Eliminar os riscos de responsabilidade associados à migração de documentosneste caso, relacionadas com a conformidade com o RGPD. Evitar incumprimento coimas que pode ultrapassar os 200 milhões de euros, podendo provar a integridade dos dados em cada passo que dá. Os aspectos regulamentares e operacionais da migração de documentos devem ser abordados antes que ocorram perturbações na sua empresa.
Manter-se a par dos regulamentos tornou-se uma obrigação para as empresas. A evolução da lei está a criar lacunas de conformidade que passam despercebidas até aos gigantes da tecnologia. A negligência das regras ou as lacunas correspondentes já tiveram consequências graves. De acordo com o Relatório de acompanhamento da aplicação do RGPDEm janeiro de 2021, as multas por incumprimento aumentaram de mais de 500 em janeiro de 2021 para mais de 2.000 em janeiro de 2024, com algumas dessas multas a ultrapassarem a marca dos 200 milhões de euros. Esta discussão diz respeito a uma dessas lacunas de conformidade e à forma de as colmatar; por outras palavras, a Migração Documental tem responsabilidades, e Truth Enforcer é a solução para os atenuar.
A estrutura e as consequências do RGPD e do artigo 5.
O excesso de informação que agora se tornou disponível como um recurso valioso viu crescer a sua aplicação em todos os sectores e países. Este facto suscitou preocupações quanto à privacidade e à segurança dos dados pessoais em todo o mundo. Devido a esta preocupação crescente, a União Europeia criou o Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados (RGPD).
O principal objetivo do RGPD é proteger os dados pessoais, mas também aborda processos empresariais que podem ser frequentemente ignorados, como as migrações de documentos e sistemas. A leitura do artigo 5.º e da forma como se pode aplicar às migrações levanta questões fundamentais de conformidade: Como é que se prova essa integridade? Como é que alguém pode confirmar que o conteúdo dos documentos que estão a ser alterados não foi manipulado durante a migração?
É a isso que o Truth Enforcer responde.
O facto de nos centrarmos numa circunstância específica e na sua ligação a um artigo não significa que as consequências sejam menos significativas. A pena continua a ser adequada ao quadro fino definidos pelo RGPD:
"(...) a coima pode ir até 20 milhões de euros ou, no caso de uma empresa, até 4% do seu volume de negócios global total do ano fiscal anterior, consoante o que for mais elevado. (...) infracções menos graves (...) prevê coimas até 10 milhões de euros ou, no caso de uma empresa, até 2% do seu volume de negócios global do ano fiscal anterior, consoante o montante mais elevado."
Migração de documentos: integridade dos documentos e atenuação dos riscos
Durante a migração de documentos, os riscos assumidos pela mudança de sistemas ou formatos não afectam apenas a conformidade com os regulamentos, mas podem também prejudicar as operações, os processos empresariais ou mesmo a reputação. A complexidade do processo em si varia, mas o perigo de os dados serem alterados ou corrompidos mantém-se - e isso viola a conformidade com o RGPD.
A atenuação dos riscos começa com a análise dos dois lados da migração, humano e máquina, com uma mentalidade clara sobre os motivos: erro humano na introdução de dados ou ajustes e falhas técnicas de bugs ou falhas do sistema que podem comprometer a transferência. Agora, os protocolos de segurança, as políticas de retenção e o controlo de acesso são considerações de planeamento fundamentais para qualquer empresa que possa ter de se adaptar ou crescer em função do nível de migração. No entanto, não devem ser a única proteção da integridade dos documentos.
Garantir a integridade dos documentos significa considerar a sua falibilidade e implementar um procedimento que apoie essa lógica. Ao estabelecer o plano de migração, certifique-se de que existem validações de dados antes e depois da transferência. Como? Proteger o conteúdo do documento com um hash único armazenado num livro-razão imutável e verificar se o hash ainda corresponde após a migração. Estas duas etapas de atribuição de hash e verificação de hash prova segura de autenticidade com fiabilidade e protegê-lo a si, enquanto indivíduo, e à sua empresa, sabendo que é possível provar a integridade dos documentos transferidos.
Lembre-se de que os documentos podem estar em diferentes formatos e ser categorizados como desejar - o objetivo principal aqui é certificar a autenticidade e reduzir as responsabilidades. Mesmo que a responsabilidade legal não seja uma preocupação, os danos à reputação e a perturbação operacional também devem ser considerados. Como já foi referido, a conformidade não é da exclusiva responsabilidade de uma empresa. As imprecisões dos dados podem levar a informações desencontradas sobre os clientes, o que está a um passo dos erros de comunicação e do aumento da taxa de rotatividade; se quaisquer perturbações nas operações comerciais tiverem impacto no tempo que demora a entregar ou no seu processo de tomada de decisões, então não só os clientes, mas também a satisfação dos empregados e a qualidade do produto podem ser afectados.
Este efeito de cascata deve ser tido em consideração ao planear a migração. Garanta um procedimento que responda aos principais aspectos da sua empresa e assegure a exatidão, integridade e responsabilidade durante todo o processo.
Feche a lacuna de conformidade na migração de documentos
É compreensível que o esquema da base de dados, a integração do sistema, a estrutura de gestão do acesso e outros componentes que fazem parte da migração afectem o planeamento e a implementação, mas isso não impede a verificação da integridade após a conclusão da transferência.
Delinear um plano global que inclua Truth Enforcer como mecanismo de hashing. Isto permitir-lhe-á criar identificadores únicos para o conteúdo de cada documento antes do processo de migração e permitir que o rasto de auditoria imutável dos hashes permita a verificação pós-migração que valida se os documentos não foram alterados ou corrompidos durante o processo. provas de conformidade e integridade dos dados.
Recomendamos que mantenha esta estrutura mesmo após a migração, porque a integridade dos dados continuará a ser uma parte vital do seu processo. As auditorias e a monitorização regulares devem fazer parte do procedimento normal de qualquer empresa que produza ou trate dados. Que empresa não o faz atualmente?
Aviso importante: não limitar esta solução às migrações; a necessidade de ter um processo de verificação de documentos é constante e essencial. Para além disso, mesmo fora da União Europeia, existem outras regulamentações (CCPA&CPRA, HIPAA, GLBA e FISMA) relativas a esta dinâmica. Fale com os nossos especialistas e encontre a solução que melhor se adapta às suas necessidades. Não hesite em contactar-nos através de qualquer um dos nossos canais para colocar questões sobre esta ou outras soluções.
Estamos ansiosos por ligar o software a si!
Por Francisco Rodrigues, Analista de negócios
"Estou a escrever sobre a forma como as integrações de software se podem adaptar aos ambientes empresariais e responder às exigências específicas do sector. Quero mostrar às empresas o caminho para simplificar processos, eliminar estrangulamentos e garantir a conformidade, capacitando as equipas e os executivos C-suite com as ferramentas certas."