要点
- ネイティブの Dynamics 365 および SharePoint の統合 SharePointにドキュメントを保存しますが、CRMのセキュリティロールはレプリケートされません, 、事業部門、チーム、あるいはレコード単位のアクセス権限により、即座に権限の不整合が生じる
- CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator Dynamics 365のセキュリティモデル全体を、SharePointに対してリアルタイムで自動的に同期します, 、特権の深度、階層型セキュリティ、AADグループ、アクセスチーム、およびドキュメント単位の共有など
- なし メタデータ管理, SharePointのドキュメントライブラリは、規模が大きくなると構造化されなくなり、検索できなくなります。また、ユーザーごとにタグ付けが統一されていないファイルは、効率的にフィルタリングしたり検索したりすることができません。
- Dynamics 365 CE用ドラッグ＆ドロップとメタデータ この問題を次のように解決します。 CRMフィールドの値をSharePointメタデータに自動的にマッピングする アップロード時の列構成。Dynamics 365内で直接、ドラッグ＆ドロップによるドキュメント管理が可能です。
- また、CRMから取得された一貫性のあるメタデータは、以下の基盤ともなります。 AIを活用した文書検索. 組織がMicrosoft CopilotやAI検索ツールを導入するにつれ、構造化されたメタデータが検索結果の質を左右する
Dynamics 365 および SharePoint の権限同期ツールの詳細をご覧ください
こんな場面を想像してみてください： 営業チームが大型の契約を成立させました。契約書、提案書、秘密保持契約（NDA）の文書が、Dynamics 365との連携を通じてSharePointにアップロードされます。一見、何の問題もありませんが、そのアカウントのCRMにアクセス権限のない財務部門の誰かがSharePointを開き、本来閲覧すべきではない文書を目にしてしまうのです。.
これは設定エラーではありません。これは、あらゆる標準的な Dynamics 365 と SharePoint の連携におけるデフォルトの動作です。また、この動作はセキュリティ面と同様に、ドキュメントのメタデータにも影響を及ぼします。つまり、ファイルは SharePoint に取り込まれる際、一貫した命名規則もタグも付けられておらず、大規模なフィルタリングや検索を行う手段がありません。.
文書管理に「Dynamics 365」を採用している組織にとって、権限の不備とメタデータの混乱というこれら2つの問題は、システムが正常に機能するか、それとも日々知らぬ間にコンプライアンスや生産性のリスクを生み出してしまうかの分かれ目となります。.
このガイドでは、両方の問題をわかりやすく解説し、カスタム開発や手動による回避策を必要とせずに解決する方法を示しています。.
「Dynamics 365」「SharePoint」の統合とは何か？実際にどのような役割を果たすのか？
Dynamics 365とSharePointの連携により、MicrosoftのCRMプラットフォームとSharePoint Online（またはオンプレミスのSharePoint）が連携され、ドキュメントの保存が可能になります。 この機能を有効にすると、Dynamics 365のレコード、アカウント、連絡先、商談、ケースに関連付けられたドキュメントは、Dynamics 365のデータベースではなく、SharePointに保存されます。.
これにより、CRMのストレージ使用量が削減され、ユーザーはSharePointの文書管理機能を利用できるようになり、Dynamics 365のインターフェース内で文書を閲覧できるようになります。.
ネイティブの Dynamics 365 および SharePoint 統合では、以下のことは行われません：
- 複製する Dynamics 365のセキュリティロールまたは事業部門の権限をSharePointへ
- 整理されたものを自動的に作成する フォルダ構造 SharePointライブラリにおいて
- 文書にタグを付ける メタデータ 親となるCRMレコードから
- ストア メールやメモの添付ファイル SharePointにおいて
こうしたギャップがあるからこそ、多くの組織は、統合によって解決される問題と同じくらい多くの問題が生じると感じているのです。そして、そのギャップを埋めるために、専用のツールが存在するのです。.
なぜ、ネイティブの Dynamics 365 および SharePoint 統合では権限が同期されないのでしょうか？
Dynamics 365 と SharePoint はどちらもマイクロソフトの製品ですが、根本的に異なるセキュリティアーキテクチャ上で動作しています。.
