Elimine los riesgos de responsabilidad asociados a la migración de documentosEn este caso, en relación con el cumplimiento del GDPR. Evite incumplimiento multas que pueden superar los 200 millones de euros al poder demostrar la integridad de los datos en cada paso que dé. Los aspectos normativos y operativos de la migración de documentos deben abordarse antes de que se produzcan interrupciones en su empresa.
Mantenerse al día con la normativa se ha convertido en una obligación para las empresas. La evolución de la legislación está creando lagunas de cumplimiento que pasan desapercibidas incluso para los gigantes tecnológicos. El incumplimiento de las normas o las lagunas correspondientes ya han provocado graves consecuencias. Según el Informe de seguimiento del cumplimiento del RGPDEl número de multas por incumplimiento aumentó de más de 500 en enero de 2021 a más de 2.000 en enero de 2024, y algunas de ellas superan los 200 millones de euros. Este debate se refiere a una de esas lagunas de cumplimiento y a la forma de colmarlas; en otras palabras, la migración de documentos tiene responsabilidades, y Truth Enforcer es la solución para mitigarlos.
Estructura y consecuencias del RGPD y el artículo 5
El desbordamiento de información que se ha convertido en un valioso recurso ha visto crecer su aplicación en sectores y países. Esto ha suscitado preocupación por la privacidad y la seguridad de los datos personales en todo el mundo. Debido a esta creciente preocupación, la Unión Europea creó el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD)..
El objetivo principal del RGPD es proteger los datos personales, pero también aborda procesos empresariales que a menudo pueden pasarse por alto, como las migraciones de documentos y sistemas. La lectura del artículo 5 y la forma en que puede aplicarse a las migraciones plantea cuestiones clave de cumplimiento: ¿Cómo se demuestra dicha integridad? ¿Cómo puede alguien confirmar que el contenido de los documentos que se modifican no se manipuló durante la migración?
A eso responde Truth Enforcer.
El hecho de que nos centremos en una circunstancia específica y su conexión con un artículo no significa que las consecuencias sean menos importantes. La pena sigue ajustándose al marco fino definido por el GDPR:
"(...) el marco sancionador puede ser de hasta 20 millones de euros o, en el caso de una empresa, de hasta el 4% de su volumen de negocios total global del ejercicio fiscal anterior, si esta cifra es superior. (...) infracciones menos graves (...) establece multas de hasta 10 millones de euros o, en el caso de una empresa, de hasta el 2% de la totalidad de su volumen de negocios global del ejercicio fiscal anterior, si esta cifra es superior."
Migración de documentos: integridad de los documentos y reducción de riesgos
Durante la migración de documentos, los riesgos asumidos por el cambio de sistemas o formatos no solo afectan al cumplimiento de la normativa, sino que también pueden dañar las operaciones, los procesos empresariales o incluso la reputación. La complejidad del proceso en sí varía, pero el peligro de que los datos se alteren o corrompan se mantiene, y eso vulnera el cumplimiento del GDPR.
La mitigación de riesgos empieza por contemplar los dos lados de la migración, el humano y el mecánico, con una mentalidad clara de los motivos: errores humanos en la introducción de datos o ajustes y fallos técnicos por bugs o caídas del sistema que pueden poner en peligro la transferencia. Ahora bien, los protocolos de seguridad, las políticas de retención y el control de acceso son consideraciones de planificación clave para cualquier empresa que pueda necesitar adaptarse o crecer en función del nivel de migración. Aun así, no deben ser los únicos guardianes de la integridad de los documentos.
Garantizar la integridad de los documentos significa considerar su falibilidad y aplicar un procedimiento que apoye esa lógica. Al establecer el plan de migración, asegúrate de que haya validaciones de datos antes y después de la transferencia. ¿Cómo? Asegure el contenido del documento con un hash único almacenado en un libro de contabilidad inmutable y verifique si el hash sigue coincidiendo una vez realizada la migración. Estos dos pasos de atribución y verificación del hash prueba segura de autenticidad con fiabilidad y protegerle a usted como individuo y a su empresa sabiendo que es posible demostrar la integridad de los documentos transferidos.
Recuerde que los documentos pueden tener distintos formatos y clasificarse como desee. certificar la autenticidad y mitigar las responsabilidades. Incluso si la responsabilidad legal no es una preocupación, el daño a la reputación y la interrupción operativa también deben tenerse en cuenta. Como ya se ha dicho, el cumplimiento de la normativa no es responsabilidad exclusiva de la empresa. Las imprecisiones en los datos pueden provocar que la información de los clientes no coincida, lo que está a un paso de los errores de comunicación y del aumento de la tasa de rotación; si cualquier interrupción en las operaciones de la empresa repercute en el tiempo de entrega o en el proceso de toma de decisiones, no solo se verán afectados los clientes, sino también la satisfacción de los empleados y la calidad del producto.
Este efecto en cascada debe tenerse en cuenta a la hora de planificar la migración. Asegúrese un procedimiento que responda a los aspectos clave de su empresa y garantice la precisión, integridad y responsabilidad durante todo el proceso.
Cerrar la brecha de cumplimiento en la migración de documentos
Es comprensible que el esquema de la base de datos, la integración del sistema, la estructura de gestión del acceso y otros componentes que forman parte de la migración afecten a la planificación y la ejecución, pero eso no impide la verificación de la integridad una vez finalizada la transferencia.
Esbozar un plan global que incluya Truth Enforcer como mecanismo hash. Esto le permitirá crear identificadores únicos para el contenido de cada documento antes del proceso de migración y permitirá la pista de auditoría inmutable de hashes para permitir la verificación posterior a la migración que valida si los documentos no han sido alterados o corrompidos durante el proceso -. pruebas de conformidad e integridad de los datos.
Le recomendamos que mantenga esta estructura incluso después de la migración, ya que la integridad de los datos seguirá siendo una parte vital de su proceso. Las auditorías y la supervisión periódicas deberían formar parte del procedimiento estándar de cualquier empresa que produzca o maneje datos. ¿Qué empresa no lo hace hoy en día?
Advertencia importante: no limite esta solución a las migraciones; la necesidad de disponer de un proceso de verificación de documentos es constante e imprescindible. Además, incluso fuera de la Unión Europea, existen otras normativas (CCPA&CPRA, HIPAA, GLBA y FISMA) relacionadas con esta dinámica. Hable con nuestros expertos y encuentre la solución que se adapte a sus necesidades. No dude en ponerse en contacto con nosotros a través de cualquiera de nuestros canales si tiene preguntas sobre esta u otras soluciones.
Estamos deseando conectar el software con usted.
Por Francisco RodriguesAnalista de negocio
"Escribo sobre cómo las integraciones de software pueden adaptarse a los entornos empresariales y responder a las demandas específicas del sector. Quiero mostrar a las empresas el camino para agilizar los procesos, eliminar los cuellos de botella y garantizar el cumplimiento de las normativas dotando a los equipos y a los ejecutivos de la C-suite de las herramientas adecuadas."
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