Attachment Management-Lösung für Dynamics 365

Reduzieren Sie die Kosten für die Speicherung von Dynamics 365-Anhängen mit SharePoint-, Azure Blob- oder Azure-Datei-Speicherung

Anastasia Mazur Neuigkeiten zum Unternehmen, Produkte und Lösungen 6 Kommentare

Artikel zuletzt aktualisiert am: 25. Juni 2020

Alle Organisationen erreichen früher oder später die Grenze der freien Lagerung in Dynamics 365. In diesem Artikel untersuchen wir mögliche Szenarien für den Umgang mit dem Problem der Ausschöpfung der verfügbaren Speichergrenze im Cloud-CRM - bei minimalen Kosten und maximalem Nutzen.

Ein typisches Problem mit D365-Speicherplatz

Schauen wir uns ein Beispiel für eine Anfrage an IT-Experten an, die sich mit Fragen zu Dynamics 365 befassen:

"Einer unserer Kunden hat ein Problem damit, die Datenbank sehr schnell zu vergrößern. Die riesige Datenbankgröße wird auch zu einem Performance-Problem. Außerdem möchte der Kunde die Speicherkosten senken. Die derzeitige Datenbankgröße beträgt 530 GB. Wir haben das kostenlose Add-on von Microsoft geprüft, aber wir zögern, es in vollem Umfang in unsere Organisation einzubringen. Außerdem sind wir auf der Suche nach mehr Funktionalität, wie das Extrahieren alter und neuer Dokumente.

Der Clou: Wir haben sensible Dokumente, so dass wir es vorziehen würden, wenn sie nicht über einen externen Dienst laufen würden.

Wir können auch nichts beschäftigen, was außerhalb der Beschränkungen unseres derzeitigen Mietverhältnisses in Azure liegt, nämlich Dynamics 365 mit der Möglichkeit, benutzerdefinierte Plugins und/oder benutzerdefinierte Arbeitsabläufe hochzuladen tasks or currently kostenpflichtige PaaS-Einrichtungen, notably Flow. Damit entfällt die Möglichkeit, eine konsolenbasierte Anwendung oder sogar eine Webanwendung zu haben".

Diese Anfrage eines D365-Administrators spiegelt eine typische Einschränkung des Cloud-CRM wider: Der freie 10-GB-Speicher, der die Standard-Abonnementkapazität darstellt, geht früher oder später zur Neige. Und wenn Sie ein mittelgroßes Unternehmen sind, haben Sie leicht eine Datenbank mit mehr als 100 GB, die den Speicher im Handumdrehen auffrisst und Sie dazu drängt, für zusätzlichen Speicher zu bezahlen oder nach alternativen Lösungen zu suchen. Dies gilt insbesondere dann, wenn Sie Ihre E-Mails in Dynamics verfolgen. Die E-Mail-Anhänge verbrauchen schnell den zur Verfügung stehenden Speicherplatz, und deshalb ist die Verwaltung der Anhänge in Dynamics 365 von entscheidender Bedeutung.

Versuchen Sie, den Speicherplatz in D365 zu reduzieren.

Die Überwachung der D365-Gesundheit ist unerlässlich. Auf diese Weise stellen Sie die optimale Leistung des Systems und genügend Raum für Wachstum sicher.

Wenn Sie 80% Ihrer Gesamtspeicherkapazität erreichen, sollte das System Ihnen eine Warnung senden, damit Sie Maßnahmen ergreifen können.

Hier ist, was man tun kann, um den Lagerraum und damit die Lagerkosten zu reduzieren:

  • Löschen veralteter Datensätze, wie Fälle und Opportunity
  • Entfernen unnötiger E-Mail- und Notizanhänge durch erweiterte Suche und Massenlöschung
  • Bewerten und löschen Sie angehaltene Workflows
  • Entfernen von Massen-Duplikat-Erkennungsaufträgen und zugehörigen Kopien von doppelten Datensätzen
  • Massenimport-Instanzen löschen
  • Löschen von Massenlöschjob-Instanzen mit einem Massenlöschjob
  • Audit-Protokolle löschen

Obwohl diese Empfehlungen sinnvoll sind, können wir ihre Wirksamkeit nicht für alle Organisationen garantieren. Nach verschiedenen Schätzungen besteht das Problem darin, dass Dokumente und Anhänge 70% des Speicherplatzes in Dynamics 365 belegen. Wenn Ihr Unternehmen E-Mails im CRM-System nachverfolgt, wie es die meisten Unternehmen tun, schrumpft der freie Speicherplatz schnell - und ist mit herkömmlichen Maßnahmen nicht mehr umkehrbar.

