Ahorro en digitalización simple

¿Cuánto tiempo pierde su equipo, cada año, gestionando correos electrónicos y/o cambiando de reunión?

Jefes de equipo que pierden su valioso tiempo comprobando individualmente la disponibilidad de sus subordinados; asesores que faltan a citas con clientes o tienen doble agenda porque se olvidaron de comprobar sus calendarios secundarios; empleados que pierden el tiempo saltando de un proveedor de correo electrónico a otro para asegurarse de que pueden leer los mensajes que reciben en cada cuenta... Todas estas actividades son ejemplos de cómo las personas dedican demasiado tiempo a realizar tareas que no aportan ningún valor a la empresa.

La frase “El tiempo es oro” no es ningún eufemismo. Por cada hora que trabaja una persona, hay un coste asociado: su salario, impuestos, seguridad social, gastos de oficina, costes de suministros, entre muchos otros. Por lo tanto, debe centrarse en permitir que su equipo emplee su costoso tiempo en tareas significativas. Todo el tiempo empleado en actividades que no añaden valor a la empresa supone enormes costes para la organización a lo largo del año. Pero, ¿cómo puede ayudar a su empresa a evitar esos costes y ahorrar miles cada año?

“Invertir en software” no es lo mismo que “comprar software”

Tanto si es usted quien toma la decisión final como si tiene que convencer a su jefe de que una solución de software es la decisión correcta, por el camino alguien preguntará “¿pero cuánto dinero nos va a costar?”, y no hay nada malo en esa pregunta (para ser sinceros, sería raro que no surgiera).

El problema es que, normalmente, ahí es donde se para el tren, ahí es donde los jefes dirán “eso es demasiado caro” o “ahora mismo no tenemos presupuesto para eso”. Pero, ¿qué pasa con todo el dinero que las tareas que consumen tiempo sin sentido están costando a tu empresa? Centrarse sólo en la gestión del correo electrónico/calendario: ¿qué pasa con todo el tiempo que los empleados dedican a gestionar una segunda cuenta de correo electrónico o a modificar reuniones porque los invitados tienen varios calendarios y no están seguros de su verdadera disponibilidad?

Reducir el tiempo dedicado a este tipo de tareas es ahorrar mucho dinero a su empresa cada año. Y por eso elegir nuestro CB Exchange Server Sync es una inversión, y no una simple compra. Permítame que se lo explique.

¿Cómo ahorra CB Exchange Server Sync miles de euros a su empresa cada año?

Naturalmente, dado que nuestro CB Exchange Server Sync fue construido para sincronizar buzones de correo, las siguientes ventajas se refieren únicamente a los casos en los que la sincronización de buzones se produce o es necesaria. En otras palabras, CB Exchange Server Sync puede ayudar a su empresa a ahorrar miles de euros cada año en los casos en los que haya más de un buzón de correo por persona o en los que sea necesario compartir contactos o calendarios.

Menos tiempo para gestionar cuentas de correo electrónico secundarias

Según McKinsey & Company (2012), se calcula que el trabajador medio dedicado a la interacción dedica 28% de su semana laboral a gestionar el correo electrónico, lo que equivale a 476 horas al año (las horas anuales trabajadas por empleado son unas 1.700 - OCDE, 2020). Ahora bien, si deben gestionar una segunda cuenta de correo electrónico, estimamos que pasarán entre 1% y 2% adicionales de su tiempo gestionando buzones de correo (por ejemplo: cerrando sesión en una cuenta e iniciando sesión en la segunda), es decir, un aumento de 1,5%. Al cabo del año, habrán dedicado 3 días laborables (25 horas) más a gestionar el correo electrónico, lo que supone un coste enorme.

Con CB Exchange Server Sync, ese tiempo extra dedicado a la gestión del correo electrónico desaparece, ya que puede sincronizar el calendario, los correos electrónicos, las notas, las tareas, etc. de una cuenta a otra, lo que le permite gestionar su correo electrónico de forma centralizada.

Se acabaron las interminables cadenas de correos electrónicos para cambiar la fecha de las reuniones

Cada día, los empleados dedican hasta 5 minutos solo a modificar las reuniones (Moorfields, 2015), iniciando cadenas de correos electrónicos con todos los invitados para confirmar las disponibilidades, lo que a su vez sobrecarga las bandejas de entrada y consume mucho tiempo que podría dedicarse a actividades más valiosas. Esto se debe sobre todo a que los invitados tienen múltiples calendarios, y el invitador no tiene acceso a todos ellos. Teniendo en cuenta que este año tendremos 260 días laborables (Recursos Humanos de la Universidad, 2022), el tiempo perdido en alterar las reuniones puede sumar 22 horas para todo el año (por empleado).

¿Pero qué pasaría si todos los calendarios estuvieran sincronizados? Si se utiliza CB Exchange Server Sync para sincronizar los calendarios, estimamos que cada empleado puede ahorrar unas 8 horas al año, o lo que es lo mismo, pueden reducir el tiempo dedicado a modificar las reuniones en 35%.

Ventajas del CB Exchange Server Sync

• Los calendarios sincronizados proporcionarán una disponibilidad completa y real de todas las personas que se requieran en las reuniones, evitando interminables conversaciones por correo electrónico o por teléfono tratando de acordar la hora de una cita.
• Los buzones sincronizados evitarán que se pierdan correos electrónicos, tareas y citas.
• Los miembros del equipo tendrán más tiempo para realizar tareas significativas y de valor añadido.
• Los costes de su empresa se reducirán.

¡Calcule cuánto dinero puede ahorrar con nuestro CB Exchange Server Sync!

Parece contradictorio que la inversión en un software pueda ahorrar a su empresa miles de dólares cada año, y por eso hemos creado una calculadora muy sencilla e intuitiva en la que puede comprobar cuánto dinero ahorrará utilizando nuestra solución y en la que también puede comprender cuál es su Retorno de la Inversión para esta solución - compruébelo aquí: