Solução de gestão de anexos para Dynamics 365

Reduzir os custos de armazenamento do anexo Dynamics 365 com SharePoint, Azure Blob ou Azure File Storage

Anastasia Mazur Produtos e Soluções 8 Comentários

Artigo atualizado pela última vez: 25 de Junho de 2020

Todas as organizações atingem o limite de armazenamento gratuito no Dynamics 365 mais cedo ou mais tarde. Neste artigo, vamos examinar possíveis cenários para lidar com a questão de esgotar o limite de armazenamento disponível no CRM em nuvem - com o mínimo custo e máximo benefício.

Um problema típico com o espaço de armazenamento D365

Vejamos um exemplo de um pedido a especialistas em TI que lidam com questões do Dynamics 365:

"Um de nossos clientes está tendo um problema com o aumento do tamanho da base de dados muito rapidamente. O enorme tamanho da base de dados também está se tornando um problema de desempenho. Além disso, o cliente está à procura de diminuir os custos de armazenamento. O tamanho atual da base de dados é de 530GB. Nós verificamos o add-on gratuito da Microsoft, mas estamos relutantes em trazê-lo em nossa org completa escala. Além disso, estamos procurando por mais funcionalidades como extrair documentos antigos e novos.

Aqui está um ponto de partida: temos documentos sensíveis, por isso preferimos que não passem por nenhum serviço externo.

Também não podemos empregar nada fora dos limites do que temos actualmente no nosso inquilinato Azure, ou seja, o que quer que seja: Dynamics 365 com a opção de carregar plugins personalizados e/ou fluxo de trabalho personalizado tasks or currently pago para instalações PaaS, notably Flow. Isto elimina a opção de ter uma aplicação baseada em console, ou mesmo uma aplicação web".

Esta solicitação de um administrador D365 reflete uma restrição típica do cloud CRM: o armazenamento gratuito de 10GB que é a capacidade de assinatura padrão se esgota mais cedo ou mais tarde. E se você é uma organização de médio porte, você tem facilmente um banco de dados de mais de 100 GB que irá consumir o armazenamento num piscar de olhos, empurrando-o para pagar por armazenamento extra ou procurar por soluções alternativas. Isto é especialmente verdade se você rastrear seus e-mails na Dynamics. Os anexos de e-mail consomem rapidamente o espaço de armazenamento disponível e é por isso que o gerenciamento de anexos é fundamental na Dynamics 365.

Tente reduzir o espaço de armazenamento na D365

O monitoramento da saúde D365 é essencial. Ao fazer isso, você garante o ótimo desempenho do sistema e espaço suficiente para o crescimento.

Quando você atingir 80% da sua capacidade total de armazenamento, o sistema deve enviar-lhe um alerta para que você possa tomar medidas.

Aqui está o que se pode fazer para reduzir o espaço de armazenamento e, portanto, reduzir os custos de armazenamento:

  • Eliminar registos desactualizados, tais como casos e oportunidades
  • Remova e-mails e anexos de notas desnecessários através de busca avançada e eliminação em massa.
  • Avaliar e eliminar os fluxos de trabalho suspensos
  • Remover trabalhos de detecção de duplicados em massa e cópias associadas de registos duplicados
  • Eliminar instâncias de importação em massa
  • Eliminar instâncias de job de eliminação em massa através de um job de eliminação em massa
  • Eliminar registos de auditoria

Embora estas recomendações sejam sensatas, não podemos garantir a sua eficácia para todas as organizações. De acordo com várias estimativas, o problema é que documentos e anexos ocupam 70% do espaço de armazenamento no Dynamics 365. Se sua organização rastreia e-mails no sistema de CRM como a maioria das empresas, o armazenamento gratuito encolhe rapidamente - além de reversível com medidas tradicionais.

Alavancar os sistemas de gestão documental

Dynamics 365, tal como qualquer outro sistema de CRM em nuvem, foi concebido principalmente para gerir as relações com os clientes e não para armazenar documentos. Devido a isso, a melhor prática comprovada para evitar custos adicionais de armazenamento de documentos é encaminhá-los para sistemas com armazenamento mais barato.

O armazenamento de documentos no Dynamics 365 é algo que a maioria das empresas evita por causa de seu custo. Naturalmente, se você não quer armazenar documentos e anexos na Dynamics, você deve procurar por alternativas.

Entre os mais populares estão os sistemas de gestão documental (DMS), tais como SharePointe outras opções da Microsoft como Azure Blobe Armazenamento de Arquivos Azuis, etc. Eles têm muito mais armazenamento disponível por apenas uma fração de um custo em comparação com o Dynamics 365.

Quanto ao SharePoint, com armazenamento mais barato, as organizações recebem imensas oportunidades de colaboração. Algumas das quais exploramos neste SharePoint Structure Creator Correio.

