Ridurre i costi di Dynamics 365 File Storage con SharePoint, Azure Blob o Azure File Storage

Articolo aggiornato l'ultima volta il: 20 ottobre 2021

Tutte le organizzazioni raggiungono prima o poi il limite di stoccaggio gratuito in Dynamics 365. In questo articolo, esamineremo i possibili scenari per affrontare la questione dell'esaurimento del limite di storage disponibile nel cloud CRM - a costi minimi e con il massimo beneficio.

Vediamo un esempio di richiesta agli esperti IT che si occupano di questioni Dynamics 365:

"Uno dei nostri clienti sta avendo un problema con l'aumento delle dimensioni del database molto rapidamente. L'enorme dimensione del database sta diventando anche un problema di prestazioni. Inoltre, il cliente sta cercando di diminuire i costi di stoccaggio. La dimensione attuale del database è di 530 GB. Abbiamo controllato l'add-on gratuito di Microsoft, ma siamo riluttanti a portarlo nella nostra org su larga scala. Inoltre, cerchiamo più funzionalità come l'estrazione di documenti vecchi e nuovi.

Ecco una novità: abbiamo documenti sensibili, quindi preferiremmo che non passassero attraverso un servizio esterno.

Inoltre non possiamo impiegare nulla al di fuori dei vincoli di ciò che abbiamo attualmente nella nostra locazione Azure, cioè: Dynamics 365 con la possibilità di caricare plugin personalizzati e/o attività di workflow personalizzate o strutture PaaS attualmente a pagamento, in particolare Flow. Questo elimina la possibilità di avere un'applicazione basata su console, o anche una web app".

Questa richiesta da parte di un amministratore del D365 riflette un tipico vincolo del cloud CRM: lo storage gratuito da 10 GB che è la capacità di sottoscrizione predefinita si esaurisce prima o poi. E se siete un'organizzazione di medie dimensioni, avete facilmente un database di oltre 100 GB che consumerà lo spazio di archiviazione in un batter d'occhio, spingendovi a pagare per uno spazio di archiviazione extra o a cercare soluzioni alternative. Questo è particolarmente vero se si tiene traccia delle e-mail in Dynamics. Gli allegati e-mail consumano rapidamente lo spazio di archiviazione disponibile ed è per questo che la gestione degli allegati è fondamentale in Dynamics 365.

Il monitoraggio della salute D365 è essenziale. Così facendo, si garantisce il rendimento ottimale del sistema e lo spazio sufficiente per la crescita.

Quando si raggiunge l'80% della capacità di memoria totale, il sistema dovrebbe inviare un avviso in modo da poter intervenire.

Ecco cosa si può fare per ridurre lo spazio di stoccaggio e, quindi, ridurre i costi di stoccaggio:

• Cancellare i record obsoleti, come i casi e le opportunità
• Rimuovere le e-mail e gli allegati di note non necessari attraverso la ricerca avanzata e la cancellazione in blocco
• Valutare ed eliminare i flussi di lavoro sospesi
• Rimuovere i lavori di rilevamento dei duplicati in massa e le copie associate dei record duplicati
• Cancellare le istanze di importazione di massa
• Cancellare le istanze di cancellazione in blocco utilizzando un processo di cancellazione in blocco
• Cancellare i registri di audit

Sebbene queste raccomandazioni siano sensate, non possiamo garantire la loro efficacia per tutte le organizzazioni. Secondo varie stime, il problema è che i documenti e gli allegati occupano 70% dello spazio di archiviazione in Dynamics 365. Se la vostra organizzazione tiene traccia delle e-mail nel sistema CRM come la maggior parte delle aziende, lo spazio di archiviazione libero si riduce rapidamente - oltre ad essere reversibile con le misure tradizionali.

Dynamics 365, come ogni altro sistema cloud CRM, è stato progettato principalmente per gestire le relazioni con i clienti e non per archiviare documenti. Per questo motivo, la pratica più collaudata di evitare costi aggiuntivi per l'archiviazione dei documenti è quella di inoltrarli a sistemi con un'archiviazione più economica.

