GDPR-naleving met Dynamics 365 Document Management: Wat moet ik weten?

De Algemene verordening gegevensbescherming (GDPR) trad in mei 2018 in werking en veranderde de manier waarop organisaties omgaan met persoonlijke gegevens door de gegevensbeschermingswetten in de hele Europese Unie te standaardiseren en de privacyrechten van individuen te versterken. Sinds de inwerkingtreding is niet-naleving kostbaar gebleken.De cumulatieve boetes hebben de €5 miljard overschreden. (€5.597.598.941 vanaf januari 2025). Dergelijke duizelingwekkende cijfers onderstrepen de juridische en financiële risico's die organisaties lopen als ze niet voldoen aan de GDPR-vereisten.

Maar welke rol speelt de software die uw organisatie gebruikt bij het garanderen van compliance? Hoe kunnen bedrijven boetes vermijden, klaar blijven voor audits en hun reputatie beschermen?

In dit artikel onderzoeken we GDPR-compliance voor organisaties die vertrouwen op Dynamics 365 om klantgegevens te beheren. Omdat persoonlijke informatie natuurlijk centraal staat in Dynamics 365, moeten er bij het streven naar compliance verschillende complexe en onderling samenhangende factoren worden aangepakt. Laten we deze in meer detail bekijken.

Organisaties die Dynamics 365 gebruiken, moeten hun gegevensverwerkingspraktijken aanpassen om te voldoen aan specifieke GDPR-vereisten, namelijk:

• Gegevensminimalisatie: Ervoor zorgen dat alleen relevante gegevens worden opgeslagen in Dynamics 365.
• Beleid voor het bewaren van gegevens: Het automatiseren van bewaarperioden en verwijderingsworkflows.
• Toegankelijkheid en overdraagbaarheid van gegevens: Rapporten genereren en opgeslagen gegevens extraheren na een DSAR-verzoek (Data Subject Access Request).
• Recht om te worden vergeten: Documenten en bijbehorende metadata veilig verwijderen.
• Toestemming en transparantie: Toestemmingslogboeken vastleggen en koppelen aan documenten.

Met een duidelijk begrip van de kernprincipes van GDPR die van toepassing zijn op Dynamics 365 document management, is de volgende stap het aanpakken van de praktische uitdagingen van het implementeren van compliance maatregelen binnen het Dynamics 365 ecosysteem.

Toestemming beheren in verschillende workflows

Waarom: Onder GDPR moet toestemming duidelijk, expliciet en aantoonbaar zijn. Het moet adequaat worden opgeslagen voor nalevingscontroles. (artikelen 7 en 30). Het kan een uitdaging zijn om het verzamelen en opslaan van toestemming te integreren in workflows en datataggingstrategieën in Dynamics 365-omgevingen.

Een balans vinden tussen flexibiliteit en compliance bij het opslaan van documenten in meerdere datacenters

Waarom: GDPR schrijft voor dat persoonlijke gegevens die worden overgedragen of opgeslagen in niet-EU/EEA-regio's moeten voldoen aan GDPR-equivalente standaarden voor gegevensbescherming (artikelen 44-50). Met Dynamics 365-omgevingen die worden gehost in verschillende Azure-datacenters wereldwijd, moeten organisaties adequate instellingen voor gegevensresidentie hebben om onbedoelde overtredingen te voorkomen.

Problemen met grensoverschrijdende gegevensoverdracht tussen Dynamics 365-omgevingen aanpakken.

Waarom: Grensoverschrijdende gegevensoverdracht waarbij gegevens buiten Europa worden verplaatst, is onderhevig aan strenge vereisten onder de GDPR (artikelen 44-46). Dynamics 365 Omgevingen die gegevens overdragen tussen regio's (bijv. voor wereldwijde rapportage of synchronisatie met externe systemen) vereisen specifieke mechanismen, zoals:

• • Adequaatheidsbesluiten: De Europese Commissie heeft bepaald dat bepaalde landen buiten de EU een adequaat niveau van gegevensbescherming bieden. Voor doorgifte naar deze landen is geen verdere toestemming vereist. Een lijst van deze landen is beschikbaar op de website van de Europese Commissie. Dit is de eenvoudigste optie als het ontvangende land op de lijst staat.

