Основные выводы
- Встроенная интеграция Dynamics 365 и SharePoint сохраняет документы в таблице SharePoint, но не реплицирует роли безопасности CRM, бизнес-подразделениям, командам или на уровне отдельных записей, что приводит к немедленному возникновению пробелов в правах доступа
- CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator автоматически синхронизирует полную модель безопасности Dynamics 365 с SharePoint в режиме реального времени, включая уровень привилегий, иерархическую систему безопасности, группы AAD, группы доступа и общий доступ на уровне документов
- Без управление метаданными, библиотеки документов SharePoint теряют структурированность и становятся недоступными для поиска при больших объемах данных; файлы, помеченные разными пользователями непоследовательным образом, невозможно эффективно фильтровать или находить
- Перетаскивание и метаданные для Dynamics 365 CE решает эту проблему следующим образом: автоматическое сопоставление значений полей CRM с метаданными SharePoint столбцы на момент загрузки, с возможностью управления документами с помощью перетаскивания непосредственно в Dynamics 365
- Согласованные метаданные, полученные из системы CRM, также являются основой для Поиск документов с помощью искусственного интеллекта. По мере внедрения организациями Microsoft Copilot и инструментов поиска на основе искусственного интеллекта качество результатов во многом зависит от структурированных метаданных
Ознакомьтесь с инструментом для синхронизации прав доступа в Dynamics 365 и SharePoint
Представьте себе следующую картину: Ваша команда продаж заключает крупную сделку. Контракты, коммерческие предложения и документы о неразглашении (NDA) загружаются в систему SharePoint через интеграцию с Dynamics 365. Всё выглядит нормально, пока кто-то из финансового отдела, не имеющий доступа к данному клиенту в CRM, не откроет систему SharePoint и не прочитает документ, который ему не следовало видеть.
Это не ошибка настройки. Это стандартное поведение любой типовой интеграции Dynamics 365 с SharePoint. И это влияет на метаданные документов в той же мере, что и на безопасность: файлы попадают в SharePoint без единообразной системы именования, без тегов и без возможности их фильтрации или поиска в больших объемах.
Для организаций, использующих Dynamics 365 для управления документами, эти две проблемы — пробелы в правах доступа и хаос с метаданными — определяют разницу между системой, которая работает, и той, которая каждый день незаметно создает риски, связанные с несоблюдением нормативных требований и снижением производительности.
В данном руководстве четко описаны обе проблемы и показано, как их решить без необходимости разработки индивидуальных решений или ручных обходных способов.
Что такое интеграция Dynamics 365 и SharePoint и для чего она на самом деле нужна?
Интеграция Dynamics 365 и SharePoint обеспечивает подключение платформы CRM компании Microsoft к SharePoint Online (или локальной версии SharePoint) для хранения документов. При включении этой функции документы, связанные с записями, учетными записями, контактами, возможностями и запросами в Dynamics 365, хранятся в SharePoint, а не в базе данных Dynamics 365.
Это позволяет сократить объем занимаемого хранилищем CRM, предоставляет пользователям доступ к функциям управления документами SharePoint и дает возможность просматривать документы непосредственно в интерфейсе Dynamics 365.
Чего не обеспечивает встроенная интеграция Dynamics 365 и SharePoint:
- Повторить Роли безопасности Dynamics 365 или разрешения бизнес-подразделений в SharePoint
- Автоматическое создание упорядоченных структуры папок в библиотеках SharePoint
- Помечайте документы тегами метаданные из соответствующей записи в CRM
- Магазин вложения в электронных письмах или заметках в SharePoint
Именно из-за этих пробелов большинство организаций приходят к выводу, что интеграция создаёт столько же проблем, сколько и решает, и именно поэтому существуют специальные инструменты, предназначенные для их устранения.
Почему встроенная интеграция Dynamics 365 и SharePoint не синхронизирует права доступа?
Dynamics 365 и SharePoint — это продукты компании Microsoft, однако они работают на принципиально разных архитектурах безопасности.
Dynamics 365 обеспечивает контроль доступа с помощью многоуровневой модели: роли безопасности, бизнес-подразделения, команды, уровни привилегий (пользователь, бизнес-подразделение, вышестоящее подразделение, организация) и доступ на основе иерархии. Эти правила применяются на уровне записей: пользователь может иметь доступ к своим собственным учетным записям, но не к учетным записям других пользователей в том же бизнес-подразделении.
SharePoint использует совершенно иную модель: «Владельцы», «Участники» и «Посетители», применяемую на уровне сайта, библиотеки или папки. SharePoint не имеет доступа к записям, ролям или иерархиям CRM в Dynamics 365. Когда документы передаются в SharePoint, модель безопасности CRM просто не переносится вместе с ними.
Результат: система SharePoint рассматривает все интегрированные документы как равно доступные для всех пользователей SharePoint. Ваша тщательно настроенная модель безопасности Dynamics 365 заканчивается на границе CRM.
Как перенести модель безопасности Dynamics 365 в SharePoint?
Ответ заключается в автоматической синхронизации разрешений в режиме реального времени. CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator именно это и делает, и с 2015 года является лидером рынка в области синхронизации прав доступа между Dynamics и SharePoint.
Для чего нужен репликатор прав доступа «Dynamics 365» → «SharePoint»?
Каждый элемент вашей модели безопасности Dynamics 365 автоматически копируется в модель SharePoint:
- Пользователи
- Роли безопасности
- Бизнес-подразделения
- Команды и группы доступа
- Уровень привилегий (пользователь/бизнес-подразделение/родительская единица/организация)
- Иерархическая система безопасности (должность / руководитель)
- Обмен данными на рекордном уровне
- Группы безопасности AAD и офисные группы
Нужен процесс внедрения? Смотрите здесь пошаговое руководство для справки.
Как на самом деле работает синхронизация в режиме реального времени между CRM Dynamics 365 и SharePoint?
Любое изменение в таблице Dynamics 365 — будь то назначение роли, обновление состава команды или передача прав владения записью — автоматически обнаруживается и отражается в таблице SharePoint. Никаких пакетных заданий, никаких запланированных окон синхронизации и никаких ручных действий. Как только в таблице Dynamics 365 происходят изменения прав доступа, они сразу же отражаются в таблице SharePoint.
Ведётся полный журнал аудита всех изменений прав доступа, что обеспечивает специалистам по обеспечению соответствия нормативным требованиям необходимую прозрачность для подготовки отчётов в соответствии с GDPR, NIST и PCI DSS.
Как осуществляется управление метаданными документов между версиями Dynamics 365 и SharePoint?
Система безопасности определяет, кто может получить доступ к документу. Метаданные определяют, сможет ли кто-либо его найти.
Без управления метаданными библиотеки документов SharePoint превращаются в плоский неструктурированный архив. Файлы имеют непоследовательные имена, маркируются разными пользователями по-разному, и их невозможно отфильтровать в большом масштабе. Документ технически доступен, но на практике его невозможно найти.
Как правильно обрабатывать метаданные Dynamics 365 и SharePoint?
Перетаскивание и метаданные для Dynamics 365 CE решает эту проблему напрямую, интегрируя весь процесс загрузки документов и присвоения тегов непосредственно в Dynamics 365, без необходимости переключения между окнами.
Для чего нужна функция перетаскивания метаданных в Dynamics 365?
Загружайте файлы из любого места, не выходя из CRM: Пользователи могут перетаскивать файлы или загружать их пакетно непосредственно в любую запись Dynamics 365. При этом не требуется переключаться на SharePoint, вручную перемещаться по страницам или открывать отдельные вкладки браузера.
Автоматическая маркировка метаданными: При загрузке файла, связанного с записью Dynamics 365, инструмент автоматически сопоставляет значения полей CRM — «Название учетной записи», «Тип клиента», «Стадия сделки», «Регион» или любое настраиваемое поле — с соответствующими столбцами метаданных SharePoint. Документы маркируются непосредственно при загрузке, а не в ходе отдельного ручного действия.