Nutzung von Dokumentenverwaltungssystemen

Dynamics 365 wurde, wie jedes andere Cloud-CRM-System, in erster Linie für die Verwaltung von Kundenbeziehungen und nicht für die Speicherung von Dokumenten konzipiert. Aus diesem Grund ist die beste bewährte Praxis zur Vermeidung zusätzlicher Kosten für die Dokumentenspeicherung die Weiterleitung an Systeme mit billigerer Speicherung.

Die Dokumentenspeicherung in Dynamics 365 ist etwas, das die meisten Unternehmen aus Kostengründen vermeiden. Wenn Sie Dokumente und Anhänge nicht in Dynamics speichern möchten, müssen Sie natürlich nach Alternativen suchen.

Zu den beliebtesten gehören solche Dokumentenmanagementsysteme (DMS) wie SharePointund andere Microsoft-Optionen wie Azurblauer Klecksund Azure File Storage etc. Sie haben viel mehr Speicherplatz für nur einen Bruchteil der Kosten im Vergleich zu Dynamics 365 zur Verfügung.

Was SharePoint betrifft, so erhalten die Organisationen durch die billigere Lagerung immense Möglichkeiten der Zusammenarbeit. Einige davon untersuchen wir in diesem SharePoint Structure Creator Posten.

Dynamics 365 Anlagenverwaltung mit Azure-Blob-Speicherung

Azure Blob ist eine Cloud-basierte Speicherlösung von Microsoft Azure, die zum Speichern und Abrufen von Binary Large Objects (BLOBs) verwendet werden kann. Azure Blob Storage ermöglicht es Benutzern, eine Zugriffsebene (Premium, Hot, Cool oder Archiv) basierend auf der Häufigkeit des Zugriffs auf die Daten in diesem Konto festzulegen. Die Preisgestaltung erfolgt dann auf der Grundlage der Stufe.

Azure Blob Storage ermöglicht es Unternehmen, ihre unstrukturierten Daten über einen REST-basierten Objektspeicher Kunden überall zugänglich zu machen. Mit anderen Worten, es erleichtert den Datenaustausch zwischen Anwendungen.

Es ist eine Tatsache, dass Sie nicht die Dokumentverwaltungsfunktionen von SharePoint erhalten, wie z.B. die Zusammenarbeit am selben Dokument oder die Versionskontrolle, aber vielleicht haben Sie in Ihrem speziellen Fall das Gefühl, dass Sie dies für Anhänge nicht benötigen. Und es ist normalerweise sogar billiger als SharePoint, was die Speicherkosten betrifft. Es kann bis zu dreimal billiger sein.

Alles in allem können Sie durch die Speicherung von Anhängen in Azure-Blobs nicht nur Geld sparen, sondern diese Dateien auch problemlos mit anderen Azure-Anwendungen teilen.

So synchronisieren Sie Dynamics 365 mit SharePoint oder Azure Blob

Damit ein Benutzer Dynamics 365 Anhänge und Dokumente an einen DMS-Speicher senden kann, müssen die beiden Systeme synchronisiert werden. Natürlich ist es auch möglich, die Anhänge und Dokumente manuell zu übertragen, aber das ist die Art von Aufgabe, die niemand will und die die Produktivität drastisch reduziert.

Gegenwärtig bietet der Softwaremarkt mehrere Lösungen zum Extrahieren von Anhängen aus Dynamics 365 mit verschiedenen Merkmalen und Funktionen an.

Eine davon ist eine kostenlose Lösung von Microsoft Labs. Verwaltung von Anlagen ist eine Zusatzfunktion zu Dynamics 365 CRM. Sie erstellt einen Anhang in Azure when. Eine Notiz oder ein E-Mail-Anhang wird zu Dynamics 365 hinzugefügt und die Datei in Dynamics gelöscht, nachdem die Datei im Azure Blob-Speicher erstellt wurde.