  • Standaard Contractuele Clausules (SCC's): Dit zijn vooraf goedgekeurde contractuele clausules van de Europese Commissie die passende waarborgen bieden voor de doorgifte van gegevens. Het gebruik van SCC's vereist een zorgvuldige afweging van de specifieke doorgifte en kan aanvullende maatregelen noodzakelijk maken. Ze zijn een veelgebruikt mechanisme voor doorgiften naar landen zonder adequaatheidsbesluit.

  • Bindende bedrijfsvoorschriften (BCR's): Dit zijn beleidsregels voor gegevensbescherming die zijn opgesteld door een multinationale groep bedrijven voor de overdracht van persoonsgegevens binnen de groep naar niet-EU-landen. BCR's moeten worden goedgekeurd door een bevoegde toezichthoudende autoriteit. Dit is alleen geschikt voor doorgiften binnen de groep.

  • Gegevensverwerkingsovereenkomsten (DPA's): Ongeacht het overdrachtsmechanisme is een robuuste DPA essentieel voor elke derde partij die persoonsgegevens uit de EU verwerkt. De DPA moet duidelijk de rollen en verantwoordelijkheden van beide partijen definiëren, waaronder gegevensbeveiligingsmaatregelen, meldingsprocedures voor datalekken en naleving van de GDPR-vereisten.

Compliance beheren voor integraties met andere systemen (namelijk Microsoft SharePoint en tools van derden).

Waarom: GDPR-compliance vereist dat organisaties weten wie toegang heeft tot bestanden die mogelijk persoonsgegevens bevatten (artikelen 30 en 32). Het vereist ook dat alle verwerkers of subverwerkers aan gelijkwaardige gegevensbeschermingsnormen voldoen. Dit betekent dat je ervoor moet zorgen dat alle systemen van derden veilig met gegevens omgaan en dat je hun naleving kunt controleren wanneer dat nodig is.

Zorgen voor "Right to Be Forgotten" workflows over onderling verbonden Dynamics 365 modules

Waarom: Artikel 17 van de GDPR geeft individuen het recht Recht om te worden vergetenDit betekent dat hun persoonlijke gegevens op verzoek moeten worden verwijderd. U moet alle referenties in meerdere Dynamics 365-modules en gekoppelde systemen zoals SharePoint kunnen verwijderen zonder dat dit ten koste gaat van de records die u nodig hebt voor wettelijke verplichtingen of legitieme doeleinden (bijvoorbeeld facturen).

Antwoorden op verzoeken om toegang tot gegevens automatiseren en valideren

Waarom: GDPR vereist dat organisaties onmiddellijk reageren op verzoeken om toegang tot gegevens van betrokkenen (DSAR's), waarbij vaak gegevens uit meerdere modules en systemen worden gehaald. In Dynamics 365 kunnen persoonlijke gegevens op verschillende locaties zijn opgeslagen (bijvoorbeeld CRM-records, klantenservicelogboeken, SharePoint bestanden). Het automatiseren van de DSAR-respons en tegelijkertijd de nauwkeurigheid en volledigheid garanderen is essentieel om juridische risico's of vertragingen te voorkomen, maar de gedistribueerde aard van gegevens maakt het ingewikkeld.

Geautomatiseerd beleid voor het bewaren en verwijderen van documenten implementeren

Waarom: De GDPR-beginselen voor dataminimalisatie en opslagbeperking (artikel 5) verbieden organisaties niet alleen om persoonsgegevens langer dan nodig te bewaren, maar vereisen ook dat ze de betrokkenen duidelijk informeren over de bewaartermijnen (artikel 13 en 14). Het creëren van een geautomatiseerd bewaarbeleid en verwijderingsworkflows in Dynamics 365 zorgt voor naleving van zowel opslag- als transparantieverplichtingen, maar veel organisaties worstelen met het afstemmen van dit beleid tussen verschillende modules (bijv. Verkoop versus Klantenservice) of tussen Dynamics en gekoppelde systemen (bijv. SharePoint).

Monitoring- en auditeerbaarheidspraktijken opschalen om GDPR-klaar te maken

Waarom: GDPR vereist dat organisaties de toegang, gegevensstromen en verwerkingsactiviteiten bewaken om aan te tonen dat ze aan de GDPR voldoen (Artikel 30). Dynamics 365 biedt tools zoals Auditing en Activity Logs, maar ook de mogelijkheid om datatags toe te passen voor betere traceerbaarheid. Organisaties moeten hier gebruik van maken om klaar te blijven voor audits. Als systemen in de loop van de tijd groeien of veranderen, wordt het onderhouden van effectieve controlepraktijken steeds belangrijker om voortdurende naleving te garanderen.

Nu we de belangrijkste uitdagingen op het gebied van compliance hebben geïdentificeerd bij het gebruik van Dynamics 365 voor documentbeheer, gaan we in op de specifieke configuraties en tools die organisaties kunnen helpen om te voldoen aan de GDPR-eisen.

• Veiligheidsmaatregelen versterken
• Rolgebaseerde toegangscontrole (RBAC): Pas rolgebaseerde toegangscontroles aan om de toegang tot persoonlijke gegevens te beperken op basis van functieverantwoordelijkheden, zodat alleen bevoegde gebruikers gevoelige bestanden kunnen bekijken of bewerken.
• Auditlogs: Schakel audit logging in om bij te houden wie gegevens heeft geopend, gewijzigd of verwijderd voor transparantie en verantwoording. Deze logs zijn essentieel voor het aantonen van GDPR-compliance, vooral tijdens audits of onderzoeken.
  
  
• Gebruikerstoegang beheren met voorwaardelijk beleid
• Voorkom dat gegevens uitlekken door beleid voor voorwaardelijke toegang in Microsoft 365 te implementeren. Met deze beleidsregels kunt u:
• Toegang beperken op basis van gebruikerslocatie, apparaat of groep.
• Multi-factor authenticatie (MFA) afdwingen voor gebruikers die toegang hebben tot gevoelige gegevens.
• Blokkeer automatisch riskante inlogpogingen of ongeautoriseerde toegang.
• Deze aanpak sluit aan bij de GDPR-principes van vertrouwelijkheid en beveiliging van gegevens door de toegang tot gevoelige informatie dynamisch te regelen.
  
  
• Integratie SharePoint veilig instellen
• Gebruik hulpmiddelen zoals CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator om machtigingen te kopiëren van Dynamics 365 naar SharePoint. Dit zorgt ervoor dat gebruikers die geen rechten hebben voor Dynamics niet per ongeluk toegang kunnen krijgen tot vertrouwelijke documenten die zijn opgeslagen in SharePoint.
• Valideer regelmatig bestandsmachtigingen om ervoor te zorgen dat ze voldoen aan de GDPR-principes voor beveiliging en het minimaliseren van gegevenstoegang.
  
  
• Gegevensclassificatie en metadatabeheer verbeteren
• Gebruik hulpmiddelen zoals Slepen en neerzetten en metagegevens voor Dynamics 365 CE om gevoelige bestanden te beheren, te organiseren en te taggen met relevante metadata (bijv. tags voor "persoonlijke gegevens", "gevoelig", "GDPR-beschermd").
• Implementeer een consistent beleid voor dataclassificatie om de toegang tot documenten te helpen identificeren en beheren op basis van gevoeligheid.
• Dit zorgt ervoor dat persoonlijke gegevens eenvoudiger te vinden, te beschermen en te verwerken zijn in overeenstemming met de GDPR-vereisten, zoals verzoeken om toegang voor betrokkenen (DSAR's) en minimalisatie van gegevens.
  
  
• GDPR-workflows automatiseren 
  • Alle persoonlijke gegevens van een individu in Dynamics 365 opzoeken en extraheren.
  • Automatiseer verwijderingsworkflows voor naleving van het recht om vergeten te worden.
• Gebruik geautomatiseerde workflows om veelvoorkomende GDPR-processen af te handelen, zoals het reageren op Data Subject Access Requests (DSAR's). Automatisering kan de operationele last van GDPR-compliance aanzienlijk verlichten.
• Bijvoorbeeld:
• Integreer je automatiseringstool met auditlogs en triggers om beheerders op de hoogte te stellen van potentiële compliance-risico's, zoals ongeautoriseerde gegevenswijzigingen of onverwachte toegangsverzoeken.
  
  
• Compliance uitbreiden met tools van derden

Dynamics 365 ondersteunt compatibiliteit met verschillende tools van derden die zijn ontworpen om GDPR-compliance te verbeteren. Voorbeelden hiervan zijn:

• • Waarheidshandhaver: Een robuust hulpprogramma dat Blockchain-technologie gebruikt om de integriteit van bestanden op elk moment te beoordelen. Truth Enforcer helpt organisaties ervoor te zorgen dat er niet met gevoelige informatie is geknoeid, waarbij de GDPR-principes van verantwoording en gegevensbeveiliging (Artikel 5 en Artikel 32).
  • Xperido: Een oplossing voor documentautomatisering die naadloos samenwerkt met Dynamics 365 om GDPR-conforme documenten te maken, zoals toestemmingsformulieren en privacyverklaringen, terwijl de opslag wordt gecentraliseerd voor eenvoudig terugvinden. Dit zorgt voor nauwkeurige en consistente antwoorden op Verzoeken om toegang tot gegevens (DSAR's) en ondersteunt de GDPR-principes van dataportabiliteit en gegevenstoegang (Artikelen 15 en 20).
  • Gegevens8: Een tool voor datavalidatie en -opschoning die zorgt voor de nauwkeurigheid en integriteit van persoonlijke gegevens binnen Dynamics 365. Door dubbele of onvolledige records te verwijderen en klantgegevens te valideren, helpt Data8 organisaties te voldoen aan de GDPR-vereisten voor nauwkeurigheid van gegevens (artikel 5) en rectificatie van gegevens (Artikel 16).

Deze tools vullen de ingebouwde functies van de Dynamics 365 aan door specifieke uitdagingen op het gebied van GDPR-compliance aan te pakken, zoals het in realtime afdwingen van beleid, automatisering van documenten en het waarborgen van de kwaliteit en beveiliging van opgeslagen gegevens.

GDPR compliance binnen je Dynamics 365 document management framework kan complex zijn, maar de juiste configuraties, best practices en tools maken het verschil. Hier een laatste checklist om alles samen te vatten wat we in dit artikel hebben besproken. Om GDPR-compliance te garanderen binnen je Dynamics 365-documentbeheerraamwerk, moet je het volgende overwegen:

• Een Effectbeoordeling gegevensbescherming (DPIA) voor uw Dynamics ecosysteem.
• Medewerkers trainen om Dynamics 365 te gebruiken op een GDPR-conforme manier, namelijk met betrekking tot Gegevensminimalisatie en de Recht om vergeten te worden.
• Duidelijk implementeren classificatiebeleid voor het taggen van documenten en het gebruik van tagging tools om ervoor te zorgen dat de taak zo eenvoudig mogelijk is voor je team.
• Toezicht houden op en zorgen voor naleving, zelfs bij aanverwante systemen (Azuur, SharePoint).
• Vaststellen van gestandaardiseerde incidentrapportage en escalatieprocessen voor schendingen van de GDPR.
• Het bouwen van robuuste audit trails met behulp van Dynamics 365's activiteit log functies en tools zoals Truth Enforcer voor alle documenten die je auditklaar wilt hebben.
• Voorbereiden op Gegevensbeschermingsautoriteit (DPA) audits met door Dynamics gegenereerde rapporten.

 Om ervoor te zorgen dat de GDPR wordt nageleefd bij Dynamics 365 documentbeheer zijn goed gedefinieerde toegangscontroles, transparante gegevensgovernance en de juiste tools nodig. CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator en Truth Enforcer helpen compliance te stroomlijnen, risico's te verminderen en de auditgereedheid te verbeteren. Ontdek hoe deze oplossingen uw compliance-strategie kunnen ondersteunen. neem vandaag nog contact op met onze experts.