Фильтрация и поиск по метаданным: Поскольку каждый документ последовательно маркируется метаданными из CRM, пользователи могут фильтровать и выполнять поиск в библиотеках документов SharePoint по любому сопоставленному полю.
Почему качество метаданных имеет значение для интеграции Dynamics 365 и SharePoint?
- Возможность поиска: Документы с тегами можно отфильтровать за считанные секунды. Документы без тегов приходится просматривать вручную.
- Соответствие требованиям: Метаданные обеспечивают контекст для журналов аудита: кто что загрузил, к какой записи и с какой классификацией.
- Готовность к внедрению ИИ: По мере внедрения организациями Microsoft Copilot и системы поиска документов на основе искусственного интеллекта структурированные метаданные становятся основой, благодаря которой семантический поиск выдает полезные результаты.
Как организовать папки SharePoint для интеграции с Dynamics 365?
Права доступа и метаданные решают вопросы доступа и поиска. Структура папок определяет, сможет ли система масштабироваться или же выйдет из строя под натиском большого объема данных.
SharePoint устанавливает жесткий предел в 50 000 уникальных записей прав доступа (ACL) на каждую библиотеку документов. Организации, синхронизирующие права доступа на уровне записей из Dynamics 365 в SharePoint, могут неожиданно столкнуться с этим ограничением по мере роста объема документов. При достижении этого предела ухудшается наследование прав доступа, что негативно сказывается на производительности SharePoint.
SharePoint Structure Creator решает эту проблему путем автоматического создания и поддержки логической иерархии папок в SharePoint на основе правил, определённых на основе данных из Dynamics 365. Благодаря группировке документов в структурированные дерева папок с эффективной системой прав доступа, а не применению индивидуальных прав на уровне отдельных документов, количество списков контроля доступа (ACL) остается управляемым, права доступа правильно наследуются, а библиотеки остаются удобными для навигации даже при увеличении их объема.
В чем заключается комплексное решение для управления документами Dynamics 365 и SharePoint?
|
Вызов |
Решение |
|
Права доступа Dynamics 365 не синхронизируются с SharePoint |
|
|
Отсутствие метаданных Загрузка только по одному файлу и отсутствие возможности перетаскивания |
|
|
Неорганизованные библиотеки и ограничения ACL снижают риск |
Когда все три работают вместе:
- Пользователь CRM загружает несколько документов за одно действие с помощью перетаскивания из записи Dynamics 365, не переключаясь между приложениями.
- Метаданные автоматически формируются на основе значений полей CRM в момент загрузки.
- Файл попадает в нужную папку SharePoint, структура которой автоматически формируется программой SharePoint Structure Creator.
- CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator обеспечивает, чтобы только пользователи с соответствующим правом доступа в Dynamics 365 могли просматривать документ в SharePoint в режиме реального времени на постоянной основе.
В результате получается интеграция Dynamics 365 и SharePoint, которая отличается безопасностью, упорядоченностью, удобством поиска и масштабируемостью, при этом не требуя ручного администрирования или разработки индивидуальных решений.
Узнайте, как работает Replicator для прав доступа CB от Dynamics 365 до SharePoint
Часто задаваемые вопросы
Работает ли интеграция Dynamics 365 и SharePoint в локальной среде?
Сколько времени занимает настройка репликатора прав доступа от Dynamics 365 до SharePoint?
Можно ли автоматически синхронизировать метаданные из Dynamics 365 в SharePoint?
Что произойдет с существующими документами при внедрении этих инструментов?
Есть ли бесплатная пробная версия?
Сделайте следующий шаг к созданию безопасной, упорядоченной и масштабируемой конфигурации Dynamics 365 + SharePoint.
Попробуйте CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator бесплатно в течение 15 дней →
Попробуйте SharePoint Structure Creator бесплатно в течение 15 дней →
Попробуйте функции «Перетаскивание» и «Метаданные» в Dynamics 365 CE бесплатно →
