Verlaag de Dynamics 365 kosten voor bestandsopslag met SharePoint, Azure Blob of Azure File Storage

Artikel laatst bijgewerkt op: 20 oktober 2021

Alle organisaties bereiken vroeg of laat de vrije opslaglimiet in Dynamics 365. In dit artikel zullen we mogelijke scenario's onderzoeken voor het omgaan met het probleem van het uitputten van de beschikbare opslaglimiet in de cloud CRM - tegen minimale kosten en maximaal voordeel.

Laten we eens kijken naar een voorbeeld van een verzoek aan IT-deskundigen die zich bezighouden met Dynamics 365-problemen:

"Een van onze klanten heeft een probleem met het zeer snel vergroten van de database. De enorme databasegrootte is ook een prestatieprobleem aan het worden. Bovendien is de klant op zoek naar een verlaging van de opslagkosten. De huidige databasegrootte is 530GB. We hebben gekeken naar de gratis add-on van Microsoft, maar we zijn terughoudend over het brengen van het in onze org volledige schaal. Bovendien zijn we op zoek naar meer functionaliteit, zoals het extraheren van oude en nieuwe documenten.

Hier is een kicker: we hebben gevoelige documenten, dus we hebben liever niet dat ze via een externe dienst lopen.

We kunnen ook niets gebruiken buiten de beperkingen van wat we momenteel in onze Azure tenancy hebben, dat wil zeggen: Dynamics 365 met de mogelijkheid van het uploaden van aangepaste plugins en/of aangepaste workflow taken of momenteel betaalde PaaS faciliteiten, met name Flow. Dit elimineert de optie van een console-gebaseerde applicatie, of zelfs een web app."

Dit verzoek van een D365 admin weerspiegelt een typische beperking van de cloud CRM: de gratis 10GB opslag die de standaard capaciteit van het abonnement is, raakt vroeg of laat op. En als u een middelgrote organisatie bent, hebt u gemakkelijk een database van meer dan 100 GB die de opslagruimte in een oogwenk opeet en u dwingt te betalen voor extra opslag of te zoeken naar alternatieve oplossingen. Dit is vooral het geval als u uw e-mails in Dynamics bijhoudt. De e-mailbijlagen verbruiken snel de opslagruimte die beschikbaar is en dit is waarom bijlagebeheer van cruciaal belang is in Dynamics 365.

Het bewaken van de gezondheid van D365 is essentieel. Zo zorgt u voor optimale prestaties van het systeem en voldoende ruimte voor groei.

Wanneer u 80% van uw totale opslagcapaciteit bereikt, moet het systeem u een waarschuwing sturen zodat u actie kunt ondernemen.

Dit is wat men kan doen om de opslagruimte en dus de opslagkosten te beperken:

• Achterhaalde records, zoals zaken en kansen, verwijderen
• Verwijder onnodige e-mails en bijlagen bij notities via geavanceerd zoeken en bulkverwijdering
• Evalueer en verwijder opgeschorte workflows
• Bulkopgaven voor het opsporen van duplicaten en de bijbehorende kopieën van duplicaatrecords verwijderen
• Bulk importinstanties verwijderen
• Jobinstanties voor bulkverwijdering verwijderen met een bulkverwijderingsjob
• Audit logs verwijderen

Hoewel deze aanbevelingen zinvol zijn, kunnen we niet garanderen dat ze voor alle organisaties doeltreffend zijn. Volgens verschillende schattingen is het probleem dat documenten en bijlagen 70% van de opslagruimte in Dynamics 365 in beslag nemen. Als uw organisatie e-mails bijhoudt in het CRM-systeem, zoals de meeste bedrijven doen, slinkt de vrije opslagruimte snel - niet omkeerbaar met traditionele maatregelen.

Dynamics 365 is, net als elk ander cloud CRM-systeem, in de eerste plaats ontworpen om klantenrelaties te beheren en niet om documenten op te slaan. Daarom is de best beproefde praktijk om extra kosten voor de opslag van documenten te vermijden, deze door te sturen naar systemen met goedkopere opslag.

Documenten opslaan in Dynamics 365 is iets dat de meeste bedrijven vermijden omwille van de kostprijs. Als u geen documenten en bijlagen in Dynamics wilt opslaan, moet u natuurlijk naar alternatieven zoeken.

Tot de populairste systemen behoren documentbeheersystemen (DMS) zoals SharePoint, en andere Microsoft opties zoals Azure Bloben Azure File Storage enz. Zij hebben veel meer opslagruimte beschikbaar voor slechts een fractie van de kosten in vergelijking met Dynamics 365.

Wat SharePoint betreft, met goedkopere opslag krijgen organisaties immense samenwerkingsmogelijkheden. Een paar daarvan verkennen we in deze SharePoint Structure Creator post.

Azure Blob is een cloud-gebaseerde opslagoplossing van Microsoft Azure die kan worden gebruikt om Binary Large Objects (BLOB's) op te slaan en op te halen. Met Azure Blob Storage kunnen gebruikers een toegangsniveau specificeren (Premium, Hot, Cool, of Archive) op basis van de frequentie van toegang tot gegevens in dat account. De prijs wordt dan bepaald op basis van de tier.

Azure Blob Storage stelt organisaties in staat om hun ongestructureerde data overal aan klanten bloot te stellen via een REST-gebaseerde objectopslag. Met andere woorden, het maakt het makkelijker om gegevens te delen tussen applicaties.

Het is een feit dat u niet de document management mogelijkheden van SharePoint krijgt, zoals samenwerking aan hetzelfde document, of versiebeheer, maar misschien vindt u voor uw specifieke geval dat u dat niet nodig heeft voor bijlagen. En het is normaal gesproken zelfs goedkoper dan SharePoint in termen van opslagkosten. Het kan tot drie keer goedkoper zijn.

Al met al kan het opslaan van bijlagen in Azure blobs, u niet alleen geld besparen, maar u kunt deze bestanden ook gemakkelijk delen met andere Azure applicaties.

Als een gebruiker Dynamics 365 bijlagen en documenten naar een DMS-opslag wil sturen, moeten de twee systemen worden gesynchroniseerd. De bijlagen en documenten handmatig overbrengen kan natuurlijk ook, maar dat is het soort werk dat niemand wil en dat de productiviteit drastisch vermindert.

Momenteel biedt de softwaremarkt verschillende oplossingen voor het extraheren van bijlagen uit Dynamics 365 met verschillende kenmerken en functionaliteit.

Een daarvan is een gratis oplossing van Microsoft Labs. Attachment Management is een add-on functie voor Dynamics 365 CRM.

Noot: Microsoft heeft Attachment Management in juni 2021 afgeschreven en je kunt het niet meer vinden in AppSource. De volgende paragrafen vermelden de problemen die we hebben gevonden bij het gebruik ervan in 2020. Voor een kosteneffectief alternatief voor Attachment Extractor gaat u naar de volgende paragraaf.

Het creëert een bijlage in Azure wanneer een notitie of e-mailbijlage wordt toegevoegd aan Dynamics 365 en verwijdert het bestand in Dynamics nadat het bestand is gecreëerd in Azure Blob storage.

D365 experts raden deze gratis add-on echter met voorzichtigheid aan. Ten eerste omdat Microsoft het niet officieel ondersteunt. "Het doel is om de mogelijkheid te laten zien van een alternatief opslagplatform voor Dynamics 365 (...) Deze oplossing mag niet worden gebruikt in een Production instance omdat dit niet officieel wordt ondersteund. Het zou alleen moeten worden gebruikt in een Niet-Productie instantie zoals Dev of een Test", schrijft CRMTipvan-de-dag.

Ten tweede is de technische ondersteuning voor gratis apps meestal beperkt, zodat u in geval van fricties wellicht op uzelf bent aangewezen. En ten slotte werkt de oplossing alleen voor Azure Blob, dus als u kiest voor SharePoint met zijn voordelen op het gebied van documentsamenwerking, moet u op zoek naar andere synchronisatieopties.

