Belangrijkste opmerkingen
- De native integratie van Dynamics 365 en SharePoint slaat documenten op in SharePoint, maar repliceert de CRM-beveiligingsrollen niet, bedrijfsonderdelen, teams of toegang op recordniveau, waardoor er onmiddellijk een tekort aan machtigingen ontstaat
- CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator synchroniseert het volledige Dynamics 365-beveiligingsmodel automatisch en in realtime met SharePoint, waaronder toegangsrechten op verschillende niveaus, hiërarchische beveiliging, AAD-groepen, toegangsteams en delen op documentniveau
- Zonder beheer van metagegevens, SharePoint-documentbibliotheken raken op grote schaal ongestructureerd en ondoorzoekbaar; bestanden die door verschillende gebruikers op inconsistente wijze zijn getagd, kunnen niet efficiënt worden gefilterd of teruggevonden
- Slepen en neerzetten en metagegevens voor Dynamics 365 CE lost dit op door CRM-veldwaarden automatisch toewijzen aan SharePoint-metadata kolommen op het moment van uploaden, waarbij documentbeheer via slepen en neerzetten rechtstreeks binnen Dynamics 365 beschikbaar is
- Consistente metadata afkomstig uit het CRM-systeem vormt ook de basis voor Door AI aangestuurde documentzoekfunctie. Naarmate organisaties Microsoft Copilot en AI-zoektools gaan gebruiken, is gestructureerde metadata bepalend voor de kwaliteit van de resultaten
Ontdek de tool voor het synchroniseren van machtigingen voor Dynamics 365 en SharePoint
Stel je eens voor: Je verkoopteam sluit een grote deal af. Contracten, offertes en geheimhoudingsverklaringen worden via je Dynamics 365-integratie geüpload naar SharePoint. Alles lijkt in orde, totdat iemand van de financiële afdeling – die geen CRM-toegang tot die klant heeft – SharePoint opent en een document leest dat hij of zij nooit had mogen zien.
Dit is geen configuratiefout. Het is het standaardgedrag van elke standaardintegratie tussen Dynamics 365 en SharePoint. En het heeft evenveel invloed op de metagegevens van documenten als op de beveiliging: bestanden komen in SharePoint terecht zonder consistente naamgeving, zonder tags en zonder mogelijkheid om ze op grote schaal te filteren of te vinden.
Voor organisaties die voor hun documentbeheer gebruikmaken van Dynamics 365, maken deze twee problemen – hiaten in de toegangsrechten en chaos op het gebied van metadata – het verschil tussen een systeem dat goed functioneert en een systeem dat elke dag stilletjes risico’s op het gebied van naleving en productiviteit met zich meebrengt.
In deze handleiding worden beide problemen duidelijk uitgelegd en wordt aangetoond hoe ze kunnen worden opgelost zonder maatwerk of handmatige tijdelijke oplossingen.
Wat is de integratie van Dynamics 365 en SharePoint en wat doet deze eigenlijk?
De Dynamics 365-SharePoint-integratie koppelt het CRM-platform van Microsoft aan SharePoint Online (of SharePoint op locatie) voor het opslaan van documenten. Wanneer deze functie is ingeschakeld, worden documenten die gekoppeld zijn aan Dynamics 365-records, accounts, contactpersonen, sales opportunities en cases opgeslagen in SharePoint in plaats van in de Dynamics 365-database.
Dit vermindert het opslagverbruik van het CRM-systeem, biedt gebruikers toegang tot de functies voor documentbeheer van SharePoint en stelt gebruikers in staat om documenten binnen de Dynamics 365-interface te bekijken.
Wat de ingebouwde Dynamics 365- en SharePoint-integratie niet doet:
- Repliceren Dynamics 365-beveiligingsrollen of machtigingen voor bedrijfsonderdelen naar SharePoint
- Automatisch overzichtelijk aanmaken mapstructuren in SharePoint-bibliotheken
- Documenten taggen met metadata uit hun bovenliggende CRM-record
- Winkel bijlagen bij e-mails of notities in SharePoint
Deze hiaten zijn de reden waarom de meeste organisaties merken dat de integratie evenveel problemen oplevert als ze oplost, en waarom er speciaal ontwikkelde tools bestaan om deze hiaten te dichten.
Waarom worden de machtigingen bij de standaardintegratie van Dynamics 365 en SharePoint niet gesynchroniseerd?
Dynamics 365 en SharePoint zijn beide producten van Microsoft, maar ze draaien op fundamenteel verschillende beveiligingsarchitecturen.
Dynamics 365 regelt de toegang via een gelaagd model: beveiligingsrollen, bedrijfsonderdelen, teams, bevoegdheidsniveaus (gebruiker, bedrijfsonderdeel, bovenliggend onderdeel, organisatie) en op hiërarchie gebaseerde toegang. Deze regels worden op recordniveau toegepast; een gebruiker kan toegang hebben tot zijn eigen accounts, maar niet tot die van anderen binnen hetzelfde bedrijfsonderdeel.
SharePoint maakt gebruik van een geheel ander model: eigenaren, leden en bezoekers, dat wordt toegepast op site-, bibliotheek- of mapniveau. SharePoint heeft geen inzicht in de records, rollen of CRM-hiërarchieën van Dynamics 365. Wanneer documenten naar SharePoint worden doorgestuurd, wordt het CRM-beveiligingsmodel simpelweg niet meegegeven.
Het resultaat: SharePoint behandelt alle geïntegreerde documenten alsof ze voor alle SharePoint-gebruikers even toegankelijk zijn. Uw zorgvuldig geconfigureerde Dynamics 365-beveiligingsmodel houdt op bij de grens van het CRM-systeem.
Hoe pas je het beveiligingsmodel van Dynamics 365 toe op SharePoint?
Het antwoord is geautomatiseerde, realtime synchronisatie van machtigingen. CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator doet precies dit en is sinds 2015 marktleider op het gebied van het synchroniseren van machtigingen tussen Dynamics en SharePoint.
Wat doet de machtigingenreplicator van Dynamics 365 naar SharePoint?
Elk onderdeel van uw Dynamics 365-beveiligingsmodel wordt automatisch overgenomen naar SharePoint:
- Gebruikers
- Beveiligingsrollen
- Bedrijfseenheden
- Teams en toegangsteams
- Toegangsniveau (gebruiker/BU/bovenliggende entiteit/organisatie)
- Beveiliging op basis van hiërarchie (functie / leidinggevende)
- Delen op recordniveau
- AAD-beveiligingsgroepen en Office-groepen
Heb je een implementatieproces nodig? Kijk dan hier stapsgewijze handleiding ter informatie.
Hoe werkt de realtime synchronisatie tussen Dynamics 365 CRM en SharePoint eigenlijk?
Elke wijziging in Dynamics 365 – of het nu gaat om een roltoewijzing, een aanpassing van het teamlidmaatschap of een overdracht van recordeigendom – wordt automatisch gedetecteerd en doorgevoerd in SharePoint. Er is geen batchtaak, geen gepland synchronisatievenster en geen handmatige stap. Zodra de toegangsrechten in Dynamics 365 veranderen, wordt dit direct weergegeven in SharePoint.
Er wordt een volledig audittraject bijgehouden van elke wijziging in de machtigingen, waardoor compliance-teams het nodige inzicht krijgen voor rapportages in het kader van de AVG, NIST en PCI DSS.
Hoe beheer je de metagegevens van documenten tussen Dynamics 365 en SharePoint?
Beveiliging bepaalt wie toegang heeft tot een document. Metadata bepaalt of iemand het kan vinden.
Zonder metadata-beheer veranderen SharePoint-documentbibliotheken in een plat, ongestructureerd archief. Bestanden krijgen inconsistente namen, worden door verschillende gebruikers op verschillende manieren getagd en zijn op grote schaal onmogelijk te filteren. Het document is technisch gezien wel toegankelijk, maar in de praktijk onvindbaar.
Wat is de juiste manier om met de metadata van Dynamics 365 en SharePoint om te gaan?
Slepen en neerzetten en metagegevens voor Dynamics 365 CE lost dit direct op door het hele proces van het uploaden en taggen van documenten binnen Dynamics 365 te integreren, zonder dat er van context hoeft te worden gewisseld.
Wat doet de functie ‘Metadata slepen en neerzetten’ voor Dynamics 365?
Uploaden vanaf elke locatie, zonder het CRM te verlaten: Gebruikers kunnen bestanden via ‘slepen en neerzetten’ of in bulk rechtstreeks naar een willekeurig Dynamics 365-record uploaden. Ze hoeven niet over te schakelen naar SharePoint, handmatig te navigeren of aparte browsertabbladen te openen.
Automatische toekenning van metagegevens: Wanneer een bestand wordt geüpload in verband met een Dynamics 365-record, koppelt de tool automatisch de waarden van CRM-velden – zoals accountnaam, klanttype, dealfase, regio of een willekeurig aangepast veld – aan de bijbehorende metadatakolommen van SharePoint. Documenten worden op het moment van uploaden getagd; dit gebeurt niet als een aparte handmatige stap.