Die Experten von D365 empfehlen dieses kostenlose Add-on jedoch mit Vorsicht. Erstens, weil Microsoft es offiziell nicht unterstützt. "Der Zweck ist es, die Möglichkeit einer alternativen Speicherplattform für Dynamics 365 aufzuzeigen (...) Diese Lösung sollte nicht in einer Produktionsinstanz verwendet werden, da dies nicht offiziell unterstützt wird. Sie sollte nur in einer Nicht-Produktions-Instanz wie Dev oder einem Test verwendet werden", schreibt CRMTipp vom heutigen Tag.

Zweitens ist der technische Support für kostenlose Apps in der Regel begrenzt, so dass Sie sich im Falle von Reibungsverlusten auf sich selbst verlassen müssen. Und schließlich funktioniert die Lösung nur für Azure Blob. Sollten Sie sich also für SharePoint mit seinen Vorteilen für die Zusammenarbeit bei Dokumenten entscheiden, müssen Sie sich nach anderen Synchronisierungsoptionen umsehen.

CB Dynamics 365 Seamless Attachment Extractor zur Reduzierung der Speicherkosten von Dynamics 365

Bei Connecting Software arbeiten wir seit 2009 an Synchronisationslösungen und haben festgestellt, dass der begrenzte Speicherplatz in vielen Cloud-CRM-Systemen ein chronischer Schmerz ist. Wir begannen mit die Document Extractor, die das super teure Speicherplatzproblem für Salesforce löst.

Nun, nachdem wir unser bestes Fachwissen gesammelt haben, haben wir CB Dynamics 365 Seamless Attachment Extractor für Dynamics 365

Die Lösung löst das Problem mit dem teuren Speicherplatz in Dynamics 365. Es überträgt beliebige Anhangsdateien nahtlos vom CRM in einen anderen konfigurierten Speicher, ahmt aber das Vorhandensein der Anhangsdateien im CRM nach.

Es bedeutet, dass die Aktionen der Lösung für den Endbenutzer transparent sind. Dynamics 365-Anhänge erscheinen weiterhin so in Dynamics gespeichert, wie die Benutzer es erwarten. Am wichtigsten ist, dass der Benutzer mit diesen Anhängen immer noch so arbeiten kann, als wären sie in Dynamics gespeichert. Die Wahrheit ist, dass die Anhänge in einen anderen Dateispeicher wie SharePoint, Azure File Storage und Azure Blob Storage ausgelagert werden, aber dies ist für den Benutzer transparent.

Wie unsere Experten betonen, können Sie bei dieser Lösung sicher sein, dass jedes Dokument keinen Speicherplatz in D365 belegt, während es gleichzeitig für Benutzer, die Zugriff auf den entsprechenden Datensatz in Dynamics 365 haben, ohne Änderung ihrer Arbeitsabläufe erreichbar ist. Jede zusätzliche Änderung der Dynamics365-Dateien wird automatisch auf den konfigurierten externen Dateispeicher projiziert.

Warum ist CB Dynamics 365 Seamless Attachment Extractor etwas Besonderes?

Ihr herausragendstes Merkmal ist die Sicherheit. Anders als bei einigen Lösungen auf dem Markt verlassen Ihre Dokumente mit CB Dynamics 365 Seamless Attachment Extractor nicht Ihre CRM- und Speichersysteme. Es gibt keinen externen Dienst dazwischen. Dies ist wichtig für Unternehmen, die sich um sensible Daten kümmern oder sich vor GDPR-Verletzungen schützen wollen.

Eine weitere praktische Funktion, die auf dem Markt einzigartig ist, ist die Möglichkeit, Dateien on-the-fly zu komprimieren/dekomprimieren und sie mit der AES256-Verschlüsselung zu ver- und entschlüsseln, die von the U.S. übernommen wurde. government and wird inzwischen weltweit eingesetzt.

Wenn Sie die Speicherplatzgrenze von 80% tatsächlich erreicht haben, geht diese Lösung außerdem automatisch die vor der Installation der App vorhandenen Anhänge durch und verschiebt sie nach SharePoint, Azure Blob oder an einen anderen Ort Ihrer Wahl.

Mehr zu den technischen Eigenschaften des CB D365 Attachment Extractor

Die Software extrahiert alle Aktivitäts-Mimeattachment- und Annotationseinheiten aus D365. Das heißt, Sie können es so einrichten, dass Anhänge von jeder Art von Entität extrahiert werden können:

  • Alert-Abonnement
  • Erlösung einladen
  • Portal-Kommentar
  • Ernennung
  • Schnell-Kampagne
  • Aktivität der Kampagne
  • Reaktion der Kampagne
  • Chat-Aktivität
  • E-Mail
  • Fax
  • Lösung des Falls
  • Brief
  • inMail
  • Nachricht
  • PointDrive-Präsentation erstellt
  • PointDrive-Präsentation angesehen
  • Genehmigung
  • Reservierungs-Alarm
  • Umfrage-Aktivität
  • Gelegenheit schließen
  • Bestellung schließen
  • Telefonanruf
  • Zitat Schließen
  • Wiederkehrende Verabredung
  • Dienstliche Tätigkeit
  • Soziale Aktivität
  • Aufgabe
  • UnverfolgteE-Mail

Die Lösung läuft zwischen Dynamics 365 online und:

  • SharePoint 2013
  • SharePoint 2016
  • SharePoint 2019
  • SharePoint Online
  • Office 365
  • Azure Datei-Speicherung
  • Azure Blob-Speicherung

Nutzen Sie den Vorteil, Dynamics 365-Anhänge automatisch aus Dynamics 365 heraus zu haben. Holen Sie sich die Anhänge nahtlos auf SharePoint, Azure Blob oder Azure Storage. Erlauben Sie dieser Software, sich um die Gesundheit Ihres Dynamics 365 zu kümmern, während Sie sich auf wichtigere Aufgaben konzentrieren.

Artikel zuletzt aktualisiert am: 25. Juni 2020

KONTAKT        KOSTENLOS TESTEN

Ana Neto & Anastasia Mazur
Verfasser

Anastasia Mazur - Experte für Geschäftsanforderungen zur Integration und Synchronisierung von Unternehmenssoftware.

Ana Neto - Software-Ingenieurin seit 1997, jetzt ist sie technische Beraterin für Connecting Software.


Connecting Software ist seit 2004 ein weltweit operierender Hersteller von Integrations- und Synchronisationssoftwarelösungen.

Anmerkungen 6

  1. Können die Werkzeuge auch Verkaufsliteratur bewegen? Können Sie uns bitte die Kosten für 2 x Produktionslizenzen für D365 Online mitteilen?

    Danke
    Alan

  2. Post
    Autor

    Hallo Alan, danke für Ihre Kontaktaufnahme. Die aktuelle Version berührt nicht den Posten Verkaufsliteratur. Aber die gute Nachricht ist, dass sie wie andere Anhänge funktioniert, so dass es nicht mehr als einen Tag dauern sollte, die Software zu erweitern. Bitte kontaktieren Sie Eduardo Coreixo, ed@connecting-software.com - er kann Sie über die Preisgestaltung und die nächsten Schritte beraten.

  3. Vielen Dank für die Weitergabe dieses Artikels. Viele einzigartige Punkte, die noch nie zuvor in den Sinn gekommen sind. Sehr schön zusammengefasst!

  4. Hallo,
    Dieses Werkzeug wirkt auch auf neue Datensätze, die auf dem System erstellt werden, oder könnte auch nützlich sein, um den bereits erstellten Anhang zu reduzieren?

  5. Das Tool arbeitet mit neuen Datensätzen, die nach der Bereitstellung des Dienstes erstellt werden, aber es verfügt auch über einen optionalen "First Pass"-Dienst, der alle vorhandenen Dynamics 365-Dateien vor der Bereitstellung unseres Tools durchläuft. Er löst das Verschieben der Dateien in den konfigurierten externen Dateispeicher aus, zum Beispiel SharePoint. Die meisten unserer Kunden finden diesen "First Pass"-Service sehr nützlich, da er sich unmittelbar auf die Speicherkosten auswirkt.

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