Eenvoudige digitalisering Besparingen

Hoeveel tijd verliest uw team elk jaar met het beheren van e-mails en/of het wijzigen van vergaderingen?

Teamleiders die hun kostbare tijd besteden aan het individueel controleren van de beschikbaarheid van hun ondergeschikten; consultants die klantafspraken missen of dubbel geboekt worden omdat ze vergeten zijn hun secundaire agenda's te controleren; werknemers die tijd verliezen door van de ene e-mailprovider naar de andere te springen om er zeker van te zijn dat ze de e-mails kunnen lezen die ze in elke account ontvangen... Al deze activiteiten zijn uitstekende voorbeelden van hoe mensen te veel van hun tijd besteden aan het uitvoeren van taken die geen waarde hebben voor het bedrijf.

De uitdrukking “Tijd is geld” is geen eufemisme. Elk uur dat iemand werkt, brengt kosten met zich mee - salaris, belastingen, sociale zekerheid, kantoorkosten, voorraadkosten, enzovoort. Daarom moet je je team in staat stellen om hun kostbare tijd te besteden aan zinvolle taken. Alle tijd die wordt besteed aan activiteiten die geen waarde toevoegen aan het bedrijf, leidt tot enorme kosten voor de organisatie in de loop van het jaar. Maar hoe kun je je bedrijf helpen deze kosten te vermijden en elk jaar duizenden euro's te besparen?

“Investeren in software” is niet hetzelfde als “software kopen”.”

Of je nu de eindbeslisser bent of je baas ervan moet overtuigen dat een softwareoplossing de juiste beslissing is, onderweg zal iemand vragen “maar hoeveel geld gaat dat ons kosten?”, en daar is niets mis mee (eerlijk gezegd zou het raar zijn als die vraag niet gesteld werd).

Het probleem is dat daar normaal gesproken de trein stopt, dat is waar bazen zullen zeggen “dat is te duur” of “daar hebben we nu geen budget voor”. Maar hoe zit het met al het geld dat zinloze tijdrovende taken je bedrijf kosten? Alleen focussen op e-mail-/agendabeheer - hoe zit het met al die tijd die werknemers besteden aan het beheren van een tweede e-mailaccount of het wijzigen van vergaderingen omdat genodigden meerdere agenda's hebben en ze niet zeker zijn van hun werkelijke beschikbaarheid?

Door minder tijd te besteden aan dit soort taken, bespaart uw bedrijf elk jaar veel geld. En daarom is de keuze voor onze CB Exchange Server Sync een investering en niet zomaar een aankoop. Ik zal het uitleggen.

Hoe bespaart CB Exchange Server Sync uw bedrijf duizenden per jaar?

Natuurlijk, omdat onze CB Exchange Server Sync is gebouwd om mailboxen te synchroniseren, de volgende voordelen verwijzen alleen naar gevallen waarin mailbox synchronisatie gebeurt of nodig is. Met andere woorden, CB Exchange Server Sync kan uw bedrijf helpen duizenden per jaar te besparen in gevallen waar er meer dan een mailbox per persoon is of waar er behoefte is aan gedeelde contacten of agenda's.

Minder tijd om secundaire e-mailaccounts te beheren

Volgens McKinsey & Company (2012) besteedt de gemiddelde interactiemedewerker naar schatting 28% van zijn werkweek aan het beheren van e-mail, wat neerkomt op 476 uur per jaar (jaarlijks aantal gewerkte uren per werknemer is ongeveer 1700 - OESO, 2020). Als ze nu een tweede e-mailaccount moeten beheren, schatten we dat ze 1% tot 2% extra van hun tijd zullen besteden aan het beheren van mailboxen (bijvoorbeeld: uitloggen bij het ene account en inloggen bij het tweede account) - dus laten we zeggen een toename van 1,5%. Aan het einde van het jaar zullen ze 3 werkdagen (25 uur) extra hebben besteed aan het beheren van e-mail, wat enorme kosten met zich meebrengt.

Met CB Exchange Server Sync verdwijnt die extra tijd die u kwijt bent aan het beheren van e-mail, omdat u de agenda, e-mails, notities, taken, enz. van de ene account naar de andere kunt synchroniseren, waardoor u uw e-mail centraal kunt beheren.

Geen eindeloze e-mails meer om vergaderingen opnieuw te boeken

Elke dag besteden werknemers tot 5 minuten aan het wijzigen van vergaderingen (Moorfields, 2015), het starten van e-mailketens met alle genodigden om beschikbaarheid te bevestigen, wat op zijn beurt de inboxen overbelast en veel tijd kost die aan waardevollere activiteiten zou kunnen worden besteed. Dit wordt vooral veroorzaakt door het feit dat genodigden meerdere agenda's hebben, en de uitnodiger geen toegang tot al die agenda's heeft. Aangezien we dit jaar 260 werkdagen hebben (University Human Resources, 2022), kan de tijd die wordt verspild aan het wijzigen van vergaderingen oplopen tot 22 uur voor het hele jaar (per werknemer).

Maar wat als alle agenda's werden gesynchroniseerd? Als u CB Exchange Server Sync gebruikt om agenda's te synchroniseren, schatten we dat elke werknemer ongeveer 8 uur per jaar kan besparen, of met andere woorden, ze kunnen de tijd die besteed wordt aan het wijzigen van vergaderingen verminderen met 35%.

Voordelen van CB Exchange Server Sync

• Gesynchroniseerde kalenders zorgen voor volledige en werkelijke beschikbaarheid van iedereen die nodig is voor de vergaderingen, waardoor eindeloze e-mail- of telefoongesprekken om het eens te worden over het tijdstip van een afspraak worden vermeden.
• Gesynchroniseerde mailboxen voorkomen gemiste e-mails, taken en afspraken.
• Teamleden zullen meer tijd hebben om zinvolle, waardetoevoegende taken uit te voeren.
• Uw bedrijfskosten gaan omlaag.

Bereken hoeveel geld u kunt besparen met onze CB Exchange Server Sync!

Het lijkt contra-intuïtief dat investeren in software je bedrijf duizenden dollars per jaar kan besparen, en daarom hebben we een zeer eenvoudige en intuïtieve calculator gemaakt waarmee je kunt controleren hoeveel geld je bespaart door onze oplossing te gebruiken en waarmee je ook kunt begrijpen wat je Return on Investment voor deze oplossing is - bekijk het hier: