Principais conclusões
- A integração nativa do Dynamics 365 e do SharePoint armazena documentos na tabela SharePoint, mas não replica as funções de segurança do CRM, unidades de negócio, equipas ou acesso ao nível dos registos, criando uma lacuna imediata nas autorizações
- CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator sincroniza automaticamente todo o modelo de segurança do Dynamics 365 com o SharePoint em tempo real, incluindo o nível de privilégios, a segurança hierárquica, os grupos do AAD, as equipas de acesso e a partilha ao nível do documento
- Sem gestão de metadados, as bibliotecas de documentos SharePoint tornam-se desestruturadas e impossíveis de pesquisar em grande escala; os ficheiros etiquetados de forma inconsistente por diferentes utilizadores não podem ser filtrados nem localizados de forma eficiente
- Arrastar e largar e metadados para Dynamics 365 CE resolve isto ao mapeamento automático dos valores dos campos do CRM para os metadados SharePoint colunas no momento do carregamento, com gestão de documentos por arrastar e largar disponível diretamente no Dynamics 365
- Os metadados consistentes, provenientes do CRM, constituem também a base para Pesquisa de documentos com recurso à IA. À medida que as organizações adotam o Microsoft Copilot e as ferramentas de pesquisa baseadas em IA, os metadados estruturados determinam a qualidade dos resultados
Explore a ferramenta para a sincronização de permissões dos modelos Dynamics 365 e SharePoint
Imagina o seguinte: A sua equipa de vendas fecha um negócio importante. Os contratos, propostas e acordos de confidencialidade são carregados no SharePoint através da sua integração com o Dynamics 365. Tudo parece estar bem, até que alguém do departamento financeiro, sem acesso ao CRM para essa conta, abre o SharePoint e lê um documento que nunca deveria ter visto.
Isto não é um erro de configuração. É o comportamento predefinido de todas as integrações padrão entre o Dynamics 365 e o SharePoint. E afeta os metadados dos documentos tanto quanto afeta a segurança: os ficheiros são transferidos para o SharePoint sem uma nomenclatura consistente, sem etiquetas e sem qualquer forma de os filtrar ou localizar em grande escala.
Para as organizações que utilizam o Dynamics 365 para a gestão de documentos, estes dois problemas — as lacunas nas autorizações e o caos nos metadados — representam a diferença entre um sistema que funciona e outro que, silenciosamente, gera riscos de conformidade e produtividade todos os dias.
Este guia explica ambos os problemas de forma clara e mostra como resolvê-los sem necessidade de desenvolvimento personalizado ou soluções alternativas manuais.
O que é a integração Dynamics 365 SharePoint e para que serve, na realidade?
A integração Dynamics 365-SharePoint liga a plataforma CRM da Microsoft ao SharePoint Online (ou ao SharePoint instalado no local) para o armazenamento de documentos. Quando ativada, os documentos associados aos registos, contas, contactos, oportunidades e casos do Dynamics 365 são armazenados no SharePoint, em vez de na base de dados do Dynamics 365.
Isto reduz o consumo de espaço de armazenamento do CRM, proporciona aos utilizadores acesso às funcionalidades de gestão de documentos do SharePoint e permite-lhes visualizar documentos na interface do Dynamics 365.
O que a integração nativa do Dynamics 365 e do SharePoint não faz:
- Replicar Funções de segurança Dynamics 365 ou permissões de unidade de negócio para SharePoint
- Criar automaticamente ficheiros organizados estruturas de pastas nas bibliotecas SharePoint
- Marcar documentos com metadados a partir do registo CRM principal
- Loja anexos de e-mail ou notas em SharePoint
Estas lacunas são a razão pela qual a maioria das organizações considera que a integração cria tantos problemas quantos aqueles que resolve, e a razão pela qual existem ferramentas especificamente concebidas para as colmatar.
Por que é que a integração nativa do Dynamics 365 e do SharePoint não sincroniza as permissões?
