Eis o que iremos abordar no artigo:
Tendo em conta que só nos Estados Unidos existem mais de 768 000 empresas de consultoria (Statista, 2022), que atende a uma vasta gama de sectores, é seguro assumir que os consultores suportam frequentemente cargas de trabalho pesadas devido à elevada procura dos seus serviços.
Como é prática comum no mundo dos negócios, o primeiro ponto de contacto entre empresas e clientes é feito através de e-mail, e para as empresas de consultoria não é diferente. A comunicação por correio eletrónico é então utilizada para uma variedade de fins, desde facilitar a partilha de documentos, a marcação de reuniões e a troca geral de informações.
Uma vez que os consultores trabalham em estreita colaboração com vários clientes, não é invulgar que tenham mais do que uma conta de correio eletrónico, cada uma delas pertencente a um servidor diferente. Para além disso, podem também ter uma ou mais contas pessoais.
Assim, durante o seu dia de trabalho, os consultores têm normalmente pelo menos alguns pontos a verificar, nomeadamente:
- E-mails comerciais
- Correio eletrónico pessoal
- Os calendários dos seus clientes e colegas de trabalho
Dica importante para uma sincronização bem-sucedida do Outlook
Se já está no mundo corporativo há algum tempo, sabe como é fácil ficar preso em tarefas que não agregam valor ao seu dia. Ter que verificar várias caixas de entrada e marcar reuniões enquanto tenta descobrir o horário ideal que se encaixa na disponibilidade de todos pode se tornar muito demorado. Essas pequenas tarefas começam a se acumular em cima de outras tarefas de maior prioridade – não é o que precisa quando quer se concentrar em gerir a sua pesada carteira de clientes.
A informação espalhada por vários locais é a razão pela qual essas tarefas tomam tanto do seu tempo. Os e-mails comerciais são armazenados no servidor de e-mail da sua organização, os calendários dos clientes e colegas estão nos seus próprios servidores de e-mail e o mesmo se aplica aos seus e-mails pessoais. A informação armazenada em servidores separados significa que ela não pode ser visualizada num único local e, portanto, gerenciá-la requer tempo que talvez você não tenha.
A contratação de assistentes de escritório é uma solução possível para este tipo de problema. No entanto, a menos que existam outras responsabilidades substanciais a delegar, o custo associado à contratação de novos membros da equipa pode não ser justificado apenas pela necessidade de gerir várias contas de correio eletrónico.
Uma abordagem mais lógica seria explorar ferramentas de sincronização que podem centralizar e-mails, calendários e outros itens armazenados em diferentes servidores de e-mail. As ferramentas de sincronização podem otimizar o fluxo de trabalho de um consultor e combinar informações importantes de diferentes contas num único local acessível. Isso não só poupa tempo, mas também melhora a eficiência, permitindo que os profissionais se concentrem em tarefas de maior prioridade e entreguem melhores resultados aos seus clientes.
Outlook Sincronização com CB Exchange Server Sync
CB Exchange Server Sync por . é uma ferramenta de sincronização Outlook que funciona ao nível do servidor (ao nível do servidor Exchange, o que significa que não depende de nenhum dispositivo do utilizador para garantir a sincronização).
O CB Exchange Server Sync pode ser útil em muitos cenários: desde fusões de empresas multinacionais, para resolver o necessidades de programação das equipas desportivasou, neste caso, ajudar a gerir o volume de trabalho atarefado dos consultores que fazem malabarismos com vários clientes ao mesmo tempo.
O conceito é bastante simples de entender. Com o CB Exchange Server Sync, pode essencialmente fundir o conteúdo de várias contas Exchange/Outlook:
- Emails
- Calendários
- Contatos
- Tarefas
- Notas
- Pastas, incluindo pastas públicas
Todos eles podem ser sincronizados pelo CB Exchange Server Sync, com uma sincronização unidirecional ou bidirecional. A configuração é feita usando pares de sincronização, que são simplesmente os pares de endereços de e-mail que deseja sincronizar. Dependendo das suas necessidades como consultor, é livre de escolher os itens que pretende sincronizar, a forma como são sincronizados e as contas de correio eletrónico com que são sincronizados.
O CB Exchange Server Sync inclui um painel de fácil utilização para gerir todos os seus pares de sincronização. Pode adicionar, remover, iniciar e parar configurações de acordo com as suas necessidades. Aqui está uma pequena espreitadela do Documentação Online disponíveis para esta ferramenta útil:
Exemplo prático de sincronização de Outlook com CB Exchange Server Sync
Agora, vamos explorar um cenário simplificado. Um consultor que deseja sincronizar:
- O seu correio eletrónico profissional com o seu correio eletrónico pessoal
- O seu calendário profissional com o seu calendário pessoal
- E então, esses calendários com o calendário de um colega
Isto é extremamente fácil com o CB Exchange Server Sync, utilizando dois pares de sincronização:
- Par de sincronização 1: Endereço de e-mail organizacional e endereço de e-mail pessoal – Sincronização bidirecional de e-mails, calendários, contactos, tarefas, notas e pastas Exchange.
- Par de sincronização 2: Endereço de e-mail da organização e endereço de e-mail do colega – Sincronização bidirecional de calendários Exchange.
Com estes dois pares de sincronização, as informações que mencionámos são centralizadas numa conta Exchange/Outlook. Neste caso, a conta organizacional Exchange do consultor, que agora fornece uma visão centralizada dos itens de e-mail.
Tenha em atenção que o caso de utilização apresentado é simplificado e que o número de pares de sincronização dependerá do número de colegas ou clientes com os quais pretende sincronizar calendários ou qualquer um dos itens de correio eletrónico que mencionámos.
Entre em contacto connosco!
Quer trabalhe numa empresa de consultoria ou em qualquer outro ambiente profissional, CB Exchange Server Sync é a ferramenta perfeita para quem deseja sincronizar itens armazenados em diferentes contas Exchange/Outlook. Mesmo que alguma das contas seja do Gmail ou do Google Workspace, não há problema! Nós temos CB Exchange Server Sync para Gmail e Google Workspace pronto para o ajudar. Tem exatamente as mesmas características do CB Exchange Server Sync, mas também funciona para o ambiente Google.
Oferecemos gratuitamente Ensaios de 15 dias para ambas as soluções, por isso sinta-se à vontade para deixar o seu pedido através dos links abaixo. Teste as ferramentas no seu próprio ambiente, a custo zero!
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Sobre o Autor
Por Diogo Gouveia
"Depois de concluir os meus estudos no Reino Unido, juntei-me à equipa de Marketing da Connecting Software para criar conteúdos sobre integração de software e uma variedade de outros tópicos de TI. Se tiver alguma observação ou sugestão, entre em contacto comigo."