Вот что мы рассмотрим в этой статье:
Учитывая, что только в США насчитывается более 768 000 консалтинговых фирм (Statista, 2022), обслуживающих широкий спектр отраслей, можно предположить, что консультанты часто несут большую нагрузку в связи с высоким спросом на их услуги.
Как правило, в деловом мире первая точка контакта между предприятиями и клиентами осуществляется по электронной почте, и в консалтинговых компаниях это не является исключением. В дальнейшем электронная почта используется для самых разных целей: для облегчения обмена документами, планирования встреч и общего обмена информацией.
Поскольку консультанты тесно сотрудничают с многочисленными клиентами, нередко они имеют несколько учетных записей электронной почты, причем каждая из них принадлежит отдельному серверу. Кроме того, у них может быть один или несколько личных аккаунтов.
Поэтому в течение всего рабочего дня консультанты, как правило, имеют как минимум несколько пунктов, которые необходимо проверить, а именно:
- Деловая электронная почта
- Личные письма
- Календари их клиентов и коллег
Важный совет для успешной синхронизации Outlook
Если вы давно работаете в корпоративном мире, вы знаете, как легко застрять на задачах, которые не приносят никакой пользы. Проверка нескольких почтовых ящиков и назначение встреч, а также поиск идеального времени, в которое все могут уложиться, могут отнимать очень много времени. Такие мелкие поручения начинают нагромождаться поверх других, более приоритетных задач, а это совсем не то, что вам нужно, когда вы хотите сосредоточиться на управлении своим тяжелым клиентским портфелем.
Разбросанная по разным местам информация является причиной того, что эти задачи отнимают у вас так много времени. Деловая электронная почта хранится на почтовом сервере организации, календари клиентов и коллег - на их собственных почтовых серверах, то же самое относится и к личной электронной почте. Информация, размещенная на отдельных серверах Exchange, не может быть визуализирована в одном месте, поэтому управление ею требует времени, которого у вас может не быть.
Наем офисных ассистентов является потенциальным решением подобной проблемы. Однако, если нет других существенных обязанностей, которые необходимо делегировать, затраты на привлечение новых сотрудников могут оказаться неоправданными только из-за необходимости управления несколькими учетными записями электронной почты.
Более логичным подходом является изучение средств синхронизации, позволяющих централизовать электронную почту, календари и другие элементы, хранящиеся на различных почтовых серверах. Средства синхронизации позволяют оптимизировать рабочий процесс консультанта и объединить важную информацию из разных учетных записей в единое и доступное место. Это не только экономит время, но и повышает эффективность работы, позволяя специалистам сосредоточиться на более приоритетных задачах и добиваться лучших результатов для своих клиентов.
Outlook Синхронизация с CB Exchange Server Sync
CB Exchange Server Sync по адресу Connecting Software это средство синхронизации Outlook, работающее на уровне сервера (на уровне сервера Exchange, что означает отсутствие зависимости синхронизации от пользовательского устройства).
CB Exchange Server Sync может быть полезен во многих сценариях: от слияния транснациональных компаний, к решению потребности спортивных команд в составлении расписанияили, как в данном случае, помощь в управлении загруженностью консультантов, работающих с несколькими клиентами одновременно.
Концепция достаточно проста для понимания. С помощью CB Exchange Server Sync можно, по сути, объединить содержимое нескольких счетов Exchange/Outlook:
- Электронная почта
- Календари
- Контакты
- Задачи
- Примечания
- Папки, включая общие папки
Все они могут быть синхронизированы с помощью CB Exchange Server Sync, причем синхронизация может быть как однонаправленной, так и двунаправленной. Для настройки используются пары синхронизации, которые представляют собой пары адресов электронной почты, которые необходимо синхронизировать. В зависимости от потребностей консультанта вы можете самостоятельно выбирать, какие элементы необходимо синхронизировать, как они синхронизируются и с какими учетными записями электронной почты они синхронизируются.
CB Exchange Server Sync содержит удобную панель для управления всеми парами синхронизации. Вы можете добавлять, удалять, запускать и останавливать конфигурации в соответствии с вашими потребностями. Вот небольшой обзор панели Документация доступных для этого удобного инструмента:
Практический пример синхронизации Outlook с CB Exchange Server Sync
Теперь рассмотрим упрощенный сценарий. Консультант, которому требуется синхронизация:
- Их рабочая электронная почта с личной электронной почтой
- Их рабочий календарь с личным календарем
- А затем эти календари с календарем коллеги.
Это очень легко сделать с помощью CB Exchange Server Sync, используя две пары синхронизации:
- Пара синхронизации 1: Организационный адрес электронной почты и личный адрес электронной почты - Двунаправленная синхронизация электронной почты, календарей, контактов, задач, заметок и папок Exchange.
- Пара синхронизации 2: Адрес электронной почты организации и адрес электронной почты коллеги - Двунаправленная синхронизация календарей Exchange.
С помощью этих двух пар синхронизации упомянутая нами информация централизуется в одной учетной записи Exchange/Outlook. В данном случае это организационная учетная запись Exchange консультанта, которая теперь обеспечивает централизованное представление элементов электронной почты.
Следует помнить, что представленный пример является упрощенным, и количество пар синхронизации будет зависеть от числа коллег или клиентов, с которыми вы хотите синхронизировать календари или любые из упомянутых нами элементов электронной почты.
Обращайтесь к нам!
Неважно, работаете ли вы в консалтинговой фирме или в любой другой профессиональной среде, CB Exchange Server Sync это идеальный инструмент для тех, кто хочет синхронизировать объекты, хранящиеся в различных учетных записях Exchange/Outlook. Даже если один из этих аккаунтов - Gmail или Google Workspace, это не проблема! У нас есть CB Exchange Server Sync for Gmail and Google Workspace готов помочь вам. Он обладает точно такими же характеристиками, как и CB Exchange Server Sync, но при этом работает в среде Google.
Мы предлагаем бесплатный 15-дневные испытания для обоих решений, поэтому не стесняйтесь оставлять свои запросы по ссылкам ниже. Протестируйте инструменты в собственной среде без каких-либо затрат!
Об авторе
По адресу Диогу Гувейя
"После завершения учебы в Великобритании я присоединился к команде маркетинга в Connecting Software, чтобы создавать контент по интеграции программного обеспечения и ряду других ИТ-тем. Если у вас есть какие-либо замечания или предложения, пожалуйста, обращайтесь".