Eliminieren Sie die mit der Dokumentenmigration verbundenen Haftungsrisikenin diesem Fall im Zusammenhang mit der Einhaltung der Datenschutzgrundverordnung. Vermeiden Sie Nichteinhaltung Geldbußen die 200 Millionen Euro übersteigen können, indem sie in der Lage sind Datenintegrität nachweisen bei jedem Schritt, den Sie unternehmen. Die rechtlichen und betrieblichen Aspekte der Dokumentenmigration müssen berücksichtigt werden, bevor es zu Störungen in Ihrem Unternehmen kommt.
Die Einhaltung von Vorschriften ist für Unternehmen mittlerweile ein Muss. Die Entwicklung des Rechts schafft Lücken bei der Einhaltung der Vorschriften, die selbst von Tech-Giganten unbemerkt bleiben. Die Vernachlässigung der Vorschriften oder entsprechende Lücken haben bereits zu schwerwiegenden Konsequenzen geführt. Nach Angaben der GDPR Enforcement Tracker BerichtDie Bußgelder für die Nichteinhaltung der Vorschriften stiegen von über 500 im Januar 2021 auf über 2.000 im Januar 2024, wobei einige dieser Bußgelder die 200-Millionen-Euro-Grenze überschreiten. In dieser Diskussion geht es um eine dieser Compliance-Lücken und darum, wie sie geschlossen werden können; mit anderen Worten: Die Dokumentenmigration hat Verbindlichkeiten und Truth Enforcer ist die Lösung, um sie abzumildern.
Die Struktur und die Folgen der DSGVO und Artikel 5
Die Informationsflut, die nun als wertvolle Ressource zur Verfügung steht, hat ihre Anwendung in allen Branchen und Ländern wachsen lassen. Dies führte zu Bedenken hinsichtlich des Datenschutzes und der Sicherheit personenbezogener Daten auf der ganzen Welt. Aufgrund dieser wachsenden Besorgnis schuf die Europäische Union die Allgemeine Datenschutzverordnung (GDPR).
Das Hauptziel der Datenschutz-Grundverordnung ist der Schutz personenbezogener Daten, aber sie befasst sich auch mit Geschäftsprozessen, die oft übersehen werden, wie etwa die Migration von Dokumenten und Systemen. Die Lektüre von Artikel 5 und die Frage, wie er auf Migrationen angewendet werden kann, wirft wichtige Compliance-Fragen auf: Wie kann man diese Integrität nachweisen? Wie kann jemand bestätigen, dass der Inhalt der zu ändernden Dokumente während der Migration nicht manipuliert wurde?
Das ist es, worauf Truth Enforcer reagiert.
Nur weil wir uns auf einen bestimmten Umstand und seine Verbindung zu einem Artikel konzentrieren, bedeutet das nicht, dass die Folgen weniger bedeutend sind. Die Strafe entspricht immer noch dem schöner Rahmen die in der Datenschutz-Grundverordnung definiert sind:
"(...) Der Bußgeldrahmen kann bis zu 20 Millionen Euro betragen, oder im Falle eines Unternehmens bis zu 4% seines gesamten weltweiten Umsatzes des vorangegangenen Geschäftsjahres, je nachdem, welcher Betrag höher ist. (...) weniger schwere Verstöße (...) sieht Geldbußen von bis zu 10 Millionen Euro oder im Falle eines Unternehmens von bis zu 2% seines gesamten weltweiten Umsatzes des vorangegangenen Geschäftsjahres vor, je nachdem, welcher Betrag höher ist."
Dokumentenmigration: Dokumentenintegrität und Risikominderung
Bei der Migration von Dokumenten wirken sich die Risiken, die durch den Wechsel von Systemen oder Formaten entstehen, nicht nur auf die Einhaltung von Vorschriften aus, sondern können auch den Betrieb, die Geschäftsprozesse oder sogar den Ruf schädigen. Die Komplexität des Prozesses selbst variiert, aber die Gefahr, dass Daten verändert oder beschädigt werden, bleibt bestehen - und das verstößt gegen die GDPR-Compliance.
Die Risikominderung beginnt mit der Betrachtung der beiden Seiten der Migration, der menschlichen und der maschinellen, und zwar mit einer klaren Einstellung zu den Gründen: menschliche Fehler bei der Dateneingabe oder -anpassung und technische Fehler durch Bugs oder Systemabstürze, die die Übertragung gefährden können. Sicherheitsprotokolle, Aufbewahrungsrichtlinien und Zugangskontrollen sind wichtige Planungsaspekte für jedes Unternehmen, das sich je nach Umfang der Migration anpassen oder erweitern muss. Dennoch sollten sie nicht der einzige Schutz für die Integrität der Dokumente sein.
