Punti di forza
- L'integrazione nativa tra Dynamics 365 e SharePoint archivia i documenti in SharePoint ma non replica i ruoli di sicurezza del CRM, unità aziendali, team o accesso a livello di record, creando un’immediata lacuna nelle autorizzazioni
- CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator sincronizza automaticamente e in tempo reale l'intero modello di sicurezza Dynamics 365 con SharePoint, tra cui il livello di autorizzazione, la sicurezza gerarchica, i gruppi AAD, i team di accesso e la condivisione a livello di documento
- Senza gestione dei metadati, le librerie di documenti SharePoint diventano disorganizzate e impossibili da consultare su larga scala; i file contrassegnati in modo incoerente da utenti diversi non possono essere filtrati o individuati in modo efficiente
- Drag & Drop e metadati per Dynamics 365 CE risolve questo problema in questo modo: mappatura automatica dei valori dei campi CRM ai metadati SharePoint colonne al momento del caricamento, con gestione dei documenti tramite drag-and-drop disponibile direttamente all’interno di Dynamics 365
- Metadati coerenti, provenienti dal CRM, costituiscono inoltre la base per Ricerca di documenti basata sull'intelligenza artificiale. Man mano che le organizzazioni adottano Microsoft Copilot e gli strumenti di ricerca basati sull’intelligenza artificiale, i metadati strutturati determinano la qualità dei risultati
Scopri lo strumento per la sincronizzazione delle autorizzazioni dei modelli Dynamics 365 e SharePoint
Immaginate questa scena: Il tuo team di vendita conclude un affare importante. Contratti, proposte e accordi di riservatezza (NDA) vengono caricati su SharePoint tramite l’integrazione con Dynamics 365. Tutto sembra andare per il meglio, finché qualcuno del reparto finanziario, che non ha accesso al CRM per quel cliente, apre SharePoint e legge un documento che non avrebbe mai dovuto vedere.
Non si tratta di un errore di configurazione. È il comportamento predefinito di ogni integrazione standard tra Dynamics 365 e SharePoint. E questo influisce sui metadati dei documenti tanto quanto sulla sicurezza: i file vengono importati in SharePoint senza una nomenclatura coerente, senza tag e senza alcuna possibilità di filtrarli o individuarli su larga scala.
Per le organizzazioni che si affidano a Dynamics 365 per la gestione dei documenti, questi due problemi – le lacune nei permessi e il caos dei metadati – rappresentano la differenza tra un sistema che funziona e uno che, giorno dopo giorno, genera silenziosamente rischi in termini di conformità e produttività.
Questa guida illustra chiaramente entrambi i problemi e spiega come risolverli senza ricorrere a sviluppi personalizzati o soluzioni alternative manuali.
Che cos’è l’integrazione Dynamics 365 SharePoint e a cosa serve effettivamente?
L'integrazione Dynamics 365-SharePoint collega la piattaforma CRM di Microsoft a SharePoint Online (o alla versione on-premises di SharePoint) per l'archiviazione dei documenti. Una volta abilitata, i documenti associati ai record, agli account, ai contatti, alle opportunità e ai casi di Dynamics 365 vengono archiviati in SharePoint anziché nel database di Dynamics 365.
Ciò riduce il consumo di spazio di archiviazione del CRM, offre agli utenti l'accesso alle funzionalità di gestione dei documenti di SharePoint e consente loro di visualizzare i documenti direttamente dall'interfaccia di Dynamics 365.
Cosa non fa l'integrazione nativa Dynamics 365 SharePoint:
- Replica Ruoli di sicurezza Dynamics 365 o autorizzazioni delle unità aziendali per SharePoint
- Crea automaticamente file organizzati strutture delle cartelle nelle librerie SharePoint
- Aggiungi tag ai documenti con metadati dal relativo record nel sistema CRM principale
- Negozio allegati alle e-mail o alle note in SharePoint
Queste lacune sono il motivo per cui la maggior parte delle organizzazioni ritiene che l’integrazione crei tanti problemi quanti ne risolva, e il motivo per cui esistono strumenti appositamente progettati per colmarle.
Perché l'integrazione nativa Dynamics 365 e SharePoint non sincronizza i permessi?
Dynamics 365 e SharePoint sono entrambi prodotti Microsoft, ma si basano su architetture di sicurezza fondamentalmente diverse.
