Poupança na Digitalização Simples

Quanto tempo está a sua equipa a perder, todos os anos, a gerir e-mails e/ou a mudar de reuniões?

Os chefes de equipa gastam o seu precioso tempo a verificar individualmente a disponibilidade dos seus subordinados; os consultores faltam a reuniões com clientes ou ficam com dupla marcação porque se esqueceram de verificar os seus calendários secundários; os funcionários perdem tempo a saltar de um fornecedor de correio eletrónico para outro para se certificarem de que conseguem ler os e-mails que recebem em cada conta... Todas estas actividades são exemplos de como as pessoas gastam demasiado tempo a realizar tarefas que não trazem qualquer valor para a empresa.

A frase “Tempo é dinheiro” não é um eufemismo. Por cada hora que uma pessoa trabalha, há um custo associado - o seu salário, impostos, segurança social, custos de escritório, custos de consumíveis, entre muitos outros. Por isso, deve concentrar-se em permitir que a sua equipa gaste o seu tempo dispendioso em tarefas significativas. Todo o tempo utilizado em actividades que não acrescentam qualquer valor à empresa representa custos enormes para a organização ao longo do ano. Mas como é que pode ajudar a sua empresa a evitar esses custos e a poupar milhares todos os anos?

“Investir em software” não é o mesmo que “comprar software”

Quer seja o decisor final ou precise de convencer o seu chefe de que uma solução de software é a decisão correta a tomar, pelo caminho, alguém perguntará “mas quanto dinheiro é que isso nos vai custar?”, e não há nada de errado com essa pergunta (para ser honesto, seria estranho se ela não aparecesse).

O problema é que, normalmente, é aí que o comboio pára, é aí que os chefes dizem “isso é demasiado caro” ou “não temos orçamento para isso neste momento”. Mas e todo o dinheiro que as tarefas inúteis e demoradas estão a custar à sua empresa? Concentrar-se apenas na gestão do correio eletrónico/calendário - e todo o tempo que os funcionários passam a gerir uma segunda conta de correio eletrónico ou a alterar reuniões porque os convidados têm vários calendários e não têm a certeza da sua verdadeira disponibilidade?

Reduzir o tempo gasto neste tipo de tarefas é poupar muito dinheiro à sua empresa todos os anos. E é por isso que escolher o nosso CB Exchange Server Sync é um investimento, e não apenas uma compra. Deixe-me explicar.

Como é que o CB Exchange Server Sync poupa milhares todos os anos à sua empresa?

Naturalmente, uma vez que o nosso CB Exchange Server Sync foi construído para sincronizar caixas de correio, os seguintes benefícios referem-se apenas a casos em que a sincronização de caixas de correio acontece ou é necessária. Por outras palavras, o CB Exchange Server Sync pode ajudar a sua empresa a poupar milhares todos os anos nos casos em que existe mais do que uma caixa de correio por pessoa ou quando há necessidade de contactos ou calendários partilhados.

Menos tempo a gerir contas de correio electrónico secundárias

De acordo com a McKinsey & Company (2012), o trabalhador médio de interação gasta cerca de 28% da sua semana de trabalho a gerir o correio eletrónico, o que equivale a 476 horas por ano (as horas anuais trabalhadas por trabalhador são cerca de 1.700 - OCDE, 2020). Agora, se tiverem de gerir uma segunda conta de correio eletrónico, estimamos que gastarão mais 1% a 2% do seu tempo a gerir caixas de correio (ex: sair de uma conta e entrar na segunda conta) - digamos que um aumento de 1,5%. No final do ano, terão gasto mais 3 dias de trabalho (25 horas) a gerir o correio eletrónico, o que representa custos enormes.

Com o CB Exchange Server Sync, esse tempo extra gasto na gestão de correio electrónico desaparece, pois pode sincronizar o calendário, e-mails, notas, tarefas, etc. de uma conta para a outra, dando-lhe a capacidade de gerir centralmente o seu correio electrónico.

Acabaram-se as intermináveis cadeias de correio electrónico para remarcar reuniões

Todos os dias, os empregados passam até 5 minutos apenas a alterar reuniões (Moorfields, 2015), iniciando cadeias de correio electrónico com todos os convidados para confirmar disponibilidades, o que por sua vez sobrecarrega as caixas de entrada e consome muito tempo que poderia ser gasto em actividades mais valiosas. Isto deve-se principalmente ao facto de os convidados terem múltiplos calendários, e o convidado não ter acesso a todos eles. Considerando que este ano teremos 260 dias úteis (Recursos Humanos da Universidade, 2022), o tempo desperdiçado em reuniões de alteração pode somar até 22 horas para todo o ano (por empregado).

Mas e se todos os calendários estivessem sincronizados? Se utilizar CB Exchange Server Sync para sincronizar calendários, estimamos que cada funcionário pode poupar cerca de 8 horas por ano, ou por outras palavras, podem reduzir o tempo gasto na alteração de reuniões em 35%.

Vantagens do CB Exchange Server Sync

• Os calendários sincronizados proporcionarão uma disponibilidade total e verdadeira de todos os participantes nas reuniões, evitando infinitas conversas por e-mail ou telefone tentando chegar a acordo sobre a hora de um compromisso.
• As caixas de correio sincronizadas evitarão e-mails, tarefas e compromissos perdidos.
• Os membros da equipa terão mais tempo para realizar tarefas significativas e de valor acrescentado.
• Os custos da sua empresa irão descer.

Calcule quanto dinheiro pode poupar com o nosso CB Exchange Server Sync!

Parece contra-intuitivo que investir num software possa poupar milhares de dólares por ano à sua empresa, e é por isso que criámos uma calculadora muito simples e intuitiva onde pode verificar quanto dinheiro vai poupar ao utilizar a nossa solução e onde pode também perceber qual é o seu Retorno do Investimento para esta solução - veja aqui: