Соответствие требованиям GDPR с помощью системы управления документами Dynamics 365: Что я должен знать?

Сайт Общее регулирование защиты данных (GDPR) вступило в силу в мае 2018 года и изменило порядок работы организаций с персональными данными, стандартизировав законы о защите данных во всем Европейском союзе и укрепив права граждан на неприкосновенность частной жизни. С момента вступления в силу закона его несоблюдение оказалось дорогостоящим.Общая сумма штрафов превысила 5 миллиардов евро (5 597 598 941 евро по состоянию на январь 2025 года). Такие ошеломляющие цифры подчеркивают юридические и финансовые риски, с которыми сталкиваются организации, не выполнившие требования GDPR.

Но какую роль в обеспечении соответствия требованиям играет программное обеспечение, которое использует ваша организация? Как компаниям избежать штрафов, обеспечить готовность к аудиту и защитить свою репутацию?

В этой статье мы рассмотрим Соответствие требованиям GDPR для организаций, полагающихся на Dynamics 365 для управления данными о клиентах. Поскольку персональные данные, естественно, находятся в центре внимания Dynamics 365, обеспечение соответствия требованиям требует решения нескольких сложных и взаимосвязанных вопросов. Давайте рассмотрим их более подробно.

Организации, использующие Dynamics 365, должны адаптировать свои методы работы с данными, чтобы соответствовать конкретным требованиям GDPR, а именно:

• Минимизация данных: Обеспечение хранения в Dynamics 365 только релевантных данных.
• Политика сохранения данных: Автоматизация периодов хранения файлов и рабочих процессов удаления.
• Доступность и переносимость данных: Создание отчетов и извлечение хранимых данных по запросу на доступ к субъекту данных (DSAR).
• Право на забвение: Безопасное удаление документов и связанных с ними метаданных.
• Согласие и прозрачность: Захват журналов соглашений и их привязка к документам.

После четкого понимания основных принципов GDPR, применимых к документообороту Dynamics 365, следующим шагом станет решение практических задач по внедрению мер по обеспечению соответствия в экосистеме Dynamics 365.

Управление согласием в различных рабочих процессах

Почему: Согласно GDPR, согласие должно быть четким, явным и наглядным. Оно должно храниться надлежащим образом для проведения проверок на соответствие требованиям. (статьи 7 и 30). Интеграция сбора и хранения согласия в рабочие процессы и стратегии маркировки данных в средах Dynamics 365 может оказаться непростой задачей.

Баланс между гибкостью и соответствием нормативным требованиям при хранении документов в нескольких центрах обработки данных

Почему: GDPR требует, чтобы персональные данные, передаваемые или хранящиеся в регионах, не входящих в ЕС/ЕЭП, соответствовали стандартам защиты данных, эквивалентным GDPR (статьи 44-50). Поскольку среды Dynamics 365 размещаются в различных центрах обработки данных Azure по всему миру, организации должны иметь соответствующие настройки резидентности данных, чтобы избежать непреднамеренных нарушений.

Решение проблем трансграничной передачи данных между средами Dynamics 365.

Почему: К трансграничной передаче данных, предполагающей их перемещение за пределы Европы, предъявляются строгие требования в соответствии с GDPR (статьи 44-46). Dynamics 365 среды, передающие данные между регионами (например, для глобальной отчетности или синхронизации с внешними системами), требуют наличия специальных механизмов, таких как:

• • Решения о достаточности: Европейская комиссия определила, что некоторые страны за пределами ЕС обеспечивают адекватный уровень защиты данных. Передача данных в эти страны не требует дополнительного разрешения. Список этих стран доступен на сайте Европейской комиссии. Это самый простой вариант, если страна-получатель входит в этот список.

  • Стандартные договорные положения (SCC): Это предварительно одобренные Европейской комиссией договорные положения, обеспечивающие соответствующие гарантии при передаче данных. Использование ТПС требует тщательного рассмотрения конкретной передачи и может потребовать принятия дополнительных мер. Они являются общим механизмом для передачи данных в страны, не имеющие решений об адекватности.

  • Обязательные корпоративные правила (ОКП): Это политика защиты данных, установленная многонациональной группой компаний для передачи персональных данных внутри группы в страны, не входящие в ЕС. BCR должны быть одобрены компетентным надзорным органом. Это подходит только для внутригрупповой передачи.

  • Соглашения об обработке данных (DPA): Независимо от механизма передачи, для любого стороннего обработчика персональных данных из ЕС необходимо наличие надежного DPA. В DPA должны быть четко определены роли и обязанности обеих сторон, включая меры по обеспечению безопасности данных, процедуры уведомления о нарушении данных и соблюдение требований GDPR.

