peu : Votre équipe commerciale conclut une affaire majeure. Les contrats, les devis et les accords de confidentialité sont téléchargés dans SharePoint via votre intégration Dynamics 365. Tout semble se passer comme prévu, jusqu’à ce qu’un collaborateur du service financier, qui n’a pas accès au CRM pour ce compte, ouvre SharePoint et consulte un document qu’il n’était pas censé voir.
Il ne s'agit pas d'une erreur de configuration. C'est le comportement par défaut de toute intégration standard entre Dynamics 365 et SharePoint. Et cela affecte autant les métadonnées des documents que la sécurité : les fichiers sont transférés vers SharePoint sans nomenclature cohérente, sans balises et sans aucun moyen de les filtrer ou de les retrouver à grande échelle.
Pour les organisations qui s'appuient sur le modèle Dynamics 365 pour la gestion documentaire, ces deux problèmes – les lacunes en matière d'autorisations et le chaos des métadonnées – font toute la différence entre un système qui fonctionne et un système qui, jour après jour, engendre discrètement des risques en matière de conformité et de productivité.
Ce guide explique clairement ces deux problèmes et indique comment les résoudre sans avoir recours à un développement sur mesure ni à des solutions de contournement manuelles.
Qu'est-ce que l'intégration Dynamics 365 SharePoint et à quoi sert-elle concrètement ?
L'intégration Dynamics 365-SharePoint relie la plateforme CRM de Microsoft à SharePoint Online (ou à la version sur site de SharePoint) pour le stockage des documents. Lorsqu’elle est activée, les documents associés aux enregistrements, comptes, contacts, opportunités et dossiers de Dynamics 365 sont stockés dans SharePoint plutôt que dans la base de données Dynamics 365.
Cela permet de réduire l'espace de stockage utilisé par le CRM, offre aux utilisateurs l'accès aux fonctionnalités de gestion documentaire de SharePoint et leur permet de consulter des documents directement depuis l'interface de Dynamics 365.
Ce que l'intégration native Dynamics 365 et SharePoint ne permet pas de faire :
- Dupliquer Rôles de sécurité Dynamics 365 ou autorisations des unités opérationnelles vers SharePoint
- Créer automatiquement des fichiers organisés structures de dossiers dans les bibliothèques SharePoint
- Ajouter des balises aux documents avec métadonnées à partir de leur fiche CRM parent
- Boutique pièces jointes aux e-mails ou aux notes dans SharePoint
C'est en raison de ces lacunes que la plupart des organisations constatent que l'intégration pose autant de problèmes qu'elle n'en résout, et que des outils spécialement conçus existent pour y remédier.
Pourquoi l'intégration native Dynamics 365 et SharePoint ne synchronise-t-elle pas les autorisations ?
Dynamics 365 et SharePoint sont tous deux des produits Microsoft, mais ils reposent sur des architectures de sécurité fondamentalement différentes.
Dynamics 365 gère les droits d'accès selon un modèle à plusieurs niveaux : rôles de sécurité, entités opérationnelles, équipes, niveaux de privilèges (utilisateur, entité opérationnelle, entité parente, organisation) et accès basé sur la hiérarchie. Ces règles s'appliquent au niveau des enregistrements ; ainsi, un utilisateur peut avoir accès à ses propres comptes, mais pas à ceux d'autres utilisateurs de la même entité opérationnelle.
SharePoint utilise un modèle totalement différent : propriétaires, membres et visiteurs, appliqué au niveau du site, de la bibliothèque ou du dossier. SharePoint n'a aucune visibilité sur les enregistrements, les rôles ou les hiérarchies CRM de Dynamics 365. Lorsque des documents sont transférés vers SharePoint, le modèle de sécurité CRM n'est tout simplement pas transféré avec eux.
Résultat : SharePoint considère que tous les documents intégrés sont accessibles de la même manière à tous les utilisateurs de SharePoint. Votre modèle de sécurité Dynamics 365, que vous avez soigneusement configuré, s'arrête aux limites du CRM.
Comment transposer le modèle de sécurité Dynamics 365 au modèle SharePoint ?
La réponse réside dans la synchronisation automatisée des autorisations en temps réel. CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator C'est exactement ce qu'il fait, et il est le leader du marché de la synchronisation des autorisations entre Dynamics et SharePoint depuis 2015.
À quoi sert le réplicateur d'autorisations Dynamics 365 vers SharePoint ?
Chaque élément de votre modèle de sécurité Dynamics 365 est automatiquement répliqué vers SharePoint :
- Utilisateurs
- Rôles de sécurité
- Divisions
- Équipes et équipes d'accès
- Niveau de privilège (utilisateur/unité opérationnelle/parent/organisation)
- Sécurité hiérarchique (poste / responsable)
- Partage à un niveau record
- Groupes de sécurité AAD et groupes Office
Vous avez besoin d'un processus de mise en œuvre ? Consultez ceci guide étape par étape à titre d'information.
Comment fonctionne concrètement la synchronisation en temps réel entre le CRM Dynamics 365 et le SharePoint ?
Toute modification dans la table Dynamics 365 (attribution d'un rôle, mise à jour de l'appartenance à une équipe, transfert de propriété d'un enregistrement) est automatiquement détectée et répercutée dans la table SharePoint. Il n'y a ni tâche batch, ni fenêtre de synchronisation planifiée, ni intervention manuelle. Dès qu'un changement d'accès est effectué dans la table Dynamics 365, la table SharePoint le reflète immédiatement.
Une piste d'audit complète de chaque modification d'autorisation est conservée, offrant ainsi aux équipes chargées de la conformité la visibilité dont elles ont besoin pour établir les rapports requis par le RGPD, le NIST et la norme PCI DSS.
Comment gérez-vous les métadonnées des documents entre les versions Dynamics 365 et SharePoint ?
La sécurité détermine qui peut accéder à un document. Les métadonnées permettent de savoir si n'importe qui peut le trouver.
Sans gestion des métadonnées, les bibliothèques de documents SharePoint se transforment en une archive plate et non structurée. Les fichiers sont nommés de manière incohérente, étiquetés différemment selon les utilisateurs, et impossibles à filtrer à grande échelle. Techniquement, le document est accessible, mais dans la pratique, il est introuvable.
Quelle est la bonne manière de traiter les métadonnées Dynamics 365 et SharePoint ?
Glisser-déposer et métadonnées pour Dynamics 365 CE résout directement ce problème en intégrant l'ensemble du processus de téléchargement et d'étiquetage des documents au sein de Dynamics 365, sans aucun changement de contexte.
À quoi sert la fonction « glisser-déposer » des métadonnées pour le Dynamics 365 ?
Importez des fichiers depuis n'importe où, sans quitter le CRM : Les utilisateurs peuvent glisser-déposer des fichiers ou les télécharger en masse directement sur n'importe quel enregistrement Dynamics 365. Pas besoin de basculer vers SharePoint, de naviguer manuellement ou d'ouvrir des onglets de navigateur distincts.
Marquage automatique des métadonnées : Lorsqu'un fichier est importé en lien avec un enregistrement Dynamics 365, l'outil associe automatiquement les valeurs des champs CRM (nom du compte, type de client, étape de la transaction, région ou tout autre champ personnalisé) aux colonnes de métadonnées SharePoint correspondantes. Le marquage des documents s'effectue au moment de l'importation et ne nécessite pas d'étape manuelle distincte.
Filtrage et recherche par métadonnées : Chaque document étant systématiquement associé à des métadonnées issues du CRM, les utilisateurs peuvent filtrer et effectuer des recherches dans les bibliothèques de documents SharePoint en fonction de n'importe quel champ mappé.
Pourquoi la qualité des métadonnées est-elle importante pour l'intégration Dynamics 365 et SharePoint ?
- Facilité de recherche : Les documents étiquetés peuvent être filtrés en quelques secondes. Les documents non étiquetés nécessitent une recherche manuelle.
- Conformité : Les métadonnées fournissent le contexte nécessaire aux pistes d'audit : qui a mis en ligne quoi, pour quel enregistrement et avec quelle classification.
- Préparation à l'IA : À mesure que les entreprises adoptent Microsoft Copilot et la recherche de documents basée sur l'IA, les métadonnées structurées constituent la base qui permet à la recherche sémantique de fournir des résultats pertinents.
Comment organiser les dossiers SharePoint pour l'intégration avec Dynamics 365 ?
Les autorisations et les métadonnées permettent de résoudre les problèmes d'accès et de recherche. La structure des dossiers détermine si le système est capable de s'adapter à l'augmentation du volume de données ou s'il finit par céder sous la pression.
SharePoint impose une limite stricte de 50 000 entrées d'autorisation uniques (ACL) par bibliothèque de documents. Les organisations qui synchronisent les autorisations au niveau des enregistrements de la version Dynamics 365 vers la version SharePoint peuvent atteindre ce plafond de manière inattendue à mesure que le volume de documents augmente. Lorsque cette limite est atteinte, l'héritage des autorisations se détériore et les performances de la version SharePoint s'en trouvent affectées.
SharePoint Structure Creator résout ce problème en générant et en gérant automatiquement une hiérarchie logique de dossiers dans SharePoint, sur la base de règles définies à partir de vos données Dynamics 365. En regroupant les documents dans des arborescences de dossiers structurées et optimisées en termes d’autorisations, plutôt qu’en appliquant des autorisations individuelles au niveau des documents, le nombre d’ACL reste gérable, les autorisations sont correctement héritées et les bibliothèques restent faciles à parcourir même lorsqu’elles s’agrandissent.
Quelle est la solution complète pour la gestion documentaire des modèles Dynamics 365 et SharePoint ?
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Défi |
Solution |
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Les autorisations de la version Dynamics 365 ne se synchronisent pas avec celles de la version SharePoint |
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Absence de métadonnées Téléchargement d'un seul fichier à la fois et absence de fonctionnalité de glisser-déposer |
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Les bibliothèques mal organisées et l'ACL limitent les risques |
Lorsque ces trois éléments fonctionnent ensemble :
- Un utilisateur du CRM peut charger plusieurs documents en une seule opération par glisser-déposer à partir d'un enregistrement Dynamics 365, sans avoir à changer d'application.
- Les métadonnées sont automatiquement générées à partir des valeurs des champs du CRM au moment du téléchargement.
- Le fichier est placé dans le dossier SharePoint approprié, organisé automatiquement par SharePoint Structure Creator.
- CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator garantit que seuls les utilisateurs disposant des droits d'accès appropriés à Dynamics 365 peuvent consulter le document dans SharePoint, en temps réel et de manière continue.
Le résultat est une intégration Dynamics 365 SharePoint sécurisée, structurée, consultable et évolutive, ne nécessitant ni administration manuelle ni développement sur mesure.
Découvrez le fonctionnement du réplicateur d'autorisations CB Dynamics 365 à SharePoint
Foire aux questions
L'intégration Dynamics 365 SharePoint fonctionne-t-elle en environnement sur site ?
Combien de temps faut-il pour configurer le réplicateur d'autorisations de Dynamics 365 vers SharePoint ?
Les métadonnées peuvent-elles être synchronisées automatiquement de la version Dynamics 365 vers la version SharePoint ?
Qu'advient-il des documents existants lorsque nous mettons en place ces outils ?
Y a-t-il une période d'essai gratuite ?
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