GDPR-naleving bij migratie van documenten: Integriteit en aansprakelijkheid beheren

Tijdens de migratie van documenten hebben de risico's die gepaard gaan met de verandering van systemen of formaten niet alleen invloed op de naleving van de regelgeving, maar kunnen ze ook schade toebrengen aan de bedrijfsvoering, bedrijfsprocessen of zelfs de reputatie. De complexiteit van het proces zelf varieert, maar het gevaar dat gegevens worden gewijzigd of beschadigd blijft bestaan - en dat is in strijd met de GDPR-compliance.

Risicobeperking begint met het bekijken van de twee kanten van migratie, mens en machine, met een duidelijke mindset over het waarom: menselijke fouten bij het invoeren van gegevens of aanpassingen en technische storingen door bugs of systeemcrashes die de overdracht in gevaar kunnen brengen. Beveiligingsprotocollen, bewaarbeleid en toegangscontrole zijn belangrijke planningsoverwegingen voor elke onderneming die zich mogelijk moet aanpassen of groeien, afhankelijk van het migratieniveau. Toch moeten ze niet de enige bewakers van de integriteit van documenten zijn.

Om de integriteit van documenten te garanderen, moet je rekening houden met de feilbaarheid ervan en een procedure implementeren die deze logica ondersteunt. Zorg er bij het opstellen van het migratieplan voor dat er datavalidaties zijn voor en na de overdracht. Hoe? Beveilig de inhoud van het document met een unieke hash die is opgeslagen op een onveranderlijk grootboek en controleer of de hash nog steeds overeenkomt nadat de migratie is uitgevoerd. Deze twee stappen van hash toekenning en hash verificatie veilig bewijs van echtheid met betrouwbaarheid en beschermen u als individu en uw bedrijf in de wetenschap dat de integriteit van de overgedragen documenten kan worden aangetoond.

Onthoud dat documenten in verschillende formaten en categorieën kunnen zijn - het belangrijkste doel hier is om authenticiteit certificeren en aansprakelijkheid beperken. Zelfs als juridische aansprakelijkheid geen punt van zorg is, moet er ook rekening worden gehouden met reputatieschade en operationele verstoring. Zoals eerder vermeld, is compliance niet de enige verantwoordelijkheid van een onderneming. Onnauwkeurigheden in gegevens kunnen leiden tot verkeerd afgestemde klantinformatie, wat één stap verwijderd is van communicatiefouten en een stijging van het opzegpercentage; als verstoringen in de bedrijfsvoering invloed hebben op de tijd die je nodig hebt om te leveren of op je besluitvormingsproces, dan kunnen niet alleen de klanten, maar ook de tevredenheid van werknemers en de productkwaliteit worden aangetast.

Met dit cascade-effect moet rekening worden gehouden bij het plannen van de migratie. Zorg voor een procedure die inspeelt op de belangrijkste aspecten van je onderneming en verzeker nauwkeurigheid, integriteit en verantwoordelijkheid tijdens het hele proces.

Het is begrijpelijk dat het databaseschema, de systeemintegratie, de toegangsbeheerstructuur en andere componenten die deel uitmaken van de migratie de planning en implementatie beïnvloeden, maar dat staat de integriteitsverificatie na de overdracht niet in de weg.

Schets een uitgebreid plan dat het volgende omvat Truth Enforcer als je hashing mechanisme. Hierdoor kun je unieke identifiers creëren voor elke documentinhoud vóór het migratieproces en het onveranderlijke controlespoor van hashes toestaan om de verificatie na de migratie mogelijk te maken die valideert of de documenten niet zijn gewijzigd of beschadigd tijdens het proces. bewijs van naleving en gegevensintegriteit.

We raden je aan om deze structuur ook na de migratie te behouden, omdat gegevensintegriteit een essentieel onderdeel van je proces blijft. Regelmatige audits en monitoring moeten deel uitmaken van de standaardprocedure voor elk bedrijf dat gegevens produceert of verwerkt. Welk bedrijf doet dat tegenwoordig niet?

Belangrijke waarschuwing: beperk deze oplossing niet tot migraties; de noodzaak van een documentverificatieproces is constant en essentieel. Bovendien zijn er, zelfs buiten de Europese Unie, andere regels (CCPA&CPRA, HIPAA, GLBA en FISMA) met betrekking tot deze dynamiek. Praat met onze experts en vind de oplossing die bij u past. Voel je vrij om contact op te nemen via een van onze kanalen met vragen over deze of onze andere oplossingen.

We kijken ernaar uit om software met je te verbinden!