GDPR-Konformität mit Dynamics 365 Document Management: Was sollte ich wissen?

Die Allgemeine Datenschutzverordnung (GDPR) trat im Mai 2018 in Kraft und veränderte die Art und Weise, wie Unternehmen mit personenbezogenen Daten umgehen, indem sie die Datenschutzgesetze in der gesamten Europäischen Union vereinheitlichte und die Datenschutzrechte des Einzelnen stärkte. Seit ihrem Inkrafttreten hat sich die Nichteinhaltung als kostspielig erwiesen.die kumulierten Geldbußen haben 5 Milliarden Euro überschritten (5.597.598.941 € ab Januar 2025). Diese erschütternden Zahlen unterstreichen die rechtlichen und finanziellen Risiken, denen Unternehmen ausgesetzt sind, wenn sie die Anforderungen der DSGVO nicht erfüllen.

Aber Welche Rolle spielt die von Ihrem Unternehmen verwendete Software bei der Einhaltung der Vorschriften? Wie können Unternehmen Strafen vermeiden, ihre Auditbereitschaft aufrechterhalten und ihren Ruf schützen?

In diesem Artikel werden wir Folgendes untersuchen GDPR-Konformität für Unternehmen, die auf Dynamics 365 setzen Kundendaten zu verwalten. Da personenbezogene Daten natürlich im Mittelpunkt von Dynamics 365 stehen, müssen bei der Einhaltung der Vorschriften mehrere komplexe und miteinander verknüpfte Faktoren berücksichtigt werden. Lassen Sie uns diese im Detail untersuchen.

Organisationen, die Dynamics 365 verwenden, müssen ihre Datenverarbeitungspraktiken anpassen, um die spezifischen GDPR-Anforderungen zu erfüllen, und zwar

• Minimierung von Daten: Es wird sichergestellt, dass nur relevante Daten in Dynamics 365 gespeichert werden.
• Richtlinien für die Datenaufbewahrung: Automatisierung von Dateiaufbewahrungsfristen und Löschvorgängen.
• Zugänglichkeit und Übertragbarkeit von Daten: Erstellung von Berichten und Extrahierung gespeicherter Daten auf Antrag der betroffenen Person (Data Subject Access Request, DSAR).
• Recht auf Vergessenwerden: Sichere Löschung von Dokumenten und zugehörigen Metadaten.
• Einverständnis und Transparenz: Erfassen von Zustimmungsprotokollen und Zuordnen zu Dokumenten.

Mit einem klaren Verständnis der Kernprinzipien der GDPR, die auf das Dynamics 365-Dokumentenmanagement anwendbar sind, besteht der nächste Schritt darin, die praktischen Herausforderungen bei der Umsetzung von Compliance-Maßnahmen innerhalb des Dynamics 365-Ökosystems anzugehen.

Verwaltung von Einwilligungen über Arbeitsabläufe hinweg

Warum: Nach der DSGVO muss die Zustimmung klar, ausdrücklich und nachweisbar sein. Sie muss für Prüfungen der Einhaltung der Vorschriften angemessen aufbewahrt werden. (Artikel 7 und 30). Die Integration der Einholung und Speicherung von Einwilligungen in Arbeitsabläufe und Strategien zur Datenkennzeichnung in Dynamics 365-Umgebungen kann eine Herausforderung darstellen.

Ausgleich von Flexibilität und Compliance bei der Speicherung von Dokumenten in mehreren Rechenzentren

Warum: Die DSGVO schreibt vor, dass personenbezogene Daten, die in Nicht-EU/EWR-Regionen übertragen oder gespeichert werden, den der DSGVO gleichwertigen Datenschutzstandards entsprechen müssen (Artikel 44-50). Mit Dynamics 365-Umgebungen, die in verschiedenen Azure-Rechenzentren weltweit gehostet werden, müssen Unternehmen über angemessene Einstellungen für die Datenresidenz verfügen, um unbeabsichtigte Verstöße zu vermeiden.

Lösung von Problemen bei der grenzüberschreitenden Datenübertragung zwischen Dynamics 365-Umgebungen.

Warum: Grenzüberschreitende Datenübertragungen, bei denen Daten außerhalb Europas verschoben werden, unterliegen den strengen Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung (Artikel 44-46). Dynamics 365-Umgebungen, in denen Daten zwischen Regionen übertragen werden (z. B. für die globale Berichterstattung oder die Synchronisierung mit externen Systemen), erfordern spezielle Mechanismen, wie z. B.:

• • Angemessenheitsentscheidungen: Die Europäische Kommission hat festgestellt, dass bestimmte Länder außerhalb der EU ein angemessenes Datenschutzniveau bieten. Für Übermittlungen in diese Länder ist keine weitere Genehmigung erforderlich. Eine Liste dieser Länder finden Sie auf der Website der Europäischen Kommission. Dies ist die einfachste Option, wenn das Empfängerland auf dieser Liste steht.

  • Standardvertragsklauseln (SCCs): Dabei handelt es sich um von der Europäischen Kommission vorab genehmigte Vertragsklauseln, die angemessene Garantien für Datenübermittlungen bieten. Die Verwendung von SCCs erfordert eine sorgfältige Prüfung der spezifischen Übermittlung und kann zusätzliche Maßnahmen erforderlich machen. Sie sind ein gängiger Mechanismus für Übermittlungen in Länder ohne Angemessenheitsbeschluss.

  • Verbindliche Unternehmensregeln (BCR): Dabei handelt es sich um Datenschutzrichtlinien, die von einer multinationalen Unternehmensgruppe für die Übermittlung personenbezogener Daten innerhalb der Gruppe in Nicht-EU-Länder erstellt werden. BCRs müssen von einer zuständigen Aufsichtsbehörde genehmigt werden. Dies ist nur für konzerninterne Übermittlungen geeignet.

  • Vereinbarungen über die Datenverarbeitung (DPAs): Unabhängig vom Übermittlungsmechanismus ist eine solide Datenschutzvereinbarung mit jedem Drittverarbeiter, der personenbezogene Daten aus der EU verarbeitet, unerlässlich. Die DSGVO sollte die Rollen und Verantwortlichkeiten beider Parteien klar definieren, einschließlich der Datensicherheitsmaßnahmen, der Verfahren zur Meldung von Datenschutzverletzungen und der Einhaltung der Anforderungen der DSGVO.

Verwaltung der Konformität bei Integrationen mit anderen Systemen (insbesondere Microsoft SharePoint und Tools von Drittanbietern).

Warum: Die Einhaltung der DSGVO erfordert, dass Organisationen wissen, wer Zugang zu Dateien hat, die personenbezogene Daten enthalten könnten (Artikel 30 und 32). Außerdem müssen alle Auftragsverarbeiter oder Unterauftragsverarbeiter gleichwertige Datenschutzstandards einhalten. Das bedeutet, dass Sie sicherstellen müssen, dass alle Systeme von Drittanbietern Daten sicher verarbeiten und dass Sie deren Einhaltung bei Bedarf überprüfen können.

Sicherstellung von "Right to Be Forgotten"-Workflows über miteinander verbundene Dynamics 365-Module hinweg

Warum? Artikel 17 der Datenschutz-Grundverordnung gewährt dem Einzelnen das Recht Recht auf VergessenwerdenDas bedeutet, dass ihre personenbezogenen Daten auf Anfrage gelöscht werden müssen. Sie müssen in der Lage sein, alle Referenzen über mehrere Dynamics 365-Module und angeschlossene Systeme wie SharePoint zu löschen, ohne die Datensätze zu gefährden, die Sie für rechtliche Verpflichtungen oder legitime Zwecke (z. B. Rechnungen) benötigen.

Automatisierung und Validierung von Antworten auf Anträge auf Zugang zu personenbezogenen Daten (DSARs)

Warum? Die Datenschutz-Grundverordnung verlangt von Unternehmen, dass sie unverzüglich auf Anträge auf Zugang zu personenbezogenen Daten (Data Subject Access Requests, DSARs) reagieren, wobei häufig Daten aus mehreren Modulen und Systemen extrahiert werden. In Dynamics 365 können personenbezogene Daten an verschiedenen Orten gespeichert sein (z. B. CRM-Aufzeichnungen, Kundendienstprotokolle, SharePoint-Dateien). Die Automatisierung der DSAR-Antwort bei gleichzeitiger Sicherstellung von Genauigkeit und Vollständigkeit ist unerlässlich, um rechtliche Risiken oder Verzögerungen zu vermeiden, aber die verteilte Natur der Daten macht es kompliziert.

Implementierung automatisierter Richtlinien für die Aufbewahrung und Löschung von Dokumenten

Warum? Die Grundsätze der Datenminimierung und Speicherbegrenzung der DSGVO (Artikel 5) verbieten es Unternehmen nicht nur, personenbezogene Daten länger als nötig aufzubewahren, sondern verlangen auch, dass sie den Betroffenen die Aufbewahrungsfristen klar mitteilen (Artikel 13 und 14). Die Erstellung automatisierter Aufbewahrungsrichtlinien und Löschworkflows in Dynamics 365 gewährleistet die Einhaltung von Speicher- und Transparenzpflichten, aber viele Unternehmen haben Schwierigkeiten, diese Richtlinien über verschiedene Module hinweg (z. B. Vertrieb vs. Kundenservice) oder zwischen Dynamics und verbundenen Systemen (z. B. SharePoint) abzustimmen.

Skalierung von Überwachungs- und Auditierungspraktiken für die GDPR-Bereitschaft

Warum? Die DSGVO verlangt von Unternehmen, dass sie den Zugriff, den Datenfluss und die Verarbeitungsaktivitäten überwachen, um die Einhaltung der Vorschriften nachzuweisen (Artikel 30). Dynamics 365 bietet Tools wie Auditing und Aktivitätsprotokolle sowie die Möglichkeit, Daten für eine bessere Rückverfolgbarkeit zu kennzeichnen. Unternehmen sollten diese Tools nutzen, um für Audits gerüstet zu sein. Da die Systeme im Laufe der Zeit wachsen oder sich ändern, wird die Aufrechterhaltung effektiver Überwachungspraktiken immer wichtiger, um die kontinuierliche Einhaltung der Vorschriften zu gewährleisten.

Nachdem wir nun die wichtigsten Compliance-Herausforderungen bei der Verwendung von Dynamics 365 für die Dokumentenverwaltung identifiziert haben, wollen wir nun die spezifischen Konfigurationen und Tools untersuchen, die Unternehmen dabei helfen können, die GDPR-Anforderungen zu erfüllen.

• Verstärkung der Sicherheitsmaßnahmen
• Rollenbasierte Zugriffskontrolle (RBAC): Passen Sie rollenbasierte Zugriffskontrollen an, um den Zugriff auf personenbezogene Daten auf der Grundlage der beruflichen Zuständigkeiten einzuschränken und sicherzustellen, dass nur autorisierte Benutzer sensible Dateien anzeigen oder bearbeiten können.
• Prüfprotokolle: Aktivieren Sie die Audit-Protokollierung, um zu verfolgen, wer auf Daten zugegriffen, sie geändert oder gelöscht hat, um Transparenz und Verantwortlichkeit zu gewährleisten. Diese Protokolle sind wichtig, um die Einhaltung der DSGVO nachzuweisen, insbesondere bei Audits oder Untersuchungen.
  
  
• Verwalten des Benutzerzugriffs mit bedingten Richtlinien
• Verhindern Sie Datenlecks durch die Implementierung von Richtlinien für den bedingten Zugriff in Microsoft 365. Diese Richtlinien ermöglichen es Ihnen,:
• Beschränken Sie den Zugriff auf der Grundlage von Benutzerstandort, Gerät oder Gruppe.
• Erzwingen Sie eine Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA) für Benutzer, die auf sensible Daten zugreifen.
• Blockieren Sie automatisch riskante Anmeldeversuche oder unbefugten Zugriff.
• Dieser Ansatz steht im Einklang mit den Grundsätzen der Datenschutz-Grundverordnung (GDPR) in Bezug auf die Vertraulichkeit und Sicherheit von Daten, da der Zugriff auf sensible Informationen dynamisch gesteuert wird.
  
  
• Sicheres Einrichten der SharePoint-Integration
• Verwenden Sie Tools wie CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator um Berechtigungen aus Dynamics 365 in SharePoint zu replizieren. Dadurch wird sichergestellt, dass Benutzer ohne Dynamics-Berechtigungen nicht versehentlich Zugang zu vertraulichen Dokumenten erhalten, die in SharePoint gespeichert sind.
• Überprüfen Sie regelmäßig die Dateiberechtigungen, um die Einhaltung der Grundsätze der GDPR in Bezug auf Sicherheit und Datenzugriffsminimierung zu gewährleisten.
  
  
• Verbesserung der Datenklassifizierung und des Metadatenmanagements
• Verwenden Sie Tools wie Drag & Drop und Metadaten für Dynamics 365 CE Verwaltung, Organisation und Kennzeichnung sensibler Dateien mit relevanten Metadaten (z. B. Tags für "personenbezogene Daten", "sensibel", "GDPR-geschützt").
• Implementieren Sie einheitliche Richtlinien zur Datenklassifizierung, um den Zugang zu Dokumenten auf der Grundlage ihrer Sensibilität zu identifizieren und zu kontrollieren.
• Dadurch wird sichergestellt, dass personenbezogene Daten leichter zu finden, zu schützen und in Übereinstimmung mit den Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) zu verarbeiten sind, wie z. B. Anträge auf Datenzugang (DSAR) und Datenminimierung.
  
