Solución de gestión de archivos adjuntos para Dynamics 365

Reducir los costos de almacenamiento de archivos adjuntos con Dynamics 365 con SharePoint, Azure Blob o Azure File Storage

Anastasia Mazur Productos y soluciones 8 Comentarios

Artículo actualizado por última vez el: 25 de junio de 2020

Todas las organizaciones alcanzan el límite de almacenamiento libre en Dynamics 365 tarde o temprano. En este artículo, examinaremos los posibles escenarios para tratar el tema del agotamiento del límite de almacenamiento disponible en el CRM en la nube, con un coste mínimo y un beneficio máximo.

Un problema típico con el espacio de almacenamiento del D365

Veamos un ejemplo de solicitud a expertos en tecnología de la información que se ocupan de cuestiones relacionadas con el Dynamics 365:

"Uno de nuestros clientes tiene un problema con el aumento del tamaño de la base de datos muy rápidamente. El enorme tamaño de la base de datos también se está convirtiendo en un problema de rendimiento. Además, el cliente está buscando disminuir los costos de almacenamiento. El tamaño actual de la base de datos es de 530GB. Hemos revisado el complemento gratuito de Microsoft pero somos reacios a llevarlo a nuestra organización a gran escala. Además, estamos buscando más funcionalidades como la extracción de documentos viejos y nuevos.

Aquí hay una sorpresa: tenemos documentos sensibles, así que preferiríamos que no pasaran por ningún servicio externo.

Tampoco podemos emplear nada fuera de las limitaciones de lo que tenemos actualmente en nuestro alquiler de Azure, es decir: Dynamics 365 con la opción de subir plugins personalizados y/o flujo de trabajo personalizado tasks or currently instalaciones de pago PaaS, notably Flow. Esto elimina la opción de tener una aplicación basada en la consola, o incluso una aplicación web."

Esta solicitud de un administrador D365 refleja una restricción típica del CRM en la nube: el almacenamiento gratuito de 10 GB que es la capacidad de suscripción por defecto se agota tarde o temprano. Y si eres una organización de tamaño medio, fácilmente tienes una base de datos de más de 100 GB que se comerá el almacenamiento en un abrir y cerrar de ojos presionándote para que pagues por el almacenamiento extra o busques soluciones alternativas. Esto es especialmente cierto si rastreas tus correos electrónicos en Dynamics. Los archivos adjuntos de los correos electrónicos consumen rápidamente el espacio de almacenamiento disponible y por eso la gestión de archivos adjuntos es fundamental en dynamics 365.

Intenta reducir el espacio de almacenamiento en D365

La vigilancia de la salud del D365 es esencial. Haciendo eso, se asegura el rendimiento óptimo del sistema y suficiente espacio para el crecimiento.

Cuando llegue al 80% de su capacidad total de almacenamiento, el sistema debería enviarle una alerta para que pueda tomar medidas.

Esto es lo que se puede hacer para reducir el espacio de almacenamiento y, por lo tanto, reducir los costos de almacenamiento:

  • Eliminar los registros obsoletos, como los casos y la oportunidad
  • Eliminar los archivos adjuntos innecesarios de correos electrónicos y notas mediante la búsqueda avanzada y la eliminación masiva
  • Evaluar y eliminar los flujos de trabajo suspendidos
  • Eliminar los trabajos de detección de duplicados en masa y las copias asociadas de los registros duplicados
  • Suprimir las instancias de importación masiva
  • Borrar instancias de trabajo de eliminación masiva usando un trabajo de eliminación masiva
  • Eliminar los registros de auditoría

Aunque estas recomendaciones son sensatas, no podemos garantizar su eficacia para todas las organizaciones. Según varias estimaciones, el problema es que los documentos y anexos ocupan 70% del espacio de almacenamiento en Dynamics 365. Si su organización hace un seguimiento de los correos electrónicos en el sistema CRM como lo hace la mayoría de las empresas, el almacenamiento gratuito se reduce rápidamente, más allá de lo reversible con las medidas tradicionales.

Aprovechamiento de los sistemas de gestión de documentos

El Dynamics 365, al igual que cualquier otro sistema de CRM en la nube, ha sido diseñado principalmente para gestionar las relaciones con los clientes y no para almacenar documentos. Debido a esto, la práctica más comprobada de evitar los costos adicionales de almacenamiento de documentos es remitirlos a sistemas de almacenamiento más baratos.

El almacenamiento de documentos en Dynamics 365 es algo que la mayoría de las empresas evitan por su costo. Por supuesto, si no quieres almacenar documentos y archivos adjuntos en Dynamics, debes buscar alternativas.

Entre los más populares están los sistemas de gestión de documentos (DMS) como SharePointy otras opciones de Microsoft como Mancha azuly el almacenamiento de archivos azules, etc. Tienen mucho más almacenamiento disponible por sólo una fracción del costo comparado con Dynamics 365.

En cuanto al SharePoint, con un almacenamiento más barato, las organizaciones reciben inmensas oportunidades de colaboración. Algunas de las cuales exploramos en este SharePoint Structure Creator poste.

Gestión de adjuntos del Dynamics 365 con almacenamiento de manchas azules

Azure Blob es una solución de almacenamiento basada en la nube proporcionada por Microsoft Azure que puede utilizarse para almacenar y recuperar grandes objetos binarios (BLOBs). Azure Blob Storage permite a los usuarios especificar un nivel de acceso (Premium, Hot, Cool o Archive) en función de la frecuencia de acceso a los datos de esa cuenta. La fijación de precios se hace entonces en base al nivel.

Azure Blob Storage permite a las organizaciones exponer sus datos no estructurados a los clientes en cualquier lugar a través de un almacenamiento de objetos basado en REST. En otras palabras, facilita el intercambio de datos entre aplicaciones.

Es un hecho que no se obtienen las capacidades de gestión de documentos del SharePoint, como la colaboración en el mismo documento, o el control de versiones, pero tal vez para su caso específico usted siente que no necesita eso para los archivos adjuntos. Y normalmente es incluso más barato que el SharePoint en términos de coste de almacenamiento. Puede ser hasta tres veces más barato.

En definitiva, almacenar archivos adjuntos en bloques de Azure puede, no sólo ahorrarte dinero, sino también permitirte compartir estos archivos con otras aplicaciones de Azure fácilmente.

Cómo sincronizar el Dynamics 365 con el SharePoint o Azure Blob

Para que un usuario pueda enviar archivos adjuntos y documentos de Dynamics 365 a un almacenamiento DMS, es necesario que los dos sistemas estén sincronizados. Por supuesto, también es posible transferir manualmente los archivos adjuntos y documentos, pero ese es el tipo de tarea que nadie quiere y que reduce la productividad drásticamente.

Actualmente, el mercado de software ofrece varias soluciones para la extracción de archivos adjuntos del Dynamics 365 con diversas características y funcionalidades.

Una de ellas es una solución gratuita de los laboratorios Microsoft. Gestión de los anexos es un complemento del Dynamics 365 CRM. Crea un archivo adjunto en Azure when se añade una nota o un archivo adjunto de correo electrónico a Dynamics 365 y se borra el archivo en Dynamics después de que se haya creado el archivo en el almacenamiento Azure Blob.

Sin embargo, los expertos de D365 recomiendan este complemento gratuito con precaución. En primer lugar, porque Microsoft no lo apoya oficialmente. "El propósito es mostrar la posibilidad de una plataforma de almacenamiento alternativa para Dynamics 365 (...) Esta solución no debería ser usada en una instancia de Producción ya que no está oficialmente soportada. Sólo debe ser usada en una instancia de No Producción como Dev o Test", escribe CRMTipoftheday.

En segundo lugar, el soporte técnico para las aplicaciones gratuitas suele ser limitado, por lo que es posible que tenga que depender de sí mismo en caso de fricción. Y finalmente, la solución funciona sólo para Azure Blob, por lo que si eliges SharePoint con sus ventajas de colaboración de documentos, tendrás que buscar otras opciones de sincronización.

CB Dynamics 365 Seamless Attachment Extractor para reducir los costos de almacenamiento de Dynamics 365

En el Connecting Software, hemos estado trabajando en soluciones de sincronización desde 2009, y hemos notado que el espacio de almacenamiento limitado es un dolor crónico en muchos sistemas de CRM en la nube. Empezamos con el Document Extractor, que resuelve el problema del espacio de almacenamiento super caro para Salesforce.

Ahora, habiendo reunido nuestra mejor experiencia, hemos lanzado CB Dynamics 365 Seamless Attachment Extractor para Dynamics 365

La solución resuelve el problema del costoso espacio de almacenamiento en Dynamics 365. Transfiere cualquier archivo adjunto sin problemas desde el CRM a otro almacenamiento configurado, pero imita la presencia de los archivos adjuntos en el CRM.

Significa que las acciones de la solución son transparentes para el usuario final. Los archivos adjuntos del Dynamics 365 siguen apareciendo almacenados en Dynamics como los usuarios esperan. Lo más importante es que el usuario puede seguir trabajando con estos archivos adjuntos de la misma manera que si estuvieran almacenados en Dynamics. La verdad es que los archivos adjuntos se descargan en otro almacenamiento de archivos como el SharePoint, Azure File Storage, y Azure Blob Storage, pero esto es transparente para el usuario.

Como señalan nuestros expertos, con esta solución se puede estar seguro de que cada documento no ocupará espacio de almacenamiento en el D365 y, al mismo tiempo, estará al alcance de los usuarios que tengan acceso al registro respectivo en el Dynamics 365 sin ninguna modificación de sus flujos de trabajo. Cualquier modificación adicional de los archivos de Dynamics365 se proyectará automáticamente al almacenamiento externo de archivos configurado.

¿Por qué el CB Dynamics 365 Seamless Attachment Extractor es especial?

Su característica más destacada es la seguridad. A diferencia de algunas soluciones del mercado, con CB Dynamics 365 Seamless Attachment Extractor, sus documentos no salen de sus sistemas de CRM y almacenamiento. No hay un servicio externo intermedio. Esto es importante para las empresas que se ocupan de datos sensibles o que quieren protegerse contra las violaciones de la normativa GDPR.

Otra característica útil y exclusiva del mercado es que puede comprimir/descomprimir archivos sobre la marcha y como encriptarlos/desencriptarlos con el cifrado AES256, que fue adoptado por the U.S. government and se utiliza ahora en todo el mundo.

Además, si has alcanzado el 80% del límite de espacio de almacenamiento, esta solución pasará automáticamente a través de los archivos adjuntos que existían antes de instalar la aplicación y los moverá a SharePoint, Azure Blob u otra ubicación a tu elección.

Más sobre las características técnicas del extractor de accesorios CB D365

El software está extrayendo cualquier entidad de actividad y anotación de D365. Significa que puedes configurarlo para extraer adjuntos de cualquier tipo de entidad:

  • Suscripción a la alerta
  • Invitar a la redención
  • Comentario del portal
  • Cita
  • Campaña rápida
  • Actividad de la campaña
  • Respuesta de la campaña
  • Actividad de chat
  • Correo electrónico
  • Fax
  • Resolución de casos
  • Carta
  • inMail
  • Mensaje
  • Presentación de PointDrive creada
  • Presentación de PointDrive vista
  • Aprobación
  • Alerta de reserva
  • Actividad de la encuesta
  • Oportunidad Cerrar
  • Orden Cerrar
  • Llamada telefónica
  • Cita Cerrar
  • Cita recurrente
  • Actividad de servicio
  • Actividad social
  • Tarea
  • UntrackedEmail

La solución funciona entre Dynamics 365 en línea y:

  • SharePoint 2013
  • SharePoint 2016
  • SharePoint 2019
  • SharePoint Online
  • Office 365
  • Almacenamiento de archivos azules
  • Almacenamiento de la mancha azul

Aprovechar que los adjuntos del Dynamics 365 salen de Dynamics 365 automáticamente. Consigue los accesorios para SharePoint, Azure Blob o Azure Storage sin problemas. Permite que este software se encargue de la salud de tu Dynamics 365 mientras te concentras en tareas más importantes.

Artículo actualizado por última vez el: 25 de junio de 2020

CONTACTO        PRUEBE GRATIS

Ana Neto y Anastasia Mazur
Autores

Anastasia Mazur - Experto en las necesidades empresariales de integración y sincronización de software empresarial.

Ana Neto - Ingeniera de software desde 1997, ahora es asesora técnica del Connecting Software.


Connecting Software es un productor de soluciones de software de integración y sincronización desde 2004 que opera a nivel mundial.

Comentarios 8

  1. ¿Pueden las herramientas también mover la literatura de ventas? ¿Puede informar del coste de 2 x licencias de producción para D365 Online?

    Gracias
    Alan

  2. Post
    Autor

    Hola Alan, gracias por contactarnos. La versión actual no toca el artículo de literatura de ventas. Pero la buena noticia es que funciona como otros accesorios, así que no debería llevar más de un día extender el software. Por favor, contacta con Eduardo Coreixo, ed@connecting-software.com - puede aconsejarte sobre el precio y los siguientes pasos.

  3. Gracias por compartir este artículo. Muchos puntos únicos que nunca antes se habían cruzado por la mente. ¡Muy bien resumidos!

  4. La herramienta actúa sobre los nuevos registros creados después de desplegar el servicio, pero también tiene un servicio opcional de "First Pass" que itera a través de todos los archivos Dynamics 365 existentes antes de desplegar nuestra herramienta. Esto activa el traslado de los archivos al almacenamiento externo configurado, por ejemplo, SharePoint. La mayoría de nuestros clientes encuentran este servicio "First Pass" muy útil en términos de tener un efecto inmediato en los costos de almacenamiento.

  5. Buenos días, bien hecho. Parece muy poderoso. Necesitamos una migración única de los archivos adjuntos a la mancha azul. ¿Sería suficiente la ejecución del servicio "First Pass" para crear enlaces permanentes de archivos a la nueva ubicación o se requiere que este extractor de archivos adjuntos funcione continuamente? Además, ¿existe soporte para migrar archivos adjuntos desde CRM 2011? Naturalmente, estamos felices de pagar un costo único por el servicio. ¡Thx!

  6. El "Primer Paso" haría, de hecho, la migración única a Azure Blob que necesitas. Para continuar migrando nuevos adjuntos al Azure Blob, necesitarías tenerlo funcionando continuamente. En términos de CRM 2011, esta solución lista para usar no lo cubre, pero podría ser posible lograrlo. Para más detalles, incluyendo los costos, mi colega Ed se ha comunicado con ustedes por correo electrónico, y les recomiendo una rápida llamada con él.

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