Сократите расходы на хранение файлов Dynamics 365 с помощью SharePoint, Azure Blob или Azure File Storage

Статья обновлена в последний раз: 20 октября 2021 года

Все организации рано или поздно достигают предела свободного хранения в Dynamics 365. В этой статье мы рассмотрим возможные сценарии решения проблемы исчерпания лимита доступного хранилища в облачной CRM - с минимальными затратами и максимальной выгодой.

Рассмотрим пример запроса к IT-специалистам, занимающимся проблемами Dynamics 365:

"Один из наших клиентов сталкивается с проблемой быстрого увеличения размера базы данных. Огромный размер базы данных также становится проблемой производительности. Кроме того, клиент стремится снизить затраты на хранение данных. Текущий размер базы данных составляет 530 ГБ. Мы проверили бесплатное дополнение от Microsoft, но мы не хотим внедрять его в нашу организацию в полном масштабе. Кроме того, нам нужны дополнительные функции, например, извлечение старых и новых документов.

Вот кикер: у нас есть конфиденциальные документы, поэтому мы бы предпочли, чтобы они не проходили через какую-либо внешнюю службу.

Мы также не можем использовать что-либо за пределами ограничений того, что мы имеем в настоящее время в нашей аренде Azure, а именно: Dynamics 365 с возможностью загрузки пользовательских плагинов и/или пользовательских задач рабочего процесса или платных средств PaaS, в частности Flow. Это исключает возможность создания приложения на базе консоли или даже веб-приложения".

Этот запрос от администратора D365 отражает типичное ограничение облачной CRM: бесплатное хранилище емкостью 10 ГБ, являющееся подпиской по умолчанию, рано или поздно заканчивается. А если вы - организация среднего размера, то у вас легко найдется более 100 ГБ базы данных, которая в мгновение ока поглотит хранилище, заставляя вас платить за дополнительное хранилище или искать альтернативные решения. Это особенно верно, если Вы отслеживаете свою электронную почту в Dynamics. Вложения электронной почты быстро потребляют доступное пространство в хранилище, и именно поэтому управление вложениями имеет решающее значение в динамике 365.

Мониторинг здоровья D365 имеет важное значение. Делая это, вы обеспечиваете оптимальную производительность системы и достаточное пространство для роста.

Когда вы достигнете 80% общей емкости вашего хранилища, система должна послать вам предупреждение, чтобы вы могли принять меры.

Вот что можно сделать, чтобы уменьшить пространство для хранения и, следовательно, снизить затраты на хранение:

• Удаление устаревших записей, таких как дела и возможности
• Удаление ненужных вложений электронной почты и примечаний через расширенный поиск и массовое удаление
• Оценка и удаление приостановленных рабочих процессов
• Удалить групповые задания по обнаружению дубликатов и связанные с ними копии дубликатов записей
• Удаление случаев массового импорта
• Удаление экземпляров задания на массовое удаление с помощью задания на массовое удаление
• Удалить журналы аудита

Хотя эти рекомендации разумны, мы не можем гарантировать их эффективность для всех организаций. По разным оценкам, проблема заключается в том, что документы и вложения занимают 701ТП1Т хранилища в 1ТП21Т. Если ваша организация отслеживает электронную почту в CRM системе, как это делает большинство компаний, свободное хранилище быстро сокращается - за пределами обратимого с помощью традиционных мер.

Dynamics 365, как и любая другая облачная CRM-система, в первую очередь предназначена для управления взаимоотношениями с клиентами, а не для хранения документов. Поэтому лучшая зарекомендовавшая себя практика избежания лишних затрат на хранение документов - это направление их в системы с более дешевым хранением.

Хранение документов в Dynamics 365 - это то, чего большинство компаний избегают из-за его стоимости. Конечно, если вы не хотите хранить документы и вложения в Dynamics, вы должны искать альтернативы.

Среди наиболее популярных - такие системы документооборота (DMS), как SharePointи другие опции Microsoft, такие как лазурная капляи лазурное хранилище файлов и т.д. У них гораздо больше хранилищ, доступных только за небольшую долю стоимости по сравнению с Dynamics 365.

Что касается 1ТП24Т, то при более дешевом хранении организации получают огромные возможности для сотрудничества. Некоторые из них мы исследуем в этом SharePoint Structure Creator Пост.

Azure Blob - это облачное решение для хранения данных, предоставляемое Microsoft Azure, которое можно использовать для хранения и получения двоичных больших объектов (BLOB). Azure Blob Storage позволяет пользователям указывать уровень доступа (Premium, Hot, Cool или Archive) на основе частоты доступа к данным в этой учетной записи. Затем производится ценообразование на основе уровня.

Azure Blob Storage позволяет организациям выставлять свои неструктурированные данные клиентам в любом месте через хранилище объектов на основе REST. Другими словами, это облегчает обмен данными между приложениями.

Это факт, что вы не получаете возможности управления документами SharePoint, такие как совместная работа над одним и тем же документом или контроль версий, но, возможно, в вашем конкретном случае вы чувствуете, что вам это не нужно для вложений. И обычно это даже дешевле, чем SharePoint, с точки зрения стоимости хранения. Это может быть до трех раз дешевле.

В целом, хранение вложений в блоках Azure может не только сэкономить вам деньги, но и позволит вам легко делиться этими файлами с другими приложениями Azure.

