萨班斯-奥克斯利法案》(SOX)被认为是财务报告诚信的指导原则,是美国为防止企业欺诈而制定的一项法律。在该法案中,有两个章节提到了企业对财务报告的责任。其中一节提到了如何"首席执行官和首席财务官必须审查所有财务报告、"另一部分则解释了忽视这一义务的严重处罚,可能导致数百万美元的罚款和二十年的监禁。这些章节共同强调了最高管理层的意识对于保持合规标准的重要性。
了解 SOX 企业责任
SOX 法案》第 302 条明确规定:"(......) 首席执行官和首席财务官直接负责所有财务报告以及内部控制结构的准确性、文件编制和提交 (...)".这不仅涉及报告本身,还涉及建立一个确保报告有效性的框架。第 306 节介绍了"(......)"的影响。 认证误导性或欺诈性财务报告 (......)" 其中"(......) 可被处以高达 $5 万美元的罚款和 20 年监禁."后果是严重的,影响也是显而易见的:责任会迅速蔓延到整个企业。
Connecting Software 如何帮助减轻 SOX 法案中的这一责任?
输入 Connecting Software 的 Truth Enforcer.想象一下,在这样一个环境中,您可以通过注明日期的详细所有权来创建一个不可更改的责任链,而这只需要不到 5 秒钟的时间就能完成;这还不需要我们团队的任何优化或指导,只需要解决方案本身。
不要让财务报告欺诈悄无声息地发生。我们的解决方案提供了保护贵公司及其员工的保障措施,同时在认证财务报告准确性时保护高层管理人员。
识别财务报告中的漏洞
概括地说,财务报告的创建过程是
- 编制财务文件。
- 核实文件的完整性。
- 起草财务报告。
- 送交首席财务官审查。
- 对报告进行认证(首席财务官和首席执行官)。
在这个简单的工作流程中,存在着相当大的漏洞。如果没有一个可靠的系统来验证文件的完整性,报告的创建者和验证者都可能在不知情的情况下面临责任风险。此外,这个问题往往超出最终文件的范围。首席财务官通常要审查为最终报告提供数据的每个数据源,这就形成了一个自上而下的漏洞,从最终文件一直延伸到最初的数据源,如资产负债表和发票。
美国证券交易委员会(U.S. Securities and Exchange Commission)内部有一个名为 "诉讼发布"(Litigation Releases)的部门,该部门可以提供一些见解,帮助我们了解当责任风险成为个人或公司的法律后果时,会发生什么,而与级别无关。
不负责任地更改文件是不可持续的,特别是在需要考虑治理、风险和合规标准的环境中。
此外,依靠传统的电子邮件和传统的文件共享方法来分发报告还会带来更多的风险。不受限制、不受限制地访问文件只会加剧这些问题。这些通信渠道很容易遭到破坏,未经授权的个人可以对敏感的财务信息进行修改或访问。关键数据被滥用或泄露的可能性大大增加了对安全和负责任的报告做法的需求。
防篡改记录的力量
让您处理的每份文档都具有防篡改历史记录的设想成为现实。有了 Truth Enforcer,您获得的不仅是透明度,还有安心。
无论文档是被第三方修改还是退回更正,您都可以在几秒钟内验证其完整性。试想一下,在 SharePoint 中找到您的报告后,只需快速点击一下,就能确保其真实性--就是这么简单。
通过防篡改验证实施适合您的 IT 环境,从而加强问责制、建立信任并保护领导力。
结论
从本质上讲,有效的财务报告不仅仅是任何形式的合规;它还涉及主动的风险管理和持续的审计。不要让自己和他人在内部或外部审计中处于弱势。要知道自己可以无所畏惧地为自己的行为辩护,从而始终能够自信地展示自己的主张。
Truth Enforcer 解决方案使公司能够在维护其高管和员工利益的同时,保持其财务报告的完整性。
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作者 弗朗西斯科-罗德里格斯业务分析员
"我正在撰写关于软件集成如何适应业务环境和应对特定行业需求的文章。我希望通过向团队和 C-suite 高管提供正确的工具,为企业指明简化流程、消除瓶颈和确保合规的道路。