Semplici risparmi sulla digitalizzazione

Quanto tempo perde il vostro team, ogni anno, per gestire le e-mail e/o cambiare le riunioni?

I team leader spendono il loro tempo prezioso per controllare individualmente la disponibilità dei loro subordinati; i consulenti perdono gli appuntamenti con i clienti o hanno un doppio appuntamento perché hanno dimenticato di controllare i loro calendari secondari; i dipendenti perdono tempo a passare da un provider di posta elettronica all'altro per assicurarsi di poter leggere le e-mail che ricevono in ogni account... Tutte queste attività sono esempi lampanti di come le persone passino troppo tempo a svolgere compiti che non portano alcun valore all'azienda.

La frase "Il tempo è denaro" non è un eufemismo. Per ogni ora di lavoro di una persona, c'è un costo associato: lo stipendio, le tasse, la previdenza sociale, i costi dell'ufficio, i costi delle forniture e molti altri. Pertanto, dovreste concentrarvi per consentire al vostro team di impiegare il proprio tempo costoso in attività significative. Tutto il tempo impiegato in attività che non aggiungono valore all'azienda si traduce in costi enormi per l'organizzazione nel corso dell'anno. Ma come potete aiutare la vostra azienda a evitare questi costi e a risparmiare migliaia di euro ogni anno?

"Investire in software" non è la stessa cosa di "acquistare software".

Sia che siate voi a prendere la decisione finale o che dobbiate convincere il vostro capo che una soluzione software è la scelta giusta da fare, lungo il percorso qualcuno vi chiederà "ma quanto ci costerà?", e non c'è nulla di sbagliato in questa domanda (a dire il vero, sarebbe strano se non saltasse fuori).

Il problema è che, di solito, il treno si ferma lì, è lì che i capi dicono "è troppo costoso" o "non abbiamo il budget per questo in questo momento". Ma che dire di tutti i soldi che le attività inutili che fanno perdere tempo stanno costando alla vostra azienda? Concentrarsi solo sulla gestione della posta elettronica e del calendario: che dire di tutto il tempo che i dipendenti passano a gestire un secondo account di posta elettronica o a modificare le riunioni perché gli invitati hanno più calendari e non sono sicuri della loro reale disponibilità?

Ridurre il tempo dedicato a questo tipo di attività significa far risparmiare alla vostra azienda un sacco di soldi ogni anno. Ecco perché scegliere il nostro CB Exchange Server Sync è un investimento e non un semplice acquisto. Lasciate che vi spieghi.

In che modo l'CB Exchange Server Sync fa risparmiare migliaia di euro all'anno alla vostra azienda?

Naturalmente, poiché il nostro CB Exchange Server Sync è stato costruito per sincronizzare le caselle di posta elettronica, i seguenti vantaggi si riferiscono solo ai casi in cui la sincronizzazione delle caselle di posta elettronica avviene o è necessaria. In altre parole, l'CB Exchange Server Sync può aiutare la vostra azienda a risparmiare migliaia di euro all'anno nei casi in cui vi sia più di una casella di posta elettronica per persona o vi sia la necessità di condividere contatti o calendari.

Meno tempo per gestire account e-mail secondari

Secondo McKinsey & Company (2012), si stima che un lavoratore interattivo medio spenda 28% della sua settimana lavorativa per gestire la posta elettronica, il che equivale a 476 ore all'anno (le ore annue lavorate per dipendente sono circa 1.700 - OCSE, 2020). Ora, se devono gestire un secondo account di posta elettronica, stimiamo che passeranno da 1% a 2% in più del loro tempo a gestire le caselle di posta (ad esempio, disconnettendosi da un account e accedendo al secondo account) - quindi diciamo un aumento di 1,5%. Alla fine dell'anno, avranno speso 3 giorni lavorativi in più (25 ore) per gestire la posta elettronica, il che si traduce in costi enormi.

Con CB Exchange Server Sync, il tempo extra dedicato alla gestione della posta elettronica scompare perché è possibile sincronizzare il calendario, le e-mail, le note, le attività e così via da un account all'altro, offrendo la possibilità di gestire la posta elettronica in modo centralizzato.

Niente più interminabili catene di e-mail per prenotare nuovamente le riunioni

Ogni giorno, i dipendenti spendono fino a 5 minuti solo per modificare le riunioni (Moorfields, 2015), iniziando catene di e-mail con tutti gli invitati per confermare le disponibilità, il che a sua volta sovraccarica le caselle di posta e consuma molto tempo che potrebbe essere impiegato in attività più preziose. Ciò è dovuto principalmente al fatto che gli invitati hanno più calendari e l'invitante non ha accesso a tutti. Considerando che quest'anno avremo 260 giorni lavorativi (Risorse umane dell'Università, 2022), il tempo sprecato per modificare le riunioni può arrivare a 22 ore per tutto l'anno (per dipendente).

Ma cosa succederebbe se tutti i calendari fossero sincronizzati? Se si utilizza CB Exchange Server Sync per sincronizzare i calendari, si stima che ogni dipendente possa risparmiare circa 8 ore all'anno o, in altre parole, ridurre di 35% il tempo dedicato alla modifica delle riunioni.

Vantaggi dell'CB Exchange Server Sync

• I calendari sincronizzati forniranno la piena e reale disponibilità di tutti i partecipanti alle riunioni, evitando interminabili e-mail o conversazioni telefoniche per concordare l'orario di un appuntamento.
• Le caselle di posta elettronica sincronizzate evitano di perdere e-mail, attività e appuntamenti.
• I membri del team avranno più tempo per svolgere attività significative e a valore aggiunto.
• I costi aziendali diminuiranno.

Calcolate quanto potete risparmiare con il nostro CB Exchange Server Sync!

Sembra un controsenso che investire in un software possa far risparmiare migliaia di dollari all'anno alla vostra azienda, ed è per questo che abbiamo creato un calcolatore molto semplice e intuitivo che vi permette di verificare quanto denaro risparmierete utilizzando la nostra soluzione e di capire qual è il vostro ritorno sull'investimento per questa soluzione: consultatelo qui: