SharePoint、Azure Blob、またはAzure File StorageでDynamics 365ファイルストレージコストを削減

記事の最終更新日2021年10月20日

すべての組織は遅かれ早かれDynamics 365の空きストレージの上限に到達します。この記事では、クラウドCRMでストレージの空き容量を使い切る問題に対処するために考えられるシナリオを、最小限のコストと最大のメリットで検討します。

Dynamics 365の問題を扱うIT専門家への依頼例を見てみましょう。

"あるお客様は、データベースのサイズが非常に早く増加するという問題を抱えています。巨大なデータベースサイズは、パフォーマンスの問題にもなっています。その上、お客様はストレージのコストを削減したいと考えています。現在のデータベースサイズは530GBです。マイクロソフトの無料アドオンを確認しましたが、本格的に導入するのは気が引けます。また、新旧のドキュメントを抽出するなど、より多くの機能を求めています。

機密文書があるので、外部サービスを経由しないようにしたい。

また、現在のAzure契約の制約から外れるものは採用できません。Dynamics 365に、カスタムプラグインやカスタムワークフローのタスクをアップロードするオプションや、現在有料のPaaS機能（特にFlow）。これにより、コンソールベースのアプリケーションやWebアプリケーションの選択肢はなくなります。"

D365の管理者からのこの要求は、クラウドCRMの典型的な制約を反映しています：デフォルトのサブスクリプション容量である無料の10GBストレージは、遅かれ早かれ使い果たしてしまいます。また、中規模の組織であれば、100GB以上のデータベースがあっという間にストレージを食い尽くしてしまい、追加のストレージを購入したり、別のソリューションを探したりしなければなりません。これは特にDynamicsでメールを追跡している場合に当てはまります。メールの添付ファイルはすぐにストレージスペースを消費してしまうため、Dynamics 365では添付ファイル管理が重要になってきます。

D365の健全性を監視することは不可欠です。これにより、システムの最適なパフォーマンスと成長のための十分なスペースを確保することができます。

総ストレージ容量の80%に達した場合は、システムからアラートが送信されるので、対策を講じることができます。

ここでは、収納スペースを減らすためにできること、つまり収納コストを減らすためにできることを紹介します。

• ケースや機会などの古い記録を削除する
• 高度な検索と一括削除で不要なメールやメモの添付ファイルを削除
• サスペンドされたワークフローの評価と削除
• 重複検出ジョブの一括削除と重複レコードの関連コピーの削除
• 一括インポートインスタンスの削除
• 一括削除ジョブを使用して一括削除ジョブインスタンスを削除する
• 監査ログの削除

これらの推奨事項は賢明なものですが、すべての組織に有効性を保証するものではありません。様々な試算によると、問題は文書と添付ファイルがDynamics 365のストレージスペースのうち70%を占めていることです。ほとんどの企業が行っているように、あなたの組織がCRMシステムで電子メールを追跡している場合、空きストレージはすぐに縮小します - 従来の対策では元に戻せないほどです。

Dynamics 365は、他のクラウドCRMシステムと同様に、主に顧客との関係を管理するために設計されており、文書を保存するためのものではありません。そのため、文書保管のための余分なコストを回避するための最良の方法は、より安価なストレージを持つシステムに文書を転送することです。

Dynamics 365での文書保管は、そのコストのためにほとんどの企業が避けているものです。もちろん、Dynamicsに文書や添付ファイルを保存したくない場合は、代替手段を探す必要があります。

最も人気があるのは、次のような文書管理システム（DMS）です。 SharePointのようなMicrosoftのオプションがあります。 アズールブロブとAzure File Storageなどがあります。Dynamics 365と比較して、わずかなコストで利用可能なストレージがはるかに多くなっています。

SharePointについては、より安価なストレージを使用することで、組織は膨大なコラボレーションの機会を得ることができます。そのうちのいくつかをこの記事で紹介します。 SharePoint Structure Creator 掲示します。

Azure Blobは、Microsoft Azureが提供するクラウドベースのストレージソリューションで、バイナリラージオブジェクト（BLOB）を保存および取得するために使用することができます。Azure Blob Storageでは、ユーザーは、そのアカウント内のデータへのアクセス頻度に基づいて、アクセス階層（プレミアム、ホット、クール、またはアーカイブ）を指定することができます。価格設定は、その後、ティアに基づいて行われます。

Azure Blob Storageを使用すると、組織はRESTベースのオブジェクトストレージを通じて、非構造化データをどこでも顧客に公開することができます。言い換えれば、アプリケーション間でのデータ共有が容易になります。

SharePointのドキュメント管理機能、例えば同じドキュメント上でのコラボレーションやバージョン管理などが得られないのは事実ですが、お客様の具体的なケースでは、添付ファイルのためにそれを必要としないとお考えなのかもしれません。また、ストレージのコスト面でもSharePointよりも安いのが普通です。最大で3倍も安くなります。