Dynamics 365 gestisce l'accesso attraverso un modello a più livelli: ruoli di sicurezza, unità aziendali, team, livelli di privilegio (utente, unità aziendale, entità superiore, organizzazione) e accesso basato sulla gerarchia. Queste regole vengono applicate a livello di record; un utente può avere accesso ai propri conti ma non a quelli di altri utenti della stessa unità aziendale.
SharePoint utilizza un modello completamente diverso: Proprietari, Membri e Visitatori, applicato a livello di sito, libreria o cartella. SharePoint non ha alcuna visibilità sui record, sui ruoli o sulle gerarchie CRM di Dynamics 365. Quando i documenti vengono trasferiti a SharePoint, il modello di sicurezza del CRM semplicemente non viene trasferito insieme a essi.
Il risultato: SharePoint considera tutti i documenti integrati come ugualmente accessibili a tutti gli utenti di SharePoint. Il modello di sicurezza di Dynamics 365, configurato con cura, si ferma al confine del CRM.
Come si replica il modello di sicurezza Dynamics 365 su SharePoint?
La risposta è la sincronizzazione automatica delle autorizzazioni in tempo reale. CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator fa proprio questo ed è leader di mercato nella sincronizzazione delle autorizzazioni da Dynamics a SharePoint dal 2015.
Cosa fa il replicatore di autorizzazioni da Dynamics 365 a SharePoint?
Ogni elemento del modello di sicurezza Dynamics 365 viene replicato automaticamente nel modello SharePoint:
- Utenti
- Ruoli di sicurezza
- Divisioni aziendali
- Squadre e squadre di accesso
- Livello di autorizzazione (utente/BU/superiore/organizzazione)
- Sicurezza gerarchica (posizione / responsabile)
- Condivisione a livelli record
- Gruppi di sicurezza AAD e gruppi di Office
Hai bisogno di un processo di implementazione? Dai un'occhiata qui guida passo-passo a titolo informativo.
Come funziona effettivamente la sincronizzazione in tempo reale tra Dynamics 365 CRM e SharePoint?
Ogni modifica in Dynamics 365 – che si tratti dell’assegnazione di un ruolo, dell’aggiornamento dell’appartenenza a un team o del trasferimento della titolarità di un record – viene rilevata automaticamente e replicata in SharePoint. Non sono previsti processi batch, finestre di sincronizzazione programmate né operazioni manuali. Nel momento stesso in cui si verificano modifiche agli accessi in Dynamics 365, SharePoint le riflette immediatamente.
Viene conservata una traccia di audit completa di ogni modifica alle autorizzazioni, fornendo ai team addetti alla conformità la visibilità necessaria per la rendicontazione ai sensi del GDPR, del NIST e dello standard PCI DSS.
Come si gestiscono i metadati dei documenti tra Dynamics 365 e SharePoint?
La sicurezza determina chi può accedere a un documento. I metadati determinano se chiunque possa trovarlo.
Senza una gestione dei metadati, le raccolte di documenti SharePoint si trasformano in un archivio piatto e non strutturato. I file hanno nomi incoerenti, vengono etichettati in modo diverso dai vari utenti e sono impossibili da filtrare su larga scala. Il documento è tecnicamente accessibile, ma praticamente introvabile.
Qual è il modo corretto di gestire i metadati Dynamics 365 e SharePoint?
Drag & Drop e metadati per Dynamics 365 CE risolve direttamente questo problema integrando l'intera procedura di caricamento dei documenti e di assegnazione dei tag all'interno di Dynamics 365, senza alcun cambio di contesto.
A cosa serve la funzione "Drag & Drop" dei metadati per Dynamics 365?
Carica i file da qualsiasi luogo, senza uscire dal CRM: Gli utenti possono trascinare e rilasciare i file, oppure caricarli in blocco, direttamente su qualsiasi record Dynamics 365. Non è necessario passare a SharePoint, né effettuare navigazioni manuali, né aprire schede separate nel browser.
Assegnazione automatica dei metadati: Quando viene caricato un file associato a un record Dynamics 365, lo strumento mappa automaticamente i valori dei campi CRM — nome dell'account, tipo di cliente, fase della trattativa, regione o qualsiasi campo personalizzato — alle corrispondenti colonne dei metadati SharePoint. I documenti vengono contrassegnati al momento del caricamento, senza che sia necessario eseguire un'operazione manuale separata.
