Semplici risparmi sulla digitalizzazione

Quanto tempo perde il vostro team, ogni anno, per gestire le e-mail e/o cambiare le riunioni?

I team leader che dedicano il loro tempo prezioso a verificare individualmente la disponibilità dei propri subordinati; i consulenti che perdono appuntamenti con i clienti o si ritrovano con doppie prenotazioni perché hanno dimenticato di controllare i loro calendari secondari; i dipendenti che perdono tempo passando da un provider di posta elettronica all'altro per assicurarsi di poter leggere le e-mail che ricevono in ciascun account... Tutte queste attività sono esempi lampanti di come le persone dedichino troppo tempo a svolgere compiti che non apportano alcun valore all'azienda.

La frase “Il tempo è denaro” non è un eufemismo. Per ogni ora di lavoro di una persona, c'è un costo associato: il suo stipendio, le tasse, la previdenza sociale, i costi dell'ufficio, i costi delle forniture e molti altri. Pertanto, dovresti concentrarti sul consentire al tuo team di dedicare il proprio tempo prezioso a compiti significativi. Tutto il tempo impiegato in attività che non aggiungono valore all'azienda si traduce in costi enormi per l'organizzazione nel corso dell'anno. Ma come puoi aiutare la tua azienda a evitare tali costi e risparmiare migliaia di euro ogni anno?

“Investire in software” non è la stessa cosa che “acquistare software”

Che tu sia il responsabile finale delle decisioni o che debba convincere il tuo capo che una soluzione software è la scelta giusta da fare, lungo il percorso qualcuno ti chiederà “ma quanto ci costerà?”, e non c'è nulla di sbagliato in questa domanda (ad essere sinceri, sarebbe strano se non venisse posta).

Il problema è che, normalmente, è qui che il treno si ferma, è qui che i capi diranno “è troppo costoso” o “al momento non abbiamo il budget per farlo”. Ma che dire di tutti i soldi che le attività inutili e dispendiose in termini di tempo stanno costando alla tua azienda? Concentriamoci solo sulla gestione delle e-mail e del calendario: che dire di tutto il tempo che i dipendenti impiegano per gestire un secondo account di posta elettronica o per modificare le riunioni perché gli invitati hanno più calendari e non sono sicuri della loro reale disponibilità?

Ridurre il tempo dedicato a questo tipo di attività consente alla tua azienda di risparmiare ogni anno una notevole quantità di denaro. Ecco perché scegliere il nostro CB Exchange Server Sync è un investimento, non un semplice acquisto. Mi spiego meglio.

In che modo l'CB Exchange Server Sync fa risparmiare migliaia di euro all'anno alla vostra azienda?

Naturalmente, poiché il nostro CB Exchange Server Sync è stato costruito per sincronizzare le caselle di posta elettronica, i seguenti vantaggi si riferiscono solo ai casi in cui la sincronizzazione delle caselle di posta elettronica avviene o è necessaria. In altre parole, l'CB Exchange Server Sync può aiutare la vostra azienda a risparmiare migliaia di euro all'anno nei casi in cui vi sia più di una casella di posta elettronica per persona o vi sia la necessità di condividere contatti o calendari.

Meno tempo per gestire account e-mail secondari

Secondo McKinsey & Company (2012), un lavoratore medio trascorre circa 28% della propria settimana lavorativa gestendo le e-mail, per un totale di 476 ore all'anno (le ore lavorative annuali per dipendente sono circa 1.700 – OCSE, 2020). Ora, se deve gestire un secondo account di posta elettronica, stimiamo che impiegherà da 1% a 2% in più del suo tempo per gestire le caselle di posta (ad esempio, disconnettendosi da un account e connettendosi al secondo account), quindi diciamo un aumento di 1,5%. Alla fine dell'anno, avranno dedicato 3 giorni lavorativi (25 ore) in più alla gestione delle e-mail, il che comporta costi enormi.

Con CB Exchange Server Sync, il tempo extra dedicato alla gestione della posta elettronica scompare perché è possibile sincronizzare il calendario, le e-mail, le note, le attività e così via da un account all'altro, offrendo la possibilità di gestire la posta elettronica in modo centralizzato.

Niente più interminabili catene di e-mail per prenotare nuovamente le riunioni

Ogni giorno, i dipendenti spendono fino a 5 minuti solo per modificare le riunioni (Moorfields, 2015), iniziando catene di e-mail con tutti gli invitati per confermare le disponibilità, il che a sua volta sovraccarica le caselle di posta e consuma molto tempo che potrebbe essere impiegato in attività più preziose. Ciò è dovuto principalmente al fatto che gli invitati hanno più calendari e l'invitante non ha accesso a tutti. Considerando che quest'anno avremo 260 giorni lavorativi (Risorse umane dell'Università, 2022), il tempo sprecato per modificare le riunioni può arrivare a 22 ore per tutto l'anno (per dipendente).

Ma cosa succederebbe se tutti i calendari fossero sincronizzati? Se si utilizza CB Exchange Server Sync per sincronizzare i calendari, si stima che ogni dipendente possa risparmiare circa 8 ore all'anno o, in altre parole, ridurre di 35% il tempo dedicato alla modifica delle riunioni.

Vantaggi dell'CB Exchange Server Sync

• I calendari sincronizzati forniranno la piena e reale disponibilità di tutti i partecipanti alle riunioni, evitando interminabili e-mail o conversazioni telefoniche per concordare l'orario di un appuntamento.
• Le caselle di posta elettronica sincronizzate evitano di perdere e-mail, attività e appuntamenti.
• I membri del team avranno più tempo per svolgere attività significative e a valore aggiunto.
• I costi aziendali diminuiranno.

Calcolate quanto potete risparmiare con il nostro CB Exchange Server Sync!

Sembra controintuitivo che investire in un software possa effettivamente far risparmiare alla tua azienda migliaia di dollari ogni anno, ed è per questo che abbiamo creato un calcolatore molto semplice e intuitivo che ti permette di verificare quanto denaro risparmierai utilizzando la nostra soluzione e di capire qual è il ritorno sull'investimento per questa soluzione. Dai un'occhiata qui: