Voici ce que nous allons aborder dans cet article :
Étant donné qu'il existe plus de 768 000 sociétés de conseil rien qu'aux États-Unis (Statista(2022), qui s'adressent à un large éventail d'industries, on peut supposer que les consultants ont souvent une lourde charge de travail en raison de la forte demande pour leurs services.
Dans le monde des affaires, le premier point de contact entre les entreprises et les clients se fait par courrier électronique, et il en va de même pour les sociétés de conseil. La communication par courrier électronique est ensuite utilisée à diverses fins, qu'il s'agisse de faciliter le partage de documents, de planifier des réunions ou d'échanger des informations de manière générale.
Comme les consultants travaillent en étroite collaboration avec plusieurs clients, il n'est pas rare qu'ils possèdent plus d'un compte de messagerie, chacun appartenant à un serveur différent. Sans compter qu'ils peuvent également avoir un ou plusieurs comptes personnels.
Ainsi, tout au long de leur journée de travail, les consultants devront généralement au moins quelques points à vérifier, à savoir
- Courriels professionnels
- Courriels personnels
- Les calendriers de leurs clients et de leurs collègues de travail
Conseil important pour une synchronisation Outlook réussie
Si vous travaillez dans le monde de l'entreprise depuis un certain temps, vous savez à quel point il est facile de rester bloqué sur des tâches qui n'ajoutent aucune valeur à votre journée. Le fait de devoir consulter plusieurs boîtes de réception et d'organiser des réunions tout en essayant de trouver le créneau horaire idéal qui correspond aux disponibilités de chacun peut devenir très chronophage. Ces petites courses commencent à s'empiler sur vos autres tâches prioritaires, ce qui n'est pas ce dont vous avez besoin lorsque vous voulez vous concentrer sur la gestion de votre lourd portefeuille de clients.
C'est parce que les informations sont réparties sur plusieurs sites que ces tâches vous prennent autant de temps. Les courriels professionnels sont stockés sur le serveur de messagerie de votre entreprise, les calendriers des clients et des collègues sont stockés sur leurs propres serveurs de messagerie, et il en va de même pour vos courriels personnels. Les informations résidant dans des serveurs Exchange distincts ne peuvent pas être visualisées en un seul endroit, et leur gestion nécessite donc du temps que vous n'avez peut-être pas.
L'embauche d'assistants de bureau est une solution potentielle à ce type de problème. Toutefois, à moins qu'il n'y ait d'autres responsabilités importantes à déléguer, le coût associé à l'embauche de nouveaux membres de l'équipe pourrait ne pas être justifié par la seule nécessité de gérer plusieurs comptes de courrier électronique.
Une approche plus logique consisterait à explorer les outils de synchronisation qui peuvent centraliser les courriels, les calendriers et d'autres éléments stockés sur différents serveurs de messagerie. Les outils de synchronisation peuvent rationaliser le flux de travail d'un consultant et combiner des informations importantes provenant de différents comptes en un seul endroit accessible. Cela permet non seulement de gagner du temps, mais aussi d'améliorer l'efficacité, ce qui permet aux professionnels de se concentrer sur des tâches plus prioritaires et d'obtenir de meilleurs résultats pour leurs clients.
Outlook Synchronisation avec CB Exchange Server Sync
CB Exchange Server Sync par Connecting Software est un outil de synchronisation Outlook qui fonctionne au niveau du serveur (au niveau du serveur Exchange, ce qui signifie que vous ne dépendez pas d'un appareil utilisateur pour assurer la synchronisation).
CB Exchange Server Sync peut être utile dans de nombreux scénarios : de la les fusions d'entreprises multinationalespour résoudre le problème de la les besoins des équipes sportives en matière de programmationou, dans le cas présent, aider à gérer la charge de travail des consultants qui jonglent avec plusieurs clients en même temps.
Le concept est assez simple à comprendre. Avec CB Exchange Server Sync, vous pouvez essentiellement fusionner le contenu de plusieurs comptes Exchange/Outlook :
- Emails
- Calendriers
- Contacts
- Tâches
- Notes
- Dossiers, y compris les dossiers publics
Toutes ces adresses peuvent être synchronisées par CB Exchange Server Sync, avec une synchronisation unidirectionnelle ou bidirectionnelle. La configuration se fait à l'aide de paires de synchronisation, qui sont simplement les paires d'adresses électroniques que vous souhaitez synchroniser. En fonction de vos besoins en tant que consultant, vous êtes libre de choisir les éléments que vous souhaitez synchroniser, la manière dont ils sont synchronisés et les comptes de messagerie avec lesquels ils sont synchronisés.
CB Exchange Server Sync comprend un panneau convivial pour gérer toutes vos paires de synchronisation. Vous pouvez ajouter, supprimer, démarrer et arrêter des configurations en fonction de vos besoins. Voici un petit aperçu de l'application Documentation en ligne disponible pour cet outil pratique :
Exemple pratique de synchronisation de Outlook avec CB Exchange Server Sync
Examinons maintenant un scénario simplifié. Un consultant qui cherche à synchroniser :
- Leur courriel professionnel et leur courriel personnel
- Leur calendrier professionnel et leur calendrier personnel
- Et puis, ces calendriers avec celui d'un collègue
C'est extrêmement facile avec CB Exchange Server Sync, en utilisant deux paires de synchronisation :
- Paire de synchronisation 1 : Synchronisation bidirectionnelle des courriels, des calendriers, des contacts, des tâches, des notes et des dossiers de Exchange.
- Paire de synchronisation 2 : Adresse électronique de l'organisation et adresse électronique du collègue - Synchronisation bidirectionnelle des calendriers Exchange.
Avec ces deux paires de synchronisation, les informations mentionnées sont centralisées dans un seul compte Exchange/Outlook. Dans le cas présent, il s'agit du compte Exchange de l'organisation du consultant, qui offre désormais une vue centralisée des éléments du courrier électronique.
Gardez à l'esprit que le cas d'utilisation présenté est simplifié et que le nombre de paires de synchronisation dépendra du nombre de collègues ou de clients avec lesquels vous souhaitez synchroniser des calendriers ou l'un des éléments de courrier électronique que nous avons mentionnés.
Prenez contact avec nous !
Que vous travailliez dans une société de conseil ou dans tout autre environnement professionnel, CB Exchange Server Sync est l'outil idéal pour tous ceux qui souhaitent synchroniser des éléments stockés sur différents comptes Exchange/Outlook. Même si l'un de ces comptes est un compte Gmail ou un compte Google Workspace, cela ne pose aucun problème ! Nous avons CB Exchange Server Sync for Gmail and Google Workspace prêt à vous aider. Il présente exactement les mêmes caractéristiques que le CB Exchange Server Sync, mais il fonctionne également pour l'environnement Google.
Nous offrons gratuitement Essais de 15 jours pour les deux solutions, alors n'hésitez pas à nous faire part de vos demandes via les liens ci-dessous. Testez les outils dans votre propre environnement, sans frais !
Formulaires de contact :
A propos de l'auteur
Par Diogo Gouveia
"Après avoir terminé mes études au Royaume-Uni, j'ai rejoint l'équipe marketing de Connecting Software pour créer du contenu sur l'intégration des logiciels et divers autres sujets liés aux technologies de l'information. Si vous avez des observations ou des suggestions, n'hésitez pas à me contacter."