Wie viel Zeit verliert Ihr Team jedes Jahr mit der Verwaltung von E-Mails und/oder wechselnden Besprechungen?
Teamleiter verbringen ihre wertvolle Zeit damit, die Verfügbarkeit ihrer Untergebenen einzeln zu überprüfen; Berater verpassen Kundentermine oder werden doppelt gebucht, weil sie vergessen haben, ihre sekundären Kalender zu überprüfen; Mitarbeiter verlieren Zeit damit, von einem E-Mail-Anbieter zum anderen zu wechseln, um sicherzustellen, dass sie die E-Mails, die sie in jedem Konto erhalten, lesen können... All diese Aktivitäten sind Paradebeispiele dafür, wie Menschen zu viel Zeit mit Aufgaben verbringen, die keinen Wert für das Unternehmen haben.
Die Redewendung "Zeit ist Geld" ist kein Euphemismus. Jede Stunde, die ein Mensch arbeitet, ist mit Kosten verbunden - Gehalt, Steuern, Sozialversicherung, Bürokosten, Materialkosten und vieles mehr. Daher sollten Sie sich darauf konzentrieren, Ihrem Team die Möglichkeit zu geben, seine kostbare Zeit mit sinnvollen Aufgaben zu verbringen. All die Zeit, die für Tätigkeiten aufgewendet wird, die keinen Mehrwert für das Unternehmen bringen, verursacht im Laufe des Jahres enorme Kosten für die Organisation. Aber wie können Sie Ihrem Unternehmen helfen, diese Kosten zu vermeiden und jedes Jahr Tausende zu sparen?
"In Software investieren" ist nicht dasselbe wie "Software kaufen".
Unabhängig davon, ob Sie die endgültige Entscheidung treffen oder Ihren Chef davon überzeugen müssen, dass eine Softwarelösung die richtige Entscheidung ist, wird jemand auf dem Weg dorthin fragen: "Aber wie viel Geld wird uns das kosten?", und an dieser Frage ist nichts auszusetzen (um ehrlich zu sein, wäre es seltsam, wenn sie nicht auftauchen würde).
Das Problem ist, dass der Zug normalerweise dort hält, wo die Chefs sagen: "Das ist zu teuer" oder "Dafür haben wir im Moment kein Budget". Aber was ist mit all dem Geld, das sinnlose, zeitraubende Aufgaben Ihr Unternehmen kosten? Wenn man sich nur auf die E-Mail-/Kalenderverwaltung konzentriert - was ist dann mit all der Zeit, die die Mitarbeiter mit der Verwaltung eines zweiten E-Mail-Kontos oder der Änderung von Besprechungen verbringen, weil die Eingeladenen mehrere Kalender haben und sie nicht sicher sind, ob sie wirklich verfügbar sind?
Durch die Reduzierung des Zeitaufwands für diese Art von Aufgaben spart Ihr Unternehmen jedes Jahr eine Menge Geld. Und deshalb ist die Entscheidung für unser CB Exchange Server Sync eine Investition und nicht nur ein Kauf. Lassen Sie mich das erklären.
Wie spart Ihr Unternehmen mit CB Exchange Server Sync jedes Jahr Tausende von Euro?
Da unser CB Exchange Server Sync für die Synchronisierung von Mailboxen entwickelt wurde, beziehen sich die folgenden Vorteile natürlich nur auf Fälle, in denen eine Mailbox-Synchronisierung stattfindet oder erforderlich ist. Mit anderen Worten, CB Exchange Server Sync kann Ihrem Unternehmen helfen, jedes Jahr Tausende von Kosten zu sparen, wenn es mehr als eine Mailbox pro Person gibt oder wenn es einen Bedarf an gemeinsamen Kontakten oder Kalendern gibt.
Weniger Zeitaufwand für die Verwaltung sekundärer E-Mail-Konten
Nach Angaben von McKinsey & Company (2012) verbringt ein durchschnittlicher Arbeitnehmer schätzungsweise 28% seiner Arbeitswoche mit der Verwaltung von E-Mails, was 476 Stunden pro Jahr entspricht (die jährliche Arbeitszeit pro Arbeitnehmer beträgt etwa 1.700 Stunden - OECD, 2020). Wenn sie nun ein zweites E-Mail-Konto verwalten müssen, verbringen sie schätzungsweise 1% bis 2% ihrer Zeit zusätzlich mit der Verwaltung von Postfächern (z. B. Abmelden von einem Konto und Einloggen in das zweite Konto) - sagen wir also 1,5% mehr. Am Ende des Jahres werden sie 3 zusätzliche Arbeitstage (25 Stunden) mit der E-Mail-Verwaltung verbracht haben, was sich zu enormen Kosten summiert.
Mit CB Exchange Server Sync entfällt der zusätzliche Zeitaufwand für die E-Mail-Verwaltung, da Sie Kalender, E-Mails, Notizen, Aufgaben usw. von einem Konto mit dem anderen synchronisieren können und so die Möglichkeit haben, Ihre E-Mails zentral zu verwalten.
Keine endlosen E-Mail-Ketten mehr, um Meetings umzubuchen
Jeden Tag verbringen Mitarbeiter bis zu fünf Minuten damit, Meetings zu ändern (Moorfields, 2015) und E-Mail-Ketten mit allen Eingeladenen zu starten, um Verfügbarkeiten zu bestätigen, was wiederum die Posteingänge überlastet und viel Zeit verschlingt, die für wertvollere Aktivitäten genutzt werden könnte. Das liegt vor allem daran, dass die Eingeladenen mehrere Kalender haben und der Einladende nicht auf alle zugreifen kann. Wenn man bedenkt, dass wir in diesem Jahr 260 Arbeitstage haben werden (Humanressourcen der Universität, 2022), kann sich die Zeit, die mit der Änderung von Terminen verschwendet wird, auf 22 Stunden für das ganze Jahr (pro Mitarbeiter) summieren.
Aber was wäre, wenn alle Kalender synchronisiert würden? Wenn Sie CB Exchange Server Sync für die Synchronisierung von Kalendern verwenden, kann jeder Mitarbeiter schätzungsweise 8 Stunden pro Jahr einsparen, oder anders ausgedrückt, er kann die Zeit für die Änderung von Besprechungen um 35% reduzieren.
Vorteile des CB Exchange Server Sync
- Synchronisierte Kalender sorgen für die vollständige und tatsächliche Verfügbarkeit aller für die Besprechungen erforderlichen Personen, so dass endlose E-Mail- oder Telefongespräche zur Terminabstimmung vermieden werden.
- Synchronisierte Postfächer verhindern, dass Sie E-Mails, Aufgaben und Termine verpassen.
- Die Teammitglieder haben mehr Zeit, um sinnvolle, wertschöpfende Aufgaben zu erledigen.
- Die Kosten für Ihr Unternehmen werden sinken.
Berechnen Sie, wie viel Geld Sie mit unserem CB Exchange Server Sync sparen können!
Es scheint kontraintuitiv, dass die Investition in eine Software Ihrem Unternehmen jedes Jahr Tausende von Dollar einsparen kann. Deshalb haben wir einen sehr einfachen und intuitiven Rechner entwickelt, mit dem Sie überprüfen können, wie viel Geld Sie durch den Einsatz unserer Lösung einsparen und wie hoch Ihr Return on Investment für diese Lösung ist - sehen Sie es sich hier an:
Die Sozialwirtschaft: Erschließung von Wert und Produktivität durch soziale Technologien, McKinsey & Company (2012);
Durchschnittliche jährliche Arbeitsstunden pro ArbeitnehmerOECD (2020);
WARUM VERPASSTE TERMINE KLEINE UNTERNEHMEN TEUER ZU STEHEN KOMMEN KÖNNEN, Moorfileds (2015);
Arbeitstag Abrechnungskalender, 2022, Humanressourcen der Universität (2022);
Vertreter der Geschäftsentwicklung bei Connecting Software
Autor:
Ich habe einen Hintergrund in Wirtschaft und Management, und als ich als Beraterin arbeitete, musste ich meine Schreibfähigkeiten entwickeln. Was zunächst als berufliche Anforderung begann, wurde bald zu etwas, das ich gerne tue. Jetzt konzentriere ich mich auf IT-bezogene Themen, wobei ich mich auf IT-Integration und Mailbox-Synchronisierung/Migration spezialisiert habe. Ich würde mich freuen, mit Ihnen über Ihre Gedanken und Ideen zu diesem Artikel zu sprechen, also zögern Sie nicht, mich zu kontaktieren!