Dynamics 365 は、セキュリティロール、事業部門、チーム、権限の階層レベル（ユーザー、事業部門、親、組織）、および階層ベースのアクセス権といった多層モデルを通じてアクセス制御を実施します。これらのルールはレコード単位で適用されるため、ユーザーは自身のアカウントにはアクセスできますが、同じ事業部門内の他のアカウントにはアクセスできません。.
SharePointでは、サイト、ライブラリ、またはフォルダレベルで適用される「所有者」、「メンバー」、「訪問者」という、まったく異なるモデルが採用されています。SharePointからは、Dynamics 365のレコード、ロール、またはCRM階層を閲覧することはできません。 ドキュメントが SharePoint にプッシュされる際、CRM のセキュリティモデルは単に引き継がれません。.
その結果、SharePointでは、統合されたすべてのドキュメントが、すべてのSharePointユーザーに対して同等にアクセス可能とみなされます。入念に設定されたDynamics 365のセキュリティモデルは、CRMの境界で機能しなくなります。.
Dynamics 365のセキュリティモデルをSharePointにどのように適用すればよいですか？
その答えは、自動化されたリアルタイムの権限同期です。. CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator まさにこの機能を提供しており、2015年以来、DynamicsからSharePointへの権限同期分野で市場をリードしてきました。.
「Dynamics 365 から SharePoint への権限レプリケーター」はどのような機能を持つのでしょうか？
Dynamics 365 セキュリティモデルのすべての要素は、自動的に SharePoint に複製されます。
- ユーザー
- セキュリティロール
- 事業部門
- チームおよびアクセスチーム
- 権限の適用範囲（ユーザー／事業部／親組織／組織）
- 階層型セキュリティ（役職／上司）
- 記録レベルの共有
- AAD セキュリティグループと Office グループ
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Dynamics 365 CRMとSharePoint間のリアルタイム同期は、実際にはどのように機能するのでしょうか？
Dynamics 365におけるあらゆる変更（ロールの割り当て、チームメンバーシップの更新、レコードの所有権の移転など）は、自動的に検出され、SharePointに反映されます。バッチジョブも、同期のスケジュールされた時間帯も、手動での操作も一切必要ありません。Dynamics 365でアクセス権限に変更が生じた瞬間、SharePointにその変更が反映されます。.
すべての権限変更に関する完全な監査証跡が保持されており、コンプライアンス担当チームは、GDPR、NIST、およびPCI DSSの報告に必要な可視性を得ることができます。.
Dynamics 365とSharePointの間で、ドキュメントのメタデータはどのように管理していますか？
セキュリティは、誰がドキュメントにアクセスできるかを決定します。メタデータは、誰でもそのドキュメントを見つけられるかどうかを決定します。.
メタデータ管理が行われないと、SharePointのドキュメントライブラリは、フラットで構造化されていないアーカイブとなってしまいます。ファイル名の付け方が統一されておらず、ユーザーごとにタグ付けもまちまちで、大規模なフィルタリングは不可能です。技術的にはアクセス可能ですが、実際には見つけることができません。.
Dynamics 365およびSharePointのメタデータは、どのように扱うのが適切でしょうか？
Dynamics 365 CE用ドラッグ＆ドロップとメタデータ Dynamics 365内にドキュメントのアップロードとタグ付けの全プロセスを統合することで、コンテキストの切り替えを一切必要とせずに、この問題を直接解決します。.
Dynamics 365のドラッグ＆ドロップによるメタデータ機能にはどのような役割があるのでしょうか？
CRMを離れることなく、どこからでもアップロードできます： ユーザーは、任意のDynamics 365レコードに直接、ファイルをドラッグ＆ドロップしたり、一括でアップロードしたりできます。SharePointに切り替えたり、手動で移動したり、別のブラウザタブを開いたりする必要はありません。.