Dynamics 365 gestão de anexos com o Azure Blob Storage

O Azure Blob é uma solução de armazenamento baseada em nuvem fornecida pela Microsoft Azure que pode ser usada para armazenar e recuperar Binary Large Objects (BLOBs). O Azure Blob Storage permite aos utilizadores especificar um nível de acesso (Premium, Hot, Cool, ou Archive) com base na frequência de acesso aos dados dessa conta. O preço é então feito com base no nível.

O Azure Blob Storage permite às organizações exporem seus dados não estruturados aos clientes em qualquer lugar através de um armazenamento de objetos baseado em REST. Em outras palavras, facilita o compartilhamento de dados entre as aplicações.

É um facto que não obtém as capacidades de gestão documental do SharePoint, como a colaboração no mesmo documento, ou o controlo de versões, mas talvez para o seu caso específico sinta que não precisa disso para anexos. E normalmente é ainda mais barato do que o SharePoint em termos de custo de armazenamento. Pode ser até três vezes mais barato.

Em suma, armazenar anexos em Blobs Azure pode, não só poupar-te dinheiro, mas também permitir-te partilhar facilmente estes ficheiros com outras aplicações Azure.

Como sincronizar o Dynamics 365 com o SharePoint ou com o Azure Blob

Para que um usuário possa enviar anexos e documentos do Dynamics 365 para um armazenamento DMS, os dois sistemas precisam ser sincronizados. Claro que também é possível transferir manualmente os anexos e documentos, mas esse é o tipo de tarefa que ninguém quer e que reduz drasticamente a produtividade.

Atualmente, o mercado de software oferece várias soluções para extrair anexos do Dynamics 365 com várias características e funcionalidades.

Uma delas é uma solução gratuita da Microsoft Labs. Gestão de Anexos é um recurso adicional ao Dynamics 365 CRM. Ele cria um anexo em Azure when, uma nota ou anexo de e-mail é adicionado ao Dynamics 365 e a exclusão do arquivo em Dynamics após o arquivo ter sido criado no armazenamento do Azure Blob.

No entanto, os especialistas da D365 recomendam este add-on gratuito com cautela. Em primeiro lugar, porque a Microsoft não o suporta oficialmente. "O objetivo é mostrar a possibilidade de uma plataforma de armazenamento alternativa para Dynamics 365 (...) Esta solução não deve ser usada em uma instância de Produção, uma vez que não é oficialmente suportada. Ela só deve ser usada em uma instância de Não-Produção tal Dev ou um Teste", escreve CRMTipoftheday.

Em segundo lugar, o suporte técnico para aplicativos gratuitos é normalmente limitado, então você pode ter que confiar em si mesmo em caso de fricção. E finalmente, a solução funciona apenas para o Azure Blob, por isso se escolher o SharePoint com as suas vantagens de colaboração de documentos, terá de procurar outras opções de sincronização.

CB Dynamics 365 Seamless Attachment Extractor para reduzir os custos de armazenamento do Dynamics 365

No Connecting Software, temos trabalhado em soluções de sincronização desde 2009, e temos notado que o espaço de armazenamento limitado é uma dor crônica em muitos sistemas de CRM em nuvem. Nós começamos com o Document Extractor, que resolve o problema do espaço de armazenamento super caro para a Salesforce.

Agora, tendo reunido os nossos melhores conhecimentos, lançámos CB Dynamics 365 Seamless Attachment Extractor para Dynamics 365

A solução resolve o problema do espaço de armazenamento caro no Dynamics 365. Ele transfere qualquer arquivo anexo do CRM para outro armazenamento configurado, mas imita a presença dos arquivos anexos no CRM.

Isso significa que as ações da solução são transparentes para o usuário final. Os anexos do Dynamics 365 ainda aparecem tão armazenados na Dynamics como os usuários esperam. Mais importante ainda, o usuário ainda pode trabalhar com esses anexos da mesma forma como se eles estivessem armazenados em Dynamics. A verdade é que os anexos são descarregados para outro armazenamento de arquivos como o SharePoint, Armazenamento de Arquivos Azure e Armazenamento Azure Blob, mas isso é transparente para o usuário.

Como salientam os nossos especialistas, com esta solução, pode ter a certeza que cada documento não ocupará espaço de armazenamento na D365 e, ao mesmo tempo, será acessível aos utilizadores que tenham acesso ao respectivo registo no Dynamics 365 sem qualquer modificação dos seus fluxos de trabalho. Qualquer modificação adicional dos arquivos do Dynamics365 será projetada automaticamente para o armazenamento de arquivos externos configurados.

Porque é que o CB Dynamics 365 Seamless Attachment Extractor é especial?

A sua característica mais notável é a segurança. Ao contrário de algumas soluções no mercado, com o CB Dynamics 365 Seamless Attachment Extractor, os seus documentos não saem do seu CRM e sistemas de armazenamento. Não há nenhum serviço externo intermediário. Isto é importante para empresas que cuidam de dados sensíveis ou que querem se proteger contra violações do GDPR.

Outra funcionalidade útil e única para o mercado é a capacidade de comprimir/descompactar ficheiros em tempo real e como encriptá-los/descriptá-los com encriptação AES256, que foi adoptada por the U.S. government and é agora utilizada em todo o mundo.

Além disso, se você realmente alcançou o 80% do limite do espaço de armazenamento, esta solução passará automaticamente pelos anexos que existiam antes da instalação do aplicativo e os moverá para SharePoint, Azure Blob ou outro local à sua escolha.

Mais sobre as características técnicas do Extractor de Acessórios CB D365

O software está extraindo da D365 quaisquer entidades de ativitymimeattachment e anotação. Isto significa que você pode configurá-lo para extrair anexos de qualquer tipo de entidade:

  • Assinatura de alertas
  • Resgate de Convite
  • Comentário do Portal
  • Nomeação
  • Campanha Rápida
  • Actividade da Campanha
  • Resposta da Campanha
  • Actividade de Chat
  • Email
  • Fax
  • Resolução de casos
  • Carta
  • inMail
  • Mensagem
  • Apresentação PointDrive Criada
  • Apresentação PointDrive Vista
  • Aprovação
  • Alerta de Reserva
  • Atividade de Pesquisa
  • Oportunidade Fechar
  • Encerramento do pedido
  • Chamada telefónica
  • Fechar citação
  • Consulta Recorrente
  • Atividade de Serviço
  • Atividade Social
  • Tarefa
  • UntrackedEmail

A solução funciona entre o Dynamics 365 online e o Dynamics 365:

  • SharePoint 2013
  • SharePoint 2016
  • SharePoint 2019
  • SharePoint Online
  • Office 365
  • Armazenamento de Arquivo Azure
  • Armazenamento Azure Blob

Aproveite a vantagem de ter acessórios de Dynamics 365 do Dynamics 365 automaticamente. Obtenha os anexos do SharePoint, Azure Blob ou Azure Storage sem problemas. Permita que este software cuide da saúde do seu Dynamics 365 enquanto você se concentra em tarefas mais importantes.

Artigo atualizado pela última vez: 25 de Junho de 2020

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Ana Neto & Anastasia Mazur
Autores

Anastasia Mazur - Especialista em necessidades de negócios para integração e sincronização de software de negócios.

Ana Neto - Engenheira de software desde 1997, ela é agora assessora técnica do Connecting Software.


Connecting Software é um produtor de soluções de software de integração e sincronização desde 2004, que opera globalmente.

Comentários 8

  1. As ferramentas também podem mover a literatura de vendas? Você pode informar o custo de 2 x licenças de produção para D365 Online?

    Obrigado
    Alan

  2. Post
    Autor

    Olá Alan, obrigado por estenderes a mão. A versão atual não toca no item de literatura de vendas. Mas a boa notícia é que funciona como outros anexos, portanto não deve levar mais de um dia para estender o software. Por favor, entre em contato com Eduardo Coreixo, ed@connecting-software.com - ele pode aconselhá-lo sobre os preços e os próximos passos.

  3. Obrigado por partilhar este artigo. Muitos pontos únicos que nunca tinham passado pela cabeça antes. Muito bem resumidos!

  4. A ferramenta atua em novos registros criados após a implantação do serviço, mas também tem um serviço opcional "First Pass" que iteratiza através de todos os arquivos Dynamics 365 existentes antes de implantar a nossa ferramenta. Ela aciona a movimentação dos arquivos para o armazenamento externo configurado, por exemplo, o SharePoint. A maioria dos nossos clientes considera este serviço "First Pass" muito útil em termos de ter um efeito imediato nos custos de armazenamento.

  5. Bom dia, muito bem feito! Parece muito poderoso. A nossa necessidade é de uma migração única de anexos de ficheiros para o Azure blob. A execução do serviço "First Pass" seria suficiente para criar links permanentes de ficheiros para o novo local ou este Extractor de Anexos é necessário para operar continuamente? Existe também suporte para migrar anexos do CRM 2011? Naturalmente, temos o prazer de pagar um custo único pelo serviço. Thx!

  6. O "First Pass" faria, na verdade, a migração única para Azure Blob que você precisa. Para continuar a migrar novos anexos para o Azure Blob, você precisaria tê-lo funcionando continuamente. Em termos de CRM 2011, esta solução pronta para uso não o cobre, mas talvez seja possível alcançá-lo. Para mais detalhes, incluindo custos, o meu colega Ed contactou-o por e-mail, e recomendo uma chamada rápida com ele.

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