Conformité GDPR dans la migration des documents : Gérer l'intégrité et la responsabilité

Lors de la migration de documents, les risques pris par le changement de systèmes ou de formats n'affectent pas seulement la conformité aux réglementations, mais peuvent également nuire aux opérations, aux processus d'entreprise, voire à la réputation. La complexité du processus lui-même varie, mais le risque que les données soient modifiées ou corrompues demeure, ce qui constitue une violation de la conformité au GDPR.

L'atténuation des risques commence par l'examen des deux aspects de la migration, l'humain et la machine, avec une vision claire des raisons : l'erreur humaine dans la saisie des données ou les ajustements et les défaillances techniques dues à des bogues ou à des pannes de système qui peuvent compromettre le transfert. Les protocoles de sécurité, les politiques de conservation et le contrôle d'accès sont des éléments clés de la planification pour toute entreprise qui pourrait avoir besoin de s'adapter ou de se développer en fonction du niveau de migration. Cependant, ils ne doivent pas être les seuls garants de l'intégrité des documents.

Garantir l'intégrité d'un document, c'est prendre en compte sa faillibilité et mettre en œuvre une procédure qui s'inscrit dans cette logique. Lors de l'établissement du plan de migration, il faut s'assurer que les données sont validées avant et après le transfert. Comment ? En sécurisant le contenu du document par un hachage unique stocké sur un grand livre immuable et en vérifiant si le hachage correspond toujours après la migration. Ces deux étapes d'attribution et de vérification du hachage une preuve d'authenticité sûre et fiable et vous protège en tant qu'individu et en tant qu'entreprise en sachant qu'il est possible de prouver l'intégrité des documents transférés.

N'oubliez pas que les documents peuvent se présenter sous différents formats et être classés comme vous le souhaitez. certifier l'authenticité et atténuer les responsabilités. Même si la responsabilité juridique n'est pas un sujet de préoccupation, les atteintes à la réputation et les perturbations opérationnelles doivent également être prises en compte. Comme indiqué précédemment, la conformité n'est pas la seule responsabilité d'une entreprise. Les inexactitudes dans les données peuvent conduire à des informations inadéquates sur les clients, ce qui n'est pas loin des erreurs de communication et de l'augmentation du taux de désabonnement ; si des perturbations dans les opérations commerciales ont un impact sur le temps que vous mettez à livrer ou sur votre processus de prise de décision, alors non seulement les clients, mais aussi la satisfaction des employés et la qualité des produits peuvent être affectés également.

Cet effet en cascade doit être pris en considération lors de la planification de la migration. Mettez en place une procédure qui réponde aux aspects clés de votre entreprise et garantissez l'exactitude, l'intégrité et la responsabilité tout au long du processus.

Il est compréhensible que le schéma de la base de données, l'intégration du système, la structure de gestion des accès et d'autres éléments faisant partie de la migration affectent la planification et la mise en œuvre, mais cela n'empêche pas la vérification de l'intégrité une fois le transfert terminé.

Un plan d'ensemble qui comprend Truth Enforcer comme mécanisme de hachage. Cela vous permettra de créer des identifiants uniques pour chaque contenu de document avant le processus de migration et de permettre à la piste d'audit immuable des hachages de permettre la vérification post-migration qui valide si les documents n'ont pas été modifiés ou corrompus au cours du processus. la preuve de la conformité et de l'intégrité des données.

Nous vous recommandons de conserver cette structure même après la migration, car l'intégrité des données restera un élément essentiel de votre processus. Des audits et des contrôles réguliers devraient faire partie de la procédure standard de toute entreprise qui produit ou manipule des données. Quelle entreprise ne le fait pas de nos jours ?

Avertissement important : ne limitez pas cette solution aux migrations ; la nécessité de disposer d'un processus de vérification des documents est constante et essentielle. En outre, même en dehors de l'Union européenne, il existe d'autres réglementations (CCPA&CPRA, HIPAA, GLBA et FISMA) concernant cette dynamique. Discutez avec nos experts et trouvez la solution qui répond à vos besoins. N'hésitez pas à nous contacter par l'intermédiaire de l'un de nos canaux pour toute question sur cette solution ou sur nos autres solutions.

Nous nous réjouissons de pouvoir vous proposer un logiciel de connexion !