メタデータの自動タグ付け： Dynamics 365レコードに対してファイルがアップロードされると、このツールはCRMフィールドの値（アカウント名、顧客タイプ、商談ステージ、地域、または任意のカスタムフィールド）を、対応するSharePointメタデータ列に自動的にマッピングします。ドキュメントへのタグ付けは、アップロードの時点で自動的に行われ、別途手動で行う必要はありません。.
メタデータのフィルタリングと検索： すべてのドキュメントには、CRM由来のメタデータが一貫して付与されているため、ユーザーはマッピングされた任意のフィールドに基づいて、SharePointのドキュメントライブラリをフィルタリングしたり検索したりすることができます。.
Dynamics 365およびSharePointの統合において、メタデータの品質がなぜ重要なのでしょうか？
- 検索性： タグが付けられた文書は、数秒で絞り込むことができます。タグが付けられていない文書は、手動で閲覧する必要があります。.
- コンプライアンス： メタデータは、監査証跡の背景情報を提供し、誰が何を、どの記録に対して、どのような分類でアップロードしたかを明らかにします。.
- AI導入の準備状況： 組織がMicrosoft CopilotやAIを活用した文書検索を導入するにあたり、構造化されたメタデータは、セマンティック検索が有用な検索結果を返すための基盤となります。.
Dynamics 365統合に向けて、SharePointのフォルダ構成をどのように設定すればよいでしょうか？
権限とメタデータは、アクセスと検索性を解決します。フォルダ構造によって、システムが拡張性を持つか、あるいはデータ量の増加によって機能しなくなるかが決まります。.
SharePoint では、以下のハードリミットが適用されます。 ドキュメント ライブラリごとに 50,000 件の固有のアクセス許可エントリ（ACL）. レコードレベルの Dynamics 365 権限を SharePoint に同期している組織では、ドキュメントの量が増えるにつれて、予期せずこの上限に達してしまう可能性があります。この上限に達すると、権限の継承機能が低下し、SharePoint のパフォーマンスが低下します。.
SharePoint Structure Creatorは、Dynamics 365のデータから定義されたルールに基づいて、SharePoint内で論理フォルダ階層を自動的に生成・維持することで、この課題に対処します。 ドキュメントごとに個別の権限を設定するのではなく、構造化され、権限管理の効率化が図られたフォルダツリーの下にドキュメントをグループ化することで、ACL の数を管理可能な範囲に抑え、権限が正しく継承され、ライブラリが規模拡大してもナビゲーションしやすさを維持できます。.
Dynamics 365およびSharePointの文書管理における包括的なソリューションとは何でしょうか？
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チャレンジ |
ソリューション |
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Dynamics 365 の権限が SharePoint に同期されない |
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メタデータの欠如 ファイルのアップロードは1つずつ行われ、ドラッグ＆ドロップ機能はありません |
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整理されていないライブラリとACLによるリスクの軽減 |
これら3つが連携して機能すると：
- CRMユーザーは、Dynamics 365レコードからドラッグ＆ドロップ操作により、アプリを切り替えることなく、1回の操作で複数のドキュメントをアップロードできます。.
- メタデータは、アップロード時にCRMのフィールド値に基づいて自動的にタグ付けされます。.
- ファイルは、SharePoint Structure Creatorによって自動的に整理された、正しいSharePointフォルダに保存されます。.
- CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicatorにより、適切なDynamics 365へのアクセス権を持つユーザーのみが、SharePoint内の文書をリアルタイムかつ継続的に閲覧できるようになります。.
その結果、手動による管理やカスタム開発を必要とせず、安全で、整理整頓され、検索可能かつ拡張性のあるDynamics 365とSharePointの統合環境が実現しました。.
CB Dynamics 365 から SharePoint への権限レプリケーターの動作を確認する
よくある質問
Dynamics 365 および SharePoint の統合は、オンプレミス環境で動作しますか？
Dynamics 365 から SharePoint への権限レプリケーターの設定には、どのくらいの時間がかかりますか？
メタデータは、Dynamics 365からSharePointへ自動的に同期できますか？
これらのツールを導入した場合、既存のドキュメントはどうなるのでしょうか？
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