Considérée comme le principe directeur de l'intégrité dans l'information financière, la loi Sarbanes-Oxley (SOX) est une loi américaine créée pour prévenir la fraude dans les entreprises. Cette loi comporte deux sections relatives à la responsabilité des entreprises en matière de rapports financiers. L'une d'entre elles mentionne la façon dont le "Le directeur général et le directeur financier doivent examiner tous les rapports financiers,"L'autre explique les sanctions sévères encourues en cas de manquement à cette obligation, qui peuvent aller jusqu'à des amendes de plusieurs millions de dollars et vingt ans d'emprisonnement. Ensemble, ces sections soulignent à quel point la prise de conscience au plus haut niveau de la direction doit être essentielle pour maintenir les normes de conformité.
Comprendre la responsabilité d'entreprise SOX
La section 302 de la loi SOX stipule clairement que " (...) le directeur général et le directeur financier sont directement responsables de l'exactitude, de la documentation et de la présentation de tous les rapports financiers ainsi que de la structure de contrôle interne (...)". Il ne s'agit pas seulement des rapports eux-mêmes, mais de l'établissement d'un cadre garantissant leur validité. Ensuite, le paragraphe 306 décrit les répercussions pour les " (...) la certification d'un rapport financier trompeur ou frauduleux (...)" qui "(...) peut aller jusqu'à $5 millions d'euros d'amende et 20 ans d'emprisonnement." Les conséquences sont graves et les implications sont claires : la responsabilité peut s'étendre rapidement à l'ensemble d'une entreprise.
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Identifier les vulnérabilités de l'information financière
Pour résumer, disons que le processus de création de l'information financière est le suivant :
- Compiler les documents financiers.
- Vérifier l'intégrité des documents.
- Rédiger le rapport financier.
- L'envoyer au directeur financier pour examen.
- Certifier le rapport (CFO et CEO).
Ce simple flux de travail recèle une vulnérabilité considérable. Sans un système fiable d'authentification de l'intégrité du document, le créateur du rapport et le certificateur peuvent, sans le savoir, s'exposer à des risques de responsabilité. En outre, ce problème va souvent au-delà des documents finaux. Il est courant que le directeur financier examine chaque source de données qui contribue aux rapports finaux, créant ainsi une vulnérabilité descendante qui va du document final jusqu'aux sources initiales, telles que les bilans et les factures.
Une section de la Securities and Exchange Commission des États-Unis, intitulée Litigation Releases, pourrait donner un aperçu de ce qui se passe lorsqu'un risque de responsabilité devient une implication juridique pour l'individu ou l'entreprise, quel que soit son rang.
La possibilité de modifier un document sans en rendre compte n'est pas viable, en particulier dans un environnement qui doit tenir compte des normes de gouvernance, de risque et de conformité.
En outre, le recours au courrier électronique classique et aux méthodes traditionnelles de partage de fichiers pour faire circuler le rapport entraîne des risques supplémentaires. Le fait de donner un accès illimité aux documents ne fait qu'exacerber ces préoccupations. Ces canaux de communication sont facilement compromis, ce qui permet à des personnes non autorisées d'apporter des modifications ou d'accéder à des informations financières sensibles. Le risque d'utilisation abusive ou de compromission de données critiques accroît considérablement la nécessité de mettre en place des pratiques de reporting sûres et responsables.
Le pouvoir d'un document inviolable
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Qu'un document soit modifié par un tiers ou renvoyé pour corrections, vous pouvez valider son intégrité en quelques secondes. Imaginez que vous disposiez de votre rapport dans SharePoint et que vous puissiez, d'un simple clic, vous assurer de son authenticité - c'est aussi simple que cela.
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Conclusion
Par essence, une information financière efficace va au-delà de toute forme de conformité ; il s'agit d'une gestion proactive des risques et d'un audit continu. Ne vous laissez pas vulnérable, ni vous ni les autres, lors des audits, qu'ils soient internes ou externes. Soyez toujours en mesure de présenter vos demandes en toute confiance, en sachant que vous pouvez défendre vos actions sans crainte.
La solution Truth Enforcer permet aux entreprises de maintenir l'intégrité de leurs rapports financiers tout en protégeant les intérêts de leurs cadres et employés.
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Par Francisco RodriguesAnalyste d'affaires
"J'écris sur la façon dont les intégrations logicielles peuvent s'adapter aux environnements commerciaux et répondre aux demandes spécifiques du secteur. Je veux montrer aux entreprises la voie à suivre pour rationaliser les processus, éliminer les goulets d'étranglement et garantir la conformité en dotant les équipes et les dirigeants des bons outils."
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