Économies liées à la numérisation simple

Combien de temps votre équipe perd-elle, chaque année, à gérer des courriels et/ou à modifier des réunions ?

Des chefs d'équipe qui passent leur temps précieux à vérifier individuellement la disponibilité de leurs subordonnés ; des consultants qui manquent des rendez-vous avec des clients ou qui sont pris en double parce qu'ils ont oublié de vérifier leurs calendriers secondaires ; des employés qui perdent du temps à passer d'un fournisseur de courrier électronique à l'autre pour s'assurer qu'ils peuvent lire les courriels qu'ils reçoivent dans chaque compte... Toutes ces activités sont de parfaits exemples de la façon dont les gens passent trop de temps à effectuer des tâches qui n'apportent aucune valeur à l'entreprise.

La phrase “Le temps, c'est de l'argent” n'est pas un euphémisme. Chaque heure de travail d'une personne a un coût : salaire, impôts, sécurité sociale, frais de bureau, frais de fournitures, etc. Vous devez donc vous efforcer de permettre à votre équipe de consacrer ce temps coûteux à des tâches utiles. Tout le temps consacré à des activités qui n'apportent aucune valeur ajoutée à l'entreprise se traduit par des coûts énormes pour l'organisation au cours de l'année. Mais comment pouvez-vous aider votre entreprise à éviter ces coûts et à économiser des milliers de dollars chaque année ?

“Investir dans les logiciels” n'est pas la même chose qu“”acheter des logiciels"

Que vous soyez le décideur final ou que vous deviez convaincre votre patron qu'une solution logicielle est la bonne décision à prendre, en cours de route, quelqu'un demandera “mais combien d'argent cela va-t-il nous coûter ?”, et il n'y a rien de mal à cette question (pour être honnête, il serait bizarre qu'elle ne se pose pas).

Le problème est que, normalement, c'est là que le train s'arrête, c'est là que les patrons disent “c'est trop cher” ou “nous n'avons pas le budget pour cela en ce moment”. Mais qu'en est-il de l'argent que les tâches insignifiantes et chronophages coûtent à votre entreprise ? Se concentrer uniquement sur la gestion des courriels et des calendriers - que dire de tout le temps que les employés passent à gérer un deuxième compte de messagerie ou à modifier des réunions parce que les invités ont plusieurs calendriers et qu'ils ne sont pas sûrs de leur véritable disponibilité ?

La réduction du temps consacré à ce type de tâches permet à votre entreprise d'économiser beaucoup d'argent chaque année. C'est pourquoi le choix de notre CB Exchange Server Sync est un investissement, et non un simple achat. Je m'explique.

Comment CB Exchange Server Sync permet-il à votre entreprise d'économiser des milliers de dollars chaque année ?

Naturellement, puisque notre CB Exchange Server Sync a été conçu pour synchroniser les boîtes aux lettres, les avantages suivants ne concernent que les cas où la synchronisation des boîtes aux lettres est possible ou nécessaire. En d'autres termes, CB Exchange Server Sync peut aider votre entreprise à économiser des milliers de dollars chaque année dans les cas où il y a plus d'une boîte aux lettres par personne ou lorsqu'il y a un besoin de partager des contacts ou des calendriers.

Moins de temps pour gérer les comptes de messagerie secondaires

Selon McKinsey & Company (2012), le travailleur interactif moyen consacre environ 28% de sa semaine de travail à la gestion du courrier électronique, ce qui représente 476 heures par an (le nombre annuel d'heures travaillées par employé est d'environ 1 700 - OCDE, 2020). Maintenant, s'il doit gérer un deuxième compte de messagerie, nous estimons qu'il passera 1% à 2% de plus à gérer les boîtes aux lettres (ex : se déconnecter d'un compte et se connecter au deuxième compte) - soit une augmentation de 1,5%. À la fin de l'année, ils auront passé 3 jours de travail supplémentaires (25 heures) à gérer le courrier électronique, ce qui représente des coûts considérables.

Avec CB Exchange Server Sync, ce temps supplémentaire passé à gérer les e-mails disparaît car vous pouvez synchroniser le calendrier, les e-mails, les notes, les tâches, etc. d'un compte à l'autre, ce qui vous donne la possibilité de gérer vos e-mails de manière centralisée.

Fini les chaînes d'e-mails interminables pour réorganiser les réunions.

Chaque jour, les employés passent jusqu'à 5 minutes à modifier des réunions (Moorfields, 2015), à lancer des chaînes d'e-mails avec tous les invités pour confirmer leurs disponibilités, ce qui surcharge les boîtes de réception et consomme beaucoup de temps qui pourrait être consacré à des activités plus utiles. Ceci est principalement causé par le fait que les invités ont plusieurs calendriers, et que l'invitant n'a pas accès à tous. Si l'on considère que cette année, nous aurons 260 jours de travail (Ressources humaines de l'université, 2022), le temps perdu à modifier les réunions peut atteindre 22 heures pour l'année entière (par employé).

Mais que se passerait-il si tous les calendriers étaient synchronisés ? Si vous utilisez CB Exchange Server Sync pour synchroniser les calendriers, nous estimons que chaque employé peut gagner environ 8 heures par an, ou en d'autres termes, il peut réduire le temps passé à modifier les réunions de 35%.

Avantages du CB Exchange Server Sync

• La synchronisation des calendriers permettra d'assurer la disponibilité complète et réelle de toutes les personnes requises pour les réunions, évitant ainsi les interminables conversations par courriel ou par téléphone pour tenter de se mettre d'accord sur l'heure d'un rendez-vous.
• La synchronisation des boîtes aux lettres permet d'éviter de manquer des courriels, des tâches et des rendez-vous.
• Les membres de l'équipe auront plus de temps pour effectuer des tâches significatives et à valeur ajoutée.
• Les coûts de votre entreprise vont diminuer.

Calculez combien d'argent vous pouvez économiser avec notre CB Exchange Server Sync !

C'est pourquoi nous avons créé un calculateur très simple et intuitif qui vous permet de vérifier combien d'argent vous allez économiser en utilisant notre solution et de comprendre quel est votre retour sur investissement pour cette solution - consultez-le ici :