Conformidade com o RGPD com a Gestão Documental Dynamics 365: O que devo saber?

O Regulamento Geral de Protecção de Dados (GDPR) entrou em vigor em maio de 2018 e transformou a forma como as organizações tratam os dados pessoais, normalizando as leis de proteção de dados em toda a União Europeia e reforçando os direitos de privacidade dos indivíduos. Desde a sua entrada em vigor, o incumprimento tem-se revelado dispendioso-As coimas acumuladas ultrapassaram os 5 mil milhões de euros (5.597.598.941 euros em janeiro de 2025). Estes números surpreendentes sublinham os riscos legais e financeiros que as organizações enfrentam quando não cumprem os requisitos do RGPD.

Mas que papel desempenha o software que a sua organização utiliza para garantir a conformidade? Como é que as empresas podem evitar sanções, manter-se preparadas para auditorias e salvaguardar a sua reputação?

Neste artigo, vamos examinar Conformidade com o GDPR para organizações que dependem do Dynamics 365 para gerir os dados dos clientes. Como as informações pessoais estão naturalmente no cerne do Dynamics 365, a busca da conformidade envolve a abordagem de vários factores complexos e interligados. Vamos explorá-los com mais pormenor.

As organizações que utilizam o Dynamics 365 devem adaptar as suas práticas de tratamento de dados para cumprir os requisitos específicos do RGPD, nomeadamente:

• Minimização de dados: Garantir que apenas os dados relevantes são armazenados no Dynamics 365.
• Políticas de conservação de dados: Automatização de períodos de retenção de ficheiros e fluxos de trabalho de eliminação.
• Acessibilidade e portabilidade dos dados: Geração de relatórios e extração de dados armazenados mediante um pedido de acesso do titular dos dados (DSAR).
• Direito a ser esquecido: Eliminar documentos e metadados associados de forma segura.
• Consentimento e transparência: Capturar registos de consentimento e associá-los a documentos.

Com uma compreensão clara dos princípios fundamentais do GDPR que são aplicáveis ao gerenciamento de documentos Dynamics 365, o próximo passo é enfrentar os desafios práticos da implementação de medidas de conformidade no ecossistema Dynamics 365.

Gerir o consentimento em todos os fluxos de trabalho

Porquê: Nos termos do RGPD, o consentimento tem de ser claro, explícito e demonstrável. Deve ser armazenado de forma adequada para auditorias de conformidade. (artigos 7 e 30). Integrar a recolha e o armazenamento do consentimento em fluxos de trabalho e estratégias de marcação de dados em ambientes Dynamics 365 pode ser um desafio.

Equilíbrio entre flexibilidade e conformidade no armazenamento de documentos em vários centros de dados

Porquê: O GDPR exige que os dados pessoais transferidos ou armazenados em regiões fora da UE/EEE cumpram as normas de proteção de dados equivalentes ao GDPR (artigos 44.º a 50.º). Com ambientes Dynamics 365 hospedados em vários centros de dados do Azure globalmente, as organizações devem ter configurações de residência de dados adequadas para evitar violações inadvertidas.

Resolução de problemas de transferência de dados transfronteiriços entre ambientes Dynamics 365.

Porquê: As transferências transfronteiriças de dados que envolvem a deslocação de dados para fora da Europa estão sujeitas a requisitos rigorosos ao abrigo do RGPD (artigos 44.º a 46.º). Os ambientes Dynamics 365 que transferem dados entre regiões (por exemplo, para relatórios globais ou sincronização com sistemas externos) exigem a implementação de mecanismos específicos, tais como:

• • Decisões de adequação: A Comissão Europeia determinou que determinados países fora da UE oferecem um nível adequado de proteção de dados. As transferências para estes países não requerem autorização adicional. A lista destes países está disponível no sítio Web da Comissão Europeia. Esta é a opção mais simples se o país destinatário constar da lista.

  • Cláusulas contratuais-tipo (CCP): Trata-se de cláusulas contratuais pré-aprovadas, emitidas pela Comissão Europeia, que oferecem garantias adequadas para as transferências de dados. A utilização das CCT exige uma análise cuidadosa da transferência específica e pode exigir medidas suplementares. São um mecanismo comum para transferências para países sem decisões de adequação.

  • Regras Vinculativas das Empresas (BCRs): Trata-se de políticas de proteção de dados estabelecidas por um grupo multinacional de empresas para as transferências de dados pessoais dentro do grupo para países não pertencentes à UE. As BCR têm de ser aprovadas por uma autoridade de controlo competente. Esta opção só é adequada para transferências intragrupo.

  • Acordos de Processamento de Dados (DPAs): Independentemente do mecanismo de transferência, é essencial uma DPA sólida com qualquer processador terceiro que lide com dados pessoais da UE. A DPA deve definir claramente as funções e responsabilidades de ambas as partes, incluindo medidas de segurança de dados, procedimentos de notificação de violação de dados e conformidade com os requisitos do RGPD.

Gerir a conformidade das integrações com outros sistemas (nomeadamente o Microsoft SharePoint e ferramentas de terceiros).

Porquê: A conformidade com o RGPD exige que as organizações saibam quem tem acesso a ficheiros que possam conter dados pessoais (artigos 30.º e 32.º). Exige também que todos os processadores ou subprocessadores cumpram normas de proteção de dados equivalentes. Isto significa que tem de garantir que todos os sistemas de terceiros tratam os dados de forma segura e que pode auditar a sua conformidade quando necessário.

Garantir fluxos de trabalho do "Direito a ser esquecido" em módulos Dynamics 365 interligados

Porquê: O artigo 17º do RGPD concede aos indivíduos Direito a ser esquecidoou seja, os seus dados pessoais devem ser eliminados mediante pedido. É necessário poder apagar todas as referências em vários módulos Dynamics 365 e sistemas ligados, como o SharePoint, sem comprometer os registos necessários para obrigações legais ou fins legítimos (por exemplo, facturas).

Automatização e validação de respostas a pedidos de acesso de titulares de dados (DSAR)

Porquê: O RGPD exige que as organizações respondam prontamente aos pedidos de acesso dos titulares dos dados (DSAR), extraindo frequentemente dados de vários módulos e sistemas. No Dynamics 365, os dados pessoais podem ser armazenados em diversos locais (por exemplo, registos CRM, registos de serviço ao cliente, ficheiros SharePoint). Automatizar a resposta aos DSAR, garantindo simultaneamente a exatidão e a exaustividade, é essencial para evitar riscos ou atrasos legais, mas a natureza distribuída dos dados torna esta tarefa complicada.

Implementação de políticas automatizadas de retenção e eliminação de documentos

Porquê: Os princípios de minimização de dados e limitação de armazenamento do GDPR (Artigo 5) não apenas proíbem as organizações de reter dados pessoais por mais tempo do que o necessário, mas também exigem que elas comuniquem claramente os períodos de retenção aos titulares dos dados (Artigos 13 e 14). A criação de políticas de retenção automatizadas e fluxos de trabalho de eliminação no Dynamics 365 garante a conformidade com as obrigações de armazenamento e transparência, mas muitas organizações lutam para alinhar estas políticas entre diferentes módulos (por exemplo, Vendas vs. Serviço ao Cliente) ou entre o Dynamics e sistemas ligados (por exemplo, SharePoint).

Escalonamento das práticas de monitorização e auditabilidade para preparação para o RGPD

Porquê: O GDPR exige que as organizações monitorem o acesso, os fluxos de dados e as atividades de processamento para demonstrar conformidade (artigo 30). O Dynamics 365 oferece ferramentas como Auditoria e Registos de Atividade, bem como a capacidade de aplicar a marcação de dados para uma melhor rastreabilidade. As organizações devem tirar partido destas ferramentas para se manterem preparadas para a auditoria. À medida que os sistemas crescem ou mudam ao longo do tempo, a manutenção de práticas de monitorização eficazes torna-se cada vez mais crítica para garantir a conformidade contínua.

Agora que identificámos os principais desafios de conformidade ao utilizar o Dynamics 365 para a gestão de documentos, vamos explorar as configurações e ferramentas específicas que podem ajudar as organizações a alinharem-se com os requisitos do RGPD.

• Reforçar as medidas de segurança
• Controlo de Acesso Baseado em Funções (RBAC): Personalize os controlos de acesso baseados em funções para restringir o acesso a dados pessoais com base nas responsabilidades profissionais, assegurando que apenas os utilizadores autorizados podem ver ou editar ficheiros sensíveis.
• Registos de auditoria: Permita o registo de auditoria para controlar quem acedeu, modificou ou eliminou dados para transparência e responsabilidade. Estes registos são essenciais para demonstrar a conformidade com o RGPD, especialmente durante auditorias ou investigações.
  
  
• Gerir o acesso do utilizador com políticas condicionais
• Evite vazamentos de dados implementando Políticas de Acesso Condicional no Microsoft 365. Essas políticas permitem que você:
• Restringir o acesso com base na localização do utilizador, dispositivo ou grupo.
• Impor a autenticação multifactor (MFA) aos utilizadores que acedem a dados sensíveis.
• Bloqueie automaticamente tentativas de login arriscadas ou acesso não autorizado.
• Esta abordagem está em conformidade com os princípios de confidencialidade e segurança dos dados do RGPD, controlando dinamicamente o acesso a informações sensíveis.
  
  
• Configurar a integração do SharePoint de forma segura
• Utilizar ferramentas como CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator para replicar as permissões do Dynamics 365 para o SharePoint. Isto garante que os utilizadores que não têm permissões Dynamics não podem inadvertidamente obter acesso a documentos confidenciais armazenados no SharePoint.
• Valide regularmente as permissões de ficheiros para garantir a conformidade com os princípios de segurança e minimização do acesso aos dados do RGPD.
  