Die Integrität eines Dokuments zu gewährleisten bedeutet, seine Fehlbarkeit zu berücksichtigen und ein Verfahren zu implementieren, das diese Logik unterstützt. Bei der Erstellung des Migrationsplans ist darauf zu achten, dass die Daten vor und nach der Übertragung validiert werden. Und wie? Sichern Sie den Inhalt des Dokuments mit einem eindeutigen Hash, der in einem unveränderlichen Ledger gespeichert wird, und überprüfen Sie, ob der Hash nach der Migration noch übereinstimmt. Diese beiden Schritte der Hash-Attribution und Hash-Verifizierung sicherer Nachweis der Echtheit mit Zuverlässigkeit und schützen Sie als Privatperson und Ihr Unternehmen in der Gewissheit, dass die Integrität der übertragenen Dokumente nachgewiesen werden kann.
Denken Sie daran, dass die Dokumente in verschiedenen Formaten und Kategorien vorliegen können, wie Sie es wünschen - das Hauptziel besteht darin die Echtheit zu bescheinigen und die Haftung zu mindern. Selbst wenn die rechtliche Haftung keine Rolle spielt, sollten auch Rufschädigung und Betriebsunterbrechung in Betracht gezogen werden. Wie bereits erwähnt, liegt die Einhaltung der Vorschriften nicht allein in der Verantwortung eines Unternehmens. Ungenauigkeiten in den Daten können zu nicht übereinstimmenden Kundeninformationen führen, was nur einen Schritt von Kommunikationsfehlern und einem Anstieg der Abwanderungsrate entfernt ist. Wenn sich Störungen im Geschäftsbetrieb auf die Lieferzeiten oder den Entscheidungsprozess auswirken, könnten nicht nur die Kunden, sondern auch die Zufriedenheit der Mitarbeiter und die Produktqualität darunter leiden.
Dieser Kaskadeneffekt muss bei der Planung der Migration berücksichtigt werden. Stellen Sie ein Verfahren sicher, das den wichtigsten Aspekten Ihres Unternehmens gerecht wird, und gewährleisten Sie während des gesamten Prozesses Genauigkeit, Integrität und Verantwortlichkeit.
Schließen Sie die Compliance-Lücke bei der Dokumentenmigration
Es ist verständlich, dass das Datenbankschema, die Systemintegration, die Zugriffsverwaltungsstruktur und andere Komponenten, die Teil der Migration sind, die Planung und Implementierung beeinflussen, aber das behindert nicht die Integritätsprüfung nach Abschluss der Übertragung.
Skizzieren Sie einen umfassenden Plan, der Folgendes umfasst Truth Enforcer als Ihren Hashing-Mechanismus. Auf diese Weise können Sie vor dem Migrationsprozess eindeutige Bezeichner für jeden Dokumentinhalt erstellen und mit dem unveränderlichen Prüfpfad der Hashes die Überprüfung nach der Migration ermöglichen, die bestätigt, dass die Dokumente während des Prozesses nicht verändert oder beschädigt wurden. Nachweis der Einhaltung der Vorschriften und der Datenintegrität.
Wir empfehlen Ihnen, diese Struktur auch nach der Migration beizubehalten, da die Datenintegrität ein wesentlicher Bestandteil Ihres Prozesses bleiben wird. Regelmäßige Audits und Kontrollen sollten für jedes Unternehmen, das Daten produziert oder verarbeitet, zum Standardverfahren gehören. Welches Unternehmen tut das heutzutage nicht?
Wichtige Warnung: Diese Lösung darf nicht auf Migrationen beschränkt werden; die Notwendigkeit eines Prozesses zur Überprüfung von Dokumenten ist konstant und wesentlich. Darüber hinaus gibt es auch außerhalb der Europäischen Union weitere Vorschriften (CCPA&CPRA, HIPAA, GLBA und FISMA), die diese Dynamik betreffen. Sprechen Sie mit unseren Experten und finden Sie die Lösung, die Ihren Anforderungen entspricht. Bei Fragen zu dieser oder unseren anderen Lösungen können Sie sich jederzeit an uns wenden.
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Durch Francisco RodriguesWirtschaftsanalytiker
"Ich schreibe darüber, wie sich Software-Integrationen an Geschäftsumgebungen anpassen und auf branchenspezifische Anforderungen reagieren können. Ich möchte Unternehmen den Weg zeigen, wie sie Prozesse rationalisieren, Engpässe beseitigen und die Einhaltung von Vorschriften sicherstellen können, indem sie Teams und Führungskräfte mit den richtigen Tools ausstatten."
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