Come la sincronizzazione di Outlook può essere una salvezza per i consulenti

Come la sincronizzazione Outlook può essere un salvavita per i consulenti

Diogo GouveiaProducts and Solutions Leave a Comment

Dato che solo negli Stati Uniti ci sono oltre 768.000 società di consulenza (Statista(2022), che si rivolge a un'ampia gamma di settori, è lecito supporre che i consulenti abbiano spesso carichi di lavoro pesanti a causa dell'elevata richiesta dei loro servizi.

Come è prassi comune nel mondo degli affari, il primo punto di contatto tra aziende e clienti avviene tramite e-mail, e per le società di consulenza non è diverso. La comunicazione via e-mail viene poi utilizzata per una serie di scopi, dalla condivisione di documenti, alla programmazione di riunioni, allo scambio di informazioni in generale.

Poiché i consulenti lavorano a stretto contatto con più clienti, non è raro che abbiano più di un account di posta elettronica, ognuno dei quali appartiene a un server diverso. Senza contare che potrebbero avere anche uno o più account personali.

Per questo motivo, durante le loro giornate lavorative, i consulenti avranno di solito almeno alcuni elementi da controllare, in particolare:

  • E-mail aziendali
  • E-mail personali
  • I calendari dei loro clienti e collaboratori

Suggerimento importante per il successo della sincronizzazione Outlook

Se lavorate nel mondo aziendale da un po' di tempo, sapete quanto sia facile rimanere bloccati su compiti che non aggiungono valore alla vostra giornata. Dover controllare più caselle di posta elettronica e prenotare riunioni cercando di trovare l'orario ideale che si adatti alle disponibilità di tutti può diventare molto dispendioso in termini di tempo. Queste piccole commissioni iniziano ad accumularsi sopra le altre attività a priorità più alta: non è quello di cui avete bisogno quando volete concentrarvi sulla gestione del vostro pesante portafoglio clienti.

Il fatto che le informazioni siano distribuite su più postazioni è il motivo per cui queste attività richiedono così tanto tempo. Le e-mail aziendali sono archiviate nel server di posta elettronica dell'organizzazione, i calendari di clienti e colleghi sono nei rispettivi server di posta elettronica e lo stesso vale per le e-mail personali. Il fatto che le informazioni risiedano in server Exchange separati significa che non possono essere visualizzate in un unico posto e che la loro gestione richiede tempo che non si ha a disposizione.

L'assunzione di assistenti d'ufficio è una soluzione potenziale per questo tipo di problema. Tuttavia, a meno che non ci siano altre responsabilità sostanziali da delegare, il costo associato all'assunzione di nuovi membri del team potrebbe non essere giustificato dalla sola necessità di gestire più account di posta elettronica.

Un approccio più logico sarebbe quello di esplorare gli strumenti di sincronizzazione che possono centralizzare e-mail, calendari e altri elementi archiviati su diversi server di posta elettronica. Gli strumenti di sincronizzazione possono snellire il flusso di lavoro di un consulente e combinare le informazioni importanti provenienti da diversi account in un'unica posizione accessibile. In questo modo non solo si risparmia tempo, ma si migliora anche l'efficienza, consentendo ai professionisti di concentrarsi sulle attività più importanti e di ottenere risultati migliori per i loro clienti.

Outlook Sincronizzazione con CB Exchange Server Sync

CB Exchange Server Sync da Connecting Software è uno strumento di sincronizzazione Outlook che funziona a livello di server (a livello di server Exchange, il che significa che non dipende da alcun dispositivo utente per garantire la sincronizzazione).

L'CB Exchange Server Sync può essere utile in molti scenari: dal fusioni di multinazionali, alla soluzione del problema esigenze di programmazione delle squadre sportiveo, in questo caso, aiutando a gestire l'intenso carico di lavoro dei consulenti che si destreggiano tra più clienti contemporaneamente.

Il concetto è abbastanza semplice da capire. Con l'CB Exchange Server Sync si può essenzialmente unire il contenuto di diversi conti Exchange/Outlook:

  • E-mail
  • Calendari
  • Contatti
  • Compiti
  • Note
  • Cartelle, comprese le cartelle pubbliche

Tutti questi possono essere sincronizzati dall'CB Exchange Server Sync, con una sincronizzazione unidirezionale o bidirezionale. La configurazione viene effettuata utilizzando le coppie di sincronizzazione, che sono semplicemente le coppie di indirizzi e-mail che si desidera sincronizzare. A seconda delle esigenze del consulente, si può scegliere quali elementi sincronizzare, come sincronizzarli e con quali account e-mail sincronizzarli.

L'CB Exchange Server Sync include un pannello di facile utilizzo per gestire tutte le coppie di sincronizzazione. È possibile aggiungere, rimuovere, avviare e interrompere le configurazioni in base alle proprie esigenze. Ecco un piccolo assaggio del pannello Documentazione online disponibili per questo pratico strumento:

Come la sincronizzazione di Outlook può essere una salvezza per i consulenti

Esempio pratico di sincronizzazione di Outlook con CB Exchange Server Sync

Analizziamo ora uno scenario semplificato. Un consulente che vuole sincronizzare:

  • La loro e-mail aziendale con le loro e-mail personali
  • Il loro calendario di lavoro con il loro calendario personale
  • E poi, questi calendari con quello di un collega

Questo è estremamente facile con l'CB Exchange Server Sync, che utilizza due coppie di sincronizzazione:

  • Coppia di sincronizzazione 1: Indirizzo e-mail dell'organizzazione e indirizzo e-mail personale - Sincronizzazione bidirezionale di e-mail, calendari, contatti, attività, note e cartelle Exchange.
  • Coppia di sincronizzazione 2: Indirizzo e-mail dell'organizzazione e indirizzo e-mail dei colleghi - Sincronizzazione bidirezionale dei calendari Exchange.

Con queste due coppie di sincronizzazione, le informazioni citate vengono centralizzate in un account Exchange/Outlook. In questo caso, l'account Exchange dell'organizzazione del consulente, che ora fornisce una visione centralizzata degli elementi di posta elettronica.

Tenete presente che il caso d'uso presentato è semplificato e il numero di coppie di sincronizzazione dipenderà dal numero di colleghi o clienti con cui desiderate sincronizzare i calendari o uno qualsiasi degli elementi di posta elettronica che abbiamo menzionato.

Rivolgetevi a noi!

Sia che lavoriate in una società di consulenza o in qualsiasi altro ambiente professionale, CB Exchange Server Sync è lo strumento perfetto per chiunque voglia sincronizzare gli elementi memorizzati su diversi account Exchange/Outlook. Anche se uno degli account è un account Gmail o Google Workspace, non c'è alcun problema! Abbiamo CB Exchange Server Sync for Gmail and Google Workspace pronto ad aiutarvi. Presenta le stesse caratteristiche di CB Exchange Server Sync, ma funziona anche per l'ambiente Google.

Offriamo gratuitamente Prove di 15 giorni per entrambe le soluzioni, quindi non esitate a lasciare la vostra richiesta attraverso i link sottostanti. Provate gli strumenti nel vostro ambiente, a costo zero!


Sull'autore

Diogo Gouveia

Da Diogo Gouveia

"Dopo aver completato i miei studi nel Regno Unito, mi sono unita al team di marketing di Connecting Software per creare contenuti sull'integrazione del software e su una serie di altri argomenti informatici. Se avete osservazioni o suggerimenti, contattatemi".

Lascia un commento

Il tuo indirizzo email non sarà pubblicato. I campi obbligatori sono contrassegnati *

For security, use of Google's reCAPTCHA service is required which is subject to the Google Privacy Policy and Terms of Use.