  
• Melhorar a classificação dos dados e a gestão dos metadados
• Utilizar ferramentas como Arrastar e largar e metadados para Dynamics 365 CE para gerir, organizar e etiquetar ficheiros sensíveis com metadados relevantes (por exemplo, etiquetas para "dados pessoais", "sensíveis", "protegidos pelo RGPD").
• Implementar políticas consistentes de classificação de dados para ajudar a identificar e controlar o acesso a documentos com base na sensibilidade.
• Isto garante que os dados pessoais são mais fáceis de localizar, proteger e processar em conformidade com os requisitos do RGPD, como os pedidos de acesso do titular dos dados (DSAR) e a minimização de dados.
  
  
• Automatizar os fluxos de trabalho do RGPD 
  • Localizar e extrair todos os dados pessoais relacionados com um indivíduo no Dynamics 365.
  • Automatize os fluxos de trabalho de eliminação para cumprir os pedidos de Direito a ser Esquecido.
• Utilize fluxos de trabalho automatizados para lidar com processos comuns do RGPD, como a resposta a pedidos de acesso de titulares de dados (DSARs). A automatização pode aliviar significativamente o ónus operacional da conformidade com o RGPD.
• Por exemplo:
• Integre a sua ferramenta de automatização com registos de auditoria e accionadores para notificar os administradores de potenciais riscos de conformidade, tais como alterações de dados não autorizadas ou pedidos de acesso inesperados.
  
  
• Ampliar a conformidade com ferramentas de terceiros

O Dynamics 365 suporta a compatibilidade com várias ferramentas de terceiros projetadas para melhorar a conformidade com o GDPR. Os exemplos incluem:

• • O aplicador da verdade: Uma ferramenta robusta que utiliza a tecnologia Blockchain para avaliar a integridade dos ficheiros em qualquer altura. Truth Enforcer ajuda as organizações a garantir que as informações sensíveis não foram adulteradas, abordando os princípios do RGPD de responsabilidade e segurança dos dados (artigo 5.º e artigo 32.º).
  • Xperido: Uma solução de automação de documentos que funciona perfeitamente com o Dynamics 365 para criar documentos compatíveis com o GDPR, como formulários de consentimento e avisos de privacidade, enquanto centraliza o armazenamento para facilitar a recuperação. Isso garante respostas precisas e consistentes para Pedidos de acesso do titular dos dados (DSAR) e apoia os princípios do RGPD de portabilidade dos dados e acesso aos dados (artigos 15.º e 20.º).
  • Dados8: Uma ferramenta de validação e limpeza de dados que garante a exatidão e a integridade dos dados pessoais no Dynamics 365. Ao eliminar registos duplicados ou incompletos e validar as informações dos clientes, o Data8 ajuda as organizações a cumprir os requisitos do RGPD para exatidão dos dados (artigo 5.º) e retificação de dados (artigo 16.º).

Essas ferramentas complementam os recursos integrados do Dynamics 365, abordando desafios específicos de conformidade com o GDPR, como aplicação de políticas em tempo real, automação de documentos e garantia da qualidade e segurança dos dados armazenados.

Garantir a conformidade com o RGPD na sua estrutura de gestão documental Dynamics 365 pode ser complexo, mas as configurações, as melhores práticas e as ferramentas corretas fazem toda a diferença. Aqui está uma lista de verificação final para resumir tudo o que discutimos neste artigo. Para garantir a conformidade com o GDPR em sua estrutura de gerenciamento de documentos Dynamics 365, considere:

• Desenvolvimento de um Avaliação do impacto da proteção de dados (DPIA) para o seu ecossistema Dynamics.
• Formação dos funcionários para utilizarem o Dynamics 365 de forma compatível com o RGPD, nomeadamente no que respeita a Minimização de dados e o Direito a ser esquecido.
• Implementação de uma estratégia clara políticas de classificação para etiquetagem de documentos e utilização de ferramentas de etiquetagem para garantir que a tarefa é o mais fácil possível para a sua equipa.
• Monitorizar e garantir a conformidade, mesmo entre sistemas relacionados (Azure, SharePoint).
• Estabelecimento de normas processos de notificação e encaminhamento de incidentes por violações do RGPD.
• Criação de trilhas de auditoria robustas usando os recursos de registro de atividades do Dynamics 365 e ferramentas como Truth Enforcer para todos os documentos que precisa que estejam prontos para auditoria.
• Preparar-se para Autoridade de Proteção de Dados (DPA) auditorias com relatórios gerados pelo Dynamics.

 Garantir a conformidade com o RGPD na gestão de documentos Dynamics 365 exige controlos de acesso bem definidos, uma governação de dados transparente e as ferramentas certas. CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator e Truth Enforcer ajudam a simplificar a conformidade, a reduzir os riscos e a melhorar a preparação para auditorias. Descubra como estas soluções podem apoiar a sua estratégia de conformidade contacte os nossos especialistas hoje mesmo.