A fraude OX e a responsabilidade da direção

Fraude SOX e responsabilidade do C-Suite: A importância da responsabilidade corporativa e como o Connecting Software pode ajudar!

Francisco RodriguesProducts and Solutions Leave a Comment

Considerada como o princípio orientador da integridade nos relatórios financeiros, a Lei Sarbanes-Oxley (SOX) é uma lei norte-americana criada para prevenir a fraude empresarial. No âmbito desta lei, existem duas secções que se referem à responsabilidade das empresas pelos relatórios financeiros. Uma delas menciona como a "O Diretor Executivo e o Diretor Financeiro devem analisar todos os relatórios financeiros,", que estabelece uma ligação direta com a gestão de nível C e atribui claramente a responsabilidade pela integridade financeira da empresa; e a outra explica as graves sanções por negligenciar esta obrigação, que podem resultar em punições que atingem milhões de dólares em multas e vinte anos de prisão. Em conjunto, estas secções realçam a importância da sensibilização dos níveis superiores de gestão para a manutenção das normas de conformidade.

Compreender a responsabilidade empresarial SOX

A secção 302 da Lei SOX afirma claramente que "(...) o CEO e o CFO são diretamente responsáveis pela exatidão, documentação e apresentação de todos os relatórios financeiros, bem como pela estrutura de controlo interno (...)". Não se trata apenas dos relatórios em si; trata-se de estabelecer um quadro que garanta a sua validade. Em seguida, a secção 306 descreve as repercussões da "(...) certificar um relatório financeiro enganoso ou fraudulento (...)" que "(...) pode ser superior a $5 milhões em multas e 20 anos de prisão." As consequências são graves e as implicações são claras: a responsabilidade pode espalhar-se rapidamente por uma empresa.

Como é que o Connecting Software pode ajudar a reduzir esta responsabilidade no âmbito da Lei SOX?

Introduzir Connecting Software's Truth Enforcer. Imagine um ambiente onde pode criar uma cadeia imutável de responsabilidade através de uma propriedade datada e detalhada que demora menos de 5 segundos a concluir; e isto sem qualquer tipo de otimização ou orientação da nossa equipa, apenas a própria solução.

Não deixe que a fraude nos relatórios financeiros passe despercebida. A nossa solução fornece as salvaguardas que protegem a sua empresa e os seus funcionários, protegendo simultaneamente os executivos de topo quando certificam a exatidão dos relatórios financeiros.

Identificar as vulnerabilidades na informação financeira

Para resumir, digamos que o processo de criação de relatórios financeiros é:

  1. Compilar documentos financeiros.
  2. Verificar a integridade dos documentos.
  3. Redigir o relatório financeiro.
  4. Envie-o ao diretor financeiro para análise.
  5. Certificar o relatório (diretor financeiro e diretor executivo).

Neste simples fluxo de trabalho reside uma vulnerabilidade considerável. Sem um sistema fiável para autenticar a integridade do documento, tanto o criador do relatório como o certificador podem, sem saber, expor-se a riscos de responsabilidade. Além disso, esta questão estende-se frequentemente para além dos documentos finais. É comum que o diretor financeiro reveja cada fonte de dados que contribui para os relatórios finais, criando uma vulnerabilidade de cima para baixo que vai desde o documento final até às fontes iniciais, como balanços e facturas.

Uma secção da Comissão de Valores Mobiliários e Exchange dos EUA, designada por Litigation Releases, pode dar algumas indicações sobre o que acontece quando um risco de responsabilidade se torna uma implicação legal para o indivíduo ou para a empresa, independentemente da sua posição.

A capacidade de alterar um documento sem responsabilidade é insustentável, especialmente num ambiente que tem de ter em conta as normas de governação, risco e conformidade.

Além disso, confiar no correio eletrónico convencional e nos métodos tradicionais de partilha de ficheiros para fazer circular o relatório conduz a camadas adicionais de risco. O acesso ilimitado e sem restrições aos documentos só vem agravar estas preocupações. Estes canais de comunicação são facilmente comprometidos, o que permite a indivíduos não autorizados efetuar alterações ou obter acesso a informações financeiras sensíveis. O potencial de utilização incorrecta ou de comprometimento de dados críticos aumenta consideravelmente a necessidade de práticas de comunicação seguras e responsáveis.

O poder de um registo inviolável

Mais do que imaginar um histórico à prova de adulteração para cada documento que você manuseia, faça-o acontecer. Com o Truth Enforcer, você ganha não apenas transparência, mas também paz de espírito.

Quer um documento seja modificado por um terceiro ou devolvido para correcções, pode validar a sua integridade em segundos. Imagine ter o seu relatório no SharePoint e, com um rápido clique, garantir a sua autenticidade - é assim tão fácil.

Implemente um ambiente de TI que funcione para si com uma verificação à prova de adulteração que aumenta a responsabilidade, cria confiança e protege a liderança.

Conclusão

Essencialmente, a elaboração eficaz de relatórios financeiros é mais do que qualquer tipo de conformidade; trata-se de uma gestão proactiva dos riscos e de uma auditoria contínua. Não se deixe a si e aos outros vulneráveis durante as auditorias, internas ou externas. Seja sempre capaz de mostrar as suas reivindicações com confiança, sabendo que pode defender as suas acções sem medo.

A solução Truth Enforcer equipa as empresas para manter a integridade dos seus relatórios financeiros, salvaguardando os interesses dos seus executivos e funcionários.

Estamos aqui para o ajudar! Implemente este produto pronto a utilizar sem quaisquer restrições de software antigo e não hesite em contactar-nos através de qualquer um dos nossos canais para colocar as suas questões sobre esta ou qualquer outra das nossas soluções.

Estamos ansiosos por ligar o software a si!

 


Autor - Francisco Rodrigues

 

Por Francisco Rodrigues, Analista de negócios

"Estou a escrever sobre a forma como as integrações de software se podem adaptar aos ambientes empresariais e responder às exigências específicas do sector. Quero mostrar às empresas o caminho para simplificar processos, eliminar estrangulamentos e garantir a conformidade, capacitando as equipas e os executivos C-suite com as ferramentas certas."

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