O Dynamics 365 e o SharePoint são ambos produtos da Microsoft, mas funcionam com arquiteturas de segurança fundamentalmente diferentes.
O Dynamics 365 controla o acesso através de um modelo em camadas: funções de segurança, unidades de negócio, equipas, níveis de privilégios (utilizador, unidade de negócio, unidade superior, organização) e acesso baseado na hierarquia. Estas regras são aplicadas ao nível do registo; um utilizador pode ter acesso às suas próprias contas, mas não às de outros utilizadores da mesma unidade de negócio.
O SharePoint utiliza um modelo totalmente diferente: Proprietários, Membros e Visitantes, aplicado ao nível do site, da biblioteca ou da pasta. O SharePoint não tem visibilidade sobre os registos, funções ou hierarquias de CRM do Dynamics 365. Quando os documentos são transferidos para o SharePoint, o modelo de segurança do CRM simplesmente não é transferido juntamente com eles.
O resultado: o SharePoint trata todos os documentos integrados como igualmente acessíveis a todos os utilizadores do SharePoint. O seu modelo de segurança do Dynamics 365, cuidadosamente configurado, limita-se aos limites do CRM.
Como se replica o modelo de segurança Dynamics 365 no SharePoint?
A resposta é a sincronização automática de permissões em tempo real. CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator faz exatamente isso e é líder de mercado na sincronização de permissões entre o Dynamics e o SharePoint desde 2015.
O que faz o replicador de permissões Dynamics 365 para SharePoint?
Todos os elementos do seu modelo de segurança Dynamics 365 são replicados automaticamente para o SharePoint:
- Usuários
- Funções de segurança
- Unidades de negócio
- Equipas e equipas de acesso
- Nível de privilégio (utilizador/unidade de negócio/entidade superior/organização)
- Segurança hierárquica (cargo / superior)
- Partilha de registos
- Grupos de segurança do AAD e grupos do Office
Precisa de um processo de implementação? Veja isto guia passo a passo para sua informação.
Como funciona, na prática, a sincronização em tempo real entre o CRM Dynamics 365 e o SharePoint?
Qualquer alteração na tabela Dynamics 365 — seja uma atribuição de funções, uma atualização da composição de uma equipa ou uma transferência de titularidade de um registo — é automaticamente detetada e replicada na tabela SharePoint. Não há nenhum trabalho em lote, nenhuma janela de sincronização agendada nem qualquer passo manual. Assim que o acesso é alterado na tabela Dynamics 365, a tabela SharePoint reflete essa alteração.
É mantido um registo completo de todas as alterações de permissões, proporcionando às equipas de conformidade a visibilidade de que necessitam para a elaboração de relatórios relativos ao RGPD, ao NIST e à norma PCI DSS.
Como se gerem os metadados dos documentos entre o Dynamics 365 e o SharePoint?
A segurança determina quem pode aceder a um documento. Os metadados determinam se alguém o consegue encontrar.
Sem uma gestão de metadados, as bibliotecas de documentos SharePoint transformam-se num arquivo plano e desestruturado. Os ficheiros têm nomes inconsistentes, são etiquetados de forma diferente por vários utilizadores e são impossíveis de filtrar em grande escala. O documento está tecnicamente acessível, mas, na prática, é impossível de encontrar.
Qual é a forma correta de tratar os metadados Dynamics 365 e SharePoint?
Arrastar e largar e metadados para Dynamics 365 CE resolve esta questão diretamente, integrando todo o processo de carregamento e etiquetagem de documentos no Dynamics 365, sem qualquer mudança de contexto.
Para que serve a funcionalidade «Arrastar e Soltar» de metadados do Dynamics 365?
Carregue ficheiros a partir de qualquer lugar, sem sair do CRM: Os utilizadores podem arrastar e soltar ficheiros, ou carregá-los em massa, diretamente em qualquer registo do Dynamics 365. Não é necessário alternar para o SharePoint, nem navegar manualmente, nem utilizar separadores separados no navegador.
