Dynamics 365的附件管理解决方案

使用SharePoint、Azure Blob或Azure文件存储降低Dynamics 365附件存储成本。

Anastasia Mazur 产品和解决方案 8评论

文章最后更新于2020年6月25日

所有组织迟早都会达到Dynamics 365中的免费存储限制。在本文中,我们将研究处理用尽云CRM中可用存储限制问题的可能方案--以最小的成本和最大的收益。

D365存储空间的典型问题

我们来看一个向IT专家请求处理Dynamics 365问题的例子。

"我们的一个客户有一个问题,就是数据库规模增加得非常快。巨大的数据库规模也成为一个性能问题。此外,客户正在寻求降低存储成本。目前的数据库大小是530GB。我们已经检查了微软的免费插件,但我们不愿意在我们的组织中全面使用它。此外,我们正在寻找更多的功能,如提取新旧文件。

这里有一个小插曲:我们有敏感文件,所以我们更希望它们不要通过任何外部服务运行。

我们也不能采用我们目前在Azure租约中所拥有的限制之外的东西,也就是。Dynamics 365可以选择上传自定义插件和/或自定义工作流任务,或者目前付费的PaaS设施,特别是Flow。这使得我们无法选择基于控制台的应用,甚至是网络应用。

D365管理员的这个请求反映了云CRM的一个典型制约因素:默认订阅容量的免费10GB存储迟早会用完。而如果你是一个中等规模的组织,你很容易拥有一个100多GB的数据库,这将在眨眼间吃掉存储空间,促使你支付额外的存储空间或寻找其他解决方案。如果你在Dynamics中跟踪你的电子邮件,情况尤其如此。邮件附件很快就会消耗掉可用的存储空间,这就是为什么附件管理在dynamics 365中至关重要。

尝试减少D365的存储空间

监控D365的健康状况是必不可少的。通过这样做,你可以确保系统的最佳性能和足够的发展空间。

当你达到总存储容量的80%时,系统应该向你发出警报,以便你采取行动。

下面就来介绍一下如何减少存储空间,从而降低存储成本。

  • 删除过时的记录,如案件和机会。
  • 通过高级查找和批量删除,删除不必要的电子邮件和便签附件。
  • 评估和删除暂停的工作流程
  • 删除批量重复检测工作和相关的重复记录副本。
  • 删除批量导入实例
  • 使用批量删除作业删除批量删除作业实例。
  • 删除审计记录

虽然这些建议是合理的,但我们不能保证它们对所有组织都有效。根据各种估计,问题在于文档和附件占据了70%的存储空间Dynamics 365。

利用文件管理系统

Dynamics 365和其他所有的云CRM系统一样,其主要目的是管理客户关系,而不是存储文档。正因为如此,避免文档存储额外成本的最佳做法是将文档转发到存储成本更低的系统中。

在Dynamics 365中存储文件是大多数公司避免的事情,因为它的成本。当然,如果你不想在Dynamics中存储文件和附件,你必须寻找替代品。

其中最受欢迎的是这样的文件管理系统(DMS),如 SharePoint和其他微软选项,如 Azure Blob以及Azure文件存储等。与Dynamics 365相比,它们的可用存储量要大得多,而成本却只有一小部分。

至于SharePoint,随着存储成本的降低,机构获得了巨大的合作机会。我们在此探讨其中的一些机会 SharePoint Structure Creator 岗位。

Dynamics 365 使用 Azure Blob 存储进行附件管理

Azure Blob 是 Microsoft Azure 提供的基于云的存储解决方案,可用于存储和检索二进制大对象 (BLOB)。Azure Blob 存储允许用户根据该账户中数据的访问频率指定访问层级(Premium、Hot、Cool 或 Archive)。然后根据层级进行定价。

Azure Blob 存储允许企业通过基于 REST 的对象存储将其非结构化数据暴露给任何地方的客户。换句话说,它使应用程序之间的数据共享变得更加容易。

事实上,你没有得到SharePoint的文件管理功能,如在同一文件上的协作,或版本控制,但也许对于你的具体案例,你觉得你不需要这些附件。而且在存储成本方面,它通常比SharePoint还要便宜。它最多可以便宜三倍。

总而言之,将附件存储在Azure blobs中,不仅可以,节省成本,还可以让你轻松地与其他Azure应用共享这些文件。

如何将Dynamics 365与SharePoint或Azure Blob同步?

用户要想将Dynamics 365附件和文档发送到DMS存储中,需要将两个系统同步。当然,手动传输附件和文件也是可以的,但这是谁也不愿意做的工作,而且会大大降低工作效率。

目前,软件市场提供了几种从Dynamics 365中提取附件的解决方案,功能各异。

其中之一是微软实验室的免费解决方案。 附件管理 是Dynamics 365 CRM的一个附加功能。它在Azure 中创建附件,当笔记或电子邮件附件被添加到Dynamics 365中,并在Azure Blob存储中创建文件后,在Dynamics中删除该文件。

不过,D365专家建议谨慎使用这个免费插件。首先,因为微软官方并不支持它。"目的是为了展示Dynamics 365备用存储平台的可能性(......)这个解决方案不应该在生产实例中使用,因为官方不支持。它应该只用于非生产实例,如开发或测试",写到 今天的CRMTTipoftheday.

其次,免费应用的技术支持通常是有限的,所以在出现摩擦的情况下,你可能不得不依靠自己。最后,该解决方案仅适用于Azure Blob,所以如果你选择SharePoint的文档协作优势,你需要寻找其他同步方案。

CB Dynamics 365 Seamless Attachment Extractor降低Dynamics 365存储成本。

在Connecting Software,我们从2009年就开始研究同步解决方案,并注意到存储空间有限是很多云CRM系统的痼疾。我们从 的 Document Extractor。 这为Salesforce解决了超贵的存储空间问题。

现在,我们集众家之所长,又推出了 CB Dynamics 365 Seamless Attachment Extractor 用于Dynamics 365

该方案解决了Dynamics 365中存储空间昂贵的问题。它将任何附件文件从CRM中无缝传输到其他配置的存储中,但模拟附件文件在CRM中的存在。

这意味着解决方案的操作对终端用户是透明的。Dynamics 365附件仍然像用户期望的那样,以存储在Dynamics中的方式出现。最重要的是,用户仍然可以像存储在Dynamics中一样使用这些附件。事实的真相是,这些附件被卸载到另一个文件存储中,如SharePoint、Azure文件存储和Azure Blob存储,但这对用户来说是透明的。

正如我们的专家所指出的那样,有了这个解决方案,你可以确保每个文件不会占用D365的存储空间,同时,在Dynamics 365中可以接触到访问相应记录的用户,而不需要修改他们的工作流程。对Dynamics365文件的任何额外修改都将自动投射到配置的外部文件存储中。

为什么CB Dynamics 365 Seamless Attachment Extractor很特别?

它最突出的特点是安全。与市场上的一些解决方案不同,有了CB Dynamics 365 Seamless Attachment Extractor,您的文件不会离开您的CRM和存储系统。中间没有外部服务。这对于那些负责敏感数据或希望保护自己不违反GDPR的公司来说非常重要。

另一个市面上独有的便利功能是,可以即时压缩/解压文件,并使用AES256加密技术进行加密/解密,AES256加密技术被美国政府采用,目前已在全球范围内使用。

除此之外,如果你实际上已经达到了80%的存储空间限制,这个解决方案会自动通过安装应用之前存在的附件,并将它们移动到SharePoint、Azure Blob或其他位置,供你选择。

更多关于CB D365附件抽出器的技术特点。

该软件是从D365中提取任何activitymimeattachment和annotation实体。这意味着,你可以设置它从任何类型的实体中提取附件。

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方案运行在Dynamics 365在线和。

  • SharePoint 2013
  • SharePoint 2016
  • SharePoint 2019年
  • SharePoint在线
  • Office 365
  • Azure文件存储
  • Azure Blob存储

利用有Dynamics 365附件自动出Dynamics 365的优势。 将附件无缝地获取到SharePoint、Azure Blob或Azure存储中。当你专注于更重要的任务时,让这个软件来照顾你的Dynamics 365的健康状况。

文章最后更新于2020年6月25日

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Ana Neto & Anastasia Mazur
作者

Anastasia Mazur - 商业软件集成和同步的业务需求专家。

Ana Neto - 自1997年起担任软件工程师,现在是Connecting Software的技术顾问。


Connecting Software 自2004年以来,是一家在全球范围内运营的集成和同步软件解决方案的生产商。

更多关于云CRM存储。

评论 8

  1. 帖子
    作者

    艾伦你好,感谢你的联系。目前的版本并没有触及销售文案这一项。但好消息是,它可以作为其他附件使用,所以扩展软件应该不会超过一天的时间。请联系Eduardo Coreixo。 ed@connecting-software.com - 他可以为你提供定价和下一步的建议。

  2. 该工具作用于服务部署后创建的新记录,但它也有一个可选的 "第一关 "服务,在部署我们的工具之前,它会迭代所有现有的Dynamics 365文件。它触发将文件移动到配置的外部文件存储中,例如,SharePoint。我们的大多数客户都认为这个 "First Pass "服务非常有用,对存储成本有立竿见影的效果。

  3. 好日子,做得很好!看起来非常强大。我们的需求是将文件附件一次性迁移到Azure blob。"First Pass "服务的执行是否足以创建到新位置的永久文件链接,还是需要这个Attachment Extractor持续运行?另外,是否支持从CRM 2011迁移附件?当然,我们很乐意为这项服务支付一次性费用。谢谢

  4. 事实上,"第一关 "将一次性迁移到您需要的 Azure Blob。如果要继续将新附件迁移到Azure Blob,你需要让它持续运行。就CRM 2011而言,这个开箱即用的解决方案并没有覆盖到,但也许可以实现。更多的细节,包括费用,我的同事Ed已经通过邮件联系到了你,我建议和他快速通话。

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