In diesem Artikel werden wir Folgendes behandeln:
Angesichts der Tatsache, dass es allein in den Vereinigten Staaten über 768.000 Beratungsunternehmen gibt (Statista(2022), die ein breites Spektrum von Branchen bedienen, kann man davon ausgehen, dass die Berater aufgrund der hohen Nachfrage nach ihren Dienstleistungen oft stark ausgelastet sind.
Wie in der Geschäftswelt üblich, erfolgt der erste Kontakt zwischen Unternehmen und Kunden per E-Mail, und bei Beratungsunternehmen ist das nicht anders. Die E-Mail-Kommunikation wird dann für eine Vielzahl von Zwecken genutzt, von der Erleichterung der gemeinsamen Nutzung von Dokumenten über die Planung von Sitzungen bis hin zum allgemeinen Informationsaustausch.
Da Berater eng mit mehreren Kunden zusammenarbeiten, ist es nicht ungewöhnlich, dass sie mehr als ein E-Mail-Konto besitzen, wobei jedes zu einem anderen Server gehört. Ganz zu schweigen davon, dass sie vielleicht auch ein oder mehrere persönliche Konten haben.
Während ihres Arbeitstages haben die Berater daher in der Regel mindestens einige Punkte zu überprüfen, nämlich:
- Geschäftliche E-Mails
- Persönliche Emails
- Die Kalender ihrer Kunden und Mitarbeiter
Wichtiger Tipp für eine erfolgreiche Outlook-Synchronisierung
Wenn Sie schon eine Weile in der Unternehmenswelt tätig sind, wissen Sie, wie leicht es ist, sich mit Aufgaben zu beschäftigen, die keinen Mehrwert für Ihren Tag bringen. Es kann sehr zeitaufwändig sein, mehrere Posteingänge zu überprüfen und Besprechungen zu buchen, während man versucht, den idealen Zeitplan zu finden, der mit der Verfügbarkeit aller Beteiligten übereinstimmt. Solche kleinen Besorgungen stapeln sich neben anderen Aufgaben mit höherer Priorität - nicht das, was Sie brauchen, wenn Sie sich auf die Verwaltung Ihres umfangreichen Kundenportfolios konzentrieren wollen.
Der Grund, warum diese Aufgaben so viel Zeit in Anspruch nehmen, ist die Verteilung der Informationen über mehrere Standorte. Geschäftliche E-Mails sind auf dem E-Mail-Server Ihres Unternehmens gespeichert, die Kalender von Kunden und Kollegen befinden sich auf deren eigenen E-Mail-Servern, und das Gleiche gilt für Ihre persönlichen E-Mails. Da die Informationen auf verschiedenen Exchange-Servern gespeichert sind, können sie nicht an einem Ort angezeigt werden, und ihre Verwaltung erfordert Zeit, die Sie möglicherweise nicht haben.
Die Einstellung von Büroassistenten ist eine mögliche Lösung für diese Art von Problemen. Wenn jedoch keine anderen wichtigen Aufgaben delegiert werden müssen, sind die Kosten für die Einstellung neuer Teammitglieder möglicherweise nicht allein durch die Notwendigkeit der Verwaltung mehrerer E-Mail-Konten gerechtfertigt.
Ein logischerer Ansatz wäre die Erforschung von Synchronisierungstools, die E-Mails, Kalender und andere auf verschiedenen E-Mail-Servern gespeicherte Elemente zentralisieren können. Synchronisierungstools können den Arbeitsablauf eines Beraters rationalisieren und wichtige Informationen aus verschiedenen Konten an einem einzigen, zugänglichen Ort zusammenführen. Dies spart nicht nur Zeit, sondern verbessert auch die Effizienz, so dass sich die Fachleute auf Aufgaben mit höherer Priorität konzentrieren und bessere Ergebnisse für ihre Kunden erzielen können.
Outlook Synchronisierung mit CB Exchange Server Sync
CB Exchange Server Sync von Connecting Software ist ein Outlook-Synchronisierungstool, das auf Serverebene arbeitet (auf der Ebene des Exchange-Servers, d. h. Sie sind nicht von einem Benutzergerät abhängig, um die Synchronisierung zu gewährleisten).
CB Exchange Server Sync kann in vielen Szenarien nützlich sein: von Fusionen multinationaler Unternehmenzur Lösung des Terminplanungsbedarf von Sportmannschaftenoder, wie in diesem Fall, bei der Bewältigung der hohen Arbeitsbelastung von Beratern, die mit mehreren Kunden gleichzeitig zu tun haben.
Das Konzept ist recht einfach zu verstehen. Mit CB Exchange Server Sync können Sie im Wesentlichen die Inhalte mehrerer Exchange/Outlook-Konten zusammenführen:
- E-Mails
- Kalendarien
- Kontakte
- Aufgaben
- Anmerkungen
- Ordner, einschließlich öffentlicher Ordner
Diese können alle von CB Exchange Server Sync synchronisiert werden, mit einer ein- oder bidirektionalen Synchronisation. Die Konfiguration erfolgt über Sync-Paare, die einfach die Paare von E-Mail-Adressen sind, die Sie synchronisieren möchten. Je nach Ihren Bedürfnissen als Berater können Sie frei wählen, welche Elemente Sie synchronisieren möchten, wie sie synchronisiert werden und mit welchen E-Mail-Konten sie synchronisiert werden.
Das CB Exchange Server Sync verfügt über ein benutzerfreundliches Bedienfeld zur Verwaltung all Ihrer Synchronisierungspaare. Sie können Konfigurationen je nach Bedarf hinzufügen, entfernen, starten und stoppen. Hier ein kleiner Vorgeschmack auf die Online-Dokumentation für dieses praktische Werkzeug zur Verfügung:
Praktisches Beispiel für die Synchronisierung von Outlook mit CB Exchange Server Sync
Lassen Sie uns nun ein vereinfachtes Szenario untersuchen. Ein Berater, der synchronisieren möchte:
- Ihre geschäftlichen E-Mails mit ihren persönlichen E-Mails
- Ihren Geschäftskalender mit ihrem persönlichen Kalender
- Und dann, diese Kalender mit dem Kalender eines Kollegen
Dies ist mit dem CB Exchange Server Sync unter Verwendung von zwei Sync-Paaren sehr einfach:
- Synchronisationspaar 1: Organisatorische E-Mail-Adresse und persönliche E-Mail-Adresse - Bidirektionale Synchronisierung von Exchange-E-Mails, Kalendern, Kontakten, Aufgaben, Notizen und Ordnern.
- Synchronisationspaar 2: Organisatorische E-Mail-Adresse und E-Mail-Adresse eines Kollegen - Bidirektionale Synchronisierung von Exchange-Kalendern.
Mit diesen beiden Synchronisierungspaaren werden die genannten Informationen in einem Exchange/Outlook-Konto zentralisiert. In diesem Fall handelt es sich um das organisatorische Exchange-Konto des Beraters, das nun einen zentralen Überblick über die E-Mail-Elemente bietet.
Denken Sie daran, dass der vorgestellte Anwendungsfall vereinfacht ist und die Anzahl der Synchronisierungspaare von der Anzahl der Kollegen oder Kunden abhängt, mit denen Sie Kalender oder eines der genannten E-Mail-Elemente synchronisieren möchten.
Sprechen Sie uns an!
Egal, ob Sie in einer Beratungsfirma oder in einem anderen beruflichen Umfeld arbeiten, CB Exchange Server Sync ist das perfekte Tool für alle, die Elemente synchronisieren möchten, die in verschiedenen Exchange/Outlook-Konten gespeichert sind. Selbst wenn es sich bei einem der Konten um Gmail- oder Google Workspace-Konten handelt, ist das kein Problem! Wir haben CB Exchange Server Sync for Gmail and Google Workspace bereit, Ihnen zu helfen. Es hat genau dieselben Funktionen wie CB Exchange Server Sync, funktioniert aber auch in der Google-Umgebung.
Wir bieten kostenlose 15-tägige Versuche für beide Lösungen, also zögern Sie nicht, Ihre Anfrage über die unten stehenden Links zu stellen. Testen Sie die Tools in Ihrer eigenen Umgebung - zum Nulltarif!
Über den Autor
Durch Diogo Gouveia
"Nach Abschluss meines Studiums im Vereinigten Königreich habe ich mich dem Marketing-Team von Connecting Software angeschlossen, um Inhalte über Software-Integration und eine Vielzahl anderer IT-Themen zu erstellen. Wenn Sie irgendwelche Beobachtungen oder Vorschläge haben, melden Sie sich bitte."