Como uma Ferramenta de Programação de Calendário Outlook pode ajudar a gerir eficientemente a sua equipa desportiva

A Vida Desconhecida de um Gestor de Equipas Desportivas

Embora isto seja algo que provavelmente não passa pela cabeça dos amantes do desporto enquanto estes estão fora a ver jogos, a gestão de equipas desportivas requer enormes quantidades de horários e tarefas administrativas. Por detrás de todo esse espírito que flui nos estádios estão os esforços dos indivíduos responsáveis pela logística de todo o processo.

Contudo, os problemas ainda surgem devido à falta de uma forma optimizada de gerir as necessidades de programação das equipas, e aqui estão alguns deles:

Instalações de partilha

No mundo de hoje, há muitas equipas desportivas famosas a partilhar os seus estádios, e isto traz inevitavelmente um grande desafio em termos de programação. Além disso, equipas mais pequenas (por exemplo, equipas universitárias), partilham também instalações como campos de treino, ginásios, salas de reuniões ou mesmo balneários. Como é comum sempre que partilham recursos, isto torna-se um desafio para qualquer gestor de equipas desportivas - como é que sabem quando as outras equipas estão a utilizar as instalações? Como podem eles mudar rápida e eficientemente os seus compromissos quando necessário e não se preocupar com o facto de isso se tornar um problema para as outras equipas?

Falta ou Chegada Atrasada às Sessões de Prática ou Outras Nomeações de Equipas

Todas as equipas têm aquele grupo seleccionado de jogadores que chegam sempre atrasados ou faltam aos treinos/reuniões, por uma multiplicidade de razões. Isto é especialmente verdade quando as nomeações das equipas são alteradas no último minuto, tal como quando uma reunião é empurrada para uma hora anterior, ou quando uma sessão de treino é transferida para um campo diferente.

Uma das justificações para tal é que alguns jogadores não prestam atenção ao seu correio electrónico, e subsequentemente, ao seu calendário. Isto significa que podem verificar os seus calendários, mas se não verificarem os seus emails primeiro para aceitarem o novo convite para as nomeações da sua equipa, os seus calendários estarão errados e, por conseguinte, chegarão tarde e/ou falharão compromissos importantes.

Agendamento de nomeações de equipas

Quer seja jogador, treinador, ou pessoal em geral, fazer parte de uma equipa desportiva hoje em dia vai muito além de assistir a sessões de treino. As equipas têm reuniões não planeadas para rever os planos de jogo, organizam jantares de equipa para levantar o moral e melhorar a química da sua equipa, organizam iniciativas de caridade para ajudar a comunidade, entre muitas outras actividades. Todos estes eventos exigem que os responsáveis pelo seu planeamento respondam a uma das questões mais intrigantes - quando podemos fazer isso?

Por isso, as questões esmagadoras ainda se mantêm:

• Como pode um gestor de equipa desportiva reservar instalações e espaços de forma adequada?

• Como podem os membros da equipa garantir que não falham as nomeações?

• Como podem os gestores escolher um horário que se adapte a todos os envolvidos? Especialmente quando os seus calendários pessoais não são partilhados com a organização?

Temos uma resposta para lhe dar! Chama-se CB Exchange Server Sync.

Os benefícios do CB Exchange Server Sync

CB Exchange Server Sync pode ser o primeiro passo para a sua gestão de equipas desportivas totalmente digitalizada e eficiente! Funciona inteiramente com Servidores Exchange, e maximiza as capacidades já poderosas deste ambiente Microsoft massivamente utilizado. Com a nossa solução, pode facilmente sincronizar tudo o que se segue através dos infinitos Servidores Exchange:

• Email

• Calendário

• Contatos

• Tarefas

• Notas

• Pastas

Isto significa que o CB Exchange Server Sync pode resolver todos os problemas que identificámos num abrir e fechar de olhos! Vamos resolvê-los através de uma lente de CB Exchange Server Sync:

• Partilha de instalações - Uma vez que a nossa solução permite sincronizar calendários Exchange, é possível sincronizar o calendário das instalações com os calendários das equipas, proporcionando uma visão muito mais clara dos horários disponíveis para os eventos que estão a ser planeados. Além de poder visualizar a disponibilidade das instalações, as equipas poderão inserir novas marcações nos seus calendários, o que é muito mais eficiente e menos demorado do que ter de reservar tudo através de chamadas telefónicas e e-mails. Evidentemente, isto só é viável se as organizações envolvidas estiverem dispostas a partilhar os calendários entre si.

• Faltar ou chegar tarde aos treinos ou outras reuniões de equipa - Ao sincronizar o calendário da sua equipa com o calendário pessoal de cada jogador, cada membro terá as nomeações da equipa directamente inseridas nos seus calendários.

• Agendamento de marcações de equipas - E claro, uma vez que o CB Exchange Server Sync funciona num sentido e bidireccionalmente, é também possível sincronizar automaticamente cada um dos timeslots bloqueados do jogador no calendário da equipa, para que um gestor de equipa desportiva possa considerar ao organizar eventos de equipa. É uma vitória para todos!

Também tornamos possível sincronizar o seu SharePoint com os calendários Outlook dos membros da sua equipa com CB SharePoint Exchange Sync. Isto é particularmente útil para os gestores de equipas desportivas que planeiam no SharePoint e desejam partilhar informações com os Servidores Exchange dos jogadores.

Oh, e antes que nos esqueçamos, caso os jogadores da sua equipa ou qualquer outra pessoa envolvida nos processos utilizem o Gmail, nós temos a resposta para isso! Chama-se CB Exchange Server Sync for Gmail and Google Workspace.