全体的に、Azure blobに添付ファイルを保存することで、お金を節約できるだけでなく、他のAzureアプリケーションと簡単にこれらのファイルを共有することができます。

ユーザーがDynamics 365の添付ファイルや文書をDMSストレージに送信するためには、2つのシステムを同期させる必要があります。もちろん、手動で添付ファイルや文書を転送することも可能ですが、それは誰も望んでいない作業であり、生産性を著しく低下させてしまいます。

現在、ソフトウェア市場では、Dynamics 365から添付ファイルを抽出するためのソリューションを、様々な機能や特徴を備えた複数のソリューションを提供しています。

その一つが、Microsoft Labsの無償ソリューションです。添付ファイル管理は、Dynamics 365 CRMのアドオン機能です。

備考:Microsoftは2021年6月にAttachment Managementを非推奨とし、AppSourceで見つけることができなくなりました。以下の段落では、2020年に使用した際に見つかった問題点について触れています。Attachment Extractorの費用対効果の高い代替品については、次のセクションにスキップしてください。

Dynamics 365にノートやメールの添付ファイルを追加した際にAzureに添付ファイルを作成し、Azure Blobストレージにファイルを作成した後にDynamicsで削除を行うものです。

しかし、D365の専門家は注意してこの無料アドオンを推奨している。まず、Microsoftが公式にサポートしていないからです。"目的は、Dynamics 365用の代替ストレージ・プラットフォームの可能性を示すことです（...）。開発やテストなどの非本番環境でのみ使用してください」と書いています。 CRMTipoftheday.

第二に、無料アプリの技術サポートは通常限られているので、摩擦が生じた場合は自分に頼るしかないかもしれません。そして最後に、ソリューションはAzure Blobのためだけに動作するので、ドキュメントコラボレーションの利点を持つSharePointを選択する必要がありますが、他の同期オプションを探す必要があります。

Connecting Softwareでは、2009年から同期ソリューションに取り組んできましたが、多くのクラウドCRMシステムでストレージ容量の制限が慢性的な悩みであることに気づきました。私たちが始めたのは その Document Extractor。 これはSalesforceの超高価なストレージスペースの問題を解決します。

2019年、私たちの最高のノウハウを集めて、私たちは発売しました。 CB Dynamics 365 Seamless Attachment Extractor Dynamics 365用

Dynamics 365の高価なストレージ容量の問題を解決します。CRMから他の設定されたストレージにシームレスに添付ファイルを転送しますが、CRM内の添付ファイルの存在を模倣します。

これは、ソリューションのアクションがエンドユーザーに透過的であることを意味します。Dynamics 365の添付ファイルは、Dynamicsに保存されているのと同じように表示されます。最も重要なことは、ユーザーは、添付ファイルがDynamicsに保存されている場合と同様の方法で作業を行うことができるということです。実際のところ、添付ファイルはSharePoint、Azure File Storage、Azure Blob Storageなどの別のファイルストレージにオフロードされていますが、これはユーザーにとっては透過的です。

弊社の専門家が指摘するように、このソリューションを利用すれば、各ドキュメントがD365のストレージスペースを占有することなく、Dynamics 365の各レコードにアクセスできるユーザーは、ワークフローに手を加えることなく、そのドキュメントにアクセスすることが可能になります。また、Dynamics365ファイルの追加修正は、設定された外部ファイルストレージに自動的に反映されます。

その最も優れた機能は、セキュリティです。市場に出回っているいくつかのソリューションとは異なり、CB Dynamics 365 Seamless Attachment Extractorでは、文書がCRMやストレージシステムから離れることはありません。その間に外部サービスは存在しません。これは、機密データを扱う企業やGDPR違反から自分自身を守りたい企業にとって重要です。

もう一つの便利な機能は、市場のためにユニークなオンザフライでファイルを圧縮/解凍することができ、暗号化/復号化するようにAES256暗号化でそれらを暗号化/復号化することができるということです。

その上で、実際にストレージ容量制限の80%に達した場合、このソリューションは自動的にアプリをインストールする前に存在していた添付ファイルをスルーして、SharePointやAzure Blobなどの任意の場所に移動します。

ソフトウェアは、D365から任意のactivitymimeattachmentと注釈エンティティを抽出しています。つまり、任意の種類のエンティティから添付ファイルを抽出するように設定することができます。

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ソリューションは、Dynamics 365オンラインとDynamics 365の間で実行されます。

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Dynamics 365のアタッチメントをDynamics 365から自動的に出してもらうことを活用しましょう。 SharePoint、Azure BlobまたはAzure Storageにシームレスに添付ファイルを取得します。このソフトウェアを使用して、より重要なタスクに集中している間に、Dynamics 365の健康を管理することができます。

記事の最終更新日2021年10月20日