あなたのチームは、毎年、電子メールの管理や会議の変更にどれだけの時間を奪われていますか？
チームリーダーが貴重な時間を割いて部下の都合を個別に確認したり、コンサルタントが副次的なカレンダーを確認し忘れて顧客とのアポイントメントを逃したり、ダブルブッキングになったり、社員が受信したメールをそれぞれのアカウントで読めるようにするためにメールプロバイダーを次々に変えて時間を無駄にしたり...これらはすべて、人々が会社に何の価値ももたらさない仕事を行うために多くの時間を使っているという典型例である。
時は金なり」という言葉は、決して婉曲的な表現ではありません。人が1時間働くごとに、給与、税金、社会保障費、オフィスコスト、消耗品費など、さまざまなコストがかかっています。ですから、あなたはチームがそのコストのかかる時間を有意義な仕事に費やせるようにすることに注力すべきです。会社に何の価値ももたらさない活動に費やされた時間は、年間を通じて組織に莫大な損失をもたらす。しかし、どうすればそのようなコストを回避し、毎年何千ドルも節約することができるのでしょうか。
"ソフトウェアへの投資 "と "ソフトウェアの購入 "は別物である
あなたが最終的な意思決定者であろうと、上司にソフトウェア・ソリューションが正しい決定であると説得する必要があろうと、その過程で誰かが「でも、それにはどれくらいのお金がかかるのでしょうか」と尋ねるでしょうし、その質問には何も問題はありません（正直なところ、それが出てこない方がおかしいでしょう）。
問題は、通常、そこで電車が止まってしまうことです。上司が「それは高すぎる」とか「今はそのための予算がない」と言うところでしょう。しかし、無意味な時間消費型タスクがビジネスに与えているコストはどうでしょうか？メールやカレンダーの管理だけに集中している場合、社員が2つ目のメールアカウントを管理したり、招待客が複数のカレンダーを持っているために会議を変更したり、社員が本当の予定を把握できていない時間があるとしたらどうでしょう？
このような作業に費やす時間を短縮することは、毎年、あなたの会社のコストを大きく削減することになります。だからこそ、私たちのCB Exchange Server Syncを選ぶことは、単なる購入ではなく、投資なのです。説明しましょう。
CB Exchange Server Syncの導入により、貴社では毎年数千ドルのコスト削減を実現していますか？
もちろん、CB Exchange Server Syncはメールボックスを同期するために作られた製品ですので、以下のメリットはメールボックスの同期が行われる場合、または必要とされる場合のみ言及しています。つまり、1人1台以上のメールボックスがある場合や、連絡先やカレンダーを共有する必要がある場合、CB Exchange Server Syncは毎年数千円のコスト削減に貢献することができるのです。
セカンダリーメールアカウントの管理時間を短縮
McKinsey & Company (2012)によると、平均的なインタラクションワーカーは、1週間のうち28%をメール管理に費やし、これは年間476時間に相当します（1人当たりの年間労働時間は約1700時間 - OECD, 2020）。ここで、2つ目のメールアカウントを管理しなければならない場合、メールボックスの管理（例：1つのアカウントからログアウトし、2つ目のアカウントにログインする）に1%～2%の時間を余分に費やすと試算されますので、1.5%増加したとします。年末には、3勤務日（25時間）余分にメール管理に費やすことになり、莫大なコストがかかることになります。
CB Exchange Server Syncでは、カレンダー、メール、メモ、タスクなどを一方のアカウントからもう一方のアカウントに同期させ、メールを一元管理することができるため、メールの管理にかかる余分な時間がなくなります。
会議の予約を変更するために延々とメールを送り続ける必要はもうありません。
毎日、社員は会議の変更だけで5分も費やし（Moorfields, 2015）、招待者全員とメールチェーンを開始し、空き時間を確認します。その結果、受信トレイが過負荷になり、より価値のある活動に費やせる時間が多く消費されています。これは、招待者が複数のカレンダーを持っており、招待者がそのすべてにアクセスできないという事実が主な原因です。今年の労働日数が260日（2022年、大学人事部）であることを考えると、会議の変更に費やす時間は、1年を通して22時間（従業員1人当たり）にも上ります。
しかし、すべてのカレンダーが同期されていたらどうでしょう。CB Exchange Server Syncでカレンダーを同期させた場合、社員一人当たり年間約8時間、言い換えれば35%の会議変更時間を短縮できると試算されます。
CB Exchange Server Syncのメリット
- カレンダーを同期させることで、会議に必要な全員の完全な空き時間を提供し、約束の時間について合意するためにメールや電話で何度も会話することを避けることができます。
- メールボックスを同期させることで、メールやタスク、予定の見落としを防ぐことができます。
- チームメンバーは、より有意義で付加価値の高い仕事をする時間を持つことができます。
- あなたの会社のコストは下がる。
CB Exchange Server Syncでどれだけ節約できるかを計算してみよう!
ソフトウェアに投資することで、毎年何千ドルも節約できるというのは直感に反するように思えます。そこで、私たちは非常にシンプルで直感的な計算機を作り、私たちのソリューションを使うことでどれだけお金を節約できるか、またこのソリューションに対する投資収益率を理解することができるようにしています。
ソーシャルエコノミーソーシャルテクノロジーで価値と生産性を高める, マッキンゼー・アンド・カンパニー (2012);
労働者一人当たりの年間平均実働時間, OECD (2020);
アポイントメントの取りこぼしが中小企業のコストになる理由, モアフィールズ(2015);
営業日給与計算カレンダー, 2022年、大学人事部（2022年）。
Connecting Softwareのビジネス開発担当者
著者。
私は経済学と経営学のバックグラウンドを持ち、コンサルタントとして働く中で、ライティングスキルを身につける必要がありました。最初は仕事の必要性から始めたことですが、すぐに楽しいことに変わりました。現在は、IT統合やメールボックスの同期・移行を中心に、IT関連のトピックを扱っています。この記事に関するご意見、ご感想がありましたら、ぜひお聞かせください。