  
• GDPR-Arbeitsabläufe automatisieren 
  • Auffinden und Extrahieren aller personenbezogenen Daten zu einer Person in Dynamics 365.
  • Automatisieren Sie Löschungsworkflows zur Einhaltung des Rechts auf Vergessenwerden.
• Nutzen Sie automatisierte Arbeitsabläufe, um gängige GDPR-Prozesse zu bearbeiten, wie z. B. die Beantwortung von Anträgen auf Zugang zu personenbezogenen Daten (DSARs). Die Automatisierung kann die operative Belastung durch die Einhaltung der DSGVO erheblich verringern.
• Zum Beispiel:
• Integrieren Sie Ihr Automatisierungstool mit Audit-Protokollen und Auslösern, um Administratoren über potenzielle Compliance-Risiken zu informieren, z. B. über nicht autorisierte Datenänderungen oder unerwartete Zugriffsanfragen.
  
  
• Erweitern Sie die Compliance mit Tools von Drittanbietern

Das Dynamics 365 unterstützt die Kompatibilität mit verschiedenen Tools von Drittanbietern, die zur Verbesserung der GDPR-Konformität entwickelt wurden. Beispiele hierfür sind:

• • Wahrheitskontrolleur: Ein robustes Tool, das die Blockchain-Technologie nutzt, um die Dateiintegrität jederzeit zu überprüfen. Truth Enforcer hilft Organisationen sicherzustellen, dass sensible Daten nicht manipuliert wurden, und erfüllt die Grundsätze der GDPR Rechenschaftspflicht und Datensicherheit (Artikel 5 und Artikel 32).
  • Xperido: Eine Lösung zur Dokumentenautomatisierung, die nahtlos mit Dynamics 365 zusammenarbeitet, um GDPR-konforme Dokumente wie Einverständniserklärungen und Datenschutzhinweise zu erstellen und gleichzeitig die Speicherung für einen einfachen Abruf zu zentralisieren. Dies gewährleistet genaue und konsistente Antworten auf Anträge auf Zugang zu personenbezogenen Daten (DSARs) und unterstützt die GDPR-Grundsätze der Datenübertragbarkeit und Datenzugriff (Artikel 15 und 20).
  • Data8: Ein Datenvalidierungs- und Bereinigungstool, das die Genauigkeit und Integrität personenbezogener Daten in Dynamics 365 sicherstellt. Durch die Beseitigung doppelter oder unvollständiger Datensätze und die Validierung von Kundeninformationen hilft Data8 Unternehmen bei der Einhaltung der GDPR-Anforderungen für Datengenauigkeit (Artikel 5) und Berichtigung von Daten (Artikel 16).

Diese Tools ergänzen die integrierten Funktionen von Dynamics 365, indem sie spezifische Herausforderungen der GDPR-Compliance angehen, wie die Durchsetzung von Richtlinien in Echtzeit, die Automatisierung von Dokumenten und die Gewährleistung der Qualität und Sicherheit gespeicherter Daten.

Die Sicherstellung der GDPR-Konformität innerhalb Ihres Dynamics 365-Dokumentenmanagement-Rahmens kann komplex sein, aber die richtigen Konfigurationen, Best Practices und Tools machen den Unterschied aus. Hier eine abschließende Checkliste, die alles zusammenfasst, was wir in diesem Artikel besprochen haben. Um die GDPR-Compliance innerhalb Ihres Dynamics 365-Dokumentenmanagement-Frameworks zu gewährleisten, sollten Sie Folgendes beachten:

• Die Entwicklung einer Datenschutz-Folgenabschätzung (DPIA) für Ihr Dynamics-Ökosystem.
• Schulung der Mitarbeiter zur Nutzung von Dynamics 365 in einer GDPR-konformen Weise, insbesondere in Bezug auf Minimierung von Daten und die Recht auf Vergessenwerden.
• Umsetzung einer klaren Klassifizierungspolitik für die Kennzeichnung von Dokumenten und die Verwendung Tagging-Tools um die Aufgabe für Ihr Team so einfach wie möglich zu gestalten.
• Überwachung und Sicherstellung der Einhaltung der Vorschriften auch über verwandte Systeme (Azure, SharePoint).
• Einführung von standardisierten Verfahren zur Meldung von Vorfällen und zur Eskalation für Verstöße gegen die DSGVO.
• Erstellung zuverlässiger Prüfpfade mithilfe der Aktivitätsprotokollfunktionen von Dynamics 365 und Tools wie Truth Enforcer für alle Dokumente, die Sie revisionssicher benötigen.
• Vorbereitungen für Datenschutzbehörde (DPA) Audits mit von Dynamics erstellten Berichten.

 Die Sicherstellung der GDPR-Konformität im gesamten Dynamics 365-Dokumentenmanagement erfordert klar definierte Zugriffskontrollen, transparente Datenverwaltung und die richtigen Tools. CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator und Truth Enforcer helfen, die Einhaltung von Vorschriften zu optimieren, Risiken zu verringern und die Prüfungsbereitschaft zu verbessern. Entdecken Sie, wie diese Lösungen Ihre Compliance-Strategie unterstützen können. Kontaktieren Sie unsere Experten noch heute.