Filteren en zoeken op basis van metagegevens: Omdat elk document consequent wordt voorzien van metadata uit het CRM-systeem, kunnen gebruikers de documentbibliotheken van SharePoint filteren en doorzoeken op basis van elk gekoppeld veld.
Waarom is de kwaliteit van metadata van belang voor de integratie van Dynamics 365 en SharePoint?
- Vindbaarheid: Documenten met tags kunnen binnen enkele seconden worden gefilterd. Documenten zonder tags moeten handmatig worden doorzocht.
- Naleving: Metadata bieden context voor audittrajecten: wie heeft wat geüpload, bij welk record en met welke classificatie.
- AI-gereedheid: Nu organisaties Microsoft Copilot en AI-gestuurde documentzoekfuncties gaan gebruiken, vormen gestructureerde metagegevens de basis die ervoor zorgt dat semantisch zoeken bruikbare resultaten oplevert.
Hoe structureer je SharePoint-mappen voor Dynamics 365-integratie?
Toegangsrechten en metagegevens zorgen ervoor dat gegevens toegankelijk en vindbaar zijn. De mappenstructuur bepaalt of het systeem schaalbaar is of onder druk van grote volumes bezwijkt.
SharePoint hanteert een strikte limiet van 50.000 unieke machtigingsvermeldingen (ACL's) per documentbibliotheek. Organisaties die Dynamics 365-machtigingen op recordniveau synchroniseren met SharePoint, kunnen onverwacht tegen deze limiet aanlopen naarmate het aantal documenten toeneemt. Wanneer deze limiet wordt bereikt, verslechtert de overerving van machtigingen en neemt de prestatie van SharePoint af.
SharePoint Structure Creator lost dit op door automatisch een logische mappenhiërarchie in SharePoint te genereren en te onderhouden op basis van regels die zijn gedefinieerd aan de hand van uw Dynamics 365-gegevens. Door documenten te groeperen in gestructureerde, toegangsrechtvriendelijke mappenstructuren, in plaats van individuele toegangsrechten op documentniveau toe te passen, blijft het aantal ACL’s beheersbaar, worden toegangsrechten correct overgenomen en blijven bibliotheken overzichtelijk, ook naarmate ze groeien.
Wat is de complete oplossing voor documentbeheer van Dynamics 365 en SharePoint?
|
Uitdaging |
Oplossing |
|
De machtigingen van Dynamics 365 worden niet gesynchroniseerd met SharePoint |
|
|
Gebrek aan metagegevens Uploads van één bestand tegelijk en geen mogelijkheid om bestanden te slepen en neer te zetten |
|
|
Ongeorganiseerde bibliotheken en ACL beperken het risico |
Wanneer alle drie samenwerken:
- Een CRM-gebruiker uploadt in één handeling meerdere documenten via slepen en neerzetten vanuit een Dynamics 365-record, zonder van app te hoeven wisselen.
- Metadata worden op het moment van uploaden automatisch toegevoegd op basis van de waarden in de CRM-velden.
- Het bestand wordt in de juiste SharePoint-map geplaatst, die automatisch door SharePoint Structure Creator wordt gestructureerd.
- CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator zorgt ervoor dat alleen gebruikers met de juiste Dynamics 365-toegangsrechten het document in SharePoint in realtime en continu kunnen bekijken.
Het resultaat is een Dynamics 365- en SharePoint-integratie die veilig, overzichtelijk, doorzoekbaar en schaalbaar is, zonder handmatig beheer of maatwerk.
Bekijk hoe de Replicator voor de machtigingen van CB Dynamics 365 tot en met SharePoint werkt
Vaak gestelde vragen
Werkt de integratie van Dynamics 365 en SharePoint op locatie?
Hoe lang duurt het om de Dynamics 365-naar-SharePoint-machtigingenreplicator in te stellen?
Kan metadata automatisch worden gesynchroniseerd van Dynamics 365 naar SharePoint?
Wat gebeurt er met bestaande documenten wanneer we deze tools implementeren?
Is er een gratis proefperiode?
Zet de volgende stap op weg naar een veilige, overzichtelijke en schaalbare Dynamics 365 + SharePoint-opstelling.
Probeer CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator 15 dagen gratis uit →
Probeer SharePoint Structure Creator 15 dagen gratis uit →
Probeer Drag & Drop en Metadata voor Dynamics 365 CE gratis uit →
