消除与文档迁移相关的责任风险在这种情况下，与遵守 GDPR 有关。 避免 违规 罚金 通过能够 证明数据完整性 的每一个步骤。在企业内部出现混乱之前，必须解决文档迁移的监管和操作问题。
遵守法规已成为企业的必修课。法律的演变正在造成合规方面的漏洞，甚至连科技巨头都没有注意到。对规则的疏忽或相应的漏洞已经导致了严重的后果。根据 GDPR 执行跟踪报告文件迁移》的违规罚款从 2021 年 1 月的 500 多笔增加到 2024 年 1 月的 2000 多笔，其中一些罚款超过了 2 亿欧元。本次讨论涉及其中一个合规差距以及如何弥补这些差距；换句话说，文件迁移有责任，并且 Truth Enforcer 是缓解这些问题的解决方案。
GDPR 和第 5 条的结构和后果
信息泛滥已成为一种宝贵的资源，其在各行各业和各个国家的应用也在不断增长。这引起了全球对个人数据隐私和安全的关注。鉴于这种日益增长的担忧，欧盟制定了《通用数据保护条例》（GDPR）。.
GDPR 的主要目标是保护个人数据，但它也涉及经常被忽视的业务流程，如文档和系统迁移。阅读第 5 条以及它如何适用于迁移，会引发一些关键的合规问题：如何证明这种完整性？如何确认被更改的文件内容在迁移过程中未被篡改？
这就是 "真理执行者 "的回应。
我们关注的是一种特定情况及其与某一条款的联系，但这并不意味着后果不那么严重。处罚仍然符合 细框架 GDPR 规定的：
"(...) 罚款最高可达 2,000 万欧元，或企业上一财年全球总营业额的 4%，以较高者为准。 (...) 较轻的违规行为 (...) 规定了最高 1,000 万欧元的罚款，或企业上一财年全球营业额的 2%，以较高者为准。"
文件迁移：文件完整性和降低风险
在文档迁移过程中，更改系统或格式所带来的风险不仅会影响法规的合规性，还会损害运营、业务流程甚至声誉。过程本身的复杂程度各不相同，但数据被篡改或损坏的危险依然存在，这就违反了 GDPR 合规性。
降低风险首先要考虑迁移的两个方面，即人和机器，并明确原因：数据录入或调整中的人为错误，以及可能危及迁移的错误或系统崩溃造成的技术故障。现在，对于任何企业来说，安全协议、保留政策和访问控制都是关键的规划考虑因素，因为企业可能需要根据迁移的程度进行调整或发展。不过，它们不应是文件完整性的唯一保障。
要保证文档的完整性，就必须考虑到文档的易错性，并实施支持这一逻辑的程序。在制定迁移计划时，确保在迁移前后进行数据验证。如何验证？使用存储在不可变分类账上的唯一哈希值来保护文档内容，并在迁移完成后验证哈希值是否仍然匹配。哈希归属和哈希验证这两个步骤 安全可靠的真实性证明 您的个人和企业都知道，证明转让文件的完整性是可能的。
请记住，文件可以采用不同的格式，也可以按照您的意愿进行分类，关键目标是 认证真实性并减轻责任. 即使不担心法律责任，也应考虑声誉受损和运营中断问题。如前所述，合规并非企业的唯一责任。数据不准确会导致客户信息不匹配，而这距离沟通错误和客户流失率上升仅一步之遥；如果业务运营中断影响了您的交付时间或决策过程，那么受影响的不仅是客户，还有员工的满意度和产品质量。
在规划迁移时，需要考虑到这种连带效应。确保程序符合企业的关键方面，并在整个过程中保证准确性、完整性和责任性。
缩小文档迁移中的合规差距
可以理解的是，数据库模式、系统集成、访问管理结构以及迁移过程中的其他组成部分都会影响规划和实施，但这并不妨碍迁移完成后的完整性验证。
概述一项全面计划，其中包括 Truth Enforcer 作为哈希机制。这样，您就可以在迁移过程之前为每个文档内容创建唯一的标识符，并通过哈希值的不可更改审计跟踪来进行迁移后验证，以确认文档在迁移过程中是否被篡改或损坏。 合规性和数据完整性的证据.
我们建议您即使在迁移后也要保持这种结构，因为数据完整性仍将是流程的重要组成部分。对于任何生产或处理数据的企业来说，定期审核和监控都应成为标准程序的一部分。如今，还有什么企业不这样做呢？
重要提示：请勿将此解决方案局限于迁移；文件验证流程的需求是持续且必不可少的。此外，即使在欧盟之外，也有其他法规（CCPA&CPRA、HIPAA、GLBA 和 FISMA）与此动态相关。请咨询我们的专家，找到适合您需求的解决方案。如对此或其他解决方案有任何疑问，请随时通过我们的任何渠道联系我们。
我们期待与您建立软件联系！
作者 弗朗西斯科-罗德里格斯业务分析员
"我正在撰写关于软件集成如何适应业务环境和应对特定行业需求的文章。我希望通过向团队和 C-suite 高管提供正确的工具，为企业指明简化流程、消除瓶颈和确保合规的道路。