あなたのチームは、毎年、電子メールの管理や会議の変更にどれだけの時間を奪われていますか？
チームリーダーが貴重な時間を使って部下の都合を個別にチェックしたり、コンサルタントがセカンダリーカレンダーをチェックし忘れたために顧客とのアポイントメントを逃したり、ダブルブッキングになったり、社員がそれぞれのアカウントで受信したメールを読めるかどうかを確認するために、電子メールプロバイダーから別のプロバイダーへ飛び移るのに時間がかかったり......こうした行動はすべて、会社に何の価値ももたらさない仕事をするために、人々がいかに多くの時間を費やしているかを示す典型的な例である。
時は金なり」という言葉は婉曲表現ではない。人が1時間働くごとに、給与、税金、社会保障費、オフィスコスト、消耗品費など、さまざまなコストがかかる。従って、チームがコストのかかる時間を有意義な仕事に費やせるようにすることに注力すべきである。会社にとって何の付加価値もない活動に費やされた時間は、年間を通じて組織にとって莫大なコストとなる。しかし、どうすればそのようなコストを回避し、毎年何千ドルも節約することができるのでしょうか？
「ソフトウェアへの投資」と「ソフトウェアの購入」は同じではない
あなたが最終的な意思決定者であろうと、上司にソフトウェア・ソリューションが正しい決定であると説得する必要があろうと、その過程で誰かが「しかし、それにはどれだけの費用がかかるのか」と尋ねるだろう。
問題は、通常そこで電車が止まってしまうことだ。上司はそこで「それは高すぎる」とか「今はそんな予算はない」と言うだろう。しかし、意味のない時間のかかるタスクがあなたのビジネスに与えているコストはどうでしょう？Eメールやカレンダーの管理だけに集中するのはどうでしょう。従業員が2つ目のEメールアカウントを管理したり、招待者が複数のカレンダーを持っていて本当の都合がわからないためにミーティングを変更したりしている時間はどうでしょう。
このような作業に費やす時間を削減することは、毎年多くの経費を節減することになります。だからこそ、当社のCB Exchange Server Syncを選ぶことは、単なる購入ではなく、投資なのです。ご説明しましょう。
CB Exchange Server Syncの導入により、貴社では毎年数千ドルのコスト削減を実現していますか？
もちろん、CB Exchange Server Syncはメールボックスを同期するために作られた製品ですので、以下のメリットはメールボックスの同期が行われる場合、または必要とされる場合のみ言及しています。つまり、1人1台以上のメールボックスがある場合や、連絡先やカレンダーを共有する必要がある場合、CB Exchange Server Syncは毎年数千円のコスト削減に貢献することができるのです。
セカンダリーメールアカウントの管理時間を短縮
McKinsey & Company (2012)によると、平均的なインタラクションワーカーは、1週間のうち28%をメール管理に費やしていると推定され、これは年間476時間に相当する（従業員1人あたりの年間労働時間は約1,700時間 - OECD, 2020）。ここで、2つ目のメールアカウントを管理する必要がある場合、メールボックスの管理（例：1つのアカウントからログアウトし、2つ目のアカウントにログインする）に1%から2%の追加時間を費やすと推定される。年末には、3勤務日（25時間）余分にメール管理に費やすことになり、膨大なコストになります。
CB Exchange Server Syncでは、カレンダー、メール、メモ、タスクなどを一方のアカウントからもう一方のアカウントに同期させ、メールを一元管理することができるため、メールの管理にかかる余分な時間がなくなります。
会議の予約を変更するために延々とメールを送り続ける必要はもうありません。
毎日、社員は会議の変更だけで5分も費やし（Moorfields, 2015）、招待者全員とメールチェーンを開始し、空き時間を確認します。その結果、受信トレイが過負荷になり、より価値のある活動に費やせる時間が多く消費されています。これは、招待者が複数のカレンダーを持っており、招待者がそのすべてにアクセスできないという事実が主な原因です。今年の労働日数が260日（2022年、大学人事部）であることを考えると、会議の変更に費やす時間は、1年を通して22時間（従業員1人当たり）にも上ります。
しかし、すべてのカレンダーが同期されていたらどうでしょう。CB Exchange Server Syncでカレンダーを同期させた場合、社員一人当たり年間約8時間、言い換えれば35%の会議変更時間を短縮できると試算されます。
CB Exchange Server Syncのメリット
- カレンダーを同期させることで、会議に必要な全員の完全な空き時間を提供し、約束の時間について合意するためにメールや電話で何度も会話することを避けることができます。
- メールボックスを同期させることで、メールやタスク、予定の見落としを防ぐことができます。
- チームメンバーは、より有意義で付加価値の高い仕事をする時間を持つことができます。
- あなたの会社のコストは下がる。
CB Exchange Server Syncでどれだけ節約できるかを計算してみよう!
ソフトウェアに投資することで、毎年何千ドルも会社を節約できるというのは、直感に反するように思えます。だからこそ、私たちは非常にシンプルで直感的な計算機を作り、私たちのソリューションを使用することでどれだけのお金を節約できるかをチェックし、このソリューションに対する投資収益率を理解できるようにしたのです：
ソーシャルエコノミーソーシャルテクノロジーで価値と生産性を高めるマッキンゼー・アンド・カンパニー（2012年）；
労働者一人当たりの年間平均実働時間, OECD (2020);
アポイントメントの取りこぼしが中小企業のコストになる理由, モアフィールズ(2015);
営業日給与計算カレンダー, 2022年、大学人事部（2022年）。
Connecting Softwareのビジネス開発担当者
著者。
私は経済学と経営学のバックグラウンドがあり、コンサルタントとして働いたとき、文章を書くスキルを身につける必要がありました。最初は仕事の必要性から始めましたが、すぐに楽しいことに変わりました。現在はIT関連のトピックを中心に、IT統合やメールボックスの同期・移行を専門としています。この記事について何かご意見やアイデアがありましたら、ぜひお聞かせください。