Управление соответствием требованиям при интеграции с другими системами (в частности, Microsoft SharePoint и инструментами сторонних производителей).

Почему: В соответствии с GDPR организации должны знать, кто имеет доступ к файлам, которые могут содержать персональные данные (статьи 30 и 32). Также требуется, чтобы все обработчики или субпроцессоры отвечали эквивалентным стандартам защиты данных. Это означает, что вам необходимо обеспечить безопасную обработку данных всеми сторонними системами и при необходимости провести аудит их соответствия.

Обеспечение права на забвение рабочих процессов на взаимосвязанных модулях Dynamics 365

Почему: Статья 17 GDPR предоставляет частным лицам право Право на забвението есть их персональные данные должны быть удалены по запросу. Вы должны иметь возможность удалить все ссылки в нескольких модулях Dynamics 365 и подключенных системах, таких как SharePoint, без ущерба для записей, необходимых вам для выполнения юридических обязательств или законных целей (например, счетов-фактур).

Автоматизация и проверка ответов на запросы о доступе к объектам данных (DSAR)

Почему: GDPR требует от организаций оперативно отвечать на запросы о доступе к субъектам данных (DSAR), при этом данные часто извлекаются из нескольких модулей и систем. В Dynamics 365 персональные данные могут храниться в различных местах (например, в записях CRM, журналах обслуживания клиентов, файлах SharePoint). Автоматизация ответа на DSAR при обеспечении точности и полноты необходима, чтобы избежать юридических рисков или задержек, но распределенный характер данных усложняет эту задачу.

Внедрение автоматизированных политик хранения и удаления документов

Почему: Принципы минимизации и ограничения хранения данных GDPR (статья 5) не только запрещают организациям хранить персональные данные дольше, чем это необходимо, но и требуют, чтобы они четко сообщали субъектам данных о сроках хранения (статьи 13 и 14). Создание автоматизированных политик хранения и рабочих процессов удаления в Dynamics 365 обеспечивает соблюдение обязательств по хранению и прозрачности, однако многие организации испытывают трудности с согласованием этих политик между различными модулями (например, продажи против обслуживания клиентов) или между Dynamics и подключенными системами (например, SharePoint).

Масштабирование практик мониторинга и аудита для обеспечения готовности к GDPR

Почему: GDPR требует от организаций контролировать доступ, потоки данных и действия по обработке данных, чтобы продемонстрировать соответствие требованиям (статья 30). Dynamics 365 предлагает такие инструменты, как аудит и журналы действий, а также возможность применения меток данных для лучшей отслеживаемости. Организациям следует использовать их для обеспечения готовности к аудиту. По мере роста или изменения систем с течением времени поддержание эффективных методов мониторинга становится все более важным для обеспечения постоянного соответствия требованиям.

Теперь, когда мы определили основные проблемы соответствия требованиям при использовании Dynamics 365 для управления документами, давайте рассмотрим конкретные конфигурации и инструменты, которые могут помочь организациям соответствовать требованиям GDPR.

• Усилить меры безопасности
• Контроль доступа на основе ролей (RBAC): Настройте контроль доступа на основе ролей, чтобы ограничить доступ к персональным данным в соответствии с должностными обязанностями, гарантируя, что только авторизованные пользователи смогут просматривать или редактировать важные файлы.
• Журналы аудита: Включите ведение журналов аудита, чтобы отслеживать, кто получал доступ к данным, изменял или удалял их, для обеспечения прозрачности и подотчетности. Эти журналы необходимы для демонстрации соответствия GDPR, особенно во время аудита или расследований.
  
  
• Управление доступом пользователей с помощью условных политик
• Предотвратите утечку данных, внедрив политики условного доступа в Microsoft 365. Эти политики позволяют:
• Ограничьте доступ на основе местоположения пользователя, устройства или группы.
• Обеспечьте многофакторную аутентификацию (MFA) для пользователей, получающих доступ к конфиденциальным данным.
• Автоматически блокируйте рискованные попытки входа в систему или несанкционированный доступ.
• Такой подход соответствует принципам GDPR, касающимся конфиденциальности и безопасности данных, благодаря динамическому контролю доступа к конфиденциальной информации.
  
  
• Безопасная настройка интеграции SharePoint
• Используйте такие инструменты, как CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator для репликации разрешений из Dynamics 365 в SharePoint. Это гарантирует, что пользователи, не обладающие правами Dynamics, не смогут случайно получить доступ к конфиденциальным документам, хранящимся в SharePoint.
• Регулярно проверяйте права доступа к файлам, чтобы обеспечить соответствие принципам безопасности и минимизации доступа к данным, предусмотренным GDPR.
  