Marcação automática de metadados: Quando um ficheiro é carregado associado a um registo Dynamics 365, a ferramenta mapeia automaticamente os valores dos campos do CRM — Nome da Conta, Tipo de Cliente, Fase da Negociação, Região ou qualquer campo personalizado — para as colunas de metadados SharePoint correspondentes. Os documentos são etiquetados no momento do carregamento, não como um passo manual separado.
Filtragem e pesquisa de metadados: Uma vez que todos os documentos são sistematicamente marcados com metadados provenientes do CRM, os utilizadores podem filtrar e pesquisar as bibliotecas de documentos SharePoint por qualquer campo mapeado.
Por que razão a qualidade dos metadados é importante para a integração do Dynamics 365 com o SharePoint?
- Facilidade de localização: Os documentos com etiquetas podem ser filtrados em segundos. Os documentos sem etiquetas têm de ser pesquisados manualmente.
- Conformidade: Os metadados fornecem contexto para os registos de auditoria, indicando quem carregou o quê, em relação a que registo e com que classificação.
- Preparação para a IA: À medida que as organizações adotam o Microsoft Copilot e a pesquisa de documentos baseada em IA, os metadados estruturados constituem a base que permite que a pesquisa semântica apresente resultados úteis.
Como se estruturam as pastas SharePoint para a integração com o Dynamics 365?
As permissões e os metadados resolvem as questões de acesso e localização. A estrutura de pastas determina se o sistema consegue expandir-se ou se entra em colapso devido ao volume de dados.
O SharePoint impõe um limite rígido de 50 000 entradas de permissão únicas (ACLs) por biblioteca de documentos. As organizações que sincronizam permissões de nível de registo do Dynamics 365 para o SharePoint podem atingir este limite inesperadamente à medida que o volume de documentos aumenta. Quando este limite é atingido, a herança de permissões é prejudicada e o desempenho do SharePoint é afetado.
O SharePoint Structure Creator resolve esta questão ao gerar e manter automaticamente uma hierarquia lógica de pastas no SharePoint com base em regras definidas a partir dos dados do Dynamics 365. Ao agrupar documentos em árvores de pastas estruturadas e eficientes em termos de permissões, em vez de aplicar permissões individuais ao nível do documento, o número de ACL mantém-se controlável, as permissões são herdadas corretamente e as bibliotecas permanecem fáceis de navegar à medida que crescem.
Qual é a solução completa para a gestão de documentos Dynamics 365 e SharePoint?
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Desafio |
Solução |
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As autorizações do Dynamics 365 não estão a sincronizar com o SharePoint |
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Falta de metadados Carregamento de ficheiros um a um e sem funcionalidade de arrastar e largar |
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As bibliotecas desorganizadas e a ACL limitam o risco |
Quando os três trabalham em conjunto:
- Um utilizador do CRM carrega vários documentos numa única ação, através da função «arrastar e largar», a partir de um registo Dynamics 365, sem necessidade de alternar entre aplicações.
- Os metadados são automaticamente atribuídos a partir dos valores dos campos do CRM no momento do carregamento.
- O ficheiro é guardado na pasta SharePoint correta, organizada automaticamente pelo SharePoint Structure Creator.
- O CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator garante que apenas os utilizadores com o acesso correto ao Dynamics 365 possam visualizar o documento no SharePoint, em tempo real e de forma contínua.
O resultado é uma integração entre o Dynamics 365 e o SharePoint que é segura, organizada, pesquisável e escalável, sem necessidade de administração manual nem de desenvolvimento personalizado.
Veja como funciona o Replicator de permissões CB Dynamics 365 a SharePoint
Perguntas mais frequentes
A integração Dynamics 365 SharePoint funciona em ambiente local?
Quanto tempo demora a configurar o Replicador de Permissões do Dynamics 365 para o SharePoint?
É possível sincronizar automaticamente os metadados do Dynamics 365 para o SharePoint?
O que acontece aos documentos existentes quando implementamos estas ferramentas?
Existe um período de teste gratuito?
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