Filtraggio e ricerca dei metadati: Poiché ogni documento è sistematicamente contrassegnato con metadati provenienti dal CRM, gli utenti possono filtrare ed effettuare ricerche nelle raccolte di documenti SharePoint in base a qualsiasi campo mappato.
Perché la qualità dei metadati è importante per l’integrazione tra Dynamics 365 e SharePoint?
- Reperibilità: I documenti contrassegnati possono essere filtrati in pochi secondi. I documenti non contrassegnati richiedono una ricerca manuale.
- Conformità: I metadati forniscono il contesto per le tracce di audit: chi ha caricato cosa, su quale record e con quale classificazione.
- Preparazione all'intelligenza artificiale: Man mano che le organizzazioni adottano Microsoft Copilot e la ricerca documentale basata sull'intelligenza artificiale, i metadati strutturati costituiscono la base che consente alla ricerca semantica di fornire risultati utili.
Come si strutturano le cartelle SharePoint per l'integrazione con Dynamics 365?
I permessi e i metadati risolvono i problemi relativi all'accesso e alla reperibilità. La struttura delle cartelle determina se il sistema è in grado di scalare o se va in crisi a causa dell'elevato volume di dati.
SharePoint impone un limite massimo di 50.000 voci di autorizzazione univoche (ACL) per ogni raccolta documenti. Le organizzazioni che sincronizzano le autorizzazioni a livello di record da Dynamics 365 a SharePoint possono raggiungere questo limite in modo imprevisto man mano che il volume dei documenti aumenta. Quando si raggiunge tale limite, l’ereditarietà delle autorizzazioni subisce un deterioramento e le prestazioni di SharePoint ne risentono.
SharePoint Structure Creator risolve questo problema generando e gestendo automaticamente una gerarchia logica di cartelle in SharePoint sulla base di regole definite a partire dai dati di Dynamics 365. Raggruppando i documenti in alberi di cartelle strutturati ed efficienti dal punto di vista delle autorizzazioni, anziché applicare autorizzazioni individuali a livello di documento, il numero di ACL rimane gestibile, le autorizzazioni vengono ereditate correttamente e le librerie mantengono la navigabilità anche man mano che crescono di dimensioni.
Qual è la soluzione completa per la gestione dei documenti Dynamics 365 e SharePoint?
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Sfida |
Soluzione |
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Le autorizzazioni di Dynamics 365 non vengono sincronizzate con SharePoint |
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Mancanza di metadati Caricamento di singoli file e assenza della funzione "trascina e rilascia" |
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Le librerie disorganizzate e i limiti dell'ACL comportano dei rischi |
Quando tutti e tre collaborano:
- Un utente del CRM carica più documenti in un'unica operazione tramite drag and drop da un record Dynamics 365, senza dover cambiare applicazione.
- I metadati vengono assegnati automaticamente in base ai valori dei campi del CRM al momento del caricamento.
- Il file viene salvato nella cartella SharePoint corretta, strutturata automaticamente da SharePoint Structure Creator.
- CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator garantisce che solo gli utenti in possesso dei diritti di accesso corretti in Dynamics 365 possano visualizzare il documento in SharePoint, in tempo reale e in modo continuativo.
Il risultato è un'integrazione tra Dynamics 365 e SharePoint sicura, organizzata, consultabile e scalabile, senza necessità di amministrazione manuale né di sviluppo personalizzato.
Scopri come funziona il Replicator per le autorizzazioni da CB Dynamics 365 a SharePoint
Domande frequenti
L'integrazione tra Dynamics 365 e SharePoint funziona in ambiente on-premises?
Quanto tempo occorre per configurare il replicatore di autorizzazioni da Dynamics 365 a SharePoint?
È possibile sincronizzare automaticamente i metadati da Dynamics 365 a SharePoint?
Cosa succede ai documenti esistenti quando implementiamo questi strumenti?
C'è una versione di prova gratuita?
Fai il passo successivo verso una configurazione Dynamics 365 + SharePoint sicura, organizzata e scalabile.
Prova CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator gratuitamente per 15 giorni →
Prova SharePoint Structure Creator gratuitamente per 15 giorni →
Prova gratuitamente Drag & Drop e Metadata per Dynamics 365 CE →