  
• Улучшение классификации данных и управления метаданными
• Используйте такие инструменты, как Перетаскивание и метаданные для Dynamics 365 CE управлять, организовывать и помечать конфиденциальные файлы соответствующими метаданными (например, тегами "персональные данные", "конфиденциально", "защищено GDPR").
• Внедрите последовательную политику классификации данных, которая поможет определять и контролировать доступ к документам в зависимости от их чувствительности.
• Это позволяет упростить поиск, защиту и обработку персональных данных в соответствии с требованиями GDPR, такими как запросы на доступ к субъекту данных (DSAR) и минимизация данных.
  
  
• Автоматизируйте рабочие процессы, связанные с GDPR 
  • Найдите и извлеките все персональные данные, относящиеся к человеку в Dynamics 365.
  • Автоматизируйте рабочие процессы по удалению данных в соответствии с запросами на право быть забытым.
• Используйте автоматизированные рабочие процессы для обработки общих процессов GDPR, таких как ответы на запросы о доступе к субъекту данных (DSAR). Автоматизация может значительно облегчить операционное бремя, связанное с соблюдением GDPR.
• Например:
• Интегрируйте средство автоматизации с журналами аудита и триггерами, чтобы уведомлять администраторов о потенциальных рисках, связанных с соблюдением нормативных требований, таких как несанкционированные изменения данных или неожиданные запросы на доступ.
  
  
• Расширение соответствия требованиям с помощью инструментов сторонних производителей

Dynamics 365 поддерживает совместимость с различными инструментами сторонних производителей, предназначенными для повышения соответствия GDPR. Примеры включают:

• • Усилитель правды: Надежный инструмент, использующий технологию Blockchain для оценки целостности файлов в любое время. Truth Enforcer Помогает организациям убедиться в том, что конфиденциальная информация не была подделана, что соответствует принципам GDPR подотчетность и безопасность данных (Статья 5 и Статья 32).
  • Ксперидо: Решение для автоматизации документооборота, которое легко взаимодействует с Dynamics 365 для создания документов, соответствующих требованиям GDPR, таких как формы согласия и уведомления о конфиденциальности, при централизованном хранении для удобства поиска. Это обеспечивает точные и последовательные ответы на Запросы на доступ к субъекту данных (DSAR) и поддерживает принципы GDPR, а именно переносимость данных и доступ к данным (Статьи 15 и 20).
  • Данные8: Инструмент проверки и очистки данных, обеспечивающий точность и целостность персональных данных в рамках Dynamics 365. Устраняя дубликаты или неполные записи и проверяя информацию о клиентах, Data8 помогает организациям соответствовать требованиям GDPR в отношении точность данных (Статья 5) и исправление данных (Статья 16).

Эти инструменты дополняют встроенные функции Dynamics 365, решая конкретные задачи по обеспечению соответствия GDPR, такие как применение политик в режиме реального времени, автоматизация документооборота, обеспечение качества и безопасности хранимых данных.

Обеспечение соответствия GDPR в рамках системы управления документами Dynamics 365 может быть сложным, но правильные конфигурации, лучшие практики и инструменты делают все возможное. Ниже приведен итоговый контрольный список, обобщающий все, о чем мы говорили в этой статье. Чтобы обеспечить соответствие GDPR в рамках системы управления документами Dynamics 365, рассмотрите следующие вопросы:

• Разработка Оценка воздействия на защиту данных (DPIA) для вашей экосистемы Dynamics.
• Обучение сотрудников использованию Dynamics 365 в соответствии с требованиями GDPR, а именно в отношении Минимизация данных и Право на забвение.
• Внедрение четких политика классификации для маркировки документов и использования инструменты маркировки чтобы максимально упростить задачу для вашей команды.
• Мониторинг и обеспечение соответствия стандартам даже в разных регионах связанные системы (Лазурь, SharePoint).
• Создание стандартизированных процессы отчетности и эскалации инцидентов за нарушение GDPR.
• Создание надежных журналов аудита с помощью функций журнала действий Dynamics 365 и таких инструментов, как Truth Enforcer для всех документов, которые необходимо подготовить к аудиту.
• Подготовка к Управление по защите данных (DPA) аудиты с помощью отчетов, создаваемых Dynamics.

 Обеспечение соответствия требованиям GDPR в сфере управления документами Dynamics 365 требует четко определенного контроля доступа, прозрачного управления данными и правильных инструментов. CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator и Truth Enforcer помогают оптимизировать соблюдение нормативных требований, снизить риски и повысить готовность к аудиту. Узнайте, как эти решения могут поддержать вашу стратегию соблюдения нормативных требований. свяжитесь с нашими специалистами сегодня.