Bij Connecting Software werken we al sinds 2009 aan synchronisatie oplossingen, en hebben gemerkt dat de beperkte opslagruimte een chronisch pijnpunt is in veel cloud CRM systemen. We zijn begonnen met de Document Extractor, die het superdure opslagruimte probleem voor Salesforce oplost.

In 2019, na onze beste expertise te hebben verzameld, lanceerden we CB Dynamics 365 Seamless Attachment Extractor voor Dynamics 365

De oplossing lost het probleem met dure opslagruimte in Dynamics 365 op. Bijlagefiles worden naadloos overgezet van CRM naar andere geconfigureerde opslag, maar de aanwezigheid van de bijlagefiles in CRM wordt nagebootst.

Dit betekent dat de acties van de oplossing transparant zijn voor de eindgebruiker. Dynamics 365 bijlagen verschijnen nog steeds als opgeslagen in Dynamics zoals de gebruikers verwachten. Het belangrijkste is dat de gebruiker nog steeds met deze bijlagen kan werken op dezelfde manier als wanneer ze in Dynamics zouden zijn opgeslagen. De bijlagen worden wel geoffload naar een andere bestandsopslag zoals SharePoint, Azure File Storage, en Azure Blob Storage, maar dit is transparant voor de gebruiker.

Zoals onze experts aangeven, kunt u er met deze oplossing zeker van zijn dat elk document geen opslagruimte inneemt in D365, terwijl het tegelijkertijd bereikbaar is voor gebruikers die toegang hebben tot het betreffende record in Dynamics 365 zonder enige wijziging van hun workflows. Elke aanvullende wijziging van de Dynamics365 bestanden zal automatisch worden geprojecteerd naar de geconfigureerde externe bestandsopslag.

Het meest opvallende kenmerk is veiligheid. Anders dan bij sommige oplossingen op de markt, verlaten uw documenten met CB Dynamics 365 Seamless Attachment Extractor uw CRM- en opslagsystemen niet. Er zit geen externe dienst tussen. Dit is belangrijk voor bedrijven die gevoelige gegevens beheren of zich willen beschermen tegen GDPR-overtredingen.

Een andere handige eigenschap die uniek is voor de markt, is dat het bestanden on-the-fly kan comprimeren/decomprimeren en ze kan versleutelen/decoderen met AES256-versleuteling, die door de Amerikaanse overheid werd goedgekeurd en nu wereldwijd wordt gebruikt.

Daarbovenop, als je daadwerkelijk de 80% van de opslagruimte limiet hebt bereikt, zal deze oplossing automatisch door de bijlagen gaan die bestonden voor de installatie van de app en ze verplaatsen naar SharePoint, Azure Blob of een andere locatie naar keuze.

De software is het extraheren van elke activiteit-attachment en annotatie entiteiten uit D365. Dit betekent dat u het kunt instellen om bijlagen van elke soort entiteit te extraheren:

• Waarschuwingsabonnement
• Nodig aflossing uit
• Portaal Commentaar
• Afspraak
• Snelle Campagne
• Campagne-activiteit
• Campagne Reactie
• Chat-activiteit
• E-mail
• Fax
• Oplossing van de zaak
• Brief
• inMail
• Bericht
• PointDrive presentatie gemaakt
• PointDrive Presentatie Bekeken
• Goedkeuring
• Boeken alarm
• Enquête-activiteit
• Opportunity Sluiten
• Bestelling sluiten
• Telefoongesprek
• Quote Sluiten
• Terugkerende Afspraak
• Service-activiteit
• Sociale activiteit
• Taak
• UntrackedEmail

De oplossing werkt tussen Dynamics 365 online en:

• SharePoint 2013
• SharePoint 2016
• SharePoint 2019
• SharePoint Online
• Office 365
• Azure Bestandsopslag
• Azure Blob Opslag

Profiteer automatisch van Dynamics 365 bijlagen uit Dynamics 365. Haal de bijlagen naadloos naar SharePoint, Azure Blob of Azure Storage. Laat deze software zorgen voor de gezondheid van uw Dynamics 365 terwijl u zich concentreert op belangrijkere taken.

Artikel laatst bijgewerkt op: 20 oktober 2021