Eliminare i rischi di responsabilità associati alla migrazione dei documentiIn questo caso, in relazione alla conformità al GDPR. Evitare non conformità multe che può superare i 200 milioni di euro, essendo in grado di dimostrare l'integrità dei dati in ogni passo che fate. Gli aspetti normativi e operativi della migrazione dei documenti devono essere affrontati prima che si verifichino interruzioni all'interno dell'azienda.
Tenere il passo con le normative è diventato un obbligo per le aziende. L'evoluzione delle leggi sta creando lacune di conformità che passano inosservate anche ai giganti della tecnologia. L'inosservanza delle norme o le relative lacune hanno già portato a gravi conseguenze. Secondo il Rapporto di monitoraggio dell'applicazione del GDPRLe multe per non conformità sono passate da oltre 500 nel gennaio 2021 a oltre 2.000 nel gennaio 2024, con alcune di queste sanzioni che superano i 200 milioni di euro. Questa discussione riguarda una di queste lacune di conformità e come colmarle; in altre parole, la Migrazione Documentale ha delle responsabilità, e Truth Enforcer è la soluzione per mitigarli.
La struttura e le conseguenze del GDPR e dell'articolo 5
L'eccesso di informazioni che è diventato una risorsa preziosa ha visto crescere la sua applicazione in tutti i settori e in tutti i Paesi. Ciò ha sollevato preoccupazioni per la privacy e la sicurezza dei dati personali in tutto il mondo. A causa di questa crescente preoccupazione, l'Unione Europea ha creato il Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR)..
L'obiettivo principale del GDPR è la protezione dei dati personali, ma si occupa anche di processi aziendali che spesso vengono trascurati, come le migrazioni di documenti e sistemi. La lettura dell'articolo 5 e del modo in cui può essere applicato alle migrazioni solleva questioni fondamentali di conformità: Come si può dimostrare tale integrità? Come si può confermare che il contenuto dei documenti modificati non è stato manipolato durante la migrazione?
È a questo che risponde l'Esecutore della Verità.
Il fatto che ci si concentri su una circostanza specifica e sul suo collegamento a un articolo non significa che le conseguenze siano meno significative. La pena si adatta comunque al quadro fine definiti dal GDPR:
"(...) l'ammenda può arrivare fino a 20 milioni di euro o, nel caso di un'impresa, fino al 4% del fatturato globale totale dell'anno fiscale precedente, a seconda di quale sia il valore più alto. (...) violazioni meno gravi (...) prevede ammende fino a 10 milioni di euro o, nel caso di un'impresa, fino al 2% del suo intero fatturato globale dell'anno fiscale precedente, se superiore."
Migrazione dei documenti: integrità dei documenti e mitigazione del rischio
Durante la migrazione dei documenti, i rischi derivanti dal cambiamento dei sistemi o dei formati non riguardano solo la conformità alle normative, ma possono anche danneggiare le operazioni, i processi aziendali o persino la reputazione. La complessità del processo in sé varia, ma il pericolo che i dati vengano alterati o corrotti rimane, e ciò viola la conformità al GDPR.
La mitigazione del rischio inizia guardando ai due lati della migrazione, quello umano e quello meccanico, con una chiara visione dei motivi: l'errore umano nell'inserimento dei dati o nelle regolazioni e i guasti tecnici dovuti a bug o crash di sistema che possono compromettere il trasferimento. I protocolli di sicurezza, le politiche di conservazione e il controllo degli accessi sono considerazioni fondamentali per la pianificazione di qualsiasi azienda che potrebbe avere bisogno di adattarsi o crescere a seconda del livello di migrazione. Tuttavia, non dovrebbero essere l'unico presidio dell'integrità dei documenti.
Garantire l'integrità del documento significa considerare la sua fallibilità e implementare una procedura che supporti questa logica. Quando si stabilisce il piano di migrazione, assicurarsi che ci siano convalide dei dati prima e dopo il trasferimento. Come? Proteggendo il contenuto del documento con un hash univoco memorizzato su un libro mastro immutabile e verificando se l'hash corrisponde ancora dopo la migrazione. Queste due fasi di attribuzione dell'hash e verifica dell'hash prova sicura di autenticità con affidabilità e tutelare voi come individui e la vostra azienda, sapendo che è possibile dimostrare l'integrità dei documenti trasferiti.
Ricordate che i documenti possono essere di diversi formati e suddivisi in categorie a piacere: l'obiettivo principale è quello di certificare l'autenticità e ridurre le responsabilità. Anche se la responsabilità legale non è un problema, occorre considerare anche i danni alla reputazione e le interruzioni operative. Come già detto, la conformità non è l'unica responsabilità di un'azienda. Le imprecisioni dei dati possono portare a una mancata corrispondenza delle informazioni sui clienti, che è a un passo dagli errori di comunicazione e dall'aumento del tasso di abbandono; se le interruzioni delle operazioni aziendali incidono sui tempi di consegna o sul processo decisionale, a risentirne potrebbero essere non solo i clienti, ma anche la soddisfazione dei dipendenti e la qualità dei prodotti.
Questo effetto a cascata deve essere preso in considerazione quando si pianifica la migrazione. Assicuratevi una procedura che risponda agli aspetti chiave della vostra azienda e che garantisca accuratezza, integrità e responsabilità durante l'intero processo.
Colmare il divario di conformità nella migrazione dei documenti
È comprensibile che lo schema del database, l'integrazione del sistema, la struttura di gestione degli accessi e altri componenti che fanno parte della migrazione influenzino la pianificazione e l'implementazione, ma ciò non impedisce la verifica dell'integrità al termine del trasferimento.
Delineare un piano completo che includa Truth Enforcer come meccanismo di hashing. In questo modo è possibile creare identificatori univoci per ogni contenuto del documento prima del processo di migrazione e consentire la traccia di audit immutabile degli hash per consentire la verifica successiva alla migrazione, che convalida se i documenti non sono stati alterati o corrotti durante il processo. prove di conformità e integrità dei dati.
Vi consigliamo di mantenere questa struttura anche dopo la migrazione, perché l'integrità dei dati rimarrà una parte vitale del vostro processo. Verifiche e monitoraggi regolari dovrebbero far parte della procedura standard di ogni azienda che produce o gestisce dati. Quale azienda non lo fa al giorno d'oggi?
Avviso importante: non limitate questa soluzione alle migrazioni; la necessità di avere un processo di verifica dei documenti è costante ed essenziale. Inoltre, anche al di fuori dell'Unione Europea, esistono altre normative (CCPA&CPRA, HIPAA, GLBA e FISMA) che riguardano questa dinamica. Parlate con i nostri esperti e trovate la soluzione più adatta alle vostre esigenze. Non esitate a contattare uno dei nostri canali per domande su questa o altre soluzioni.
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Da Francisco Rodrigues, Analista aziendale
"Scrivo di come le integrazioni software possano adattarsi agli ambienti aziendali e rispondere alle esigenze specifiche del settore. Voglio mostrare alle imprese la strada per snellire i processi, eliminare i colli di bottiglia e garantire la conformità, dotando i team e i dirigenti C-suite degli strumenti giusti".