Для того чтобы пользователь мог отправлять Dynamics 365 вложения и документы в хранилище DMS, эти две системы должны быть синхронизированы. Конечно, ручная передача вложений и документов тоже возможна, но это та задача, которая никому не нужна и которая резко снижает производительность.

В настоящее время рынок программного обеспечения предлагает несколько решений для извлечения вложений из Dynamics 365 с различными функциями и возможностями.

Одно из них - бесплатное решение от Microsoft Labs. Управление вложениями - это дополнительная функция к Dynamics 365 CRM.

Примечание: Microsoft устарела от управления вложениями в июне 2021 года, и вы больше не можете найти ее в AppSource. В следующих параграфах упоминаются проблемы, которые мы обнаружили при его использовании в 2020 году. Чтобы найти экономически эффективную альтернативу Attachment Extractor, перейдите к следующему разделу.

Он создает вложение в Azure при добавлении заметки или вложения электронной почты в Dynamics 365 и удаляет файл в Dynamics после создания файла в Azure Blob storage.

Однако эксперты D365 рекомендуют это бесплатное дополнение с осторожностью. Во-первых, потому что Microsoft официально его не поддерживает. "Цель - показать возможность использования альтернативной платформы хранения для Dynamics 365 (...) Это решение не должно использоваться в производственном экземпляре, так как официально это не поддерживается. Оно должно использоваться только в непроизводственном экземпляре, таком как Устройство или Тест", пишет CRMTipoftheday.

Во-вторых, техническая поддержка бесплатных приложений обычно ограничена, поэтому в случае трения вам, возможно, придется полагаться на себя. И, наконец, решение работает только для Azure Blob, поэтому, если вы выберете SharePoint с его преимуществами для совместной работы с документами, вам придется искать другие варианты синхронизации.

В Connecting Software мы работаем над решениями синхронизации с 2009 года, и заметили, что ограниченное пространство хранилища является хронической болью во многих облачных CRM-системах. Мы начали с сайт 1ТП14Т что решает проблему с супердорогими складскими помещениями для отдела продаж.

В 2019 году, собрав наш лучший опыт, мы запустили CB Dynamics 365 Seamless Attachment Extractor для 1ТП21Т

Решение решает проблему с дорогостоящим объемом памяти в Dynamics 365. Оно бесшовно переносит любые файлы вложений из CRM в другое настроенное хранилище, но имитирует наличие файлов вложений в CRM.

Это означает, что действия решения прозрачны для конечного пользователя. Вложения Dynamics 365 по-прежнему отображаются в том виде, в котором они хранятся в Dynamics, как и ожидают пользователи. Самое главное, что пользователь все еще может работать с этими вложениями так же, как если бы они хранились в Dynamics. Правда в том, что вложения выгружаются в другое файловое хранилище, такое как SharePoint, Azure File Storage и Azure Blob Storage, но это прозрачно для пользователя.

Как отмечают наши специалисты, с помощью данного решения вы можете быть уверены, что каждый документ не будет занимать место в хранилище D365 и в то же время будет доступен пользователям, имеющим доступ к соответствующей записи в Dynamics 365 без внесения каких-либо изменений в свои рабочие процессы. Любые дополнительные модификации файлов Dynamics365 будут проецироваться на настроенное внешнее файловое хранилище автоматически.

Его самой выдающейся особенностью является безопасность. В отличие от некоторых решений, представленных на рынке, с CB Dynamics 365 Seamless Attachment Extractor ваши документы не покидают CRM и системы хранения. Между ними нет внешнего сервиса. Это важно для предприятий, которые заботятся о конфиденциальных данных или хотят защитить себя от нарушений GDPR.

Другой удобной особенностью, уникальной для рынка, является то, что может сжимать/декомпрессировать файлы "на лету" и как шифровать/дешифровать их с помощью шифрования AES256, которое было принято правительством США и теперь используется во всем мире.

Вдобавок ко всему, если вы на самом деле достигли лимита 80% хранилища, это решение автоматически пройдет через вложения, существовавшие до установки приложения, и переместит их в SharePoint, Azure Blob или другое место по вашему выбору.

Программное обеспечение извлекает из D365 любые сущности активитимизации и аннотации. Это означает, что вы можете настроить его на извлечение вложений из любого типа сущностей:

• Подписка на оповещения
• Пригласить к выкупу
• Комментарий к порталу
• Назначение
• Быстрая кампания
• Агитационная деятельность
• Реакция кампании
• Чат-активность
• Email
• Факс
• разрешение дела
• Письмо
• inMail
• Сообщение
• Создание презентации PointDrive
• Презентация PointDrive Просмотрено
• Утверждение
• Оповещение о бронировании
• Исследовательская деятельность
• Возможность закрытия
• Закрыть заказ
• Телефонный звонок
• Цитата Закрыть
• Повторное назначение
• Сервисная деятельность
• Социальная деятельность
• Задача
• UntrackedEmail

Решение работает между Dynamics 365 и Dynamics 365 в режиме онлайн:

• SharePoint 2013
• 1ТП24Т 2016
• 1ТП24Т 2019
• SharePoint Онлайн
• Office 365
• лазурное картотечное хранилище
• Хранение лазурных блоков

Воспользуйтесь преимуществом наличия Dynamics 365 вложений из Dynamics 365 автоматически. Получите вложения к SharePoint, Azure Blob или Azure Storage бесшовно. Позвольте этому программному обеспечению позаботиться о здоровье вашего Dynamics 365, пока вы концентрируетесь на более важных задачах.

Статья обновлена в последний раз: 20 октября 2021 года