Poupança na Digitalização Simples

Quanto tempo está a sua equipa a perder, todos os anos, a gerir e-mails e/ou a mudar de reuniões?

Os chefes de equipa passam o seu valioso tempo a verificar individualmente a disponibilidade dos seus subordinados; os consultores perdem compromissos com os clientes ou recebem uma dupla marcação porque se esquecem de verificar os seus calendários secundários; os empregados perdem tempo a saltar de um fornecedor de e-mail para outro para se certificarem de que podem ler os e-mails que recebem em cada conta... Todas estas actividades são exemplos principais de como as pessoas gastam demasiado tempo a executar tarefas que não trazem qualquer valor para a empresa.

A frase "Tempo é dinheiro" não é um eufemismo. Para cada hora que uma pessoa trabalha, há um custo associado - o seu salário, impostos, segurança social, custos de escritório, custos de material, entre muitos outros. Por conseguinte, deve concentrar-se em permitir à sua equipa passar o seu tempo dispendioso a realizar tarefas significativas. Todo o tempo utilizado em actividades que não acrescentam qualquer valor à empresa soma-se a enormes custos para a organização ao longo do ano. Mas como pode ajudar a sua empresa a evitar esses custos e a poupar milhares todos os anos?

"Investir em software" não é a mesma coisa que "comprar software".

Quer seja o decisor final, quer precise de convencer o seu chefe de que uma solução de software é a decisão correcta a tomar, pelo caminho, alguém irá perguntar "mas quanto dinheiro é que isso nos vai custar?", e não há nada de errado com essa pergunta (para ser honesto, seria estranho se isso não aparecesse).

O problema é que, normalmente, é onde o comboio pára, é onde os chefes dirão "isso é demasiado caro" ou "não temos orçamento para isso neste momento". Mas e quanto a todo o dinheiro que as tarefas demoradas e sem sentido estão a custar ao seu negócio? Concentrando-se apenas na gestão de e-mail/calendário - e quanto a todo esse tempo que os funcionários gastam a gerir uma segunda conta de e-mail ou a alterar reuniões porque os convidados têm vários calendários, e não têm a certeza da sua verdadeira disponibilidade?

Reduzir o tempo gasto com este tipo de tarefas é poupar muito dinheiro à sua empresa todos os anos. E é por isso que escolher o nosso CB Exchange Server Sync é um investimento, e não simplesmente uma compra. Deixem-me explicar.

Como é que o CB Exchange Server Sync poupa milhares todos os anos à sua empresa?

Naturalmente, uma vez que o nosso CB Exchange Server Sync foi construído para sincronizar caixas de correio, os seguintes benefícios referem-se apenas a casos em que a sincronização de caixas de correio acontece ou é necessária. Por outras palavras, o CB Exchange Server Sync pode ajudar a sua empresa a poupar milhares todos os anos nos casos em que existe mais do que uma caixa de correio por pessoa ou quando há necessidade de contactos ou calendários partilhados.

Menos tempo a gerir contas de correio electrónico secundárias

Segundo a McKinsey & Company (2012), o trabalhador interactivo médio gasta cerca de 28% da sua semana de trabalho a gerir o correio electrónico, o que equivale a 476 horas por ano (o número anual de horas trabalhadas por trabalhador é de cerca de 1.700 - OCDE, 2020). Agora, se tiverem de gerir uma segunda conta de correio electrónico, estimamos que irão gastar mais 1% a 2% do seu tempo a gerir caixas de correio (ex: sair de uma conta e entrar na segunda conta) - portanto, digamos um aumento de 1,5%. No final do ano, terão passado mais 3 dias úteis (25 horas) a gerir o correio electrónico, o que se traduz em enormes custos.

Com o CB Exchange Server Sync, esse tempo extra gasto na gestão de correio electrónico desaparece, pois pode sincronizar o calendário, e-mails, notas, tarefas, etc. de uma conta para a outra, dando-lhe a capacidade de gerir centralmente o seu correio electrónico.

Acabaram-se as intermináveis cadeias de correio electrónico para remarcar reuniões

Todos os dias, os empregados passam até 5 minutos apenas a alterar reuniões (Moorfields, 2015), iniciando cadeias de correio electrónico com todos os convidados para confirmar disponibilidades, o que por sua vez sobrecarrega as caixas de entrada e consome muito tempo que poderia ser gasto em actividades mais valiosas. Isto deve-se principalmente ao facto de os convidados terem múltiplos calendários, e o convidado não ter acesso a todos eles. Considerando que este ano teremos 260 dias úteis (Recursos Humanos da Universidade, 2022), o tempo desperdiçado em reuniões de alteração pode somar até 22 horas para todo o ano (por empregado).

Mas e se todos os calendários estivessem sincronizados? Se utilizar CB Exchange Server Sync para sincronizar calendários, estimamos que cada funcionário pode poupar cerca de 8 horas por ano, ou por outras palavras, podem reduzir o tempo gasto na alteração de reuniões em 35%.

Vantagens do CB Exchange Server Sync

• Os calendários sincronizados proporcionarão uma disponibilidade total e verdadeira de todos os participantes nas reuniões, evitando infinitas conversas por e-mail ou telefone tentando chegar a acordo sobre a hora de um compromisso.
• As caixas de correio sincronizadas evitarão e-mails, tarefas e compromissos perdidos.
• Os membros da equipa terão mais tempo para realizar tarefas significativas e de valor acrescentado.
• Os custos da sua empresa irão descer.

Calcule quanto dinheiro pode poupar com o nosso CB Exchange Server Sync!

Parece contra-intuitivo que investir num software pode realmente poupar milhares de dólares à sua empresa todos os anos, e é por isso que construímos uma calculadora muito simples e intuitiva onde pode verificar quanto dinheiro poupará utilizando a nossa solução e onde também pode compreender qual é o seu Retorno do Investimento para esta solução - consulte-a aqui: