Устранение рисков ответственности, связанных с миграцией документовВ данном случае это связано с соблюдением GDPR. Избегайте несоблюдение штрафы которые могут превысить 200 миллионов евро, благодаря возможности доказать целостность данных в каждом вашем шаге. Нормативные и операционные аспекты миграции документов должны быть решены до того, как произойдут сбои в работе вашего предприятия.
Следить за соблюдением нормативных требований стало обязательным условием для бизнеса. Эволюция законодательства приводит к появлению пробелов в нормативно-правовом регулировании, которые остаются незамеченными даже для технологических гигантов. Пренебрежение правилами или соответствующие пробелы уже привели к серьезным последствиям. По данным Отчет об отслеживании соблюдения GDPRШтрафы за несоблюдение требований увеличились с более чем 500 в январе 2021 года до более чем 2 000 к январю 2024 года, причем некоторые из этих штрафов превысили отметку в 200 миллионов евро. В данной статье речь пойдет об одном из таких пробелов в соблюдении требований и о том, как их устранить; другими словами, у миграции документов есть обязательства, и Truth Enforcer это решение для их смягчения.
Структура и последствия GDPR и статьи 5
Переполненность информацией, которая теперь стала доступным ценным ресурсом, привела к росту ее применения в различных отраслях и странах. Это вызвало обеспокоенность по поводу конфиденциальности и безопасности персональных данных по всему миру. В связи с этой растущей обеспокоенностью Европейский союз разработал Общий регламент по защите данных (GDPR)..
Основная цель GDPR - защита персональных данных, но он также затрагивает бизнес-процессы, которые часто упускаются из виду, например миграцию документов и систем. При чтении статьи 5 и ее применения к миграции возникают ключевые вопросы о соответствии: Как доказать такую целостность? Как подтвердить, что содержание изменяемых документов не подвергалось манипуляциям во время миграции?
Именно на это отвечает Truth Enforcer.
То, что мы сосредоточились на конкретном обстоятельстве и его связи с одной статьей, не означает, что последствия менее значительны. Наказание по-прежнему соответствует тонкая структура определены GDPR:
"(...) Штраф может достигать 20 миллионов евро или, в случае предприятия, до 4% от его общего мирового оборота за предыдущий финансовый год, в зависимости от того, что выше. (...) менее серьезные нарушения (...) Предусматривает штрафы в размере до 10 миллионов евро или, в случае предприятия, до 2% от всего его мирового оборота за предыдущий финансовый год, в зависимости от того, какая сумма больше."
Миграция документов: целостность документов и снижение рисков
При миграции документов риски, связанные со сменой систем или форматов, не только влияют на соответствие нормативным требованиям, но и могут нанести ущерб операциям, бизнес-процессам и даже репутации. Сложность самого процесса может быть разной, но опасность изменения или повреждения данных остается - а это уже нарушение требований GDPR.
Снижение рисков начинается с рассмотрения двух сторон миграции - человеческой и машинной - с четким пониманием причин: человеческая ошибка при вводе данных или корректировке и технические сбои, связанные с ошибками или сбоями в системе, которые могут поставить под угрозу перенос. Протоколы безопасности, политики хранения и контроля доступа являются ключевыми моментами планирования для любого предприятия, которому, возможно, придется адаптироваться или расти в зависимости от уровня миграции. Тем не менее, они не должны быть единственным гарантом целостности документов.
Гарантировать целостность документов - значит учитывать их ошибочность и внедрять процедуры, поддерживающие эту логику. При разработке плана миграции убедитесь в том, что до и после переноса будет проведена проверка данных. Как? Зафиксируйте содержимое документа с помощью уникального хэша, хранящегося в неизменяемой бухгалтерской книге, и проверьте, совпадает ли хэш после завершения миграции. Эти два шага - присвоение хэша и проверка хэша надежное доказательство подлинности и надежность и обезопасить вас как частное лицо и ваш бизнес, зная, что можно доказать целостность переданных документов.
Помните, что документы могут быть в разных форматах и классифицированы по вашему усмотрению - главная цель состоит в том, чтобы подтверждение подлинности и снижение ответственности. Даже если юридическая ответственность не вызывает опасений, следует подумать об ущербе репутации и сбоях в работе. Как уже говорилось ранее, соблюдение нормативных требований - не единственная обязанность предприятия. Неточности в данных могут привести к несовпадению информации о клиентах, а это один шаг до ошибок в общении и повышения уровня оттока клиентов; если сбои в работе предприятия влияют на время выполнения заказа или на процесс принятия решений, то это может сказаться не только на клиентах, но и на удовлетворенности сотрудников и качестве продукции.
Этот каскадный эффект необходимо учитывать при планировании миграции. Обеспечьте процедуру, отвечающую ключевым аспектам деятельности вашего предприятия, и гарантируйте точность, целостность и подотчетность на протяжении всего процесса.
Устранение пробелов в соблюдении нормативных требований при миграции документов
Понятно, что схема базы данных, системная интеграция, структура управления доступом и другие компоненты, которые являются частью миграции, повлияют на планирование и реализацию, но это не помешает проверке целостности после завершения переноса.
Набросайте комплексный план, включающий Truth Enforcer в качестве механизма хэширования. Это позволит вам создать уникальные идентификаторы для содержимого каждого документа до начала процесса миграции и обеспечить неизменяемый аудиторский след хэшей для проверки после миграции, чтобы убедиться, что документы не были изменены или повреждены во время процесса. подтверждение соответствия и целостности данных.
Мы рекомендуем сохранить эту структуру и после миграции, поскольку целостность данных останется важнейшей частью вашего процесса. Регулярные аудиты и мониторинг должны быть частью стандартной процедуры для любого предприятия, которое производит или обрабатывает данные. А какое предприятие в наши дни этого не делает?
Важное предупреждение: не ограничивайте это решение миграцией; необходимость в процессе проверки документов существует постоянно. Кроме того, даже за пределами Европейского союза существуют другие нормативные акты (CCPA&CPRA, HIPAA, GLBA и FISMA), касающиеся этой динамики. Обратитесь к нашим специалистам и найдите решение, которое соответствует вашим потребностям. Не стесняйтесь обращаться по любому из наших каналов с вопросами об этом или других наших решениях.
Мы с нетерпением ждем возможности подключить программное обеспечение вместе с вами!
По адресу Франсиско РодригесБизнес-аналитик
"Я пишу о том, как программные интеграции могут адаптироваться к бизнес-среде и отвечать требованиям конкретной отрасли. Я хочу показать предприятиям путь к рационализации процессов, устранению узких мест и обеспечению соответствия требованиям, предоставив командам и руководителям высшего звена необходимые инструменты".