L'archiviazione dei documenti in Dynamics 365 è qualcosa che la maggior parte delle aziende evita a causa del suo costo. Naturalmente, se non volete archiviare documenti e allegati in Dynamics, dovete cercare delle alternative.

Tra i più popolari ci sono sistemi di gestione dei documenti (DMS) come SharePoint, e altre opzioni di Microsoft come Blob Azzurro, e Azure File Storage ecc. Hanno a disposizione molto più spazio di archiviazione per una frazione di costo rispetto a Dynamics 365.

Come per SharePoint, con uno stoccaggio più economico, le organizzazioni ricevono immense opportunità di collaborazione. Alcune delle quali esploriamo in questo SharePoint Structure Creator post.

Azure Blob è una soluzione di storage basata su cloud fornita da Microsoft Azure che può essere utilizzata per memorizzare e recuperare i BLOB (BLOB). Azure Blob Storage permette agli utenti di specificare un livello di accesso (Premium, Hot, Cool o Archive) in base alla frequenza di accesso ai dati di quell'account. La tariffazione viene poi effettuata in base al livello.

Azure Blob Storage permette alle organizzazioni di esporre i propri dati non strutturati ai clienti ovunque attraverso un Object Storage basato su REST. In altre parole, rende più facile la condivisione dei dati tra le applicazioni.

È un fatto che non si ottengono le capacità di gestione dei documenti di SharePoint, come la collaborazione sullo stesso documento, o il controllo della versione, ma forse per il tuo caso specifico senti di non averne bisogno per gli allegati. Ed è normalmente anche più economico di SharePoint in termini di costo di archiviazione. Può essere fino a tre volte più economico.

Tutto sommato, la memorizzazione degli allegati in blob Azure può, non solo farvi risparmiare denaro, ma anche permettervi di condividere questi file con altre applicazioni Azure facilmente.

Affinché un utente possa inviare allegati e documenti Dynamics 365 ad un archivio DMS, i due sistemi devono essere sincronizzati. Naturalmente è possibile anche il trasferimento manuale degli allegati e dei documenti, ma questo è il tipo di compito che nessuno vuole e che riduce drasticamente la produttività.

Attualmente, il mercato del software offre diverse soluzioni per l'estrazione di allegati da Dynamics 365 con varie caratteristiche e funzionalità.

Uno di questi è una soluzione gratuita di Microsoft Labs. La gestione degli allegati è una caratteristica aggiuntiva di Dynamics 365 CRM.

Nota: Microsoft ha deprecato la Gestione allegati nel giugno 2021 e non è più possibile trovarla in AppSource. I paragrafi che seguono riportano i problemi riscontrati durante l'utilizzo nel 2020. Per un'alternativa economica a Attachment Extractor, passate alla sezione successiva.

Crea un allegato in Azure quando una nota o un allegato e-mail viene aggiunto a Dynamics 365 e la cancellazione del file in Dynamics dopo che il file è stato creato in Azure Blob storage.

Tuttavia, gli esperti del D365 raccomandano con cautela questo componente aggiuntivo gratuito. In primo luogo, perché Microsoft non lo supporta ufficialmente. "Lo scopo è quello di mostrare la possibilità di una piattaforma di storage alternativa per Dynamics 365 (...) Questa soluzione non dovrebbe essere utilizzata in un'istanza di produzione in quanto non è ufficialmente supportata. Dovrebbe essere usata solo in un'istanza di Non-Production come Dev o Test", scrive CRMTipoftheday.

In secondo luogo, il supporto tecnico per le applicazioni gratuite è di solito limitato, quindi potreste dover fare affidamento su voi stessi in caso di attrito. Infine, la soluzione funziona solo per Azure Blob, quindi se si sceglie SharePoint con i suoi vantaggi di collaborazione documentale, è necessario cercare altre opzioni di sincronizzazione.

Noi di Connecting Software lavoriamo sulle soluzioni di sincronizzazione dal 2009 e abbiamo notato che lo spazio di archiviazione limitato è un dolore cronico in molti sistemi CRM cloud. Abbiamo iniziato con il Document Extractor, che risolve il problema dello spazio di stoccaggio super costoso per Salesforce.

Nel 2019, dopo aver raccolto le nostre migliori competenze, abbiamo lanciato CB Dynamics 365 Seamless Attachment Extractor per Dynamics 365

La soluzione risolve il problema del costoso spazio di stoccaggio in Dynamics 365. Trasferisce qualsiasi file di allegato senza soluzione di continuità dal CRM ad altri storage configurati, ma imita la presenza dei file di allegato nel CRM.

Ciò significa che le azioni della soluzione sono trasparenti per l'utente finale. Gli allegati Dynamics 365 appaiono ancora come memorizzati in Dynamics come gli utenti si aspettano. La cosa più importante è che l'utente può ancora lavorare con questi allegati come se fossero memorizzati in Dynamics. La verità è che gli allegati vengono scaricati in un altro archivio di file come SharePoint, Azure File Storage, e Azure Blob Storage, ma questo è trasparente per l'utente.

Come i nostri esperti sottolineano, con questa soluzione, si può essere certi che ogni documento non occuperà spazio di archiviazione in D365 mentre, allo stesso tempo, sarà raggiungibile per gli utenti che hanno accesso al rispettivo record in Dynamics 365 senza alcuna modifica dei loro flussi di lavoro. Ogni ulteriore modifica dei file di Dynamics365 sarà proiettata automaticamente sull'archiviazione esterna dei file configurata.

La sua caratteristica più importante è la sicurezza. A differenza di alcune soluzioni presenti sul mercato, con CB Dynamics 365 Seamless Attachment Extractor, i vostri documenti non lasciano il vostro CRM e i vostri sistemi di archiviazione. Non c'è un servizio esterno in mezzo. Questo è importante per le aziende che si occupano di dati sensibili o che vogliono proteggersi dalle violazioni del GDPR.

Un'altra pratica caratteristica unica sul mercato è la possibilità di comprimere/decompressione dei file al volo e di crittografare/decrittografare i file con la crittografia AES256, che è stata adottata da the U.S. government and è ora utilizzata in tutto il mondo.

Inoltre, se avete effettivamente raggiunto l'80% del limite di spazio di archiviazione, questa soluzione passerà automaticamente attraverso gli allegati che esistevano prima dell'installazione dell'app e li sposterà in SharePoint, Azure Blob o altra posizione a vostra scelta.

Il software sta estraendo da D365 qualsiasi entità di attivazione e annotazione. Ciò significa che è possibile impostarlo per estrarre gli allegati da qualsiasi tipo di entità:

• Allarme Abbonamento
• Invito alla riscossione
• Commento del portale
• Appuntamento
• Campagna rapida
• Campagna Attività
• Risposta della campagna
• Chat Attività
• Invia un'e-mail a
• Fax
• Risoluzione del caso
• Lettera
• inMail
• Messaggio
• Presentazione PointDrive Creato
• Presentazione PointDrive Vista
• Approvazione
• Avviso di prenotazione
• Attività del sondaggio
• Opportunità Chiudi
• Chiudere l'ordine
• Telefonata
• Preventivo Chiudi
• Appuntamento ricorrente
• Attività di servizio
• Attività sociale
• Compito
• UntrackedEmail

La soluzione funziona tra Dynamics 365 online e:

• SharePoint 2013
• SharePoint 2016
• SharePoint 2019
• SharePoint Online
• Office 365
• Archiviazione dei file azzurri
• Immagazzinamento Blob Azzurro

Approfittate del vantaggio di avere gli allegati Dynamics 365 su Dynamics 365 automaticamente. Ottenere gli allegati a SharePoint, Azure Blob o Azure Storage senza soluzione di continuità. Permettete a questo software di prendersi cura della salute del vostro Dynamics 365 mentre vi concentrate su compiti più importanti.

Articolo aggiornato l'ultima volta il: 20 ottobre 2021